獨(dú)立學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策

許 霞

（南京郵電大學(xué)通達(dá)學(xué)院，江蘇 揚(yáng)州 225009）

獨(dú)立學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策

許 霞

（南京郵電大學(xué)通達(dá)學(xué)院，江蘇 揚(yáng)州 225009）

獨(dú)立學(xué)院的檔案管理工作起步較晚，普遍存在管理制度不健全、人才培養(yǎng)不重視、工作過程不規(guī)范、業(yè)務(wù)水平不熟練等諸多問題。筆者結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)獨(dú)立院校檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行梳理，對(duì)突出的問題進(jìn)行羅列、總結(jié)，并針對(duì)相關(guān)問題提出整改意見，以提升檔案管理的理論水平，從而在實(shí)際工作中進(jìn)一步指導(dǎo)業(yè)務(wù)的開展。

獨(dú)立學(xué)院；檔案管理；現(xiàn)狀；整改路徑

一、獨(dú)立學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀分析

獨(dú)立學(xué)院是高等教育的新生事物,自從2008年教育部頒布了26號(hào)令《獨(dú)立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》，近幾年來(lái)，獨(dú)立學(xué)院逐漸脫離母體學(xué)校，伴隨著管理中心開始下移，各種教育設(shè)施建設(shè)仍然處在起步階段,學(xué)院的各項(xiàng)發(fā)展都在不斷摸索中前進(jìn)，檔案管理成了重要職能之一。

教育部頒布的26號(hào)令，對(duì)獨(dú)立學(xué)院的檔案管理工作起到了關(guān)鍵性的指導(dǎo)作用。在頒布26號(hào)令之前，獨(dú)立學(xué)院基本上是與母體高校共享師資、校舍，管理上依托母體學(xué)校，相當(dāng)于二級(jí)學(xué)院，檔案管理也同樣歸于母體學(xué)校的檔案管理職能部門。而如今，隨著逐漸脫離母體學(xué)校，獨(dú)立學(xué)院沒有了依賴，檔案意識(shí)比較薄弱，沒有規(guī)律可循，不能很方便快捷地檢索，不能落實(shí)管理現(xiàn)代化，大大降低了檔案開發(fā)利用率。獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作主要存在以下幾個(gè)方面的問題。

（一）管理制度不健全

由于獨(dú)立學(xué)院成立的時(shí)間短，檔案工作涉及的面比較廣，要建立適合獨(dú)立學(xué)院實(shí)情的檔案管理制度需要在實(shí)踐中不斷摸索。目前獨(dú)立學(xué)院使用的檔案管理制度基本依照母體學(xué)校的檔案管理制度，缺乏適合自身實(shí)際的檔案管理制度。

（二）人才培養(yǎng)不重視

獨(dú)立學(xué)院因自身的特殊情況，剛剛獨(dú)立不久，學(xué)院重視的是師資隊(duì)伍的建設(shè)，想方設(shè)法留住人才充實(shí)到教學(xué)科研隊(duì)伍中去，忽視了對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)。存在一種不可取的想法——說(shuō)起來(lái)重要，用起來(lái)很少，檔案就是材料的裝訂、整理，無(wú)需業(yè)務(wù)指導(dǎo)，沒有科學(xué)的管理依據(jù)，只要有人在做就行。

（三）業(yè)務(wù)開展不規(guī)范

獨(dú)立學(xué)院因?yàn)闆]有成立專門的管理部門，沒有配備專業(yè)的工作人員，在收集、整理的過程中，僅僅是在完成任務(wù)。經(jīng)常聽到的一句話是：“有什么整理什么！”檔案人員在管理上得不到規(guī)范化的指導(dǎo)，盲目管理、應(yīng)付形式，不能確保室藏檔案信息資源的齊全、完整、準(zhǔn)確、豐富。只是很草率地將歸檔的文件裝訂、裝盒、上架。

