論新常態(tài)下我國(guó)綜合檔案館職能的完善

近年來(lái)，我國(guó)檔案工作快速發(fā)展。2014年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》；2015年政府工作報(bào)告提出制定“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃、推行政府和社會(huì)資本合作模式、開(kāi)展基礎(chǔ)設(shè)施和基本公共服務(wù)“同城化”工作，以及提出“創(chuàng)客”“智慧城市”“眾創(chuàng)空間”等一系列概念，這些都為檔案館在新常態(tài)下完善其職能提供了重要保障。本文立足于檔案館職能實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)狀，分析檔案館在職能實(shí)現(xiàn)過(guò)程中遇到的“瓶頸”問(wèn)題，并探索新常態(tài)下檔案館職能完善的若干途徑。

1 綜合檔案館完善職能的時(shí)代背景分析

1.1 經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)優(yōu)化要求檔案館提升行政效率

當(dāng)前中國(guó)經(jīng)濟(jì)正處于“三期疊加”的階段，政府著力調(diào)整經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，倡導(dǎo)“花小錢(qián)辦大事”的發(fā)展觀；各級(jí)黨委政府正逐步把檔案館建設(shè)納入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目，并加大檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的投入。不斷優(yōu)化的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，要求檔案館在以用戶為中心、履行檔案利用中心職能的同時(shí)，要促進(jìn)檔案信息資源共享，拓寬檔案信息服務(wù)渠道，降低行政成本，提高行政效率。

1.2 打造政府工作“雙引擎”需要檔案館保駕護(hù)航

轉(zhuǎn)變政府職能依然是行政管理體制改革的首要任務(wù)。2015年政府工作報(bào)告中提出政府工作的關(guān)鍵是要打造大眾創(chuàng)業(yè)、萬(wàn)眾創(chuàng)新和增加公共產(chǎn)品、公共服務(wù)的“雙引擎”。此項(xiàng)決定一方面賦予公民更多的權(quán)利與自由，另一方面促使各級(jí)政府更加重視提供公共服務(wù)與開(kāi)展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。這些變化要求檔案館要成為連接政府與公眾的橋梁，為打造“雙引擎”保駕護(hù)航。

1.3 保護(hù)傳承歷史地域文化要求檔案館肩負(fù)責(zé)任

新常態(tài)下，傳統(tǒng)的周期性產(chǎn)能過(guò)剩的產(chǎn)業(yè)將逐步被第三產(chǎn)業(yè)所取代，并且國(guó)家還將采取措施進(jìn)一步改善消費(fèi)環(huán)境、拉動(dòng)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)。在此背景下，全面留存歷史地域文化、構(gòu)筑地域文化空間勢(shì)在必行。這就要求檔案館要充分發(fā)揮其文化教育功能，為我國(guó)文化事業(yè)發(fā)展提供有力支撐。

1.4 “互聯(lián)網(wǎng)+”給檔案館職能的完善帶來(lái)機(jī)遇

2015年3月政府工作報(bào)告中強(qiáng)調(diào)互聯(lián)網(wǎng)在社會(huì)生活中所發(fā)揮的作用，并著手制定“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，促進(jìn)各行各業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)充分對(duì)接，同時(shí)還運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，積極開(kāi)展智慧城市建設(shè)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”給檔案館職能的完善帶來(lái)許多機(jī)遇，檔案工作者應(yīng)利用好互聯(lián)網(wǎng)做好檔案工作。

2 我國(guó)檔案館職能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)狀及評(píng)價(jià)

