優(yōu)化縣級檔案館館藏結(jié)構(gòu)的思考

文?武瑋

優(yōu)化縣級檔案館館藏結(jié)構(gòu)的思考

文?武瑋

縣級綜合檔案館是保存本地區(qū)綜合檔案信息的基地和利用檔案信息的中心，其館藏質(zhì)量的高低代表著一個檔案館工作的水平，也決定著一個檔案館能否長久地生存下去。目前絕大多數(shù)縣級綜合檔案館的館藏由于種種原因，館藏結(jié)構(gòu)不盡如人意，致使很多檔案館的利用工作一直在低谷中徘徊。筆者結(jié)合近幾年的工作實際，擬就館藏現(xiàn)狀及優(yōu)化措施的對策談幾點粗淺的認(rèn)識。

一、從現(xiàn)有館藏看其結(jié)構(gòu)的不合理性

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)文件的規(guī)定，區(qū)縣級綜合檔案館所保存的是本地區(qū)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體及企事業(yè)單位在各種社會活動中形成的有保存價值的各種門類的檔案。然而，由于有些縣檔案局（館）多由縣委、政府檔案科（室）發(fā)展而成、有些檔案館建制時間較短等原因，致使很多檔案館館藏不適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展的需求，館藏的結(jié)構(gòu)存在著諸多不合理性。

（一）門類單一

目前，館藏檔案中普遍存在著文書檔案所占比重過大的現(xiàn)象。筆者所在檔案館現(xiàn)有館藏檔案資料102708卷（件、冊），其中文書檔案達(dá)35000余卷（件），占總數(shù)的66%以上。檔案是“國家機(jī)構(gòu)，社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的”歷史記錄。從這個概念理解，檔案除黨政機(jī)關(guān)文書檔案外，還應(yīng)包括反映各機(jī)構(gòu)、各部門主要業(yè)務(wù)職能活動的科技檔案和專門檔案。文書檔案收集的齊全完整固然重要，但只有齊全完整的文書檔案所反映的歷史只能是片面性。

（二）載體單一

走進(jìn)各縣檔案館庫房，我們看到的是一柜柜、一架架碼放整齊的紙質(zhì)檔案，而照片底片、錄音、錄像、磁盤、光盤等載體的檔案寥寥無幾。據(jù)筆者了解，目前紙質(zhì)檔案與非紙質(zhì)檔案在館藏中的數(shù)量比是500∶1到100∶1之間，也就是說一個擁有10萬卷紙質(zhì)檔案的檔案館，其館藏非紙質(zhì)檔案只有200至1000個保管單位。

（三）內(nèi)容單一

在以紙質(zhì)文書檔案為主體的館藏中，其內(nèi)容的單一性在所難免。翻開文書檔案的案卷目錄，我們看到的內(nèi)容多是黨政會議記錄、年度工作計劃總結(jié)、綜合報表、工作簡報、調(diào)查報告、請示批復(fù)、干部的任免、職工的獎懲以及政策法規(guī)文件等。從這些材料中我們只能了解一個單位工作開展的部分情況，對某一項業(yè)務(wù)的具體運(yùn)作及發(fā)展變化也只能了解個梗概，因為更深入、更詳細(xì)的信息可能會隱含在一些科技檔案或?qū)ｉT檔案中。

（四）重復(fù)混雜

檔案質(zhì)量上存在的問題很多，歸納起來有重份文件歸檔立卷問題；保管期限劃定過長問題；重復(fù)進(jìn)館問題，像干部任免文件，縣委組織部存一份，被任免的干部所在單位也存一份，且都是永久保存。像各單位黨組織情況和干部年報，各單位的存為永久，上報到縣委組織部或人事局的被存為長期，十年后同時進(jìn)館。像上級業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的需要遵照執(zhí)行的文件，這類文件按規(guī)定應(yīng)存為30年，本地區(qū)的幾個單位同屬一個上級業(yè)務(wù)主管部門，十年后，檔案館就不可避免地要收進(jìn)同一份文件若干件，等等。