（四）管理機(jī)構(gòu)不完善

獨(dú)立學(xué)院檔案室一般都是隸屬于院辦，并非獨(dú)立的部門，更為重要的是檔案管理員一般都屬于兼職管理檔案，因此管理檔案工作的熱情不高，業(yè)務(wù)水平也受限，不專業(yè)、不精干。各部門的兼職檔案員更是不穩(wěn)定，都是部門領(lǐng)導(dǎo)接到歸檔任務(wù)臨時(shí)組織人員進(jìn)行材料收集，未經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，操作不規(guī)范，缺乏責(zé)任心，存在應(yīng)付心理。導(dǎo)致歸檔不及時(shí)，檔案質(zhì)量不高。

（五）配套經(jīng)費(fèi)不到位

由于獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)時(shí)間短，隨著辦學(xué)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大，獨(dú)立學(xué)院需要大量的資金去進(jìn)行校園基礎(chǔ)建設(shè)和添置教學(xué)辦公設(shè)備的投入。加之，全員檔案意識(shí)還比較薄弱，故用于檔案建設(shè)的資金相對(duì)較少。

（六）信息化管理水平不高

目前獨(dú)立學(xué)院尚無(wú)完全實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理，獨(dú)立學(xué)院檔案管理模式落后，在現(xiàn)如今這樣的信息技術(shù)不斷發(fā)展，技術(shù)手段和技術(shù)環(huán)境不斷變化，檔案信息化建設(shè)的任務(wù)應(yīng)該是每個(gè)高校應(yīng)該考慮的問題。獨(dú)立學(xué)院還是停留在手工操作，未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，無(wú)法滿足快捷檢索、查找和利用。部分學(xué)院僅實(shí)現(xiàn)半自動(dòng)化管理，制約了檔案管理水平的提高。

二、整改對(duì)策

對(duì)于以上種種，筆者認(rèn)為從以下幾個(gè)方面進(jìn)行整改。

（一）深入調(diào)研學(xué)習(xí)，突出重點(diǎn)、用制度來(lái)規(guī)范與導(dǎo)向

檔案工作

為確保文件歸檔的完整性，規(guī)范檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及實(shí)施辦法、《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合高校自身的實(shí)際情況，制定適合自己學(xué)校事業(yè)發(fā)展的《檔案分類法與工作規(guī)范》《歸檔文件整理細(xì)則》等管理文件。讓在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的對(duì)高校以及社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖像等不同形式的歷史記載都能科學(xué)化、規(guī)范化地被收集、保管、利用和開發(fā)。

有了一套適應(yīng)的歸檔范圍和保管期限，對(duì)于開展工作是起著至關(guān)重要的作用，可以避免“哪份材料要?dú)w檔或不歸檔，保管期限是哪一種”，也避免造成歸檔不全或不歸檔，就能做到各部門形成的文件材料科學(xué)、規(guī)范、合理的整理歸檔。

在檔案管理工作中，建立健全《考核制度》，也是重點(diǎn)，沒有考核就沒有比較，沒有比較就沒有促動(dòng)，沒有促動(dòng)就沒有進(jìn)步。學(xué)院應(yīng)定期不定期對(duì)各歸檔部門的工作情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，納入績(jī)效考核范圍，與部門負(fù)責(zé)人和直接經(jīng)辦人獎(jiǎng)懲掛鉤。既可以擴(kuò)大檔案工作在全院的影響，同時(shí)也能對(duì)廣大教職員工起到一定的刺激與鼓勵(lì)作用，加強(qiáng)全員檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案工作的開展。

（二）重視檔案管理人才的培養(yǎng)，促進(jìn)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展

人的因素是檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵因素之一。綜合性強(qiáng)、涉及面廣、內(nèi)容龐雜、聯(lián)系緊密是絕大多數(shù)檔案具有的基本特點(diǎn)，檔案管理工作者在收集、整理、鑒定、保管、提供利用中都貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種活動(dòng)。如果不精通檔案專業(yè)知識(shí)，缺乏相關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，就會(huì)影響上述業(yè)務(wù)活動(dòng)的準(zhǔn)確性、有效性，檔案管理的質(zhì)量和水平也就無(wú)從說(shuō)起。檔案人員更換頻繁或沒有專門檔案管理人員的狀況，是不可能從根本上提高檔案管理質(zhì)量和水平的。因此，必須要有一支專業(yè)化的管理隊(duì)伍，加大對(duì)檔案工作者的培養(yǎng)力度，注重在實(shí)踐中培養(yǎng)鍛煉人才，保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止停滯不前。同時(shí)，應(yīng)該鼓勵(lì)工作人員利用業(yè)余時(shí)間多參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)。

