綜合檔案館館藏檔案的應(yīng)對(duì)策略

文/馬 競(jìng)

綜合檔案館館藏檔案的應(yīng)對(duì)策略

文/馬 競(jìng)

檔案是歷史的原始記錄，是蘊(yùn)藏龐大信息的載體，本應(yīng)得到廣泛而有效的利用，而我國(guó)各大綜合檔案館的館藏檔案利用率極低大量極具利用價(jià)值的檔案被鎖在“深閨”未得到有效利用。究其原因，與公眾認(rèn)知、服務(wù)意識(shí)、開(kāi)放力度、查檔效率等不無(wú)關(guān)系。因此，必須多項(xiàng)措施并舉，積極推進(jìn)檔案開(kāi)發(fā)利用工作，提高檔案利用率，服務(wù)公眾，服務(wù)國(guó)家與社會(huì)發(fā)展。

綜合檔案館；檔案；利用現(xiàn)狀；應(yīng)對(duì)策略

檔案內(nèi)含豐富的信息，不同的剖析角度能產(chǎn)生不同的利用價(jià)值，滿足不同的利用需求。然而，這個(gè)極具價(jià)值的信息寶庫(kù)在我國(guó)并沒(méi)有得到充分的重視與有效的利用，大量館藏檔案被藏之篋笥，塵封待查，不為外界所知，不能發(fā)揮其固有效用，不能滿足社會(huì)各界需求。我國(guó)綜合檔案館（以下簡(jiǎn)稱檔案館）要改變館藏利用率低且逐年下降的趨勢(shì)，檔案部門必須以館藏資源為依托，改變管理模式、提高服務(wù)意識(shí)、拓寬服務(wù)渠道，通過(guò)對(duì)檔案資源的合理開(kāi)發(fā)利用，通過(guò)強(qiáng)化與公眾的有效互動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。

一、加強(qiáng)宣傳工作，提高公眾檔案意識(shí)

公眾利用檔案必須先了解檔案，有了認(rèn)識(shí)，具備了一定的檔案素養(yǎng)，方能關(guān)注檔案，利用檔案。而實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的最好方法與途徑便是強(qiáng)化檔案、檔案工作的宣傳。

宣傳應(yīng)秉持開(kāi)放與參與的態(tài)度，貼近生活、貼近公眾、貼近實(shí)際。要敞開(kāi)大門，讓公眾參與進(jìn)來(lái)。通過(guò)開(kāi)展志愿者服務(wù)、開(kāi)放交流日等活動(dòng)吸引公眾走進(jìn)檔案館，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)觀摩、體驗(yàn)讓公眾零距離接觸檔案，親身體驗(yàn)檔案工作，感受檔案文化氛圍；要以特色館藏為依托，在舉辦展覽、研討會(huì)、座談會(huì)、出版刊物、匯編資料、制作電視節(jié)目、發(fā)行音像制品、開(kāi)發(fā)文創(chuàng)產(chǎn)品等工作的基礎(chǔ)上，加大與廣播、電視、報(bào)業(yè)等傳統(tǒng)媒體及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字產(chǎn)品等新興媒體的合作，借助傳統(tǒng)媒體及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的網(wǎng)站、博客、微博、APP等具有超強(qiáng)傳播、滲透力的新型宣傳平臺(tái)，加大宣傳力度，拓展、創(chuàng)新宣傳模式，實(shí)現(xiàn)廣覆蓋為目標(biāo)的多渠道、全方位、立體式宣傳。

宣傳要有的放矢，要緊扣公眾需求、社會(huì)熱點(diǎn)、關(guān)注點(diǎn)，通過(guò)公眾喜聞樂(lè)見(jiàn)、寓教于樂(lè)的方式將檔案、檔案工作的政策、法規(guī)、知識(shí)、動(dòng)態(tài)、經(jīng)驗(yàn)、成果等信息及時(shí)提供給公眾，激發(fā)其興趣和需求，讓他們參與到檔案工作與建設(shè)中，讓每一個(gè)參與者都成為檔案工作的宣傳者，檔案事業(yè)的促進(jìn)者，既拉近了檔案與社會(huì)公眾的距離，增強(qiáng)了社會(huì)的檔案意識(shí)，也提高了社會(huì)對(duì)檔案工作的認(rèn)知度與美譽(yù)度。