二、解決的對策

（一）擴(kuò)大接受檔案的范圍，增加館藏門類

要實現(xiàn)館藏結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，首先要擴(kuò)大接收檔案的范圍，增加檔案的門類。這需要做好兩方面的工作，一是要擴(kuò)大所接收單位的范圍?？h檔案館對轄區(qū)所有立檔單位的檔案都可以接收，既要接收重要機(jī)構(gòu)、重點部門形成的檔案，也要接收非重要機(jī)構(gòu)、重點部門的檔案， 既要接收綜合部門形成的檔案，也要接收專業(yè)職能部門形成的檔案，既要接收大單位形成的檔案，也要接收小單位形成的檔案。二是擴(kuò)大進(jìn)館檔案的門類。在接收移交檔案工作中，要避免以前接收過程中易出現(xiàn)的只接收紙質(zhì)檔案、載體單一的情況，既要接收紙質(zhì)檔案，同時也要接收照片、聲像、錄音、光盤、實物檔案，使檔案載體豐富，形式多樣。要大量接收與紙質(zhì)檔案并存的電子檔案，為館藏檔案的數(shù)字化、信息化打下良好的基礎(chǔ)。同時要加大專業(yè)檔案接收力度。在接收過程中，要兼收并蓄，既要大量接收各級黨政機(jī)關(guān)、部門形成的文書檔案，為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)，同時又要貫徹以人為本、科學(xué)發(fā)展觀的要求，著眼于綜合檔案館的大眾化，著力為居民群眾服務(wù)，加大專業(yè)檔案的接收力度。大力接收婚姻、會計、科技、訴訟、公證、人物、城建、地籍等專業(yè)檔案，為檔案館的公眾化、社會化服務(wù)，適應(yīng)社會各界利用檔案的需要。

（二）強(qiáng)化檔案征集工作，體現(xiàn)地域特色和館藏特色

地方綜合檔案館因其“綜合性”，館藏內(nèi)容難免“大同小異”。尋求本館與其他館的不同之處，辦出自己的特色，是檔案館的工作者們一直努力的方向。優(yōu)化館藏，必須強(qiáng)化檔案征集工作，使館藏檔案具備濃郁的地方特色和別具一格的館藏特色。其一，地方特色。即館藏檔案除應(yīng)全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外，還應(yīng)著重反映本地區(qū)的“地方特色”。每一個地區(qū)都會有其獨(dú)到之處，或工業(yè)生產(chǎn)，或農(nóng)副產(chǎn)品，或文化教育，或科學(xué)研究，或自然資源，或名勝古跡，或人文景觀，或風(fēng)俗習(xí)慣……將這些“獨(dú)到之處”的各種資料收集全，就是這個檔案館與其他館的不同之處。其二，館藏特色。這個概念相對“地方特色”而言。地方特色指的是館藏檔案能反映本地區(qū)的某一獨(dú)到之處的特色，而館藏特色是說，館藏中某種門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館的特色。如有的檔案館收集了大量的照片檔案；有的檔案館擁有本地區(qū)黨政機(jī)關(guān)及所屬單位在發(fā)展過程中多次變更了的印模檔案；還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區(qū)的知名人士在各種社會活動中形成的各類資料收集在一起，并為人物檔案全宗開辟了一個專用庫房。地方特色和館藏特色概念不一樣，在實踐中，地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托，又互相補(bǔ)充，地方特色檔案肯定是館藏特色，但館藏特色不全是地方特色。地方特色突出，館藏特色就明顯，館藏特色明顯，館藏檔案價值就高。

（三）強(qiáng)化檔案鑒定工作，提升館藏檔案價值

優(yōu)化館藏，必須強(qiáng)化檔案的鑒定工作，對進(jìn)館及館藏檔案進(jìn)行價值鑒定。通過價值鑒定，留優(yōu)汰劣，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提升館藏檔案總體價值。檔案的鑒定工作應(yīng)把握兩點。

