現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理工作探討

摘 要：我們國家現(xiàn)在絕大部分國企甚至私企在企業(yè)檔案管理上任然不是非常重視，檔案管理模式仍然延續(xù)以前的模式，主要以紙質(zhì)檔案為主。但隨著社會、經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)的不斷創(chuàng)新，以及現(xiàn)代企業(yè)追求的效率問題，計算機技術(shù)的普遍使用，企業(yè)檔案工作也隨之科學化，正規(guī)化，也隨著時代的發(fā)展而改變，但電子檔案現(xiàn)在正處于發(fā)展階段，實際面臨一些問題，現(xiàn)階段，電子檔案和紙質(zhì)檔案相互搭配取長補短成為最好的選擇，隨著社會不斷發(fā)展技術(shù)不斷創(chuàng)新，未來企業(yè)現(xiàn)代化、信息化的管理模式會根據(jù)企業(yè)實際需求而改變，提高企業(yè)數(shù)字化檔案管理技術(shù)的含量成為了大趨勢。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化 企業(yè)檔案管理 電子檔案

企業(yè)中文件、檔案在企業(yè)不斷發(fā)展進程中發(fā)揮著不可替代的重要作用，主要體現(xiàn)在公司的對外業(yè)務(wù)效率和企業(yè)的發(fā)展自我服務(wù)中，對外有效的提供準確的資料在企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展中尤為重要。在現(xiàn)代化公司中，投標成為常態(tài)，能夠有效、準確的提供相關(guān)工程的基本資料以及提供公司的資質(zhì)證明，在投標競爭中會占據(jù)有力的地位，提高公司中標幾率?，F(xiàn)如今，各個行業(yè)之間競爭尤為激烈，想在競爭中勝出，擁有高素質(zhì)檔案管理人才，成為越來越被重視的因素。

1 現(xiàn)今我國企業(yè)檔案的狀況

我們國家現(xiàn)在大部分企業(yè)仍然在檔案管理上不采取主動創(chuàng)新、放任自如的狀態(tài)，對企業(yè)檔案管理不予重視，導致很多企業(yè)仍然延續(xù)以前紙質(zhì)檔案的管理模式，但隨著社會、經(jīng)濟不斷發(fā)展，企業(yè)不斷創(chuàng)新，以及現(xiàn)今社會認為時間就是金錢，誰都不愿在基礎(chǔ)準備工作上浪費大量時間和經(jīng)歷，更愿意在起跑線外一較高下。如何不輸在起跑線內(nèi)成為企業(yè)內(nèi)部管理的基本要求。電子文件也有不可避免的問題，例如公司法人簽字、營業(yè)執(zhí)照用途確認簽字、各種文件的確認簽字等，都存在著不得不電子文檔與紙質(zhì)文檔共存的局面，很多公司有不成文的規(guī)定，重要文件一定要保存紙質(zhì)版，有幾個原因，怕計算機出現(xiàn)問題損壞文件、紙質(zhì)簽名后的文件更具備法律效率等原因，如何進一步改善這種問題，也成為企業(yè)內(nèi)部管理進一步優(yōu)化的問題。

2 檔案管理在企業(yè)中的作用

2.1企業(yè)的檔案管理在公司運行中起著非常重要的作用。

公司的穩(wěn)定發(fā)展在于內(nèi)外兼?zhèn)?，對外提高業(yè)務(wù)數(shù)量與質(zhì)量，對內(nèi)提高效率，對著公司業(yè)務(wù)量不斷加大，公司內(nèi)部運轉(zhuǎn)效率就變得尤為重要，公司的檔案管理是否存在問題，不久就會體現(xiàn)出來，紙質(zhì)檔案在此時顯然跟不上公司運行速度，從大量紙質(zhì)文件中翻找出需要的文件，需要大量的人力和時間，而且會嚴重拖慢對外業(yè)務(wù)的實施進度上，所以大部分公司現(xiàn)在重視企業(yè)檔案管理，從紙質(zhì)文件演化成用電子信息文件代替，電子文件無論在儲存空間上還是提取速度上，都比紙質(zhì)文件有著更好的表現(xiàn)，在對外業(yè)務(wù)上也不會因為資料問題拖慢進度，使得公司內(nèi)外監(jiān)管有序。一個現(xiàn)代化的公司需要在檔案管理上提高水平，來適應(yīng)現(xiàn)代化社會的發(fā)展需求。

2.2如何提高小企業(yè)生存能力

我國因為近些年社會不斷發(fā)展，經(jīng)濟水平不斷提高，參差不齊的大中小企業(yè)如雨后春筍，一夜之間遍地開花，幾個人的小公司也不在少數(shù)，這些企業(yè)在某些管理意識上滯后，導致公司發(fā)展緩慢，服務(wù)質(zhì)量落后其他公司，隨意性比較嚴重，公司運行度緩慢，甚至導致公司運轉(zhuǎn)不利而關(guān)門大吉，這種公司在我國現(xiàn)階段不在少數(shù)，如果能有效的提高企業(yè)檔案管理水平，跟上公司運轉(zhuǎn)速度，也許情況會大為改觀。企業(yè)創(chuàng)始人應(yīng)該在公司發(fā)展初期就重視檔案管理對于企業(yè)的重要性，在企業(yè)檔案管理方面進行大連投入，開發(fā)適合自己公司發(fā)展模式的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上傳輸，上傳財務(wù)管理檔案、人力資源運作檔案、財務(wù)報表的整理與分析、業(yè)務(wù)發(fā)展的進度檔案等。企業(yè)現(xiàn)在競爭越發(fā)激烈，檔案管理在企業(yè)運作中的地位也越來越明顯，利用現(xiàn)代化手段管理企業(yè)會讓企業(yè)走在健康穩(wěn)定的發(fā)展道路上。

