高校檔案數(shù)字化外包中應(yīng)明確的若干問題

丁 靜/山東建筑大學(xué)

國家檔案局提出了檔案工作“存量數(shù)字化，增量電子化”的思路，在這一背景下，開展高校存量檔案數(shù)字化加工工作，成為高校的一項重要課題。目前，大多數(shù)高校檔案工作具有以下特點：第一，館藏檔案數(shù)量大且增長迅速。其中，館藏檔案數(shù)量大表現(xiàn)為，從館藏結(jié)構(gòu)看，高校檔案館館藏檔案以公文類檔案、教學(xué)類檔案、科研類檔案為主，另外還有財務(wù)類檔案、外事類檔案、設(shè)備類檔案等多種門類的檔案，種類非常豐富，檔案數(shù)量龐大。館藏檔案增長迅速表現(xiàn)為，近十余年來，高校擴招使得校教職工及學(xué)生數(shù)量快速增長，也使得教學(xué)科研工作的蓬勃發(fā)展，在此過程中產(chǎn)生了大量檔案，而高校檔案規(guī)范化管理水平不斷提升，也使得高校檔案數(shù)量快速增長。第二，高校師生及社會對高校檔案的利益需求不斷增長，且有部分檔案利用頻率較高，如，學(xué)生學(xué)籍檔案、考試成績檔案、教師職稱評聘檔案、學(xué)術(shù)論文檔案等，但囿于高校檔案館館藏檔案的數(shù)字化水平低下，檔案利用需求難以滿足，檔案的價值難以發(fā)揮。第三，高校檔案工作資金有限，館庫建設(shè)滯后，檔案保管條件較差，部分檔案甚至瀕臨損毀。

基于以上狀況，高校唯有開展檔案數(shù)字化工作，才能從容應(yīng)對館藏檔案數(shù)量龐大且不斷激增的現(xiàn)狀，才能創(chuàng)新工作模式、提高工作質(zhì)量，滿足高新檔案利用需求、充分發(fā)揮檔案的價值，并保證檔案安全。一般來說，高校檔案館自行開展檔案數(shù)字化工作，往往會存在一些局限，如，缺乏必要的設(shè)施設(shè)備，難以對數(shù)字化工作提供硬件支持；缺乏足夠的工作人員，開展檔案數(shù)字化工作力不從心，等等。針對高校自行開展數(shù)字化工作的局限，部分高校開始效仿政府機關(guān)和企事業(yè)單位，采取數(shù)字化外包模式，將高校檔案數(shù)字化工作外包給有資質(zhì)、有經(jīng)驗的專業(yè)服務(wù)公司。實踐表明，數(shù)字化外包是實現(xiàn)高校檔案館全面數(shù)字化建設(shè)的最便捷、最有效的途徑。當(dāng)然，檔案數(shù)字化外包過程中也存在風(fēng)險，檔案實體安全和檔案信息安全都存在一定隱患。為確保高校檔案數(shù)字化外包工作優(yōu)質(zhì)高效，保證高校檔案實體與信息的絕對安全，必須明確數(shù)字化外包過程中的若干重點問題。

1 明確安全管理原則和關(guān)鍵過程節(jié)點

高校數(shù)字化外包中的安全管理原則是“安全第一、預(yù)防為主”；數(shù)字化外包流程中的關(guān)鍵過程節(jié)點，主要包括：檔案提卷、登記、檢查、拆卷、組卷、整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、掃描數(shù)據(jù)質(zhì)檢、修改、二次質(zhì)檢、著錄標引、打印目錄、裝訂（裝盒）、歸還、登記、歸檔、備份、抽檢，等等。

2 明確數(shù)字化外包各流程中的具體工作

2.1 前期準備工作

第一，高校要成立由校領(lǐng)導(dǎo)參加的數(shù)字化外包管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管部門、人員以及各自的職責(zé)，并根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，結(jié)合自身實際制定詳盡的管理制度和安全操作規(guī)程。第二，根據(jù)高校檔案館館藏檔案的內(nèi)容、類別、利用方向等要素進行鑒定劃控，如果館藏檔案數(shù)量較大，需分期分批進行數(shù)字化外包的時，還要確定數(shù)字化的先后順序，對于查閱次數(shù)多、利用頻率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，如高校學(xué)生成績冊、招生錄取名冊檔案、教師職稱評聘檔案等；另外，有較高保存價值和珍貴歷史意義的檔案，例如高校建校初期珍貴的紙質(zhì)文件、書信以及征集或受贈的名人字畫等，這一類檔案往往年代久遠，案卷保存情況不盡如人意，應(yīng)該盡早進行數(shù)字化，這樣既方便查閱利用，又能保護珍貴的檔案原件。另外，對于不適于外包的檔案，還是應(yīng)自行數(shù)字化。第三，通過招標的方式，謹慎選擇外包公司。目前，提供檔案數(shù)字化外包服務(wù)的公司良莠不齊，一般來說外包公司的經(jīng)驗、實力、效率、可靠性是決定檔案數(shù)字化加工成果質(zhì)量的重要因素，這就要求高校在選擇時做好調(diào)研工作，對公司的背景、資質(zhì)、工作人員情況做深入了解，并通過招標的方式選擇外包公司，避免外包工作中出現(xiàn)問題。第四，簽訂合同及保密協(xié)議。在合同條款中應(yīng)明確需數(shù)字化檔案的數(shù)量、質(zhì)量、承包方式、完成時間、驗收標準等，同時高校要與外包公司簽訂保密協(xié)定，明確規(guī)定公司應(yīng)履行的保密義務(wù)，如，不得復(fù)制、留存、持有和使用檔案館館藏的任何檔案信息，違者要承擔(dān)法律責(zé)任并受到經(jīng)濟制裁。另外，高校應(yīng)要求外包公司與其聘用的員工簽訂相關(guān)保密協(xié)議，并對員工進行安全保密教育。

