制訂檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理規(guī)范初探

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。規(guī)范是明文規(guī)定或約定俗成的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)規(guī)定人們的社會(huì)活動(dòng)具有積極的意義。檔案社會(huì)服務(wù)作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)體制改革和政治體制改革的產(chǎn)物，作為檔案事業(yè)新的發(fā)展領(lǐng)域，如何健康發(fā)展，是一項(xiàng)新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。而制訂檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理規(guī)范，正是應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)的一項(xiàng)重要舉措。

1 制訂檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理規(guī)范的必要性

1.1 檔案服務(wù)市場(chǎng)化的需要

計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代，檔案工作主要是由檔案館和檔案室承擔(dān)的。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的興起，上世紀(jì)90年代，檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)出現(xiàn)了。1990年1月杭州市成立了全國(guó)首家集體所有制的檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)——杭州市檔案技術(shù)咨詢服務(wù)部，1992年浙江建德、湖州兩市相繼成立檔案事務(wù)所，1992年6月沈陽(yáng)成立了檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，1993年浙江省檔案局創(chuàng)建了全國(guó)最早的省級(jí)國(guó)有檔案咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)——浙江省檔案事務(wù)所，1993年上海市檔案局成立了上海檔案咨詢服務(wù)中心，1998年深圳市檔案局成立了檔案寄存中心。這些中介機(jī)構(gòu)雖然都由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)設(shè)立，但已具有了市場(chǎng)的因素，能夠?yàn)樯鐣?huì)提供檔案咨詢、檔案人員培訓(xùn)、檔案裝具配置等服務(wù)。近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)體制改革和政治體制改革的深化，官辦檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)陸續(xù)與檔案行政管理部門(mén)脫鉤，一大批獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧的民營(yíng)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)異軍突起?，F(xiàn)據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，浙江省經(jīng)工商部門(mén)注冊(cè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)共計(jì)600余家，并且有越來(lái)越多的科技信息技術(shù)公司也看好這個(gè)市場(chǎng)，正在拓展檔案社會(huì)服務(wù)業(yè)務(wù)。目前，我國(guó)檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)已具有較大的市場(chǎng)規(guī)模，行業(yè)發(fā)展駛?cè)肓丝燔?chē)道。當(dāng)今社會(huì)存在眾多的檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，如何進(jìn)行規(guī)范化運(yùn)作是亟待解決的問(wèn)題，市場(chǎng)呼喚管理規(guī)范的出臺(tái)。2014年中辦、國(guó)辦印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，對(duì)規(guī)范和支持檔案中介機(jī)構(gòu)提出了明確要求。制定檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理規(guī)范是時(shí)代的需要，而檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)26年的實(shí)踐探索也為規(guī)范的形成奠定了基礎(chǔ)。

1.2 檔案社會(huì)服務(wù)科學(xué)化的需要

檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)不僅僅需要向社會(huì)提供服務(wù)產(chǎn)品，而且需要提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。目前，有不少檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)自身的性質(zhì)和基本功能缺乏科學(xué)認(rèn)識(shí)，檔案社會(huì)服務(wù)的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)定，按經(jīng)驗(yàn)辦事而不是按科學(xué)流程辦事、工作方法和技術(shù)手段落后等情況還普遍存在，這些都影響合規(guī)性優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品的生成。必須要制訂和落實(shí)檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理規(guī)范，促進(jìn)檔案社會(huì)服務(wù)的規(guī)范性科學(xué)化。曾經(jīng)有一家大型企業(yè)決定對(duì)歷年檔案全部整理并進(jìn)行數(shù)字化，邀請(qǐng)三家中介公司進(jìn)行調(diào)研，統(tǒng)計(jì)工作量并報(bào)價(jià)，結(jié)果三家中介公司有按“頁(yè)數(shù)”報(bào)的，有按“卷”報(bào)的，也有按“公分”報(bào)的，導(dǎo)致報(bào)價(jià)無(wú)法比較，企業(yè)老總感嘆地說(shuō)，你們?cè)趺催B計(jì)量單位的標(biāo)準(zhǔn)都搞不清，太不規(guī)范了。

