淺議文書檔案鑒定工作

田 宇

（國家知識產權局機關服務中心，北京 100012）

淺議文書檔案鑒定工作

田 宇

（國家知識產權局機關服務中心，北京 100012）

文書檔案鑒定工作是指判斷文書檔案的存在價值。本文著重從鑒定工作的原則、要素環(huán)節(jié)和制度三方面闡述分析了文書檔案鑒定工作的重要性，鑒定工作應在遵守制度、把握原則的前提下，統(tǒng)籌兼顧，綜合判斷，充分理解、評估檔案的利用價值和存在作用，為檔案管理的其他環(huán)節(jié)工作筑牢基礎。

文書檔案；鑒定原則；要素環(huán)節(jié)；鑒定制度

檔案鑒定工作通常是指區(qū)別與判定檔案的真?zhèn)位蛘邔n案存在價值的判定。本文所討論的主要是文書類檔案的鑒定工作，即有關文書檔案價值的鑒定。由于檔案具有憑證參考作用和情報提供作用，因此檔案的價值是指檔案所體現出的對組織和社會有用性和可利用的程度。而檔案鑒定是在綜合考察檔案存在的現實作用和歷史作用之后，對檔案存在價值的評價和預測，決定了檔案的存毀命運。有效的鑒定工作能夠大幅度提高檔案管理的質量水平。

一、文書檔案鑒定工作原則

文書檔案的鑒定工作可以分為兩個部分：制定原則和類別劃分。制定原則是指建立歸檔范圍和檔案保管期限表。類別劃分是對屬于歸檔范圍的檔案，即有保存價值的檔案，確定劃分保管期限；對不屬于保管期限或保管期限已滿，確定失去存在或保管價值的檔案進行銷毀。

文書檔案鑒定工作要符合檔案的鑒定原則，不能隨意、任意、憑個人意志或喜好確定檔案的存在價值，要參考各方面因素，綜合研判。鑒定工作應當滿足四性，即全面性、歷史性、發(fā)展性和效益性。全面性是檔案鑒定工作中最基本的原則。無論對于組織、個人還是社會、國家，檔案都具有極其重要的歷史價值和文化價值，關系到各方面的利益。因此，開展檔案鑒定工作，判斷檔案的存在價值和保管時間，不能只局限于單獨個體，而是要從整個國家、社會、人民的利益角度出發(fā)，綜合判斷檔案的保存價值。具體到操作層面，檔案鑒定工作要全面綜合分析檔案各個要素的特征，把握檔案相關要素之間的關系，并預測檔案利用者對檔案的需求程度，最終對檔案價值作出相對準確的判斷。避免簡單、孤立地判斷檔案的存在價值。由于檔案的形成有其自己特定的歷史條件，因此檔案具有歷史性。檔案是將歷史以某種形式和內容記錄下來，檔案最大限度地保存了歷史的真實情況。因此，檔案的鑒定工作要充分考慮其形成的歷史條件，要尊重歷史，還原歷史。發(fā)展性是指要用發(fā)展的眼光判斷檔案價值。客觀環(huán)境是在不斷發(fā)展變化的，隨之而來的是對檔案的利用需求程度發(fā)生相應變化。當前有利用價值的檔案，在若干年后可能毫無用處；而當前無法利用的檔案，在將來可能大有用處。因此，檔案鑒定工作應起到預測未來的作用，既要滿足檔案當前的利用需求，又要對未來的需求進行有效預測。效益性是指檔案的利用價值與保存檔案需要的付出之比，只有當檔案發(fā)揮作用所帶來的效益大于保存檔案所付出的代價時，檔案才具有保存價值。任何一個組織、社會甚至國家所具有的檔案保存能力都是有限的，人力、財物的投入直接影響制約檔案保存的條件、數量和質量。因此，應避免不計成本、件件留存、多多益善的思想。

文書檔案鑒定工作能夠有效提高檔案資源的利用效率。在對檔案進行利用價值大小鑒定的基礎上，可以將已經失去利用價值的檔案及時剔除銷毀，將有限的物質資源留給相對更具價值的重點檔案，避免珍貴檔案埋沒于大量無價值檔案之中，其真實價值難以發(fā)揮。同時，檔案管理者可以根據檔案的價值大小有針對性地進行開發(fā)利用。對于價值大、影響大的檔案，進行重點開發(fā)利用，從而利于檔案作用的充分發(fā)揮。

二、文書檔案鑒定要素與環(huán)節(jié)

