以數(shù)字化促進(jìn)檔案管理優(yōu)化工作初探

文·李華

以數(shù)字化促進(jìn)檔案管理優(yōu)化工作初探

文·李華

館藏檔案數(shù)字化既是建設(shè)數(shù)字檔案館的目標(biāo)要求，也是實(shí)現(xiàn)檔案利用信息化的現(xiàn)實(shí)需要。檔案通過(guò)數(shù)字化，讓檔案利用做到“原件不出庫(kù)”，是對(duì)檔案的最優(yōu)保護(hù)，也是提高查閱效率的最佳途徑。自2015年起，萊西市檔案館計(jì)劃用兩年時(shí)間實(shí)現(xiàn)館藏全部檔案“存量數(shù)字化”的目標(biāo)。到2016年5月底，已完成館藏按卷管理檔案11400卷，按件管理檔案36826件共150萬(wàn)頁(yè)的掃描工作。但是檔案數(shù)字化所涉及到的檔案審查、目錄校對(duì)、檔案整理、檔案掃描等一系列工作，如何納入整個(gè)檔案管理體系中成為促進(jìn)檔案管理優(yōu)化的有利抓手，仍是擺在我們面前的一個(gè)重要問(wèn)題。

一、館藏檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案精細(xì)化管理欠缺

萊西市檔案館現(xiàn)有館藏檔案全宗146個(gè)，共計(jì)9.7萬(wàn)卷（件盤）。其中，按卷管理的檔案5.8萬(wàn)卷，按件管理的檔案3.9萬(wàn)件。館藏全部檔案建立了案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，初步建成數(shù)字檔案館。但是，目前檔案管理還處于粗放式工作狀態(tài)，沒(méi)有達(dá)到精細(xì)化管理新常態(tài)。我們每年進(jìn)行館藏檔案檢查，對(duì)照紙質(zhì)檔案登記簿和案卷目錄，對(duì)每個(gè)全宗每卷實(shí)體檔案進(jìn)行了一一核對(duì)，做到實(shí)體檔案、紙質(zhì)登記簿與數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)案卷數(shù)量相一致，案卷號(hào)準(zhǔn)確無(wú)誤，但是沒(méi)有對(duì)館藏檔案進(jìn)行逐卷、逐頁(yè)、逐條文件級(jí)目錄檢查和質(zhì)量核查；機(jī)讀文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)還存在著錄不規(guī)范、質(zhì)量不高等問(wèn)題；文書檔案開(kāi)放審查工作遲緩，未實(shí)現(xiàn)常態(tài)化，沒(méi)有制定檔案開(kāi)放審查工作計(jì)劃，對(duì)館藏滿30年的檔案沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行開(kāi)放審查；對(duì)破損檔案、亟需修復(fù)維護(hù)的檔案沒(méi)有做到精確統(tǒng)計(jì)，對(duì)家底的了解不深不透。

（二）全宗卷管理不規(guī)范

全宗卷材料不齊全、不完整。有些工作開(kāi)展了，但缺少規(guī)劃、總結(jié)及工作記錄，比如每年都開(kāi)展檔案檢查及檔案整理、修復(fù)工作，但沒(méi)有形成工作方案、計(jì)劃、總結(jié)等憑證性材料及《檔案檢查登記表》《檔案整理加工登記表》等必要的記錄性材料，無(wú)法真實(shí)反映該全宗發(fā)展變化的歷史面貌。

（三）檔案數(shù)字化率過(guò)低

目前，萊西市檔案館館藏檔案數(shù)字化率占館藏檔案總數(shù)的1.3%，居于青島市區(qū)市檔案館末位，與兄弟區(qū)市存在不少差距，這一現(xiàn)狀既不利于檔案的提供利用及原件保護(hù)，又影響了數(shù)字檔案館的建設(shè)進(jìn)程。

二、優(yōu)化檔案管理的主要對(duì)策

（一）規(guī)范制度流程，促進(jìn)檔案管理精細(xì)化

檔案數(shù)字化的基本流程主要包括檔案審查、目錄校對(duì)、檔案借調(diào)、檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像檢查、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)備份等環(huán)節(jié)，這無(wú)疑為全面核查館藏檔案情況、解決紙質(zhì)檔案管理中遺留的歷史問(wèn)題提供了一個(gè)重要契機(jī)。

