美國密歇根州檔案館電子文件云存儲研究與啟示

云計算技術(shù)是近年來興起的一項熱門新技術(shù)，它在成本、效率和數(shù)據(jù)處理能力方面的優(yōu)越性使其很快受到各專業(yè)領(lǐng)域的關(guān)注，并在眾多領(lǐng)域得到積極應(yīng)用。但隨著2013年以來大數(shù)據(jù)概念的強(qiáng)勢介入，云計算在檔案學(xué)界的討論熱度有所降低。本文對美國密歇根州檔案館電子文件云存儲實踐進(jìn)行研究，有助于更為理性地看待云計算在檔案管理工作中的實際應(yīng)用，避免對熱點的盲從和曲解。

1 密歇根州檔案館電子文件管理歷程與現(xiàn)狀

美國密歇根州檔案館成立于1913年，其主要職能是保存密歇根州政府及其他公共機(jī)構(gòu)的文件，也接收部分私人機(jī)構(gòu)和個人的文件。密歇根州檔案館最早的館藏可追溯至1792年，目前擁有超過八千萬件來自州及地方政府或私人機(jī)構(gòu)的文件、三十萬份照片、五十萬份地圖和大量視頻音像檔案[1]。隨著電子文件的出現(xiàn)和大量產(chǎn)生，密歇根州檔案館意識到對電子文件保存的重要性，于1977年開始對電子文件管理進(jìn)行探索，于1986年至1994年間完成相關(guān)咨詢報告，1996年開始設(shè)立電子文件檔案管理員（ER Archivist）職位。之后數(shù)年間，密歇根州檔案館相繼開展了一系列針對電子文件管理的研究計劃，以應(yīng)對電子文件對檔案管理工作帶來的全新挑戰(zhàn)。這些計劃分別為1999年的文件管理領(lǐng)航計劃（Records Management Application Pilot Project, RMA）、2001年的電子文件保存計劃（Preserving Electronic Records Stored in a RMA, PERM）、2003年的持久檔案測試項目（Persistent Archives Testbed, PAT），以及2008年的分布式保管的檔案保存環(huán)境項目（Distributed Custodial Archival Preservation Environments, DCAPE）[2]。密歇根州檔案館于2012年與英國的Tessella公司合作，選擇該公司的Preservica服務(wù)進(jìn)行電子文件云存儲。

Preservica是一項由Tessella公司提供的云產(chǎn)品，能夠確保數(shù)字內(nèi)容的長期安全和可用。Preservica是Tessella公司“保險箱”技術(shù)（Safety Deposit Box,SDB）與亞馬遜網(wǎng)絡(luò)服務(wù)（Amazon Web Services）相結(jié)合的產(chǎn)物[3]，且在標(biāo)準(zhǔn)上遵從OAIS模型與ISO標(biāo)準(zhǔn)。這一項目的部署使密歇根州檔案館成為美國第一個實踐OAIS與ISO標(biāo)準(zhǔn)下云服務(wù)的州檔案館[4]。因此，密歇根州的電子文件云存儲實踐也成為檔案管理史上一次具有里程碑意義的探索。

2 密歇根州檔案館電子文件云存儲實踐經(jīng)驗

2.1 準(zhǔn)確的需求定位

密歇根州檔案館電子文件云存儲實踐的成功得益于多方面因素，其中最重要的莫過于對自身電子文件管理需求的準(zhǔn)確定位以及檔案工作者和相關(guān)部門的反復(fù)探索與長期研究。密歇根州文件檔案管理員Caryn Wojcik指出：“正是由于我們在需求和目標(biāo)定位方面付出了大量精力，我們在發(fā)現(xiàn)Preservica之初，就堅信它就是我們想要的”[5]。Caryn Wojcik一上任，就面臨來自硬件和技術(shù)方面的兩大難題?！笆紫仁羌热鄙倌軌蛑С治募鎯π枨蟮碾娔X系統(tǒng)或數(shù)據(jù)中心，也沒有足夠的預(yù)算來實現(xiàn)它們；其次是州政府不打算雇傭?qū)ｉT的程序員來定制一個昂貴的解決方案?！盵6]經(jīng)過長時間的研究和探索，密歇根州檔案館最終將其功能需求概括為：一是遵從ISO標(biāo)準(zhǔn)；二是可負(fù)擔(dān)得起；三是可以在沒有內(nèi)部IT支持下運(yùn)行和維護(hù)，且工作人員操作不需要專業(yè)技術(shù)；四是具有安全的備份和災(zāi)難恢復(fù)手段；五是擁有自動化的攝?。╥ngestion）、保存（preservation）和傳播（dissemination）過程；最后是擁有針對文件和元數(shù)據(jù)的退出策略（Exit Strategy）[7]。