（三）檔案收集、整理工作是科學(xué)管理高校檔案的前提

檔案的收集、整理工作是高校檔案管理的重要基礎(chǔ)性工作，對(duì)其他環(huán)節(jié)的工作成效起著關(guān)鍵作用。如果收集過程有問題，歸檔、移交不及時(shí)、不完整，那么整理、排架等一系列工作都不能及時(shí)有效地開展。嚴(yán)格文件材料運(yùn)轉(zhuǎn)和歸檔管理，加強(qiáng)對(duì)文件材料的超前控制和管理，保證完整齊全，保證歸檔的效率和質(zhì)量。加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證收集工作運(yùn)行正常。及時(shí)有效地指導(dǎo)各職能部門進(jìn)行規(guī)范化歸檔，檢查案卷質(zhì)量，監(jiān)督有關(guān)部門認(rèn)真做好移交前的準(zhǔn)備工作，編制好移交清單，整理好隨檔移交的目錄和有關(guān)資料，確保順利開展收集工作。

（四）完善管理機(jī)構(gòu)

檔案的規(guī)范管理是項(xiàng)龐大的工程，要想取得成績(jī)，領(lǐng)導(dǎo)重視必不可少，應(yīng)有學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)專門分管這項(xiàng)工作。成立專門職能的檔案管理部門，配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，學(xué)院的每個(gè)部門都應(yīng)有相對(duì)穩(wěn)定的兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)歸檔的每項(xiàng)流程，接受檔案部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，形成一支專業(yè)的工作團(tuán)隊(duì)。檔案管理部門還應(yīng)組織全員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，講解檔案在學(xué)院事業(yè)發(fā)展中起到的重要作用，讓全體教職工都有檔案意識(shí)，重視檔案。

（五）落實(shí)經(jīng)費(fèi)配套

經(jīng)費(fèi)投入是提高檔案管理水平的保障。目前，有些高校對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展投入少之又少，要實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房、辦公室、閱文室、復(fù)印與微機(jī)室四室分開，具備良好的保存保管條件，配備消毒滅菌設(shè)備、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、密集架，安裝防盜門、防盜網(wǎng)、防盜報(bào)警系統(tǒng)和錄像監(jiān)控系統(tǒng)等都需要大量的經(jīng)費(fèi)投入。發(fā)展信息化管理，建成網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，大量的信息存儲(chǔ)，專業(yè)設(shè)備的維護(hù)，也無(wú)疑需要經(jīng)費(fèi)投入。加之經(jīng)費(fèi)投入不到位，人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)也是紙上談兵。所以，檔案事業(yè)配套經(jīng)費(fèi)應(yīng)納入年度學(xué)院的總預(yù)算。

（六）提升信息化管理水平

落后的管理方式已經(jīng)越來(lái)越跟不上時(shí)代的步伐，建立網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理必須在獨(dú)立學(xué)院加快推進(jìn)。將信息化工作落到實(shí)處，推行現(xiàn)代化管理、網(wǎng)絡(luò)化管理，建立信息平臺(tái)，運(yùn)用全新的工作方式，為學(xué)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展起積極推動(dòng)作用，提供全方位服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

通過對(duì)檔案管理現(xiàn)狀的分析和整改路徑的探究，獨(dú)立學(xué)院做到將各項(xiàng)措施落實(shí)到位，堅(jiān)持走科學(xué)化、合理化、規(guī)范化、信息化路線，檔案管理的水平定會(huì)突飛猛進(jìn)，定能更好地服務(wù)教學(xué)、服務(wù)科研，定可以嶄新的姿態(tài)迎接教育部對(duì)獨(dú)立學(xué)院的評(píng)估。

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