制度健全、流程科學(xué)可以促進(jìn)檔案工作由碎片化向精細(xì)化轉(zhuǎn)變。為此，我們加強(qiáng)了制度管理和流程管理，制定了《檔案人員管理制度》《檔案保密制度》《檔案安全制度》《檔案出入庫(kù)管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收制度》《檔案數(shù)據(jù)移交管理制度》等各項(xiàng)工作制度，并通過(guò)崗位責(zé)任制來(lái)確保各項(xiàng)制度的落實(shí)。同時(shí)，根據(jù)數(shù)字化工作流程設(shè)立了內(nèi)容齊全、操作性強(qiáng)的《檔案目錄開(kāi)放審查登記表》《檔案目錄核對(duì)記錄表》《檔案整理登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程交接單》《紙質(zhì)檔案掃描工作單》等工作記錄表，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)通過(guò)檔案流程單進(jìn)行過(guò)程控制，流程單與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)，流程有序、責(zé)任明確、操作規(guī)范，可以確保每一份檔案的監(jiān)管到位，責(zé)任到人、安全可追溯。

（二）強(qiáng)化鑒定先行，推進(jìn)檔案安全管理

在檔案數(shù)字化之前，首先要做好檔案開(kāi)放鑒定工作，確定掃描范圍，區(qū)分涉密檔案和非涉密檔案，數(shù)字化的同時(shí)完成機(jī)讀目錄的質(zhì)量核查。為此，我們成立了以主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、業(yè)務(wù)骨干參與的鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。根據(jù)國(guó)家檔案局《各級(jí)國(guó)家檔案館開(kāi)放檔案辦法》和《青島市檔案局檔案文件開(kāi)放審查辦法（試行）》的要求，制定《萊西市檔案館檔案鑒定制度》《萊西市檔案館檔案開(kāi)放審批制度》《檔案開(kāi)放審查工作流程》，建立鑒定工作臺(tái)賬，嚴(yán)格遵照開(kāi)放流程，做好檔案開(kāi)放登記、統(tǒng)計(jì)、鑒定、審批工作，杜絕失泄密事件發(fā)生。

按照《青島市檔案開(kāi)放等級(jí)鑒定暫行規(guī)定》要求，逐卷逐條核查文件目錄，查看數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)機(jī)讀文件目錄開(kāi)放等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)是否準(zhǔn)確，初步確定C（內(nèi)部級(jí)）、D（開(kāi)放級(jí)）為應(yīng)掃描檔案的范圍，鑒別出涉密檔案和非公開(kāi)檔案；參照文件目錄，由檔案管理人員按全宗逐卷、逐件、逐頁(yè)審閱檔案內(nèi)容，確定檔案是否開(kāi)放，再次形成應(yīng)掃描檔案范圍；由領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)簽字后，最后確定應(yīng)掃描檔案內(nèi)容。通過(guò)初審、復(fù)審、審核等步驟層次嚴(yán)格把關(guān)，以確保檔案開(kāi)放鑒定質(zhì)量。

在開(kāi)放鑒定的同時(shí)，做好對(duì)機(jī)讀目錄著錄進(jìn)行質(zhì)量核查，提升目錄數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量。對(duì)照實(shí)體檔案內(nèi)的案卷及卷內(nèi)目錄，逐卷逐條核對(duì)機(jī)讀案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄的對(duì)應(yīng)信息（檔號(hào)、文件題名、文件時(shí)間、責(zé)任者、文件字號(hào)、開(kāi)放等級(jí)等），如有著錄錯(cuò)誤或不規(guī)范的文件題名、 責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)等，及時(shí)進(jìn)行修改、補(bǔ)充。

從目前工作來(lái)看，有相當(dāng)部分的文書檔案的卷內(nèi)文件和已錄入的文件級(jí)目錄不能一一對(duì)應(yīng)，特別是題名抄錄隨意增減，不能真實(shí)反映文件題名原貌，這就需要工作人員要以實(shí)體檔案為基準(zhǔn)，認(rèn)真核查機(jī)讀文件級(jí)目錄，確保二者信息準(zhǔn)確無(wú)誤。另外，還存在“有檔案目錄無(wú)文件”或“有文件無(wú)檔案目錄”的情況。其中，“有檔案目錄無(wú)文件”，要根據(jù)實(shí)體檔案情況，若卷內(nèi)卻無(wú)此文件，為以前缺失，要同時(shí)在卷內(nèi)目錄及機(jī)讀目錄上進(jìn)行登記、備注；“有文件無(wú)檔案目錄”，要根據(jù)檔號(hào)、原文內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)補(bǔ)錄。

（三）完善檔案整理，全面提升檔案基礎(chǔ)工作

在數(shù)字化之前，必須對(duì)檔案進(jìn)行檢查整理，查看頁(yè)面是否平整、編號(hào)是否規(guī)范，是否存在破損頁(yè)，不能出現(xiàn)資料內(nèi)容混亂、頁(yè)面折皺不平、漏頁(yè)、倒頁(yè)的現(xiàn)象。

