工程項目檔案管理工作探討

李 元

（國家新聞出版廣電總局六五四臺，新疆 昌吉 831100）

工程項目檔案管理工作探討

李 元

（國家新聞出版廣電總局六五四臺，新疆 昌吉 831100）

所謂工程項目的記錄就是對于工程項目中存在的問題和具體的操作流程進(jìn)行相應(yīng)的記錄，并根據(jù)具體的時間板塊進(jìn)行分離，工程項目的記錄對于工程項目的整體流程都有著重要的積極意義。但是，隨著記錄的日漸進(jìn)行，工程項目的檔案整理也不斷地凸顯出很多的問題。雖然說近些年來，我們的政府機(jī)構(gòu)以及相關(guān)單位對于工程項目檔案的整理和收集越來越重視，但是由于市場經(jīng)濟(jì)的宏觀問題，工程項目中有些問題難以得到系統(tǒng)的調(diào)整，工程項目的記錄質(zhì)量問題仍難得到妥善的解決。本文根據(jù)現(xiàn)有的工程項目的記錄現(xiàn)狀以及自己多年的經(jīng)驗對這一問題進(jìn)行分析，不足之處還望大家批評、糾正。

工程項目檔案；收集和歸檔；工作

在項目建設(shè)實施過程中，文案的整理過程中凸顯了大量的問題，這些問題使得項目的整理和收集進(jìn)程受到大量的限制。而法制意識薄弱、檔案整理工作不到位、部分單位檔案項目人員的素質(zhì)較低等都造成了工程項目檔案整理的誤區(qū)。

一、目前我國工程項目檔案收集和歸檔存在的問題

（一）歸檔文件材料的收集不全面

我們知道，大部分工程項目檔案歸檔人員都是一些兼職人員，他們對于工程項目檔案的收集和歸檔了解得不夠全面，并且這些工作人員的工作意識和責(zé)任意識比較低，不能嚴(yán)格地按照部門的規(guī)定進(jìn)行收集和歸檔。工程施工文檔是對整個工程的記錄，方便我們在日后進(jìn)行相應(yīng)的修改與查詢，當(dāng)遇到事故的時候可以很快地進(jìn)行具體的查詢以及責(zé)任的認(rèn)定。所以，如果檔案整理的不全面的時候，或者說檔案記錄過程中遇到的部分問題沒有記錄的時候，就給我們?nèi)蘸蟮墓ぷ鲙砹司薮蟮碾y題。歸檔過程要保持收集的全面性，因為資料的全面性對于日后工程的調(diào)整有很大的意義。

（二）歸檔文件材料的收集人員職業(yè)性較低

目前在我國很多地區(qū)，工程項目檔案的收集大多是不被重視的，管理層認(rèn)為工程項目檔案的整理可有可無，所以對其收集整理人員的選擇比較盲目，甚至很多非專業(yè)人才在這個崗位上進(jìn)行操作，這樣一來，工程項目的工作質(zhì)量自然得不到保證，一方面不利于日后對于工程的檢驗修改，當(dāng)遇到責(zé)任追究問題很難去立刻解決判定，而另一方面，對于工程項目的漠視極大程度上為單位的更好發(fā)展設(shè)定了障礙。針對于檔案收集人員專業(yè)性較低的情況，我們應(yīng)該從源頭出發(fā)，加大對于單位員工的選擇與培養(yǎng)。所以，這就要求我們在工作人員的選擇上必須慎重，對于專業(yè)性的人才要敢于廣泛吸納，對于部分實踐能力不強(qiáng)的人員要對其開展專業(yè)培訓(xùn)以達(dá)到日常的工作能力。

二、建設(shè)工程項目檔案管理現(xiàn)狀

法制意識薄弱，很多工作人員對于檔案工作的重視程度較低，部分單位甚至有項目檔案管理工作在建設(shè)項目中無關(guān)痛癢的錯誤認(rèn)識，他們僅僅認(rèn)為建設(shè)項目主要與項目實體有關(guān)，不能全面、正確地看待建設(shè)項目工作，認(rèn)為項目檔案的收集和整理是檔案部門的工作，不與自己相干；首先是管理上的欠缺，其次是檔案意識上的匱乏，致使項目檔案工作無法展開，沒有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人，組織機(jī)構(gòu)不完善，管理方面不到位，檔案處理上問題多。所以很多時候往往是項目工程要竣工驗收時，各單位才進(jìn)行補(bǔ)收檔案工作，由于平常不重視檔案項目工作，使得檔案只能依靠少數(shù)人回憶來進(jìn)行填補(bǔ)，嚴(yán)重?fù)p害了項目檔案的原始真實和完整準(zhǔn)確。所以，我們要加大對于工作人員的道德法律觀念培養(yǎng)，積極落實相關(guān)政策法規(guī)，堅決做到從源頭杜絕這種現(xiàn)象。

檔案整理工作不到位。檔案整理是一個涉及人員、范圍廣的工作，這就要求我們在日常的工作中更加的投入。很多單位的檔案整理工作僅僅是在收與管的層面，對這項工作的重視程度有很大的欠缺，檔案在項目建設(shè)中沒有起到應(yīng)有的作用。而且目前有很多單位的檔案觀念差，嚴(yán)重影響了檔案工作的開展，甚至有不少單位認(rèn)為檔案僅僅只有人事檔案，而卻忽略了自身的真正體現(xiàn)價值的主體檔案，這樣直接影響到了單位的發(fā)展和檔案的利用。這些現(xiàn)象也是導(dǎo)致檔案工作者在單位沒有地位、可有可無的主要原因。

