淺談如何重視和加強實物檔案管理工作

文·張楠

淺談如何重視和加強實物檔案管理工作

文·張楠

近年來，各單位實物檔案數(shù)量不斷增加。由于實物與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在載體、形狀、制成材料結(jié)構(gòu)及其性能差異情況，繼續(xù)沿用紙質(zhì)文本檔案的管理方法和模式顯然已不相適應(yīng)。如何根據(jù)實物檔案載體特點進行管理，提高安全保管、便利利用及高效管理，是對檔案保管管理工作的新挑戰(zhàn)。本文通過對實物檔案的概念分析，研究實物檔案與文物、圖書特性的區(qū)別，及其實物檔案管理現(xiàn)有的模式特點、管理中存在的問題，提出加強宣傳、細化管理、加大投入、提高利用效率等對策，積極推進完善實物檔案的管理，確保實物永久安全保護。

一、“實物檔案”一般概念及分類

（一）相關(guān)概念及主要特征

1.實物檔案的概念

中華人民共和國國家檔案法中關(guān)于所稱檔案指的“是過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”

在普通單位檔案室傳統(tǒng)的檔案管理中，一般保存形式以文書檔案為主，除此之外還有一定數(shù)量的非文書類信息記載物，這些或是紙質(zhì)檔案的一部分，或是檔案內(nèi)容不可缺少的佐證和補充，對于檔案的系統(tǒng)完整和存在價值起到了十分重要的作用。這些非文書類信息記載物可以說既是檔案，同時又具有一些文物的特征——這就是我們所關(guān)注的“實物”，檔案工作者為將實物與文書類檔案有所區(qū)分，便稱之為“實物檔案”。

2.實物檔案的特點

歸納起來，實物檔案具有全宗性、原始記錄性、實用性和可保存性四個主要特點，并兼有檔案和文物的二重保存價值。

一是全宗性特點。實物檔案與有關(guān)全宗的文書和聲像檔案具有同一單位來源。如旗幟、榮譽證書、印章、非正式會議服裝等等，是實物檔案全宗中的一個組成部分。

二是原始記錄性特點。實物載體帶有反映人類社會活動的原始文字印記。比如抗美援朝時期的刻有“保家衛(wèi)國”字樣的匾牌、重大活動的獎杯等等。

三是可實用性特點。實物檔案是體現(xiàn)各類社會活動的直接物用品。如果實物上有反映當事人使用情況、時間和用途等信息的，那么保存查考的史料價值就更大。

四是可保存性特點。即便于檔案部門收藏，由于各收藏單位庫房空間有限，即使帶有文字卻體積龐大或不可移動的實物收藏還是不妥。

綜上特點分析，實物檔案具有其他文書檔案明顯的記載內(nèi)容信息的清晰性、明確性特征，同時也具有其他文物的一般歷史自然物體特征，即兼有檔案和文物的二重保存的價值，對今后工作查考將具有十分重要的作用。

（二）主要分類

從材質(zhì)屬性上來說，實物檔案可分為金屬、木質(zhì)、橡膠皮革、玻璃陶瓷、織品、紙質(zhì)等六大類。

一是金屬類，如銅牌、戒指、鑰匙圈、紀念章、刀具、運動會獎牌、獎杯、徽章、硬幣、擺件等，分鋁、銅、鐵、銀、錫、鍍金等多種材質(zhì)，保管中需要防止氧化防護。

二是木質(zhì)類，如圖章、獎牌、木牌、匾等。對于木質(zhì)類實物因時間較長，易出現(xiàn)木質(zhì)開裂、碰撞印跡和缺損等問題。

三是橡膠皮革類，如水壺、運動球、橡皮圖章等。這類實物有些材質(zhì)堅固，但有些會因為時間和空氣壓出現(xiàn)變形或化學(xué)分解的可能。

四是玻璃陶瓷屬類易碎品，如獎杯、重大會議和活動的紀念品等等。其中水晶制品材質(zhì)較硬，且形狀不規(guī)則又易碰易碎，保存起來比較占用面積。

五是織品類，包括一些化學(xué)纖維、絲綢織制的錦旗、服裝等。對于這類實物的管理，重點在于防蛀和變色的問題。

六是紙質(zhì)類，如重大活動的獎狀、證書。幅面比文書檔案面積較大，目前保存方式是夾放在特制的相冊內(nèi)，起到防光和防折碰保護效果，但翻閱和調(diào)出利用不太方便。

