青龍滿族自治縣檔案館現(xiàn)狀和發(fā)展的思考

■馬慶華　馬素君　劉水英

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青龍滿族自治縣檔案館現(xiàn)狀和發(fā)展的思考

■馬慶華馬素君劉水英

社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代，檔案在各行各業(yè)都扮演著越來越重要的角色。特別是處在基層的縣級(jí)檔案館，在深刻感受到檔案在人民群眾生產(chǎn)生活中所起的重要作用的同時(shí)，也面臨一系列問題，基層檔案工作開展起來困難重重。筆者從青龍縣檔案工作的實(shí)際出發(fā)，對(duì)基層檔案工作的現(xiàn)狀進(jìn)行簡(jiǎn)單剖析，并研討相應(yīng)的對(duì)策，希望能引起社會(huì)對(duì)縣級(jí)檔案工作的廣泛關(guān)注。

檔案工作現(xiàn)狀

一、基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，難以達(dá)到檔案安全保管要求

1、檔案館檔案庫(kù)房保管條件差

檔案保存的完好與否，將直接影響檔案的利用。作為安全保管檔案的專門機(jī)構(gòu)，檔案館理應(yīng)符合適宜的條件，做到無菌、無蟲、防火、防盜，達(dá)到一定的溫度、濕度要求等。然而，作為縣級(jí)檔案館，達(dá)到這些條件的在全國(guó)占有很小的比例。按說，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)，檔案工作也應(yīng)同步跟上，檔案館的保管條件應(yīng)該得到相應(yīng)改善。也就是說，檔案館的發(fā)展理應(yīng)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展成正比，而現(xiàn)實(shí)情況卻反差很大?？h級(jí)檔案館永久保管的紙質(zhì)檔案在陰雨天發(fā)霉，在干燥環(huán)境下一揉即碎；照片檔案年久腐爛；錄像和光盤檔案無法讀出等狀況常有發(fā)生，根本談不上為縣域經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

2、立檔單位保管條件簡(jiǎn)陋

通過歷年的檔案執(zhí)法檢查，對(duì)各單位檔案室情況掌握比較清楚，大體情況比較差。除少數(shù)達(dá)到二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)單位的檔案室比較合格外，大多數(shù)單位檔案室都比較簡(jiǎn)陋，檔案與庫(kù)房綜合使用，鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的檔案室形同虛設(shè)，極大地影響了檔案工作的進(jìn)一步開展。

3、辦公設(shè)備老化，不能適應(yīng)新時(shí)期檔案需要

隨著大量民生檔案的逐步進(jìn)館和人們利用檔案作為證據(jù)的意識(shí)增強(qiáng)，來館查檔人數(shù)日益增多。單純的手工查找檔案已不能適應(yīng)新時(shí)期工作的需要，檔案館應(yīng)急需采用現(xiàn)代化管理方式，提高檢索工作效率。但是，有的檔案館，特別是邊遠(yuǎn)山區(qū)，辦公設(shè)備仍停滯在10年前的水平，無法滿足當(dāng)前的實(shí)際需要。

二、人員機(jī)構(gòu)編制混亂，職能定位模糊

1、機(jī)構(gòu)編制混亂，檔案執(zhí)法困難

青龍縣自1959年成立檔案館以來，先后經(jīng)歷了10次改革。最近的一次是2010年，撤銷了檔案局，成立政府辦檔案科，成立檔案館，列為政府工作機(jī)構(gòu)，原監(jiān)督指導(dǎo)科即檔案法的實(shí)際執(zhí)行科室隨著檔案局的撤銷而撤銷。監(jiān)督指導(dǎo)科未撤銷以前，由于其執(zhí)法對(duì)象是政府各部門，執(zhí)法的局限性就很大，從成立之初到現(xiàn)在還沒有針對(duì)任何一個(gè)單位下過一次處罰。有執(zhí)法權(quán)尚且如此，執(zhí)法權(quán)一旦消失，檔案工作的開展更是舉步維艱。