二、立足社會(huì)需求，提高服務(wù)質(zhì)量與內(nèi)涵

檔案館作為文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，應(yīng)竭力向公眾提供方便、快捷、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，幫助公眾獲取全面、詳實(shí)的檔案資料。因此，檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變以往“官本位”的思想，樹(shù)立起以民為本的服務(wù)理念，盡快適應(yīng)由此帶來(lái)的信息資源服務(wù)對(duì)象和用戶使用特點(diǎn)的變化，充實(shí)服務(wù)內(nèi)容，改變服務(wù)方式，最大限度服務(wù)社會(huì)公眾。這不但要求檔案部門要在館舍設(shè)計(jì)及功能建設(shè)上營(yíng)造休閑、便利的利用環(huán)境，更要在如何服務(wù)上有所作為，積極探索。

如何服務(wù)？首先應(yīng)確立“公眾需要什么，我們就做什么”的思想。從需求出發(fā)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。以主動(dòng)的靠前服務(wù)、跟蹤服務(wù)、全程服務(wù)，提高檔案的查準(zhǔn)率、查全率。通過(guò)調(diào)研隨時(shí)掌握檔案需求的新變化與新要求；通過(guò)對(duì)社會(huì)需求的預(yù)測(cè)與趨勢(shì)分析，增強(qiáng)檔案信息供給工作的預(yù)見(jiàn)性。通過(guò)建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)，為公眾定制特色產(chǎn)品，提供特色館藏信息，提高利用工作質(zhì)量。通過(guò)簡(jiǎn)化利用手續(xù)，優(yōu)化服務(wù)流程，開(kāi)發(fā)整合資源，拓展服務(wù)渠道，最大限度滿足利用者需求。尤其是建立在數(shù)字檔案館基礎(chǔ)上的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)功能的拓展，以多樣的檔案咨詢服務(wù)，教育培訓(xùn)服務(wù)，借助高質(zhì)量的檢索工具，使公眾實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢。要以多樣化、個(gè)性化、常態(tài)化的服務(wù)拉近與公眾的距離，滿足公眾的好奇心和求知欲。

三、加大收集力度，豐富優(yōu)化館藏

我國(guó)各級(jí)檔案館普遍存在著館藏結(jié)構(gòu)單一、地方特色不濃、優(yōu)質(zhì)館藏不足等問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了檔案館文化服務(wù)功能的實(shí)現(xiàn)。其館藏常以同級(jí)政府機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文件為主，公務(wù)檔案多而私人檔案、口述檔案少，文書(shū)檔案多而科技、財(cái)務(wù)及其他專門檔案少，紙質(zhì)檔案多而照片、錄音、錄像等其他載體的檔案少。［1］

檔案的開(kāi)發(fā)利用是以檔案館的館藏為基礎(chǔ)和條件，以館藏內(nèi)容與利用者需求的相對(duì)一致來(lái)實(shí)現(xiàn)利用價(jià)值的最大化。因此，各級(jí)檔案館應(yīng)加大征集力度，科學(xué)合理的確定館藏收集范圍、比例，除常規(guī)接收各立檔單位移交的檔案，有計(jì)劃的收集具有憑證價(jià)值、歷史價(jià)值的檔案外，還應(yīng)注重地方特色，社會(huì)歷史面貌的全面反映。將涉及社會(huì)生活、民俗文化等與公眾息息相關(guān)、喜聞樂(lè)見(jiàn)的民生檔案，以不同載體的形式及時(shí)收集進(jìn)館，從內(nèi)容上拉近檔案與公眾的距離，以結(jié)構(gòu)貼近公眾的多樣化館藏實(shí)現(xiàn)向平民化轉(zhuǎn)變。此外，收集范圍還應(yīng)考慮到館藏構(gòu)成的多樣性，將具有重要價(jià)值的出版物、實(shí)物、口述歷史、再生信息等也列入收藏范圍。有條件的檔案館還應(yīng)突破地理區(qū)域的界限實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域收集，甚至可將收集的范圍延生至境外，以因應(yīng)全球化、大數(shù)據(jù)時(shí)代公眾對(duì)海量信息的需求。當(dāng)然，豐富館藏并不意味著無(wú)限擴(kuò)大，要做好入館鑒定，要注重精品檔案的收集，在保證質(zhì)量的前提下，定期將符合進(jìn)館范圍的優(yōu)質(zhì)檔案悉數(shù)收集。

