人事檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建實踐

汪海英/金華市出入境檢驗檢疫局

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息化技術(shù)被廣泛應用到各項工作之中。隨著人事檔案查閱利用需求的不斷增長，在人事檔案工作中引入基于計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，也成為客觀需要。筆者所在的金華市檢驗檢疫局，人員分為在編行政編制人員、在編事業(yè)編制人員、編外合同工、編外地方事業(yè)人員等4類。按人員屬性分為在崗人員、試用期人員、離退休人員等3類，按職務(wù)性質(zhì)分為公務(wù)員、行政工勤人員、事業(yè)單位管理人員、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員、事業(yè)單位工人、聘用人員等7類。目前市檢驗檢疫局檔案利用內(nèi)容包括為組織人事工作提供憑證，以及為職工辦理落戶、社保、公證等出具相關(guān)證明?？梢哉f，人員組成十分非常復雜，檔案利用工作十分繁重。然而，一直以來市檢驗檢疫局人事檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的工作方式方法，工作效率十分低下，難以滿足當前對人事檔案利用的需求。因此開發(fā)人事檔案信息化系統(tǒng)，提高人事檔案管理工作的效率、實現(xiàn)檔案資源的共享、探索符合本單位實際需求的檔案信息化建設(shè)之路，具有很強的現(xiàn)實意義。

1 明確系統(tǒng)整體架構(gòu)

構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)，必須明確系統(tǒng)的整體架構(gòu)。市檢驗檢疫局在經(jīng)過調(diào)研的基礎(chǔ)上，明確在目前通用的人事工作系統(tǒng)與薪酬軟件開發(fā)的平臺基礎(chǔ)上開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)，并明確系統(tǒng)設(shè)計采用模塊化形式，包括檔案瀏覽、檔案更新、檔案查詢、檔案維護、檔案統(tǒng)計、檔案輸出及其他自定義操作等模塊；系統(tǒng)應能夠?qū)崿F(xiàn)多種功能，如檔案更新模塊應實現(xiàn)對資料的修改、刪除、添加等功能，檔案查詢模塊應實現(xiàn)精準查詢和模糊查詢功能，檔案統(tǒng)計模塊應實現(xiàn)按照職工文化程度、技術(shù)職稱、政治面貌、工資收入等條件進行相關(guān)設(shè)置的功能，檔案輸出應實現(xiàn)輸出個人檔案、集體檔案、人事卡片、單位名冊等的功能；實現(xiàn)自動生成符合國家質(zhì)檢總局、金華市統(tǒng)計局等部門要求的各類報表功能，等等。

2 建立人事檔案數(shù)據(jù)庫

首先，系統(tǒng)審核人事檔案。審核內(nèi)容包括職工的出生日期、職務(wù)、籍貫、參加工作時間、政治面貌、工作經(jīng)歷、學歷、職稱、資質(zhì)等信息，確保上述信息準確無誤。其次，將經(jīng)過審核的電子人事檔案上傳至系統(tǒng)之中，據(jù)此建立起人事檔案數(shù)據(jù)庫。需要注意的是，在日常工作中，職工很可能因職務(wù)變動、工資調(diào)整、入黨等情況使得人事檔案內(nèi)容發(fā)生變化，這時候就要及時將最新的人事檔案材料上傳至數(shù)據(jù)庫之中，動態(tài)更新數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，確保數(shù)據(jù)庫中檔案信息的準確性。

3 人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應用成效

一方面，提升了人事檔案的利用效率。系統(tǒng)實現(xiàn)了人事檔案的統(tǒng)一管理，有效提升了人事檔案的利用效率。如，可通過系統(tǒng)快速調(diào)閱人事檔案，及時掌握職工的政治表現(xiàn)、工作經(jīng)驗與技術(shù)水平、參加的學習或培訓等情況，為有效開發(fā)利用人力資源提供支撐。再如，在薪酬改革中，可通過系統(tǒng)查詢職工的工資、崗位津補貼、獎金、醫(yī)療包干費、休假補貼等情況，據(jù)此科學制定相關(guān)改革措施，保障職工的個人利益。

另一方面，提高了人事檔案管理的工作效率。第一，系統(tǒng)支持對人事檔案基本信息的增、刪、查、存、轉(zhuǎn)等操作，并具備檔案統(tǒng)計與打印等功能，還能自動生成國家質(zhì)檢總局、金華市統(tǒng)計局等部門要求上交的各類報表，方便快捷；由于實現(xiàn)與人事工作系統(tǒng)的并軌，在開展人事檔案管理工作時可直接從人事工作系統(tǒng)中導入所需的人事信息，簡化了工作程序。第二，系統(tǒng)具備自帶花名冊與登記表、統(tǒng)計圖表輸出、統(tǒng)計分析等強大功能，可以充分利用這些功能對人事檔案進行分析、統(tǒng)計、管理，為單位制定決策、拓展業(yè)務(wù)、維護職工合法權(quán)益等提供數(shù)據(jù)支持。

此外，由于人事檔案工作與人事工作具有較高的關(guān)聯(lián)度，下一步可探索將人事工作系統(tǒng)與人事檔案系統(tǒng)合并成同一個系統(tǒng)，以進一步實現(xiàn)人事資源的共享，降低系統(tǒng)維護成本，提高工作效率，充分發(fā)揮人事檔案的作用。