部分單位檔案項目人員的素質(zhì)較低。很多建設(shè)項目的檔案管理人員沒有接受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，而是由一些非專業(yè)的人員來兼職做這一工作，單位并沒有聘用專業(yè)的檔案管理人員。因為這些非專業(yè)的人員缺乏專業(yè)性知識，所以在進(jìn)行工作時只是模仿其他單位的做法，然后通過自己的個人判斷來整理檔案，這樣的檔案不僅質(zhì)量不高，而且有很多的弊端，不能將檔案完全、精確、系統(tǒng)、規(guī)范地展現(xiàn)出來。

三、加強(qiáng)工程項目檔案的收集與歸檔工作的有效措施

（一）強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)

在工程項目的整理收集過程中，檔案的管理人員對于整體的工程項目管理有著重要的地位，甚至可以說，收集管理人員是文檔記錄的主要力量。而現(xiàn)階段工程項目記錄中出現(xiàn)的問題也大多是出于文檔管理人員整體素質(zhì)的低下。所以，為了有效地改變這樣的問題，有關(guān)部門就要不斷地加強(qiáng)文檔收集與管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高其工作能力。定期開展知識講座與培訓(xùn)，聘請大量的有專業(yè)知識的人員對企業(yè)員工進(jìn)行培訓(xùn)管理，不僅要讓他們學(xué)會專業(yè)的知識，更要讓他們學(xué)會去運(yùn)用這些專業(yè)的知識，定期地參與考核?？梢赃m時采取獎懲制度，對于專業(yè)技術(shù)掌握好的人員給予相應(yīng)的獎勵，對于表現(xiàn)不盡如人意的要進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，以此來激勵大家去進(jìn)行更好的工作。

隨著全國各個單位評估制度體系的不斷完善，各個企業(yè)開始不斷地加強(qiáng)對于檔案管理工作的重視程度，并且相關(guān)政府對這一工作的檢查力度也在不斷地增加，因此，各個單位必須要盡快提高對于檔案管理工作的重視程度。例如，單位應(yīng)該不斷地改革并且創(chuàng)新檔案管理方法，努力做好工程項目檔案資料的收集和整理以及歸檔等。并且嚴(yán)格的按照國家的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案內(nèi)容的管理，另外，在檔案管理工作結(jié)束之后，還應(yīng)該及時對這一工作進(jìn)行檢查，確保所有檔案內(nèi)容的正確性和準(zhǔn)確性，進(jìn)而不斷提高工程項目檔案管理的工作效率。培訓(xùn)工作要做到認(rèn)真，對于相關(guān)的培訓(xùn)人員要進(jìn)行嚴(yán)格的把控，針對于員工的現(xiàn)狀進(jìn)行針對性的課程調(diào)整。

（二）建立健全工程項目相關(guān)的規(guī)章制度

工程項目檔案管理工作在各個單位的發(fā)展過程中具有一定的特殊性，它可以幫助我們更好地了解單位的發(fā)展情況。但是，由于工程項目比較巨大，這就給檔案管理工作帶來了一定的難度，尤其是檔案管理工作方面。為了更好地提高單位工程項目檔案管理工作的效率，各個單位必須要盡快建立健全檔案管理工作。例如，相關(guān)檔案管理部門必須要及時對所有的工程項目檔案進(jìn)行收集整理以及歸檔，在這些工作結(jié)束之后，將檔案及時進(jìn)行上交，如果這些檔案達(dá)到了國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。然后對檔案進(jìn)行管理。

（三）不斷改革并且豐富檔案管理的方法

在我國目前工程檔案管理工作中存在的主要問題就是檔案管理的方法比較單一，不全面，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率，為了盡快改變這一現(xiàn)象，各個企業(yè)必須要不斷改革并且創(chuàng)新檔案管理方法。第一是定期收集法，單位應(yīng)該定期開展部門交流會議或者座談會，在活動中，要求各個部門積極進(jìn)行工程項目的闡述，然后檔案管理部門應(yīng)該及時收集并且整理與工程項目有關(guān)的內(nèi)容。第二是隨時收集法，單位檔案管理部門應(yīng)該不定期地到其他部門進(jìn)行檢查，了解他們項目的開展進(jìn)度，然后將了解到的檔案信息及時進(jìn)行收集和歸檔?；蛘?，在檔案管理的過程中，也可以將這些方法結(jié)合在一起使用，進(jìn)而更好地確保檔案管理工作的高效性。檔案的收集本身需要很多的程序，這就要求我們勇于針對現(xiàn)有的檔案管理來設(shè)計相應(yīng)的整理方式，高效的對于檔案管理進(jìn)行優(yōu)化處理，極大的節(jié)省了檔案管理需要的時間與精力。

四、小結(jié)

工程項目檔案工作就是對工程項目進(jìn)行文字記錄，并且將所記錄的內(nèi)容進(jìn)行時間標(biāo)注以及順序管理等，可以說工程項目的檔案工作對于工程來說有很大的積極意義。但是法制意識薄弱、檔案整理工作不到位、部分單位檔案項目人員的素質(zhì)較低等都造成了工程項目檔案整理的誤區(qū)，所以為了改變我們工程項目的問題要勇于去改進(jìn)。面對這些問題，我們必須要去尋找加強(qiáng)工程項目檔案的收集與歸檔工作的有效措施，例如強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)，建立健全工程項目檔案收集與歸檔工作的管理制度，加強(qiáng)臨時性檔案文件材料的收集等，使得工程項目檔案的整理越來越嚴(yán)格，單位的整體運(yùn)行越來越好。

［1］吳濤，叢培經(jīng).中國工程項目管理知識體系［M］.北京：中國建筑工業(yè)出版社，2003.

［2］梁世連.工程項目管理［M］.北京：中國建材工業(yè)出版社，2004.

［3］吳濤，叢培經(jīng).建設(shè)工程項目管理實施手冊［M］.北京：中國建筑工業(yè)出版社，2006.

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