2.1 我國(guó)檔案館職能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)狀

第一，館藏資源平民化。各級(jí)國(guó)家檔案館的檔案收集范圍不再局限于政府機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文書(shū)檔案，檔案館逐漸關(guān)注能夠反映當(dāng)?shù)貧v史文化、風(fēng)土人情的檔案資料，收集的檔案更加平民化，包括家譜、書(shū)畫(huà)作品、民間藝術(shù)品等。如，淮安市金湖縣檔案館在2013年至2014年面向全縣征集與金湖縣境內(nèi)姓氏、家庭、宗族有關(guān)的家譜、宗譜及其他研究資料，共征集到家譜、宗譜60套，這些家譜較為全面地記錄了金湖縣民眾的生活情況，反映了縣域文化[1]。除金湖縣檔案館外，多地檔案館紛紛發(fā)出通知，面向本地區(qū)征集能夠反映地域特色的資料。檔案館不再只是政府的“傳聲筒”，大部分地區(qū)的檔案館開(kāi)始珍視民間檔案、留意風(fēng)土人情，這毫無(wú)疑問(wèn)是一大進(jìn)步。

第二，職能實(shí)現(xiàn)多樣化。各地檔案館紛紛舉辦各種展覽、講座、演講比賽，甚至為學(xué)生舉辦歷史知識(shí)系列講座、開(kāi)設(shè)歷史研究輔導(dǎo)課等。如，2014年8月大連市檔案館舉辦《大連城市記憶》檔案展覽，展出了200余份文件、地圖和老照片，向人們敘述了大連由一個(gè)小漁村發(fā)展為遠(yuǎn)東自由港和世界貿(mào)易中心的整個(gè)過(guò)程[2]。2014年6月臺(tái)州市檔案館舉辦以“家春秋”為主題的家庭檔案巡展活動(dòng)，展廳從檔案館搬到了廣場(chǎng)、社區(qū)、公園。檔案展覽、學(xué)術(shù)講座等各種各樣的活動(dòng)吸引了公民的目光，促進(jìn)了檔案館職能的實(shí)現(xiàn)[3]。

第三，服務(wù)方式親民化。盡管為了安全起見(jiàn)，多數(shù)檔案館還要求公眾提供有關(guān)單位開(kāi)具的介紹信或證明才能夠查閱檔案，但總體來(lái)說(shuō)檔案館對(duì)公眾還是呈現(xiàn)出更加開(kāi)放的姿態(tài)，盡可能簡(jiǎn)化公民查檔的手續(xù)、縮短查檔時(shí)間。多地檔案館開(kāi)通了官方微博、微信，市民可以通過(guò)這兩個(gè)平臺(tái)與檔案館預(yù)約，檔案館工作人員在市民到館前便可以將其所需檔案資料準(zhǔn)備好，極大節(jié)約了查檔的時(shí)間。湖南省株洲市檔案館2005年便已推出“檔案超市”服務(wù)，市民憑有效證件在正常工作日內(nèi)可在“超市”內(nèi)自行查閱相關(guān)的文件資料。檔案館服務(wù)方式的親民化，值得肯定。

2.2 新常態(tài)下推進(jìn)檔案館職能完善的主要瓶頸

第一，地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在差異，職能實(shí)現(xiàn)缺乏統(tǒng)一模式。縱觀全國(guó)各地，只有為數(shù)不多地區(qū)的檔案館脫離當(dāng)?shù)貦C(jī)關(guān)大院?jiǎn)为?dú)建館，如浙江省檔案館、上海市檔案館、廣東省檔案館新館等，能夠單獨(dú)建館的地區(qū)經(jīng)濟(jì)普遍較為發(fā)達(dá)；多數(shù)市（自治州、盟）、縣（市、自治旗）的檔案館建在當(dāng)?shù)氐臋C(jī)關(guān)大院或行政中心里，并且就這些地區(qū)的經(jīng)濟(jì)狀況而言，檔案館想要單立門(mén)戶，幾乎是不可能實(shí)現(xiàn)的。對(duì)此已有學(xué)者作出論斷：“經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的綜合檔案館的建設(shè)雖然初具規(guī)模，但其發(fā)展模式不具備示范效應(yīng)?！盵4]