1.3 檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)自律的需要

在檔案社會(huì)服務(wù)行業(yè)快速發(fā)展的今天，檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)面臨著同行業(yè)的激烈競(jìng)爭(zhēng)。1990年美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家普拉哈拉（C．K．Prahalad）和哈默爾（Gary Hamel）在論文《公司核心競(jìng)爭(zhēng)能力》中提出：企業(yè)要贏得持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和獲得長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展，依賴(lài)于企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的構(gòu)建和培育，企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力能為企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中創(chuàng)造主動(dòng)權(quán)。檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)核心競(jìng)爭(zhēng)力形成的前提條件是機(jī)構(gòu)本身要實(shí)現(xiàn)全面自律，建立有效的營(yíng)運(yùn)系統(tǒng)、價(jià)格體系，明確服務(wù)人員的資格和能力條件，開(kāi)展規(guī)范化運(yùn)作。從目前已經(jīng)出臺(tái)的有關(guān)法規(guī)來(lái)看，雖陸續(xù)出臺(tái)了《浙江省物價(jià)局 浙江省檔案局關(guān)于規(guī)范檔案服務(wù)收費(fèi)的通知》《浙江省檔案中介服務(wù)管理辦法》等文件，但針對(duì)具體的、關(guān)鍵的檔案社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目的組織、管理、控制的方法和計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)都沒(méi)有涉及到，也沒(méi)有適應(yīng)新形勢(shì)、新要求的工作規(guī)范。由此造成的后果是，為了進(jìn)入市場(chǎng)，有些企業(yè)采用惡性的低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)，爭(zhēng)取市場(chǎng)份額，這十分不利于市場(chǎng)的培育，也會(huì)給客戶帶來(lái)巨大損失。

2 檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理規(guī)范內(nèi)容的設(shè)置

2.1 設(shè)置原則

一是合理性原則。規(guī)范設(shè)置的內(nèi)容項(xiàng)目要符合現(xiàn)實(shí)需要，具體內(nèi)容要科學(xué)合理。比如檔案服務(wù)計(jì)量方式就是需要規(guī)范的一項(xiàng)重要內(nèi)容，由于檔案社會(huì)服務(wù)內(nèi)容具有多樣性，因此在具體計(jì)量過(guò)程中就不宜統(tǒng)一采用“件”或“卷”作為計(jì)量單位，而是需要在做出“一般規(guī)定”的基礎(chǔ)上分門(mén)別類(lèi)地規(guī)定計(jì)量方式，如，電子文件采集服務(wù)計(jì)量可按采集的電子文件件數(shù)計(jì)量，文檔系統(tǒng)集成服務(wù)計(jì)量可按需開(kāi)發(fā)的功能模塊數(shù)量計(jì)量，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工計(jì)量，若是檔案信息著錄可按條目數(shù)計(jì)量，若是全文掃描則可按A4幅面的頁(yè)數(shù)計(jì)量。

二是全面性原則。規(guī)范的架構(gòu)要具有完整性，應(yīng)涵蓋檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理過(guò)程中涉及的各項(xiàng)內(nèi)容，比如檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)和人員、檔案社會(huì)服務(wù)的內(nèi)容、檔案社會(huì)服務(wù)計(jì)量方式、檔案社會(huì)服務(wù)流程、檔案社會(huì)服務(wù)管理方式等。

三是前瞻性原則。規(guī)范的具體內(nèi)容應(yīng)適應(yīng)未來(lái)發(fā)展的需要，在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)能夠起到作用。如，檔案社會(huì)服務(wù)管理方式可以引用ISO9000的管理理念，采用項(xiàng)目管理方式，并就項(xiàng)目管理過(guò)程中涉及的項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目公司（部、組）的組建、項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理等做出規(guī)定。

2.2 基本架構(gòu)

依據(jù)檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理規(guī)范內(nèi)容的設(shè)置原則以及有關(guān)規(guī)定，檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理規(guī)范可以由以下幾部分組成：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義、總則、檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)和人員、檔案服務(wù)的內(nèi)容與計(jì)量、項(xiàng)目管理、檔案服務(wù)流程、糾紛調(diào)解方式。

確定專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，可以先應(yīng)用現(xiàn)有或類(lèi)似的術(shù)語(yǔ)，再將實(shí)踐中產(chǎn)生的大家公認(rèn)的用詞加以規(guī)范，轉(zhuǎn)化為專(zhuān)用名詞作為術(shù)語(yǔ)?？蓪n案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)劃分為大、中、小檔次，明確各檔次需要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，為各類(lèi)機(jī)構(gòu)提供明確的發(fā)展方向。同時(shí)，可根據(jù)檔案社會(huì)服務(wù)的專(zhuān)業(yè)性提出能力評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)檔案保密、機(jī)要性的要求提出確認(rèn)社會(huì)服務(wù)人員保密資格的規(guī)范，以指導(dǎo)各檔次的檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)配備相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)人員，并為他們提供上升空間，以調(diào)動(dòng)其工作積極性。