以上實物載體由于形狀、制成材料的結(jié)構(gòu)及性能的差異，其保管條件和保護環(huán)境都有較大的區(qū)別，需要管理者必須根據(jù)實物特性，實行分類管理。本研究認為根據(jù)檔案法界定檔案為“過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，那么實物作為一種國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的載物性歷史記錄形式，只要對國家和社會具有保存的價值，即可以作為實物形式的檔案給與收集和保存。

二、實物檔案收藏和管理的現(xiàn)實意義及存在問題

（一）現(xiàn)實意義

加強實物檔案收藏和管理，不是檔案工作人員的突發(fā)奇想，不是刻意為之的標新立異，而是增強檔案資源建設(shè)要求的需要，是提高創(chuàng)新服務(wù)機制，加強宣傳展覽和開拓服務(wù)功能有關(guān)的需要，是檔案事業(yè)服務(wù)和發(fā)展的新趨勢。

一是完善檔案結(jié)構(gòu)和內(nèi)容的需要。多年以來，如何豐富檔案內(nèi)容，一直是檔案部門經(jīng)久不衰的話題。當前，如何優(yōu)化館藏、豐富館藏，主要還是要從內(nèi)容上，譬如政治、經(jīng)濟、文化、社會、軍事、司法等等；還有是在來源上，譬如政府、工商企業(yè)、社團、社區(qū)、私人民間等等；更包括在形式上除了紙張文件、膠塑光盤、聲像，還應(yīng)該有實物的一席之地。雖然占的全部館藏的比例有限，但應(yīng)當在歸檔時予以重視。在工作實踐中，實際形式的多樣性必須服從內(nèi)容的多樣性，只要屬于重要歸檔范圍內(nèi)的內(nèi)容，不論何種形式——包括實物，都應(yīng)予以收集歸檔，不能人為地將所需內(nèi)容的檔案，僅僅是載體形式的不同而隨意割舍。

二是檔案部門創(chuàng)新服務(wù)機制的需要。近些年，檔案部門把加強檔案利用作為服務(wù)創(chuàng)新的重要手段之一。成功利用很重要的因素之一，就是加強了直接觀感性較強的實物的比重。除了有價值的文書檔案和聲像檔案外，還輔以一定數(shù)量的實物復(fù)制品或仿制品作為歷史資料佐證，增強檔案的整體生命力?？梢哉f，這是當前收集實物最主要的動因之一。

三是折射出當代檔案、圖書和文物部門收藏的一種融合趨勢。你中有我、我中有你。以圖書部門為例，中外各大圖書館的館藏，已突破原來科書、期刊和報紙三大文獻的范疇，而擴大到“近代特種文獻”。就上海圖書館館藏有特種文獻15種，其中包括有名人手跡、地圖、明信片、香煙牌、煙標、郵票、錢幣、民間年畫、歷史圖片、文革傳單、清末民國檔案、電影戲劇說明書、書畫藝術(shù)品、月份牌和藏書票等。文物部門也在加大收集名家手稿、日記和照片等。因此，在這樣一個大背景之下，檔案部門大可不必拘泥于理論上的紛爭，而將有關(guān)實物拒之館庫門外。

（二）存在的主要問題

實物檔案在管理工作流程方面，基本根據(jù)傳統(tǒng)文書檔案的接收、整理，保管、利用的工作部門和流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)進行分工管理，近年來，隨著征集工作的加強各單位保管部門逐步建立了相應(yīng)的工作規(guī)范要求，但實物的數(shù)量逐漸增加，對實物檔案的各環(huán)節(jié)工作如何更有序、更科學(xué)地收集、保管和利用好的合理性，目前還處于探索起步階段。

在實物的收、管、用工作環(huán)節(jié)中，基本按照實物內(nèi)容、價值、載體類型、尺寸及其與館藏檔案的關(guān)聯(lián)性等因素進行選擇和管理。與文書檔案管理要求相比，還存在一些認識不夠足、要求不夠高、隱患不夠重視，保管不夠到位等的現(xiàn)象。具體表現(xiàn)在實物征集、整理移交、保管管理方面有些隨意性；對于實物的接收范圍、鑒定標準、移交辦法、保護技術(shù)運用和利用辦法不夠明晰。整理保管中，存在檔號標識粘貼不利于實物的保護、各種載體混合擺放、館藏實物目錄信息不全、利用效率不高等情況。