2、職能定位模糊

這種情況不應(yīng)該僅有青龍縣存在。檔案館在歷次的政府改革中不管是變成局還是變成科還是變成館，干工作的還是那幾個(gè)人，沒有發(fā)生任何變化。改革不僅沒有對(duì)檔案工作的地位提升多少，反而讓社會(huì)各界對(duì)檔案有了無足輕重的看法。檔案工作人員不僅沒有從歷屆改革當(dāng)中得到任何收獲，反而覺得像個(gè)皮球一樣被踢來踢去。青龍縣檔案館人員編制情況按編辦核準(zhǔn)定為10人，其中參照公務(wù)員管理5人，全額事業(yè)編制5人。2010年改革所列編制行政編制（參照公務(wù)員）2人，全額事業(yè)編制（檔案館）10人，參公劃為政府辦檔案科。改革后，檔案館實(shí)際在職人員僅為6人，單對(duì)全縣100多個(gè)縣直單位、25個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、396個(gè)行政村的檔案管理與指導(dǎo)就無法應(yīng)付，更談不上對(duì)重大企業(yè)檔案的監(jiān)管。這就需要各級(jí)政府進(jìn)一步加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，明確檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置，讓檔案工作人員有安全感、歸屬感，更好地投入到檔案工作中去。

3、人員年齡老化，積極性受挫

青龍縣檔案局2008年在職工作人員6人，50歲以上人員2人，40歲到50歲人員2人，占67%，30歲以下人員為零。完全沒有生機(jī)與活力，像一湖靜水，被人遺忘。自2008年開始采取公開招考，陸續(xù)進(jìn)了4人，調(diào)轉(zhuǎn)了2人，緩解了人員年齡失衡的狀況，也帶來了新的工作思維，使檔案工作邁上了一個(gè)新臺(tái)階。但同時(shí)，新的問題也隨之而來，新進(jìn)工作人員面臨的最大挑戰(zhàn)就是新老交替、專業(yè)技能缺失，或者更尖銳一點(diǎn)就是會(huì)不會(huì)也如以往前輩一樣的結(jié)果，在檔案館一干就是30年。僅副職而言，從2008年一直缺失，外面的人不想來，嫌檔案館是個(gè)空閑的職位，內(nèi)部的人提職卻難于上青天，致使年青人積極性受挫。

三、立檔單位檔案意識(shí)缺乏，檔案工作開展受阻

檔案工作是傳承文明，記錄歷史，服務(wù)當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)。實(shí)際看來，服務(wù)當(dāng)代倒是隨處可見，利在千秋，卻無人問津。在多數(shù)立檔單位都只顧眼前，不想為身后幾年甚至幾十年的事情負(fù)責(zé)，檔案被當(dāng)作廢紙推來推去。作為縣級(jí)檔案工作者，深感痛心疾首。

第一，立檔單位檔案意識(shí)缺乏，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。在一年一度的檔案執(zhí)法檢查過程中，感觸頗深。一些立檔單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作執(zhí)法人員態(tài)度冷漠，認(rèn)為檔案可有可無。

第二，立檔單位無專職檔案管理人員。即使有的單位有，也是調(diào)動(dòng)頻繁，甚至在調(diào)動(dòng)人員時(shí)無任何檔案交接手續(xù)。有的立檔單位從不與檔案館溝通，上報(bào)有關(guān)檔案工作人員基本信息，使檔案工作開展得十分被動(dòng)。

四、館藏檔案資源匱乏，結(jié)構(gòu)單一

從目前來看，縣級(jí)檔案館普遍存在著精蕪混雜，館藏結(jié)構(gòu)單一，館藏資源匱乏等問題。從館藏檔案結(jié)構(gòu)上看，雖稱得上“門類齊全”，但實(shí)際上大多數(shù)都是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體產(chǎn)生的文書檔案，涉及民生的檔案，如婚姻、林業(yè)、土地承包等，特別是各單位形成的科技檔案、聲像檔案等其他形式的檔案數(shù)量很有限；大多數(shù)單位只移交紙質(zhì)檔案，影像資料只在單位臨時(shí)保管，到下一個(gè)年度幾乎消失得一無所有。甚至照下的相片，沒有經(jīng)過編輯整理，沒有洗印，就直接刪掉，失去了檔案應(yīng)有的價(jià)值。