而Tessella公司針對“小型”機(jī)構(gòu)（“Smaller”Institutions）給出的電子文件管理解決方案Preservica，恰好滿足了密歇根州檔案館的功能需求。它不僅擁有自動化的工作流，遵從OAIS與ISO標(biāo)準(zhǔn)，其基于云端的系統(tǒng)設(shè)計也滿足了密歇根州檔案館“不需要購買軟硬件，不需要專業(yè)IT人員，減少開支”的需求，兩者可謂是一拍即合。

2.2 開放的商業(yè)合作

預(yù)算有限也許是密歇根州檔案館選擇云存儲的一大決定因素，而以低廉的價格提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)正是云存儲相較于其他存儲選擇的一大優(yōu)勢，因此密歇根州檔案館沒有選擇自行研發(fā)，而是直接選擇了成熟的商業(yè)化云產(chǎn)品，進(jìn)行開放的商業(yè)合作。密歇根州檔案館選擇的Tessella公司是一家在數(shù)字保存方案、技術(shù)、咨詢和研究方面具有世界領(lǐng)先水平的國際化大公司，公司的客戶遍及三大洲九大國家，包括英國國家檔案館、荷蘭國家檔案館、澳大利亞國家圖書館等公共文化機(jī)構(gòu)。公司能夠針對不同類型和不同需求的機(jī)構(gòu)，量體裁衣地制定出不同的數(shù)字保存方案，而這些方案背后則是Tessella公司專業(yè)的技術(shù)支持。

通過與Tessella公司合作，密歇根州檔案館不僅節(jié)約了在電子文件管理和保存方面的硬件和人力投入，削減了開支，同時在云技術(shù)的支持下，檔案館可以將存儲在云端的大量電子文件投至線上直接提供利用，方便檔案利用者利用檔案。更為重要的是，在Tessella公司專業(yè)技術(shù)的支持下，電子文件管理中最令人頭疼的遷移問題將迎刃而解，存儲在云端的電子文件也將不再擔(dān)心載體和格式失效的問題，Tessella公司會以專門技術(shù)保障云端文件不會因格式和技術(shù)問題失效，并定期對其進(jìn)行維護(hù)和更新。進(jìn)一步而言，“使用云也給了行政人員在存儲數(shù)據(jù)格式上更靈活的選擇，因為目前州政府大多數(shù)電子文件的格式都與歸檔數(shù)據(jù)要求相?！盵8]?？梢哉f實現(xiàn)這樣的商業(yè)化合作是非常明智的選擇。

2.3 積極的配合措施

云存儲雖然幫助密歇根州解決了電子文件管理過程中的不少問題，但并非所有問題都能得到解決。一方面，正如Wojcik所言“我們?nèi)晕刺幱谝粋€萬物電子化的時代”[9]，大量的檔案文件，特別是開放的歷史檔案文件仍處于非數(shù)字化狀態(tài)。因此檔案館指出，除了現(xiàn)存云端可供利用的電子文件以外，“在研究者需要的情況下，檔案工作者將會對立法會議的核式錄音進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，以便提供利用”[10]。而選擇合適的傳統(tǒng)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)化并存儲于云端開放的在線環(huán)境，是檔案館責(zé)無旁貸的重任，必須謹(jǐn)慎對待。對此，密歇根檔案館實行逐件分析的方法確保工作質(zhì)量。

另一方面，云計算為密歇根州檔案館帶來的不僅僅是強(qiáng)大的存儲功能和價廉物美的技術(shù)支持，更重要的是其作為一個全新的電子文件管理系統(tǒng)，是內(nèi)嵌于檔案館整個電子文件管理工作過程中的一個環(huán)節(jié)。因此，圍繞云技術(shù)重新構(gòu)建一個工作流以配合技術(shù)應(yīng)用也是必不可少的。為此密歇根州檔案館構(gòu)建了多達(dá)十五個環(huán)節(jié)，細(xì)節(jié)完善的電子文件保存工作流程，確保新技術(shù)能夠順利與實踐工作相融合。

