淺談縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館建設(shè)的研究

■古遠(yuǎn)師

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淺談縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館建設(shè)的研究

■古遠(yuǎn)師

縣級(jí)檔案館是國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，它在社會(huì)中具有重要的價(jià)值和影響力。經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展給城市帶來了光彩，我們的檔案館應(yīng)該和城市的面貌形象相符合，檔案事業(yè)發(fā)展不能滯后。新檔案館建設(shè)已納入惠東縣2015年重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃，受到省、市檔案部門領(lǐng)導(dǎo)高度重視，先后多次來到惠東，會(huì)同縣領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行考察與研究，爭(zhēng)取盡早啟動(dòng)新檔案館建設(shè)，為廣大人民群眾以及社會(huì)團(tuán)體提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)?？h檔案館要抓住歷史機(jī)遇，積極與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通和匯報(bào)工作，提出有效的建館方案。

各地區(qū)縣級(jí)檔案館至今還存在一些不足和差距：館藏檔案種類單一、沒有特色等，使檔案資源數(shù)量不夠、利用率不足；檔案服務(wù)渠道不通暢等，不利于方便人民群眾的檔案利用；缺乏資金和專業(yè)人才，檔案人員安全意識(shí)不夠強(qiáng)等，確保不了檔案安全和保密；檔案館建設(shè)不能滿足形勢(shì)發(fā)展，辦公樓被其他單位占用，庫(kù)房面積不達(dá)標(biāo)、不夠用，辦公設(shè)備落后，不利于檔案事業(yè)發(fā)展。研究怎樣打造一個(gè)縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館，為檔案事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量，是我們必須面對(duì)的重大問題。

一、縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展、檔案工作穩(wěn)步前進(jìn)，各級(jí)政府的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該給予大力支持，確保專項(xiàng)資金投入，加大保障力度。我們從新館選址、規(guī)劃布局、建筑設(shè)計(jì)等都要考慮到功能需要，嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館建設(shè)設(shè)計(jì)規(guī)范》和《黨政機(jī)關(guān)辦公用房標(biāo)準(zhǔn)》的要求，建立有科學(xué)規(guī)劃、技術(shù)先進(jìn)、功能齊全、富含地標(biāo)性文化特色的現(xiàn)代化國(guó)家綜合檔案館。

行政管理部門想問題辦事情要以人民的根本利益為出發(fā)點(diǎn)，要以人為本、與時(shí)俱進(jìn)，檔案館最主要的服務(wù)對(duì)象是人民群眾，所以新館選址應(yīng)該在公共設(shè)施比較完善、環(huán)境良好、交通便利的地區(qū)，遠(yuǎn)離有易燃、易爆和腐蝕性氣體的場(chǎng)所。新館建設(shè)要符合城市規(guī)劃的總體要求，最好能獨(dú)立建造，如果要與其他單位聯(lián)合建造，應(yīng)該劃分好各自的管理區(qū)域。新館建設(shè)要考慮今后三十年進(jìn)館的檔案數(shù)量之和以及各種要素，所以建筑面積一定要合理布置。

要完善“五位一體”功能用房建設(shè)，即檔案利用中心、電子文件備份中心、政府公開信息查閱中心、檔案保管基地、愛國(guó)主義教育基地，為檔案服務(wù)利用做好鋪墊。要合理把綠化帶、停車場(chǎng)和人行道等安排好，進(jìn)行無障礙設(shè)計(jì)。新館的建筑要符合實(shí)際，不能盲目追求美觀，要考慮經(jīng)濟(jì)和環(huán)保節(jié)能，不用易燃的材料。廣東省檔案館的庫(kù)房采用了復(fù)合保溫墻體，取消了傳統(tǒng)的回廊設(shè)計(jì)，保證庫(kù)房?jī)?nèi)部的保溫效果，有效防止溫濕度晝夜變化過大；庫(kù)房空調(diào)以及溫濕度系統(tǒng)也用了節(jié)能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了又經(jīng)濟(jì)又環(huán)保的效果。在條件許可的情況下，建設(shè)太陽(yáng)能供電系統(tǒng)可以節(jié)約電費(fèi)；建設(shè)雨水收集系統(tǒng)可以節(jié)約水費(fèi)。為提高檔案的安全保障，設(shè)計(jì)好視頻監(jiān)控防盜系統(tǒng)、消防滅火系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)安全系統(tǒng)等也是一項(xiàng)重要課題，檔案館現(xiàn)代化設(shè)備的完善程度直接影響檔案工作的發(fā)展，因此，縣級(jí)綜合國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)具備現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)備，充分發(fā)揮各項(xiàng)功能。