第二，民生檔案收集困難、檔案利用率低，阻礙檔案館工作效率的提升。當(dāng)前我國(guó)各行各業(yè)形成了大量的民生檔案，這些民生檔案與百姓生活息息相關(guān)、能幫助公眾解決實(shí)際問(wèn)題。然而囿于民生檔案形成者眾多、檔案保管過(guò)于分散，檔案館在開(kāi)展民生檔案收集工作時(shí)難度較大。由此帶來(lái)的結(jié)果是，公眾普遍缺乏利用檔案的熱情，雖然現(xiàn)階段我國(guó)一些縣（市、區(qū)）檔案館一年投入的事業(yè)經(jīng)費(fèi)有幾百萬(wàn)元之多，但每年檔案利用率僅1000多人次[5]，這顯然不利于檔案館提升工作效率。

第三，社會(huì)對(duì)檔案館的認(rèn)同度不高，影響檔案館職能的實(shí)現(xiàn)。新中國(guó)成立以來(lái)，檔案館肩負(fù)“為黨管檔、為國(guó)守史”的重要使命，相對(duì)于公共圖書(shū)館、博物館而言缺乏開(kāi)放性與親和力，這導(dǎo)致了社會(huì)公眾對(duì)檔案館的認(rèn)同度不高。且多數(shù)社會(huì)利用者走入檔案館查閱利用檔案并非因?yàn)樽约旱呐d趣，往往是因?yàn)槟承皺?quán)威”的部門(mén)需要他們提供相關(guān)檔案材料，所以不得不走進(jìn)更加“權(quán)威”的檔案館查閱檔案；他們的檔案利用方式也僅限于找到所需的資料，并加蓋檔案證明章[6]。在這樣的背景之下，檔案館即使變以往的被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，公眾也未必能夠馬上接受。

3 新常態(tài)下完善綜合檔案館職能的對(duì)策

3.1 提升檔案信息服務(wù)能力

在政府大力實(shí)施城市群規(guī)劃、有序推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和基本公共服務(wù)同城化的背景下，各級(jí)檔案館可在確保館藏檔案安全的基礎(chǔ)上，建立檔案跨館查閱系統(tǒng)，使檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)“同城化”?！巴腔钡臋n案館既可以屬同一個(gè)省、市，也可以跨省，但要確保檔案館所處地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平大致相近?！巴腔钡臋n案館還可對(duì)同一主題的館藏檔案進(jìn)行合作開(kāi)發(fā)，據(jù)此建立特色檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，供社會(huì)查閱利用。

此外，檔案館還要借助“互聯(lián)網(wǎng)+”的東風(fēng)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升信息服務(wù)的能力與水平。2008年，美國(guó)加州大學(xué)建立了南亞裔美國(guó)人數(shù)字檔案館（SAADA），該檔案館并沒(méi)有實(shí)體檔案庫(kù)，所有的館藏檔案都以數(shù)字化形式保存，公民可登錄網(wǎng)站在線捐贈(zèng)或查閱南亞裔美國(guó)人的檔案[7]。此舉簡(jiǎn)化了檔案收集與提供利用的程序，拓寬了檔案工作渠道，并降低了工作成本。我國(guó)檔案館可以開(kāi)通檔案館微信與微博公眾號(hào)、提供查檔網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)，并就檔案館服務(wù)滿意度進(jìn)行網(wǎng)上調(diào)查；還要加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，有效利用數(shù)字檔案資源，提升檔案服務(wù)能力。