按卷管理的檔案要視檔案質(zhì)量情況判斷是否拆卷。萊西市檔案館館藏文書檔案形成年代久，數(shù)量多，質(zhì)量良莠不齊，有的案卷訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物未拆除盡；還有的案卷存有圓珠筆、純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫字跡等不耐久保存字跡的檔案，不利于檔案保存；有的文書檔案則是公開(kāi)文件與非公開(kāi)文件共存一卷，掃描時(shí)要區(qū)分可掃描文件與非掃描文件。由此，我們決定文書檔案、婚姻檔案數(shù)字化進(jìn)行拆卷處理，土地房產(chǎn)檔案則因檔案幅面大、頁(yè)數(shù)多、案卷質(zhì)量好等原因數(shù)字化時(shí)不拆卷。

拆卷后對(duì)檔案上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物，應(yīng)及時(shí)拆除并注意保護(hù)檔案不受損害；若不耐久字跡的檔案，則復(fù)印或掃描后打印一份與原件一并裝訂歸檔；檔案的紙張若有破損，則破損檔案要先掃描，由掃描人員填寫《破損檔案送交修裱登記表》與破損檔案一并交給檔案管理人員，經(jīng)檢查后進(jìn)行修裱，待修裱后再掃描一次，對(duì)比修裱前后的圖像質(zhì)量，保留完整清晰的圖像，脆化嚴(yán)重的無(wú)法掃描的檔案則需先修裱再數(shù)字化。對(duì)未編頁(yè)號(hào)或頁(yè)號(hào)編制不規(guī)范的案卷要重新編號(hào)，統(tǒng)一采用2B鉛筆使用阿拉伯?dāng)?shù)字，從“1”開(kāi)始逐頁(yè)編號(hào)，并將原來(lái)編錯(cuò)的頁(yè)號(hào)用鉛筆劃掉。如有跳號(hào)或編號(hào)出錯(cuò)的情況，也應(yīng)重新編頁(yè)碼。

細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案整理工作使案卷質(zhì)量得到全面提升，檔案管理狀況得到全面改善，帶動(dòng)了檔案基礎(chǔ)工作的全面發(fā)展。

（四）嚴(yán)守技術(shù)規(guī)范，狠抓數(shù)據(jù)質(zhì)量建設(shè)

檔案數(shù)字化工作中要嚴(yán)格遵守《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31—2005），按照案卷標(biāo)明的頁(yè)碼順序進(jìn)行掃描，做到不缺頁(yè)、不重頁(yè)、內(nèi)容完整；圖像端正、無(wú)偏斜，清晰、無(wú)污點(diǎn)，準(zhǔn)確，不失真；存儲(chǔ)格式規(guī)范。加強(qiáng)環(huán)節(jié)管理，注重質(zhì)量檢查、抽查，通過(guò)“檔案掃描---圖像處理---質(zhì)量全檢---錯(cuò)誤返工---質(zhì)量復(fù)檢---裝訂還原---質(zhì)量抽檢”，各個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，確保實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量最優(yōu)化。

另外，在掃描過(guò)程中要注意特殊情況，如掃描件和非掃描件的區(qū)分，像檔案里保存有重份文件、檔案里同時(shí)保存著檔案原件和復(fù)印件，我們處理的原則是重份文件選擇紙質(zhì)完好、字跡最清晰的一份進(jìn)行數(shù)字化，同時(shí)將重份文件所在頁(yè)號(hào)、共有幾份和對(duì)哪份文件進(jìn)行了數(shù)字化等情況在《紙質(zhì)檔案掃描工作單》、機(jī)讀目錄的備注項(xiàng)中加以說(shuō)明。如果檔案原件紙張完好、字跡清晰，則對(duì)原件進(jìn)行數(shù)字化、復(fù)印件不進(jìn)行數(shù)字化；如果原件字跡模糊不清，則原件和復(fù)印件都進(jìn)行數(shù)字化，并將數(shù)字化情況在《紙質(zhì)檔案掃描工作單》、機(jī)讀目錄的備注項(xiàng)中加以說(shuō)明。

薄透、字跡褪變檔案掃描，我們采用的辦法是薄透檔案用相同大小白紙襯底，再進(jìn)行掃描；字跡褪變檔案掃描時(shí)，需要調(diào)整亮度、對(duì)比度等參數(shù)，以掃描后形成的圖像中文字清楚為準(zhǔn)。遇有字跡完全褪色（只剩劃痕）或復(fù)寫紙字跡且發(fā)生浸染時(shí)，可掃描該頁(yè)檔案反面，再做鏡像文件，如果該頁(yè)紙張同時(shí)老化、破損現(xiàn)象，須在掃描后再進(jìn)行修裱處理。