青龍檔案工作的創(chuàng)新探索

針對(duì)當(dāng)前縣級(jí)檔案工作所存在的一系列問題，青龍縣檔案館采取了創(chuàng)新思維，進(jìn)行了深度探求，摸索出了一整套工作思路和方法。

一、檔案接收工作鋪出一條新路

自2009年開始，青龍縣檔案館在檔案接收工作中結(jié)合當(dāng)前檔案發(fā)展的需要，摸索出一條新路，將每年3月至4月作為全縣上一年度文書檔案接收月，將全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直單位的檔案全部進(jìn)行接收入館并進(jìn)行數(shù)字化掃描，刻錄光盤。為方便利用，青龍縣檔案館還科學(xué)安排時(shí)間，充分利用有限的人力資源，在接收、掃描、刻錄的整個(gè)過程中，保證每個(gè)單位在一周內(nèi)完成數(shù)字化，用最短的時(shí)間，確保立檔單位對(duì)檔案的利用。針對(duì)村級(jí)建檔工作，青龍縣檔案館對(duì)全縣396個(gè)行政村建立了村級(jí)檔案，經(jīng)濟(jì)條件好一點(diǎn)的村建立起了檔案室。對(duì)被確立為省級(jí)示范村的檔案給予了掃描刻錄光盤，同時(shí)將目錄移交檔案館進(jìn)行保管，保證了檔案的有效保管和方便利用。

此舉有效地解決了檔案在立檔單位保管時(shí)間過長(zhǎng)而產(chǎn)生的弊端，受到了各立檔單位的一致好評(píng)。首先，避免了檔案在單位保存時(shí)間過長(zhǎng)，有些重要文件不能及時(shí)歸檔，檔案收齊不全的問題。其次，解決了檔案在原單位保存時(shí)間過長(zhǎng)，整理不及時(shí)，造成檔案資料遺失損毀。第三，緩解了因檔案工作人員頻繁調(diào)動(dòng)，致使工作連續(xù)性下降的現(xiàn)象。

如果說2010年還是在試驗(yàn)和打地基的話，那么2015年這條檔案接收保管新路已經(jīng)從試驗(yàn)階段轉(zhuǎn)入了正式運(yùn)行階段。通過多年的努力，現(xiàn)已基本形成了一種長(zhǎng)效機(jī)制，大多數(shù)單位都能自覺將上年度形成的文書檔案收集齊全，按時(shí)移交，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)量、質(zhì)量的雙重飛越。

二、數(shù)字化工作為檔案查閱利用立下新功

2008年，青龍縣檔案館開始對(duì)館內(nèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，累計(jì)向縣級(jí)財(cái)政爭(zhēng)取預(yù)算資金百余萬元，現(xiàn)已基本完成了館藏檔案的40%的掃描。自2011年開始對(duì)滿30年的檔案進(jìn)行了全部掃描，并將目錄上傳至青龍檔案信息網(wǎng)；1986-2010年婚姻檔案全部掃描完畢；2004-2014年全縣各單位形成的文書檔案掃描完畢；縣委、縣政府、縣人大、縣政協(xié)等單位從建檔之日起到2015年的檔案全部掃描完畢。數(shù)字化工作使檔案查閱利用告別了單純靠手工查閱的傳統(tǒng)模式，給檔案利用工作帶來了諸多益處。