四、完善法律法規(guī)，依法履行開(kāi)放職責(zé)

做好檔案開(kāi)放工作應(yīng)首先完善現(xiàn)有的法律法規(guī)體系，建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范行為，為檔案開(kāi)放工作掃清障礙。如：《檔案法》利用條款中應(yīng)放寬開(kāi)放限制，除涉密及個(gè)人隱私的檔案加以限制外，其他檔案均應(yīng)開(kāi)放，限制開(kāi)放的檔案應(yīng)明確開(kāi)放時(shí)間及內(nèi)容范圍；刪除針對(duì)外國(guó)組織及個(gè)人利用已開(kāi)放檔案的限制；公布條款中，應(yīng)賦予檔案利用者對(duì)已開(kāi)放檔案的首次公布權(quán)；涉密檔案，國(guó)家應(yīng)規(guī)范涉密檔案的內(nèi)容范圍與密級(jí)劃分，從源頭避免文件密級(jí)的濫用與過(guò)當(dāng)使用，確已涉密的檔案按涉密程度細(xì)化解密開(kāi)放期限表，以便于檔案的入館鑒定與開(kāi)放解密，文件中只有少部分內(nèi)容不宜公開(kāi)的，可利用數(shù)字化成果與信息技術(shù)，將不宜開(kāi)放的部分刷黑或隱藏處理后再行開(kāi)放。至于檔案的鑒定劃控，筆者認(rèn)為該工作涉及面廣，涉及行業(yè)、學(xué)科繁雜，僅憑檔案館自身之力實(shí)難精準(zhǔn)完成。而行文機(jī)關(guān)，因能較好的掌握保密關(guān)鍵，對(duì)檔案是否開(kāi)放能有較準(zhǔn)確的判斷，應(yīng)承擔(dān)起開(kāi)放劃控工作，檔案館則轉(zhuǎn)向業(yè)務(wù)協(xié)助、審查與監(jiān)督。此外，在法律條款中還應(yīng)強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制，加大依法監(jiān)督力度，對(duì)檔案館的不作為、失職行為制定相應(yīng)的處罰規(guī)定。依法推動(dòng)檔案開(kāi)放工作持續(xù)穩(wěn)步的開(kāi)展。

五、借助信息化手段，加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)

建設(shè)數(shù)字化的檔案館，能確保傳統(tǒng)載體檔案的安全、提高檔案工作效率、實(shí)現(xiàn)檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化與自動(dòng)化的科學(xué)管理、為公眾提供更為便捷的服務(wù)。因此，在2013年全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)推進(jìn)會(huì)上，國(guó)家檔案局明確提出，要用15年的時(shí)間，建立數(shù)字檔案館體系。這項(xiàng)工作的完成有賴于以下兩項(xiàng)工作的實(shí)現(xiàn)。

一是館藏檔案信息化。建立數(shù)字檔案館的首要任務(wù)是按照標(biāo)準(zhǔn)化的信息結(jié)構(gòu)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，加快推進(jìn)館藏的紙質(zhì)檔案、音像檔案等傳統(tǒng)載體的檔案數(shù)字化，織成有序結(jié)構(gòu)的檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案館要在做好原生電子文件的移交、接收、歸檔工作的基礎(chǔ)上，從需求、利用率出發(fā)，根據(jù)各自實(shí)際情況，統(tǒng)籌安排，制訂切實(shí)可行的館藏檔案數(shù)字化方案，本著積極、穩(wěn)妥、實(shí)事求是的原則，量力而行，循序漸進(jìn)，分布實(shí)施。