三、關(guān)于進一步加強實物檔案管理的對策

（一）積極宣傳，提高實物收藏自覺意識

實物由于內(nèi)容和載體的特殊價值，決定了其在歷史撰編和藝術(shù)創(chuàng)造中的重要服務(wù)作用。在處理浩瀚的文本檔案的同時，各級檔案行政管理機關(guān)和檔案人應(yīng)充分認識到這項工作的現(xiàn)實和長遠的歷史意義，加強實物檔案接收保管對檔案歷史補充的重要意義宣傳，加強對利用實物參加各專題展覽實踐效果的宣傳；加強實物保護技術(shù)要求知識的傳授、宣傳。使檔案工作者和干部群眾充分了解實物檔案對保護歷史和傳承歷史的重大意義之所在，提高實物檔案管理的認識和行動自覺。方式可以通過檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、執(zhí)法檢查、教育培訓(xùn)平臺和各種展覽實踐中加強宣傳力度。

（二）細化措施，加強存量實物的整理保管

在加強接受實物的同時，制定和完善各類實物檔案整理和保管的工作規(guī)范、原則、標準和具體要求非常重要。堅持遵循保持實物與實物、實物與檔案的有機聯(lián)系、便于保管和利用的原則，在明確整理歸檔的類別和范圍基礎(chǔ)上。一要及時做好全宗號、類別號、件號的編號工作。二要按分類方案和檔號的順序編制實物目錄。三要在目錄編制完成同時，對實物載體上還應(yīng)采取可逆性粘貼、懸掛、縫制、加封套粘貼等不同方式，在不破壞檔案載體制成材料的基礎(chǔ)上標識編號標識牌。四要按照實物載體的保護要求，采取必要的保護技術(shù)手段，建立適宜的環(huán)境條件和個性化保護設(shè)施，庫房環(huán)境重點是做好實物的防潮、防紫外光、防震、防火、防盜、防鼠以及防酸等有害氣體的防護工作。五要針對紙張、紡織品、木制竹制品和貝殼制品等實物易發(fā)生霉蟲的情況，在入庫前重點對其進行消毒，可對紙張采用低溫冷凍法技術(shù)消毒，對紡織物可采用環(huán)氧乙烷熏蒸技術(shù)消毒。平時維護要加強經(jīng)常性的擦洗去污、清潔和防塵等維護工作。對金屬類實物忌用臭氧等強氧化性的氣體消毒。對于金屬類實體要擦油保養(yǎng)，平時應(yīng)保持清潔干燥，不與酸、堿、鹽類等物質(zhì)混放，不同金屬材質(zhì)要分件包裝，分開存放，并盡量放在較低層面，防制跌落損壞。

（三）增加投入，確保珍貴實物的收集和安全保管

珍貴實物其普遍的認同感、價值比和檔案的相關(guān)聯(lián)性，決定實物是否具有收集保存的必要性。要積極爭取和調(diào)節(jié)好經(jīng)費的投入，構(gòu)建必要的設(shè)施，加強實物鑒定及保管；同時，注重完善有關(guān)管理制度，加強責(zé)任落實，確保珍貴實物不丟失、不損壞、不變質(zhì)。

（四）充分利用數(shù)字化平臺，積極推進實物檔案利用效率

現(xiàn)代信息數(shù)據(jù)化利用效能的大趨勢，對加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化起到了積極的推動作用。當前，各單位檔案室大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對已實現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，切實推進了檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化效率。實物檔案作為重點保存的歷史資源也應(yīng)該盡快搭上這個數(shù)字化利用信息和遠程服務(wù)平臺，參與方便檔案利用體系，發(fā)揮積極的資源共享作用。使“死實物”變成“活信息”。管理人員可以根據(jù)數(shù)字化信息的錄入，建立實物的準確化維護和現(xiàn)代化管理，提升管理效率。

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檔案保護技術(shù)實用手冊，中國檔案出版社，1993年版

（作者單位：青島大學(xué)綜合檔案館）