二、加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，科學(xué)整合館藏檔案

很多縣級(jí)檔案館存在館藏量少、單一的現(xiàn)象，但是我們不能為此而盲目追求數(shù)量而忽略館藏檔案的“含金量”，收集檔案資料的時(shí)候都要考慮是否有價(jià)值和利用率的高低。目前土地檔案、房產(chǎn)檔案、城建檔案、人事檔案、婚姻檔案、科技檔案等都是專業(yè)檔案，具有一定的特色、價(jià)值和利用率，它們分別由各自的主管部門管理，這種分散保管的檔案資源給利用者帶來不便，東跑一家西跑一家，耗費(fèi)精力和時(shí)間。專業(yè)檔案是國(guó)家資源，如果能把專業(yè)檔案移交到同級(jí)別的國(guó)家綜合檔案館統(tǒng)一保管，那將會(huì)方便人民群眾查找檔案，還能解決縣級(jí)檔案館館藏量少、單一的問題，并且增加館藏特色。希望上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、縣級(jí)各個(gè)行業(yè)主管部門能統(tǒng)籌規(guī)劃，密切配合檔案行政管理部門，共建一個(gè)資源豐富的縣級(jí)綜合國(guó)家檔案館。

民生檔案是保障人民群眾合法利益、化解社會(huì)矛盾、調(diào)解民間糾紛的重要憑證?？h級(jí)檔案行政管理部門要會(huì)同民政、社保、計(jì)生、統(tǒng)計(jì)、教育等部門制定民生檔案的歸檔范圍和管理辦法，組織檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，到鎮(zhèn)政府和村委會(huì)監(jiān)督指導(dǎo)民生檔案的工作。為服務(wù)好民生，要不斷整合民生檔案資源。農(nóng)村檔案以宅基地、山林土地、農(nóng)田、計(jì)生、社保、村民換屆選舉檔案等為重點(diǎn)；社區(qū)檔案以居民、人口、就業(yè)、特殊群體、社會(huì)救助、困難低保戶等為主?？h級(jí)國(guó)家綜合檔案館要切實(shí)做好各類民生檔案收集工作，把圍繞人民群眾根本利益有關(guān)的檔案接收進(jìn)館，做好民生檔案的收集工作，對(duì)一些暫時(shí)不能進(jìn)館的民生檔案，可通過掃描電子文件，檔案信息化共享民生檔案信息資源。

目前我縣檔案館的館藏主要是文書檔案，貼近百姓生活的檔案較少，缺少科技檔案等具有特色的檔案資源，因此必須要加大收集歸檔力度。我們應(yīng)該圍繞社會(huì)熱點(diǎn)開展工作，把縣區(qū)重大活動(dòng)、工程項(xiàng)目、重要事件和人物、僑批等各類檔案應(yīng)收盡收，豐富館藏資源。