二是軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)利用。符合功能要求是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容，其軟件系統(tǒng)必須具備檔案工作的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開(kāi)發(fā)利用、統(tǒng)計(jì)等功能，但它不是簡(jiǎn)單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來(lái)實(shí)現(xiàn)一個(gè)高效率、高質(zhì)量、簡(jiǎn)捷的合理化工作模式。在軟件建設(shè)上，國(guó)家應(yīng)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，合理規(guī)劃軟件體系，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范流程，為共享數(shù)據(jù)平臺(tái)的的建立打好基礎(chǔ)。檔案館應(yīng)以此為基礎(chǔ)結(jié)合《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，加強(qiáng)總體方案的設(shè)計(jì)、論證，開(kāi)發(fā)、使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的，架構(gòu)合理、功能齊全、擴(kuò)展靈活、簡(jiǎn)單易用的軟件產(chǎn)品，避免大規(guī)模重復(fù)建設(shè)，避免盲目上馬造成不必要的損失。逐步建立起適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展，符合信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，生成空間虛擬化，信息利用社會(huì)化，管理、服務(wù)自動(dòng)化要求的智能化、數(shù)字化、科學(xué)化的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)。

六、借助檔案網(wǎng)站平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程在線利用

全國(guó)省、市級(jí)檔案局（館）建成的400多家檔案網(wǎng)站中，87.31%分布在東部，12.69%分布在西部，［2］大部分經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)檔案網(wǎng)站尚未建立。即便是建有網(wǎng)站的檔案館，相互之間也良莠不齊，存在內(nèi)容、技術(shù)、管理、服務(wù)等方面的較大差異。多數(shù)只是介紹館藏信息、服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)方式、業(yè)內(nèi)動(dòng)態(tài)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、法律法規(guī)等，缺乏對(duì)檔案資源的在線利用，深層次組織與開(kāi)發(fā)、在線展覽及深度服務(wù)等也尚未得到足夠的重視。

檔案網(wǎng)站應(yīng)建立在以公眾需求為中心的檔案資源有效利用的基礎(chǔ)上。應(yīng)盡可能的將所有已開(kāi)放檔案的目錄信息與全文信息納入在線數(shù)據(jù)庫(kù)，以在線數(shù)據(jù)庫(kù)、科學(xué)高效的數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)、檢索幫助服務(wù)為依托，提供各種類型的數(shù)字檔案資源的遠(yuǎn)程利用、便捷利用、多人異地同時(shí)利用；應(yīng)將館藏資源進(jìn)行合理組織、有效開(kāi)發(fā)，向公眾提供二次、三次，乃至更多的再加工信息。應(yīng)加強(qiáng)館際之間的信息交流，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)站之間的鏈接與共享，互通有無(wú)、互查數(shù)據(jù)、互出證明，實(shí)現(xiàn)跨館利用。國(guó)家檔案行政管理部門應(yīng)以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)搭建全國(guó)開(kāi)放檔案信息資源利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的網(wǎng)上集成查詢檢索和利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化與社會(huì)共享。此外，檔案網(wǎng)站還應(yīng)在強(qiáng)化與用戶互動(dòng)上下功夫，如通過(guò)電話、留言板、QQ、論壇等諸多與公眾的溝通、交流形式來(lái)滿足用戶咨詢、答疑、反饋的需要，藉此提高在線服務(wù)能力，促進(jìn)公眾對(duì)檔案館網(wǎng)站的利用。

總之，我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展受傳統(tǒng)思想、政治體制、法律法規(guī)等諸多因素制約，政府、檔案部門應(yīng)以信息化、網(wǎng)絡(luò)化為契機(jī)，適時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)法制建設(shè)，以更自信、開(kāi)放、透明的態(tài)度，促進(jìn)檔案的有效利用，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（責(zé)任編輯：楊秋梅）

［1］ 張曉霞.中美檔案館比較—以檔案館的公共性為切入點(diǎn)［J］.檔案與建設(shè)，2011，（4）.

［2］ 陳曉暉，趙屹.我國(guó)檔案網(wǎng)站建設(shè)情況綜述［J］.檔案學(xué)研究，2013，（4）.

The Utilization Status and Countermeasures of Collections in the Comprehensive Archives

Ma Jing

G275

A

1005-9652（2016）02-0053-03

馬 競(jìng)（1975—），男，江蘇揚(yáng)州人，揚(yáng)州市蘇北人民醫(yī)院保衛(wèi)處館員。