一是在接收檔案時，應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。實踐證明，在優(yōu)化館藏的工作過程中，最初的案卷質(zhì)量高低至關(guān)重要。如果前期的工作做好了，案卷質(zhì)量有了可靠的保障，在檔案進(jìn)館時，其工作量就會相應(yīng)減少。因此，在平日的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，就要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，把案卷的瑕疵消滅在萌芽狀態(tài)。首先，要經(jīng)常開展對基層文檔工作人員的培訓(xùn)工作?；鶎游臋n工作人員流動性較大，且大部分為兼職人員。如果不抓好培訓(xùn)工作，不但會增加業(yè)務(wù)人員的工作量，還難以保證立卷工作的質(zhì)量。其次，要加強(qiáng)立卷指導(dǎo)工作，重點抓好進(jìn)館前的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。在接收紙質(zhì)檔案時，要對立檔單位文書檔案的保管期限進(jìn)行認(rèn)真檢查，現(xiàn)在很多單位文書檔案保管期限劃分較長，造成文書檔案進(jìn)館量多但總體價值不高。另外還要對重份文件立卷歸檔問題，重復(fù)進(jìn)館問題進(jìn)行檢查，保證進(jìn)館檔案價值較高。在接收非紙質(zhì)檔案如錄音、錄像、照片、光盤等檔案時，要對檔案的安全性、完整性、標(biāo)準(zhǔn)性進(jìn)行檢查，確保這些非紙質(zhì)檔案符合國家標(biāo)準(zhǔn)、能長久存放、能安全使用檔案交到檔案館入庫前再嚴(yán)格檢查一遍，發(fā)現(xiàn)問題繼續(xù)整改，直至達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求方可入庫。

二是對現(xiàn)有館藏進(jìn)行鑒定，剔除無保存價值的案卷。這項工作目前在很多館尚未開展，是檔案館管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。做鑒定工作，館藏量較小的館應(yīng)集中人力和時間，打一場殲滅戰(zhàn)，經(jīng)過鑒定，使館藏案卷個個“貨真價實”。館藏量過大的館則可分批進(jìn)行，最好的辦法是與開放檔案的審查，或計算機(jī)錄入前的處理工作同步進(jìn)行，即在審查到期檔案是否符合向社會開放條件的同時，做案卷價值的鑒定，在對案卷做分類標(biāo)引或主題詞標(biāo)引的同時，分析其價值的有無及高低。對應(yīng)剔除的案卷，經(jīng)手人簽署了剔除意見后要有主管業(yè)務(wù)的局（館）領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，對確應(yīng)銷毀的案卷分全宗、按時間順序造冊登記，并報請檔案形成的單位批準(zhǔn)予以銷毀。這樣做既提高了館藏質(zhì)量，也避免了具體業(yè)務(wù)工作中容易出現(xiàn)的交叉和重復(fù)。對館藏到期的檔案通過價值鑒定，及時清理整合，留優(yōu)汰劣，將無使用價值的檔案及時造冊銷毀，一方面為檔案庫房騰退了空間，另一方面也調(diào)整了結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了館藏。

（四）強(qiáng)化檔案信息開發(fā)，深度挖掘館藏資源

優(yōu)化館藏，必須強(qiáng)化檔案的信息開發(fā)，深度挖掘檔案資源。檔案的信息開發(fā)工作要把握以下幾點。一是要完善目錄中心。因為綜合檔案館館藏比較豐富，信息量大，有的綜合檔案館資料浩如煙海，通過完整的目錄中心，就可以方便地查閱館藏各種檔案。二是做好編研工作?；陴^藏檔案基礎(chǔ)上的各種編研資料，如參考資料、開放檔案目錄、文件匯編、專題成果等檔案信息開發(fā)工作，可以極大地優(yōu)化館藏，提升館藏檔案的價值。三是要及時收集相關(guān)資料。及時收集與館藏檔案相關(guān)的各種資料，如地方志、專業(yè)志、統(tǒng)計年鑒、數(shù)字匯集、大型畫冊、大型圖片、書籍等，可以作為館藏檔案的補(bǔ)充和輔助，進(jìn)一步優(yōu)化館藏，提升館藏檔案的利用價值。

綜上所述，檔案館在優(yōu)化館藏工作中存在許多需要解決的問題。諸如豐富館藏、開展檔案鑒定活動、檔案信息開發(fā)等方面，都需要我們拿出足夠的精力去做大量的工作。只要有了正確全面的認(rèn)識，就能牢牢掌握工作的主動權(quán)，把優(yōu)化館藏工作真正做好，為進(jìn)一步開展檔案利用服務(wù)工作，打下堅實的基礎(chǔ)。

（作者單位：聊城市東昌府區(qū)檔案局）