3 密歇根州檔案館電子文件云存儲的啟示

3.1 云計算是手段不是目的

云計算作為一種“價廉物美”且高效優(yōu)質(zhì)的新技術(shù)，與檔案工作結(jié)合，應(yīng)用于檔案與電子文件的日常管理和利用工作中，是順理成章的事。但或許是云計算過于出色的效率和過于強(qiáng)大的能力吸引了研究者太多的注意，使得研究的思路往往從云計算本身出發(fā)，關(guān)注云計算“能干什么”“能實現(xiàn)什么”“能改變什么”，圍繞云計算的強(qiáng)大功能，構(gòu)建起檔案工作在云環(huán)境下的全新模式和方法。在這樣的思路中，組織機(jī)構(gòu)本身的需求和目標(biāo)往往最易被忽略。不同類型、不同規(guī)模的機(jī)構(gòu)和組織，面對電子文件管理等數(shù)字時代的新挑戰(zhàn)，產(chǎn)生的需求和欲實現(xiàn)的目標(biāo)不盡相同。那些拋開了對機(jī)構(gòu)本身的需求和目標(biāo)進(jìn)行詳細(xì)分析，而直接從云計算本身的功能出發(fā)憑空構(gòu)建出的云方案，其在實踐工作中的適應(yīng)性不得而知。

密歇根州檔案館云存儲實踐的成功之處，正是其從自身需求和目標(biāo)出發(fā)尋求方案的解決之道。實踐云計算并不是密歇根州檔案館的目標(biāo)，云計算只是其解決當(dāng)前問題的一種有效手段，是眾多方案中一個最優(yōu)而非必須的選擇。密歇根州檔案館的選擇是建立在其對自身的長期需求與目標(biāo)定位的研究之上的，與其一直以來的電子文件管理實踐探索一脈相承。無論云計算技術(shù)的功能如何強(qiáng)大，能實現(xiàn)怎樣的工作，其本質(zhì)仍然只是解決問題的一種手段。因而只有先分析自身的問題和需求，才能對手段進(jìn)行選擇和應(yīng)用，反之則無法充分發(fā)揮云計算本身的強(qiáng)大能力。

3.2 云計算是技術(shù)更是服務(wù)

云計算作為一個全新的概念，對其含義的認(rèn)知五花八門，其中技術(shù)層面的含義更為人們關(guān)注和熟知。從技術(shù)角度出發(fā)，可以將云計算定義為：“利用大量計算節(jié)點構(gòu)成的可動態(tài)調(diào)整的虛擬化計算資源，通過并行化和分布式計算技術(shù)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)質(zhì)量可控的大數(shù)據(jù)處理的計算模式。”[11]這些充斥著專業(yè)術(shù)語的云計算定義，往往令沒有計算機(jī)學(xué)科背景的研究者望而生畏。一方面，艱澀的技術(shù)難題似乎層出不窮，如“云存儲的安全問題”“資源的調(diào)度問題”等等一系列問題擺在眼前；另一方面，專業(yè)的技術(shù)名詞常常被誤讀和曲解。從該角度看待云計算，它所帶來的問題似乎要比它能解決的問題還要多。

密歇根州檔案館實踐云存儲的過程，帶給我們研究問題的新的角度，即云計算作為一個概念，并不僅僅只是技術(shù)上的革新，更是一種全新的服務(wù)理念。云計算概念的誕生與IT界傳統(tǒng)的“電廠模式”密不可分，“電廠模式是利用電廠的規(guī)模效應(yīng)來降低電力的價格，并讓用戶使用起來更方便，且無需維護(hù)和購買任何發(fā)電設(shè)備”[12]?！鞍葱璺?wù)”是云計算最大的特色之一，其本意就是要讓云計算的用戶像使用水、電、煤氣那樣以按需付費的方式使用計算資源，直接享受服務(wù)，無需對每一個技術(shù)環(huán)節(jié)都親力親為。

密歇根州檔案館選擇Tessella公司，充分發(fā)揮了其專業(yè)的技術(shù)優(yōu)勢，將傳統(tǒng)的技術(shù)難題如電子文件的遷移備份等等都直接交由對方解決和支持。而Preservica本身即是由Tessella公司提供的一款“軟件即服務(wù)”（Softwareas-a-Service）的服務(wù)產(chǎn)品。

