企業(yè)退休人員人事檔案管理探索實踐

沈海燕/紹興市檔案局

企業(yè)退休人員人事檔案指反映企業(yè)退休人員個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的資料，主要包括退休人員履歷材料、體現(xiàn)學歷、學位、培訓、崗位技能等方面的材料、退休手續(xù)辦理材料等，一般分為10大類28項，它們?nèi)娴亍⒄鎸嵉胤从沉似髽I(yè)退休人員的相關情況，具有重要的憑證價值和參考意義。然而，當前企業(yè)退休人員人事檔案管理存在諸多問題。概括來說，一方面，各地制定的相關管理規(guī)范大相徑庭，各企業(yè)制定的管理規(guī)定也不盡相同，大多數(shù)企業(yè)不重視檔案利用工作，檔案實行集中統(tǒng)一管理未落到實處，企業(yè)退休人員的檔案利用需求得不到有效滿足。另一方面，由于企業(yè)檔案管理不善、檔案管理硬件設施設備缺乏、檔案保管條件不達標、企業(yè)破產(chǎn)改制等各種原因的影響，檔案遺失受損現(xiàn)象較為嚴重，安全狀況堪憂。面對企業(yè)退休人員人事檔案管理和利用的歷史問題這一“短板”，以及我省《關于解決為參保集體企業(yè)退休人員及其他相關人員基本養(yǎng)老保障等遺留問題的實施意見》等文件出臺后，企業(yè)退休人員人事檔案利用率不斷攀升的現(xiàn)實需求，紹興市檔案館于2011年6月創(chuàng)新性地開展了檔案館保管企業(yè)退休人員人事檔案管理的新實踐。

1 工作實踐分析

1.1 做好前期準備工作。首先，赴杭州市靈隱街道、古蕩街道等長期開展企業(yè)退休人員檔案管理的單位，學習其先進經(jīng)驗，并多次深入紹興市工貿(mào)國資公司、二輕集團等企業(yè)進行抽樣調(diào)研，掌握企業(yè)退休人員人事檔案的基本情況。其次，對檔案接收、整理、利用等工作進行論證，制定完善的工作方案，確保工作順利啟動。方案明確了檔案整理的內(nèi)容與流程，要求使用統(tǒng)一的檔案袋、檔案箱，同時部署了檔案數(shù)字化工作，要求對檔案進行全文數(shù)字化掃描，建立企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)據(jù)庫；第三，在紹興市檔案信息網(wǎng)上設立“退休職工”專欄并及時更新內(nèi)容，方便企業(yè)退休人員了解相關信息。

1.2 強化檔案規(guī)范化管理。首先，充分發(fā)揮市檔案館專業(yè)人才與軟硬件設施設備的優(yōu)勢，特別是利用自主研發(fā)的“檔案館綜合業(yè)務管理系統(tǒng)”，規(guī)范企業(yè)退休人員人事檔案管理工作。設置存放企業(yè)退休人員人事檔案的專門庫房，在庫房內(nèi)安裝攝像監(jiān)控系統(tǒng)、紅外報警系統(tǒng)、門禁控制系統(tǒng)、火災自動報警和消防聯(lián)動系統(tǒng)、庫房溫濕度控制系統(tǒng)，確保檔案集中統(tǒng)一保管和安全。

1.3 與市社保局合作共享。一是會同市社保局對相關企業(yè)開展退休人員人事檔案接收進館工作動員會，讓企業(yè)和退休人員了解工作情況與具體流程，明確工作意義與重要性。二是要求企業(yè)退休職工在市社保部門辦理好退休手續(xù)之后，憑市社保局退管處開具的介紹信向市檔案館移交人事檔案，聯(lián)合市社保局對移交工作進行監(jiān)管，避免檔案漏交情況發(fā)生。三是及時對檔案進行數(shù)字化處理，把數(shù)字化成果發(fā)送給市社保局，由市社保局負責對數(shù)字檔案的完整性與真實性把關。

截止到2015年底，市檔案館已經(jīng)接收企業(yè)退休人員人事檔案49078卷，完成了全部檔案的整理工作，實現(xiàn)了檔案條目與全文的數(shù)字化。同時，市檔案館提供檔案利用3188人次，受到社會好評。

2 下步工作方向

2.1 進一步完善檔案查閱利用制度。開展企業(yè)退休人員人事檔案管理工作沒有先例可循，必須加強頂層設計，進一步完善開展工作的規(guī)章制度。其中，最重要的是進一步完善檔案查閱利用制度，這就需要市檔案館繼續(xù)與開展人事檔案管理工作較好的單位和部門保持密切聯(lián)系，深入學習其工作經(jīng)驗，結合自身情況對現(xiàn)有制度加以完善；還要多方了解企業(yè)退休人員對于檔案查閱利用的需求，確保更好地滿足他們的需要。

2.2 根據(jù)職業(yè)不同建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫。在加大檔案收集力度、豐富檔案資源的基礎上，市檔案館要根據(jù)企業(yè)退休人員的具體職業(yè)，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，比如，建立退休醫(yī)生人事檔案數(shù)據(jù)庫、退休教師人事檔案數(shù)據(jù)庫等等，既可為企業(yè)退休人員查閱利用檔案提供便利，也便于檔案館開展相關專題的檔案編研工作。