三、加強(qiáng)檔案利用體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)共享檔案資料

以前檔案館服務(wù)對(duì)象是以縣委縣政府、事業(yè)機(jī)構(gòu)為主，但隨著社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展，人民群眾加強(qiáng)了檔案意識(shí)，檔案需要日益增長(zhǎng)，如今我們的主要服務(wù)對(duì)象是老百姓，因此縣級(jí)檔案館必須提高服務(wù)質(zhì)量和拓展檔案服務(wù)水平，提供快捷、便利、一站式服務(wù)。我們要開展檔案宣傳教育活動(dòng)，強(qiáng)化檔案服務(wù)功能。2015年1月惠州市龍門縣檔案局推出了公眾微信服務(wù)號(hào)“龍門檔案”，這是惠州市縣區(qū)檔案宣傳工作的創(chuàng)新，僅在四天內(nèi)閱讀量已經(jīng)突破三萬(wàn)。在龍門檔案微信互動(dòng)信息，讓廣大人民群眾更加了解檔案，加大了檔案事業(yè)發(fā)展的步伐。學(xué)生是祖國(guó)未來的花朵，通過學(xué)校和政府的組織，可以帶一批學(xué)生到國(guó)家綜合檔案館參觀和學(xué)習(xí)。讓學(xué)生知道什么是檔案，檔案工作者的職責(zé)和社會(huì)地位，介紹檔案館基本情況，如何登陸檔案館網(wǎng)站進(jìn)行學(xué)習(xí)互動(dòng)，重點(diǎn)是參觀愛國(guó)主義教育基地，培養(yǎng)學(xué)生愛國(guó)主義精神和民族責(zé)任感，給學(xué)生一次社會(huì)實(shí)踐交流和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。在國(guó)家綜合檔案館設(shè)立檔案志愿者隊(duì)伍，讓檔案服務(wù)力量強(qiáng)大起來，檔案志愿者隊(duì)伍可以根據(jù)社會(huì)需求把服務(wù)傳遞過去。

加強(qiáng)檔案信息化，推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。檔案事業(yè)未來發(fā)展趨勢(shì)必有檔案信息化這一項(xiàng)目，這項(xiàng)系統(tǒng)工程包括檔案信息資源的規(guī)劃和組織、開發(fā)利用、人才引進(jìn)和培養(yǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)站建設(shè)等多方結(jié)合在一起，難度比較大，大部分縣級(jí)檔案館都不能獨(dú)立自主的完成，大多數(shù)采取外包服務(wù)形式。在當(dāng)前縣級(jí)檔案館中既掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)又熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的全能型檔案人才非常缺乏，為提升檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，必須改善檔案館人員結(jié)構(gòu)，引進(jìn)檔案專業(yè)人才，培養(yǎng)一批縣級(jí)檔案領(lǐng)軍人物。檔案信息化、數(shù)字檔案館最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源能共建共享，因此各單位需要選擇版本統(tǒng)一、安全性高、兼容性強(qiáng)的檔案管理軟件系統(tǒng)。完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設(shè)，提高新農(nóng)村檔案建設(shè)工作，提升鎮(zhèn)政府管理村級(jí)檔案的水平，借助檔案信息平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)推進(jìn)城鄉(xiāng)檔案共建共享。

四、加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè)，確保檔案安全管理

為確保檔案安全保密，縣級(jí)檔案館應(yīng)該建立檔案管理制度以及領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度，把檔案安全落實(shí)到位。要重視檔案保管保護(hù)設(shè)施設(shè)備建設(shè)，檔案館建筑材料盡量采用無污染、防水、防火、環(huán)保的材料，檔案庫(kù)房應(yīng)該安裝監(jiān)控、防水、防火、溫濕度調(diào)控設(shè)備以及自動(dòng)報(bào)警、滅火系統(tǒng)等。加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全管理，實(shí)行專人管理，定期對(duì)庫(kù)房的電器設(shè)備進(jìn)行安全檢查，保證庫(kù)房和消防通道整潔干凈，增強(qiáng)安全防范意識(shí)，完善突發(fā)事件應(yīng)急制度。

要做好電子文件檔案的收集、保管、備份、利用等工作，保障檔案信息管理系統(tǒng)的信息安全。檔案信息化工作的電腦不要和外網(wǎng)連接，實(shí)行物理隔離，防止電腦病毒和黑客侵入。確定專人負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)管理，確保檔案信息安全。檔案館要遵守《保密法》的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)防檔案涉密事件的發(fā)生。地震、火災(zāi)、洪水等災(zāi)害會(huì)給檔案造成毀滅性的損失，為防止損失我們必須開展檔案?jìng)浞莨ぷ?，一套利用，一套封存，建立檔案?jìng)浞莓惖卮娣殴芾?，確保檔案安全得到充分的保障。

（作者單位：惠東縣檔案館）