3.3 云計算是希望而非神話

通過對云計算的應(yīng)用，密歇根檔案館成功解決了其在電子文件和數(shù)字資源管理過程中遇到的棘手問題。可見，云計算的確是一款優(yōu)良的問題解決工具，它的出現(xiàn)為解決當(dāng)前電子文件管理工作中的頑癥帶來了希望。盡管如此，密歇根州檔案館在實踐云存儲過程中積極的配合措施提醒我們，云計算雖然擁有強(qiáng)大的功能和效率，但并非萬能。

云計算為許多問題的解決帶來希望，但它不是神話，無法解決所有的疑難雜癥。作為一種技術(shù)和服務(wù)模式，云計算功能的發(fā)揮依賴于其運(yùn)行的環(huán)境、組織和應(yīng)用者。只有如密歇根州檔案館一樣，清醒地認(rèn)識到云計算的局限性，在應(yīng)用新技術(shù)的同時輔以積極的配合措施，才能真正使其發(fā)揮云計算應(yīng)有的作用。而我們在現(xiàn)有研究中對云計算進(jìn)行的種種設(shè)想，實際上都不是單單依靠云計算就能夠完成的，仍然需要一定的前提條件和配合措施。云計算能夠?qū)崿F(xiàn)資源的整合與共享，前提是現(xiàn)有檔案管理體制能夠打破藩籬，允許不同系統(tǒng)和地區(qū)的資源實現(xiàn)共享互通；云計算能夠?qū)崿F(xiàn)資源的海量存儲和在線的大規(guī)模利用，前提是檔案資源的解密、開放和數(shù)字化工作能夠大規(guī)模地開展；云計算能夠幫助實現(xiàn)電子文件的高效管控，前提是擁有配套的工作流程和明確的職責(zé)分工。

技術(shù)的變革并非僅僅只改變技術(shù)，同時也期待著思維與方法的變革。如何借鑒密歇根州檔案館的成功案例，在部署云計算方案的同時對現(xiàn)有的工作和體制做出相應(yīng)的改變，是未來研究云計算應(yīng)用的過程中必須思考的問題。

4 結(jié)語

面對信息技術(shù)飛速發(fā)展所帶來的電子文件管理挑戰(zhàn)，密歇根州檔案館大膽地嘗試采用云計算技術(shù)進(jìn)行應(yīng)對，并取得不錯的效果。但是，密歇根州檔案館的成功并非偶然，而是建立在其對自身需求的準(zhǔn)確把握和對云計算技術(shù)清醒認(rèn)識之上的。隨著對云計算研究的不斷深入，我們應(yīng)當(dāng)避免盲從熱點，以更加冷靜的態(tài)度和更為積極的視角看待云計算可能帶來的工作變革。在對成功的國外案例進(jìn)行借鑒時，不僅要看到相關(guān)機(jī)構(gòu)對先進(jìn)技術(shù)的大膽應(yīng)用，更要關(guān)注其在技術(shù)以外做出的努力和探索。只有這樣，才能冷靜而理智地將云計算這一高新科技切實地運(yùn)用于電子文件的管理和檔案工作的日常實踐中，使其真正成為推動檔案工作實現(xiàn)信息化、智能化的有效助力。

注釋與參考文獻(xiàn)：

[1]About the Archives of Michigan[EB/OL].[2016-01-29].http://www.michigan.gov/mhc/0,4726,7-282-61083-332218--,00.html.

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[4][5][6]John Breeden.Forever accessible archives?Michigan moves its records to the cloud[EB/OL].[2016-01-29].https://gcn.com/articles/2014/03/05/michiganarchives.aspx.

[8]Sean Shado.Michigan Moves Historical Archives into the Cloud[EB/OL].[2016-01-29].http://www.cloudwedge.com/2014-michigan-moves-historicalarchives-into-the-cloud/.

[9][10]Michigan moves digital archive records to cloud[EB/OL].[2016-02-01].http://www.battlecreekenquirer.com/story/news/2014/04/20/michigan-moves-digital-archive-records-tocloud/7946089/.

[11]劉軍.Hadoop大數(shù)據(jù)處理[M].北京:人民郵電出版社,2013:30.

[12]吳朱華.云計算核心技術(shù)剖析[M].北京:人民郵電出版社,2011:5.