3 完善的檔案管理模式提高企業(yè)競爭力

3.1 提高企業(yè)檔案管理水平可以提前抵御風險

在現(xiàn)今全球化時代背景下，知識產(chǎn)權(quán)的地位越來越高，特朗普近期對華發(fā)動的貿(mào)易戰(zhàn)中，就曾多次提到保護知識產(chǎn)權(quán)的問題，對我國知識產(chǎn)權(quán)的“不夠重視”進行惡意攻擊，毫無證據(jù)的指責?？梢娭R產(chǎn)權(quán)問題的高度不僅僅是在企業(yè)與企業(yè)的較量中，還存在與世界上國家與國家的較量中。知識產(chǎn)權(quán)是各個企業(yè)的核心利益，為核心利益建立完善的檔案管理系統(tǒng)并上傳，能有效防止企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)被竊用，防止核心技術(shù)和商業(yè)機密流失與泄漏，能夠更有效的維護與企業(yè)的核心利益。

3.2 提高檔案管理水平可以提升業(yè)務(wù)量與服務(wù)水平

提升檔案管理系統(tǒng)可以有效的服務(wù)于客戶，維持客戶關(guān)系，提高業(yè)務(wù)量，比如開展業(yè)務(wù)，給客戶建立完整的檔案，從而，哪怕只有一次合作的客戶，都有完整的檔案信息，以備下次再度合作，對于客戶而言，建立完整的檔案會讓客戶再次合作時體會到企業(yè)的精確服務(wù)體系，讓客戶對企業(yè)的規(guī)范化管理感到親切，對公司實力感到滿意，會極大促進企業(yè)與客戶之間的信任度，大幅度提升再次合作的可能性。

4 企業(yè)如何做好檔案管理工作

企業(yè)如果想做好檔案管理工作，其中非常重要一點就是需要吸納專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才，專業(yè)的檔案管理人才會提高企業(yè)檔案管理的水平，人才是重中之重。企業(yè)的領(lǐng)導也需要重視檔案管理重要性，很多企業(yè)認為檔案管理難度不高，做的只是存檔提取的工作，所以對于企業(yè)其他部門而言，檔案管理相關(guān)部門得不到領(lǐng)導的重視。其實不然，檔案管理的工作內(nèi)容有很多，在企業(yè)發(fā)展中也非常重要，公司發(fā)展所用到的很多數(shù)據(jù)都是從檔案管理部門提取出來加以歸納總結(jié)，從而得以實踐。所以企業(yè)領(lǐng)導需要重視起來，領(lǐng)導的重視對于檔案管理的工作有著莫大的幫助，領(lǐng)導漠視，無論有多優(yōu)秀的人才也無濟于事，努力的結(jié)果得不到重視，工作的成果得不到贊許，做與不做差別不大，惡性循環(huán)下會導致檔案管理系統(tǒng)變的緩慢而遲鈍，對于整個企業(yè)來說都是一記慢性毒藥，千里之堤毀于蟻穴，內(nèi)部系統(tǒng)的瓦解是企業(yè)最大的敵人。

人才的引進可以依靠教育的力量，與學校做聯(lián)合，從學校引進高素質(zhì)可培訓人才，穩(wěn)扎穩(wěn)打從基層做起，為師生提供實際操作的機會，也為企業(yè)帶來新的血液，使企業(yè)充滿生機，從而能不斷發(fā)展，擴大企業(yè)規(guī)模。

5 總結(jié)

企業(yè)檔案管理中，紙質(zhì)檔案存在很多弊端，氣候因素就是其中一項，例如南方的空氣潮濕，對于紙質(zhì)檔案管理帶來很大挑戰(zhàn)，而電子檔案管理卻能夠很好的解決這個問題，電子檔案管理系統(tǒng)的正確運用，可以提高企業(yè)運轉(zhuǎn)速度，對于提升業(yè)務(wù)量有很大的幫助，對于企業(yè)的健康發(fā)展也起著舉足輕重的作用，但是電子檔案管理系統(tǒng)也有不符合現(xiàn)階段情況的問題，比如社會承認度比較低，重要簽名簽字如果是電子輸入會得不到承認，現(xiàn)在仍需要在紙質(zhì)文件上簽字，然后掃描成電子檔案存儲。很多重要的場合和合作項目中，紙質(zhì)文檔仍然作為主體，作為認真負責的體現(xiàn)，而且這些紙質(zhì)文件更具有法律效力，這些則需要社會慢慢的改變與認同，在經(jīng)濟不斷發(fā)展的未來，企業(yè)檔案管理工作也許會變得越來越正規(guī)化，但這需要社會和企業(yè)共同努力。

參考文獻

[1]季靖.崔介何.北京市高等教育的現(xiàn)狀分析與思考[J].物流技術(shù).

[2]黃秀蓮.淺談風險導向?qū)徲嬙诮?jīng)濟責任審計中的應(yīng)用[J].財會學習，2016（20）：135- 136.

[3]黃思敏 . 綜合性醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用及改進措施觀察[J]. 宏觀經(jīng)濟管理，2017（S1）：356-357.

作者簡介

黎珊珊（1988-）。女，漢族，廣東省廣州市，本科，哈爾濱師范大學，研究方向：檔案管理。