計(jì)量單位規(guī)范與否直接關(guān)系到社會(huì)服務(wù)質(zhì)量，關(guān)系到科學(xué)價(jià)格體系的建立。總結(jié)、規(guī)范實(shí)踐中形成的計(jì)量方法，可以設(shè)計(jì)通用的計(jì)量方式，并在此基礎(chǔ)上針對(duì)各類(lèi)型服務(wù)項(xiàng)目特點(diǎn)制訂相應(yīng)的項(xiàng)目計(jì)量方法，從而指導(dǎo)各類(lèi)檔案服務(wù)計(jì)量工作的開(kāi)展。

結(jié)合檔案社會(huì)服務(wù)特點(diǎn)，建立檔案社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目管理的規(guī)范，主要包括實(shí)行項(xiàng)目管理，執(zhí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，規(guī)定項(xiàng)目公司（部、組）的組成，明確項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、成本、檔案安全保密、職業(yè)安全健康、合同、設(shè)備設(shè)施管理等的要求，明確檔案社會(huì)服務(wù)的原則流程。

開(kāi)展檔案社會(huì)服務(wù)工作的過(guò)程中，難免發(fā)生摩擦甚至產(chǎn)生糾紛。為了及時(shí)解決問(wèn)題，維護(hù)服務(wù)雙方的權(quán)益，要有調(diào)解檔案社會(huì)服務(wù)糾紛的方法，要有合同、協(xié)議等具有法律效用的文書(shū)或補(bǔ)充約束的文書(shū)，以有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 工作步驟

一是調(diào)研。收集有關(guān)法規(guī)政策和市場(chǎng)信息，總結(jié)檔案社會(huì)服務(wù)規(guī)范化進(jìn)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，尋找相關(guān)的理論支持。調(diào)研目的就是要搞清需求，找到制訂規(guī)范的理論依據(jù)、法規(guī)依據(jù)和實(shí)踐依據(jù)，《浙江省社會(huì)中介機(jī)構(gòu)管理辦法》《浙江省檔案中介服務(wù)管理辦法》等有關(guān)規(guī)范性文件對(duì)制訂檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理規(guī)范具有重要的參考價(jià)值。

二是起草。成立規(guī)范起草小組，抽調(diào)檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)骨干，特聘相關(guān)專(zhuān)家作指導(dǎo)，在調(diào)研和充分討論的基礎(chǔ)上，按制訂規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)格式起草，形成檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理規(guī)范的初稿。

三是核改。組織檔案行政機(jī)關(guān)法規(guī)專(zhuān)家、高等院校檔案學(xué)權(quán)威、ISO體系認(rèn)證資深評(píng)審員，以及其他相關(guān)的專(zhuān)家召開(kāi)評(píng)審研討會(huì)，對(duì)初稿進(jìn)行審核，并按照審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。

四是定稿。將最終確定的規(guī)范文本轉(zhuǎn)化為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或地方標(biāo)準(zhǔn)，用以指導(dǎo)實(shí)踐。例如，近幾年杭州遠(yuǎn)大檔案技術(shù)有限公司于2012年制訂了企標(biāo)《檔案中介服務(wù)規(guī)范》，研究出適用于檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)的管理模式、操作方法，并在實(shí)踐中加以運(yùn)用。企標(biāo)定義了每一項(xiàng)服務(wù)為一個(gè)服務(wù)產(chǎn)品，通過(guò)流程管理記錄表單，制定了流程管理制度，建立了質(zhì)量、進(jìn)度控制機(jī)制，實(shí)行了項(xiàng)目管理，從項(xiàng)目策劃、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)、成本核算、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)計(jì)、資源配置、質(zhì)量進(jìn)度控制、安全保密、竣工驗(yàn)收到成果歸檔都實(shí)行了標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、合規(guī)化操作，提高了服務(wù)效率與質(zhì)量。企標(biāo)執(zhí)行后，在同樣的條件下，公司承擔(dān)業(yè)務(wù)的能力得到提高，產(chǎn)值成倍增長(zhǎng)，人均工資也相應(yīng)提高；同時(shí)一批青年業(yè)務(wù)骨干快速成長(zhǎng)起來(lái)，成為公司中堅(jiān)力量。此外，企標(biāo)的制訂和落實(shí)還改善了公司的形象、提升了公司的地位。

總之，制訂檔案社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)管理規(guī)范，有利于檔案社會(huì)服務(wù)的市場(chǎng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，有利于提高檔案社會(huì)服務(wù)行業(yè)的整體水平，進(jìn)而促進(jìn)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。