3.2 構(gòu)建檔案館文化空間

國(guó)際檔案學(xué)界普遍認(rèn)為，設(shè)置檔案館的理由之一是“文化方面的原因”；國(guó)內(nèi)也有學(xué)者指出，“檔案館要承擔(dān)文化傳承責(zé)任，文化服務(wù)責(zé)任，文化傳播責(zé)任，文化教育責(zé)任”[8]。在這方面，國(guó)外檔案館有許多成功經(jīng)驗(yàn)可供參考，如，英國(guó)國(guó)家檔案館在館內(nèi)開(kāi)設(shè)書(shū)店，出售由檔案館編纂的書(shū)籍，比如《皇家空軍在行動(dòng)（1939—1945）》《泰坦尼克號(hào)文件選編》等[9]；芬蘭國(guó)家檔案館開(kāi)辟出多間研究室，為前來(lái)查閱檔案的專(zhuān)家學(xué)者提供開(kāi)展科研的場(chǎng)所。也有檔案館與相關(guān)學(xué)者進(jìn)行合作，對(duì)相關(guān)專(zhuān)業(yè)資料進(jìn)行收集整理并舉辦展覽，為對(duì)該領(lǐng)域有興趣的普通公民進(jìn)一步了解領(lǐng)域知識(shí)提供便利。我國(guó)檔案館要借鑒國(guó)外檔案館在這方面的成功經(jīng)驗(yàn)，并立足我國(guó)國(guó)情，可以以構(gòu)建愛(ài)國(guó)主義教育基地、加強(qiáng)愛(ài)國(guó)主義教育為落腳點(diǎn)，積極構(gòu)建檔案館的文化空間。

3.3 提高公眾參與度

在“社會(huì)記憶觀”與“大檔案觀”的理念影響下，檔案工作受越來(lái)越強(qiáng)調(diào)公眾參與，如，美國(guó)開(kāi)展了“檔案工作者”項(xiàng)目（Citizen Archivist），普通民眾可以前往檔案館，在館員指導(dǎo)下完成制作檔案索引、描述列表、保護(hù)館藏檔案、錄入檔案數(shù)據(jù)等專(zhuān)業(yè)性工作[10]；又如，蘇格蘭檔案館開(kāi)展“檔案轉(zhuǎn)錄”項(xiàng)目，普通民眾可以在檔案館網(wǎng)站上閱讀到17世紀(jì)至19世紀(jì)的手寫(xiě)古文獻(xiàn)，并且學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)錄古代手寫(xiě)文獻(xiàn)案的方法，繼而參與到古代檔案轉(zhuǎn)錄的過(guò)程中，負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)錄檔案中的人名、地名[11]。提高公眾參與度，能夠加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度，有效提升檔案工作的社會(huì)認(rèn)同感。

3.4 開(kāi)發(fā)政府信息資源

在開(kāi)發(fā)政府信息資源方面，國(guó)外檔案館也有例可循。如，美國(guó)的《聯(lián)邦登記》日?qǐng)?bào)集中公布了美國(guó)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的法規(guī)條例和政務(wù)信息，美國(guó)國(guó)家檔案館將過(guò)去10年間日?qǐng)?bào)發(fā)布的文本收集并整合起來(lái)，轉(zhuǎn)化為XML格式在聯(lián)邦政府的各門(mén)戶網(wǎng)站上發(fā)布，供公民下載查閱，方便政府信息的開(kāi)發(fā)[12]。我國(guó)多數(shù)檔案館短時(shí)間內(nèi)不能離開(kāi)機(jī)關(guān)大院“自立門(mén)戶”，但從開(kāi)發(fā)政府信息資源、建設(shè)好政府信息查閱中心的角度來(lái)看，置身于機(jī)關(guān)大院的檔案館具有得天獨(dú)厚的地理優(yōu)勢(shì)。因而檔案館必須利用好這一優(yōu)勢(shì)，及時(shí)收集并公開(kāi)可開(kāi)放的政務(wù)信息，并在此基礎(chǔ)上有計(jì)劃地整合政府信息，做好信息的開(kāi)發(fā)工作。

總之，檔案館作為社會(huì)文化機(jī)構(gòu)，其職能不是一成不變的，要隨著社會(huì)的變遷、科技的進(jìn)步不斷增加新的內(nèi)涵。新時(shí)期，檔案工作者要全面把握檔案館全新的職能定位，認(rèn)清時(shí)代賦予職責(zé)與使命，更好地為社會(huì)提供服務(wù)。

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