圖像質(zhì)檢時(shí)，首先核對(duì)掃描的圖像數(shù)量是否和案卷中文件的頁(yè)數(shù)一致。如出現(xiàn)不一致有兩種可能，一是錄入原檔案有錯(cuò)，可依照原檔案更改；二是掃描出錯(cuò)，可能出現(xiàn)漏掃，要進(jìn)行補(bǔ)掃。其次對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理；由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描；發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像；發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)按照檔案原件及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

三、檔案數(shù)字化的思考

（一）統(tǒng)籌管理，做好數(shù)字化工作規(guī)劃

根據(jù)館藏檔案情況，統(tǒng)籌考慮經(jīng)費(fèi)、人員、場(chǎng)地、設(shè)備、技術(shù)、檔案內(nèi)容、整理與掃描及質(zhì)檢工作的匹配、檔案和數(shù)據(jù)安全、備份載體、數(shù)據(jù)管理等各個(gè)方面，制定館藏檔案數(shù)字化整體工作計(jì)劃、方案，以實(shí)用為導(dǎo)向，依據(jù)“價(jià)值優(yōu)先”“利用優(yōu)先”的原則，將價(jià)值高的珍貴檔案、形成年代久的文書檔案、利用率高、可公開(kāi)、易檢索的專業(yè)檔案優(yōu)先數(shù)字化，要根據(jù)工作部署，分期分批，循序漸進(jìn)，穩(wěn)步推進(jìn)，持續(xù)行進(jìn)。

（二）安全至上，加強(qiáng)檔案安全管理

制定數(shù)字化安全工作制度，強(qiáng)化檢查監(jiān)督，從日常管理上排除安全隱患。嚴(yán)格做好檔案審查工作，規(guī)范調(diào)檔程序，確保未解密涉密檔案實(shí)體不出庫(kù)房，確保數(shù)字化過(guò)程中檔案一件不丟、一件不壞、一件不亂。數(shù)字化加工過(guò)程中要全程、全方位監(jiān)控錄像，嚴(yán)禁數(shù)字化信息帶出場(chǎng)外、據(jù)為己有、隨意傳輸，嚴(yán)防數(shù)字化過(guò)程和檔案利用過(guò)程中的信息丟失、外泄，確保檔案信息的完整與安全。

（三）著眼全局，促進(jìn)檔案優(yōu)化管理

檔案數(shù)字化工作不能單純?yōu)閿?shù)字化而數(shù)字化，要通盤考慮，厘清歷史陳賬，切實(shí)解決問(wèn)題。檔案數(shù)字化與檔案開(kāi)放、檔案整理、檔案維護(hù)、檔案利用是一脈相承、息息相關(guān)的。檔案數(shù)字化工作的重要目的就是要使數(shù)字化的檔案為社會(huì)所用，檔案開(kāi)放鑒定工作應(yīng)與數(shù)字化同期開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化成果的即時(shí)性。數(shù)字化前檔案目錄校對(duì)整理工作，可以順勢(shì)對(duì)館藏各全宗檔案破損情況做到心中有數(shù)，使得檔案修復(fù)保護(hù)工作有的放矢，對(duì)影響數(shù)字化掃描的破損檔案進(jìn)行即時(shí)修復(fù)，在一定程度上保證了檔案實(shí)體的安全與檔案信息的完整，實(shí)現(xiàn)了檔案優(yōu)化管理。檔案數(shù)字化也變革了檔案利用模式，實(shí)現(xiàn)在局域網(wǎng)的全文查閱，用數(shù)字化副本代替原件，可以大大減少對(duì)檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數(shù)，保障檔案的安全。檔案數(shù)字化工作計(jì)劃、方案及在檔案開(kāi)放審查、檔案整理、檔案修復(fù)、檔案掃描等工作流程中形成的審批單、工作記錄單、登記表等要及時(shí)歸檔，每一全宗數(shù)字化工作結(jié)束后，要形成檔案數(shù)字化工作總結(jié)，將檔案數(shù)字化的卷數(shù)、文件數(shù)、圖像幅數(shù)及檔案修復(fù)的頁(yè)數(shù)等進(jìn)行記錄，以上形成的所有文件材料均需放置在相應(yīng)的全宗卷內(nèi)，記錄該全宗的歷史發(fā)展情況，使全宗卷成為管理全宗檔案的得力工具。

（作者單位：萊西市檔案館）