如何做好企業(yè)會計(jì)檔案的管理工作

■崔玉茹

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如何做好企業(yè)會計(jì)檔案的管理工作

■崔玉茹

會計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理中的重要工作,連接著企業(yè)經(jīng)營管理的整個(gè)環(huán)節(jié),是掌握企業(yè)發(fā)展信息的關(guān)鍵。但目前會計(jì)檔案管理中存在的信息社會資料缺失、電子檔案管理混亂等問題影響了企業(yè)的正常發(fā)展,切實(shí)改進(jìn)和提高會計(jì)檔案管理工作的水平是財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

一、會計(jì)檔案保管工作的現(xiàn)狀

目前，大部分企業(yè)過于注重經(jīng)濟(jì)效益，忽視了會計(jì)檔案的保管工作。近幾年來，會計(jì)檔案非法隱匿、銷毀的案件時(shí)有發(fā)生，許多重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件也都涉及會計(jì)檔案，在規(guī)范證券市場的過程中也發(fā)現(xiàn)不少關(guān)于會計(jì)檔案管理不善的問題，使原本就不完善的會計(jì)檔案管理體系的許多問題不斷浮出水面。盡管會計(jì)檔案的作用無庸質(zhì)疑，然而在會計(jì)檔案保管的實(shí)際工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題。

二、會計(jì)檔案管理中存在的問題

1、會計(jì)檔案立卷不規(guī)范。有些單位裝訂會計(jì)憑證時(shí)資料缺失、不完整，會計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計(jì)人員簽章，會計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些單位的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表以及會計(jì)文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計(jì)檔案管理要求。

2、會計(jì)檔案保管不規(guī)范?！稌?jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！庇行﹩挝坏臅?jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計(jì)人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計(jì)檔案管理辦法》，要求會計(jì)人員自行保管會計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。

3、會計(jì)檔案管理及銷毀不規(guī)范。會計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全 。會計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。

三、解決會計(jì)檔案管理中存在問題的措施

1、規(guī)范會計(jì)檔案立卷。裝訂會計(jì)憑證必須使用會計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計(jì)人員印章。

2、加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，理順會計(jì)檔案管理體制。單位的會計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，由財(cái)務(wù)部門將本單位的會計(jì)檔案整理規(guī)范，在財(cái)務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會計(jì)檔案和存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計(jì)檔案，向單位的檔案管理部門移交。

3、規(guī)范會計(jì)檔案保管。財(cái)會部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計(jì)檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計(jì)檔案暫由財(cái)會部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對已離任的會計(jì)人員，其會計(jì)檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財(cái)會部門保管，不得自行存放。對已終止會計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會計(jì)檔案應(yīng)交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。

4、規(guī)范會計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會同財(cái)會部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會計(jì)檔案銷毀清冊。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。

5、加強(qiáng)會計(jì)人員崗位培訓(xùn)。提高會計(jì)檔案的案卷質(zhì)量，會計(jì)人員是會計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會計(jì)人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心，不能對錯(cuò)誤熟視無睹，會計(jì)人員對會計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計(jì)檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

6、加大會計(jì)檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化會計(jì)檔案的分類、組卷、排列、編頁、編目、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

7、引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和手段。會計(jì)信息化的日益普及對會計(jì)檔案管理系統(tǒng)提出了更高的要求，建立新型財(cái)務(wù)系統(tǒng)刻不容緩。近年來，電算化財(cái)務(wù)會計(jì)檔案逐漸取代傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會計(jì)檔案，成為檔案管理的主流。要適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，就必須要發(fā)揮電算化管理的功能，并吸收傳統(tǒng)管理模式的優(yōu)點(diǎn)，以形成嚴(yán)肅認(rèn)真的財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理制度。

會計(jì)檔案管理這一財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。財(cái)務(wù)檔案管理是一門學(xué)問，里面有很多東西需要會計(jì)人員去學(xué)習(xí)、去探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，必須加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，自查自糾，對照解決本單位存在的問題，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，使會計(jì)檔案管理工作更好地適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要。

（作者單位：唐山港集團(tuán)股份有限公司）