2.2 實施階段

高校應(yīng)為數(shù)字化外包工作提供獨立、封閉的場所，場所應(yīng)滿足防火、防潮、防盜、防污染（包括紫外線、有害生物、空氣等）等基本條件，同時要在場所內(nèi)安裝無死角、不間斷的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保所有被數(shù)字化的檔案從提卷清點階段到歸還登記階段都在視頻監(jiān)控之下，且視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)應(yīng)保存6個月以上，并定期檢查。同時，所有的工作人員都應(yīng)著工作服并佩戴明顯的胸牌，出入工作區(qū)域應(yīng)進行登記。具體還應(yīng)明確如下事項：第一，數(shù)字化加工現(xiàn)場應(yīng)采用“流水線”式設(shè)計，將工作區(qū)域劃清界限并明確標識。第二，數(shù)字化加工場所應(yīng)配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具，正在進行的數(shù)字化加工檔案必須每天統(tǒng)一入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。第三，數(shù)字化過程中檔案應(yīng)擺放整齊，高校應(yīng)派專人負責(zé)巡查檔案拆卷、掃描等工作過程，并要求外包人員在工作完成后按照原先順序擺放檔案，避免損壞或遺失檔案；如在拆卷過程中發(fā)生檔案損壞或在數(shù)字化結(jié)束后發(fā)生檔案遺失現(xiàn)象，必須如實登記、賠償損失，并嚴肅追究責(zé)任。還要明確數(shù)字化工作結(jié)束后檔案清點過程中的相關(guān)工作，包括辦理清點交接登記手續(xù)，簽署詳盡的交接日志；逐卷、逐件清點，珍貴檔案應(yīng)逐頁清點。

關(guān)于數(shù)字化加工的設(shè)備、數(shù)據(jù)載體、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等，應(yīng)明確如下要點：第一，檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲介質(zhì)應(yīng)由專人負責(zé)保管，并登記其使用情況，如遇故障不能擅自修理，應(yīng)由指定人員進行維修。第二，采用技術(shù)手段封閉數(shù)字化加工設(shè)備不必要的信息輸出端口。第三，數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)實施物理隔離，并禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設(shè)備；進入數(shù)字化加工區(qū)域的所有工作人員禁止攜帶手機、相機等設(shè)備。第四，防范數(shù)字化外包過程中的外部安全隱患，在掛接數(shù)據(jù)庫的過程中要注意防范病毒、木馬的侵入，并及時升級病毒查殺軟件。

2.3 移交查驗階段

檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，即進入移交查驗階段。首先，高校應(yīng)組織專人對外包公司使用的設(shè)備、存儲介質(zhì)等進行仔細檢查，確保其中沒有留存檔案信息，另外硬盤等移動存儲設(shè)備應(yīng)移交高校檔案館，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。其次，外包公司應(yīng)將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、流轉(zhuǎn)單、登記表等原始記錄材料移交高校檔案館保存，并就數(shù)字檔案的安全性接受高校檔案館的專項驗收。最后，高校檔案館要把數(shù)字化外包加工過程中形成的材料收集起來，建立起體系完善的項目檔案，并按照項目檔案的整理規(guī)范進行整理歸檔。

3 明確幾點注意事項

第一，要強化工作人員的安全意識?？梢哉f，在影響檔案安全的各種因素中，工作人員安全意識的強弱是極為重要的因素，如果工作人員具有極強的安全意識，那么檔案安全必然可以得到保證；如果工作人員缺乏安全意識、工作中多有疏忽，那么檔案安全將無法得到保障。在工作中，許多檔案安全事故的發(fā)生，即源于工作人員缺乏必要的安全意識，源于工作人員對于檔案安全工作的認識不到位、思想不重視，并且疏于防范。因此，高校檔案數(shù)字化外包的過程中，必須強化工作人員的安全意識，既要強化高校檔案館工作人員的安全意識，更要強化外包公司聘用人員的安全意識，確保檔案安全萬無一失。

第二，要編制安全管理制度。要根據(jù)數(shù)字化工作各個階段的關(guān)鍵節(jié)點，制定詳細的操作規(guī)程，重點是圍繞檔案實體流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)建立流程單，流程單應(yīng)實現(xiàn)與檔案實體的同步流轉(zhuǎn)。需要注意的是，安全管理制度既要涉及檔案實體、存儲介質(zhì)等的實體安全管理，也要重視檔案信息傳遞過程中的安全管理。

第三，要依托信息技術(shù)保障檔案安全。依托當(dāng)前較為完善的信息技術(shù)建立起防控體系，切實保障檔案的安全，在當(dāng)前具有較強的可行性。隨著檔案數(shù)字化工作相關(guān)標準制定、規(guī)范出臺以及規(guī)章制度建立，服務(wù)于檔案數(shù)字化安全建設(shè)的軟件迅速發(fā)展，高校應(yīng)根據(jù)自身情況，本著“服務(wù)現(xiàn)在，著眼未來”的原則，建立符合本校實際、技術(shù)先進過硬的檔案安全信息化防控系統(tǒng)，打牢檔案安全之基，推動高校檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。