檔案的保存價值取決于兩個因素，即檔案自身特點和社會利用需求。判斷檔案的自身特點需要對檔案的來源、內容、名稱、形成時間、文本、外形特征進行綜合分析。所謂檔案的來源是指檔案的形成者。主體形成的或與主體相關度大的檔案價值要大于非主體形成的或與主體相關度小的檔案價值。對于檔案內容，應該從重要性、獨特性和時效性三方面進行鑒定。不同的文件名稱具有不同的用途和意義，可以從一定程度上體現文件的價值大小。例如，決定、命令、條例、紀要等，通常具有權威性和重要性，文件價值相對較高；而通知、函件等，常常用來處理一般性事物，文件價值相對較低。一般來說，檔案的形成時間與檔案價值成正比。越久遠的檔案，能夠留存下來的相對較少，因此尤為珍貴，應避免隨意銷毀；同時，重要歷史時期形成的檔案通常更具有特殊意義和保存價值。此外，檔案的文本形式和外形特征同樣影響著檔案的價值大小。例如正本比副本、草稿更具有保存價值。一些文件由于記載方式或制成材料的特殊，具有文物價值或藝術價值，因此，作為檔案的保存價值也更大。而社會利用需求因素要從需求方向、需求范圍和需求時間三方面衡量。檔案價值最終需要通過檔案利用來體現的，因此準確判斷檔案利用者的需求方向對檔案鑒定工作非常重要。檔案管理人員應當通過對現有檔案利用情況的分析研究、有效預測，從而選取能夠最大限度滿足利用者需求方向的檔案進行保存。而需求范圍越廣泛，檔案可利用時間越長，說明檔案具有的社會意義越深遠，具有的保存價值也就越大。

文書檔案鑒定工作是貫穿于檔案管理工作始終的一項工作任務，涉及了收集歸檔、整理保管、移交銷毀等階段。收集歸檔階段的鑒定工作，是判斷文件是否具有保存價值。通過審閱等方法，根據組織的歸檔范圍，判斷文件是否應該作為檔案進行保存。確保具有保存價值的文件全部歸檔，避免將沒有保存價值的文件收集歸檔。同時，應當注意歸檔文件必須為原件，且正本與定稿須同時歸檔，其他文本不需要進行歸檔。整理階段的鑒定工作是對檔案保存價值劃分等級，明確保管期限，做到按價值大小歸檔。移交銷毀階段的鑒定工作是在檔案移交上級部門之前再次進行全面鑒定，判斷歸檔材料、保管期限劃分準確與否。對不需要移交上級部門的檔案，按照保管期限，在銷毀前進行銷毀鑒定，將沒有保存價值的檔案進行銷毀，對仍有保存價值的檔案進行保管期限的變更。應當注意的是，對于具有特殊歷史條件下產生的檔案，其鑒定工作應適當性放寬尺度，從長處理。

三、文書檔案鑒定制度

為保證檔案鑒定工作的順利開展，確保檔案鑒定質量，防止檔案受到破壞，檔案鑒定工作應形成系統(tǒng)化、組織化的工作制度。

組織領導。檔案鑒定工作必須在有組織、有領導的前提下進行，因此，各級組織都應成立檔案鑒定工作領導小組。鑒定小組應負責指導、監(jiān)督檔案鑒定工作，審查檔案銷毀清冊和待銷毀檔案內容的分析報告，審查或抽查重點檔案，對檔案的存毀作出決定等等。

檔案鑒定工作制度。鑒定工作制度是確保檔案鑒定工作有序進行的重要保障，具體包括歸檔范圍、保管期限、保管制度、銷毀制度等等。各組織在制定鑒定制度前應對組織內部的相關情況進行認真細致地調查研究分析，綜合考慮組織職能、內設機構、業(yè)務分工、文書運轉程序、中心工作以及文書的種類、用途、數量和利用情況等。在檔案鑒定工作制度成形后，應征求相關部門的意見，或先在局部試行，待總結經驗、完善制度后，再全面推廣。在客觀環(huán)境、上級政策制度變化較大時，應對鑒定工作制度進行修改和完善。鑒定工作制度中的重要環(huán)節(jié)之一就是銷毀鑒定制度，決定了檔案的“生死”。因此，銷毀鑒定工作必須形成檔案銷毀清冊，并報本組織領導審查、批準后，才能進行最終銷毀。檔案銷毀清冊作為后續(xù)檔案銷毀的重要憑證，其清冊內容必須包括：序號、案卷或文件題名、年代、目錄號、卷號或文號、卷內文件頁數、保管期限、銷毀原因、備注、編制日期、組織負責人簽字蓋章。準備銷毀的檔案應當單獨保存，便于審批檢查。獲批的銷毀檔案應送專門的銷毀地點進行銷毀，禁止將應銷毀的檔案換做其他用途，更不能進行買賣。檔案銷毀時，應履行相關的制度手續(xù)，并指派2名以上的工作人員進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在銷毀清冊上簽字確認，并注明銷毀日期。實際工作中，為了避免檔案錯毀帶來不可挽回的損失，對已經批準銷毀的檔案應緩期執(zhí)行，待確認無保存利用價值時再行銷毀。

文書檔案鑒定是檔案管理工作的重中之重，起到橋梁紐帶作用，因此鑒定過程應力求統(tǒng)籌兼顧，從多方面、多角度、多渠道充分理解、認識、評估檔案的利用價值，判斷檔案存在的作用，為檔案管理的其他環(huán)節(jié)工作筑牢基礎。

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