對(duì)青龍縣檔案工作的幾點(diǎn)思考

一、加大檔案接收力度，豐富館藏

1、進(jìn)一步加大檔案接收力度

盡管在實(shí)際工作中檔案工作者手中握有法律，擁有一定的執(zhí)法權(quán)力，但執(zhí)行起來仍是心有余而力不足。特別是在檔案接收過程中，對(duì)各單位該移交不移交，該歸檔不歸檔的現(xiàn)象深感無奈。對(duì)一個(gè)單位平均要催3-4次，對(duì)整理不合格的要耐心進(jìn)行輔導(dǎo)，幫助整理。這就需要檔案工作者擁有較高的責(zé)任心和使命感，特別是對(duì)那些涉及廣大人民群眾切身利益的檔案，更要有耐心、有責(zé)任、執(zhí)著的跟蹤接收。

2、進(jìn)一步提高接收檔案質(zhì)量

在確保檔案及時(shí)齊全移交入館的同時(shí)，要確保檔案的質(zhì)量，提高檔案的保存價(jià)值。在檔案接收過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)前一年的缺漏文件材料。作為檔案工作者，要將這些文件材料及時(shí)歸檔，重新編號(hào)、制作目錄，對(duì)已掃描刻錄光盤的要重新進(jìn)行返工補(bǔ)救。盡管這要占用大量的精力和時(shí)間，但檔案工作者一定要本著對(duì)檔案、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度看待這份工作。檔案是不能重現(xiàn)的，不能因?yàn)楣ぷ魃系穆闊┒艞売斜４鎯r(jià)值的檔案。

二、加大檔案宣傳力度

通過經(jīng)常開展靈活多樣的宣傳工作，有效地提高檔案工作知名度，促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展?；鶎訖n案館應(yīng)抓住每一個(gè)向社會(huì)展示自己的機(jī)會(huì)。一是，通過懸掛條幅、印發(fā)圖片、回答公眾咨詢、印刷宣傳單、舉辦宣傳周、宣傳月等方式強(qiáng)化公眾對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)。二是，借助新聞媒體進(jìn)行宣傳。通過電視臺(tái)、報(bào)紙等新聞媒體宣傳檔案館是檔案永久保存的最佳場(chǎng)所，從檔案館查閱的檔案具有法律效力。三是，創(chuàng)辦檔案信息網(wǎng)。在檔案信息網(wǎng)上將館藏可公開的目錄及館藏檔案史料進(jìn)行公開，供廣大人民群眾查閱，擴(kuò)大檔案利用的覆蓋面，加深社會(huì)公眾對(duì)檔案館的認(rèn)知程度。

三、提高工作人員素質(zhì)，加強(qiáng)現(xiàn)代化管理

作為檔案工作者，要不斷增強(qiáng)個(gè)人綜合素質(zhì)，熟悉本職業(yè)務(wù)知識(shí)，加強(qiáng)各項(xiàng)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，以適應(yīng)各項(xiàng)工作有序開展的需要。逐步推進(jìn)檔案現(xiàn)代化進(jìn)程，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展需要。

四、完善機(jī)構(gòu)設(shè)施，明確人員編制

要進(jìn)一步完善基層檔案館的機(jī)構(gòu)設(shè)置。人員機(jī)構(gòu)編制少，與外界交流受阻，工作開展起來難度增加，影響工作效率，打擊工作人員的積極性。要加強(qiáng)各立檔單位檔案工作人員的連續(xù)性和穩(wěn)定性。避免新的檔案員剛了解工作程序，能夠獨(dú)立開展工作就被調(diào)走，下一個(gè)又要重新開始培訓(xùn)上崗，不僅增加縣級(jí)檔案館的工作量，更重要的是無法保證立檔單位的檔案工作質(zhì)量。

以上是對(duì)縣級(jí)檔案館工作的一點(diǎn)拙見，希望得到政府的重視。特別是對(duì)檔案工作人員切身利益的問題，能夠充分地給予考慮。檔案部門、檔案工作者一如既往地為本職工作做出不懈的努力，堅(jiān)定不移地將檔案工作做好、做強(qiáng)、做大，為各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。