如何管好用好企業(yè)科研檔案

文/呂敏

如何管好用好企業(yè)科研檔案

文/呂敏

企業(yè)科研檔案是企業(yè)在進(jìn)行科研活動(dòng)過程中的產(chǎn)物和結(jié)晶，是企業(yè)科技發(fā)展的決策依據(jù)。檔案工作者應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作，以便將科研檔案所具有的意義和作用進(jìn)行充分的發(fā)揮，最大程度滿足社會(huì)和企業(yè)的需求

科研檔案管理是企業(yè)科研工作的一種延續(xù)，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。因此，如何加強(qiáng)科研檔案管理工作，將檔案的作用更好的發(fā)揮出來，應(yīng)該引起企業(yè)檔案工作者的思考和重視。

一、根據(jù)科研檔案的特點(diǎn)，規(guī)范檔案歸檔工作

科研檔案，并不是隨著科研工作的完成而自然形成的。而是科研人員根據(jù)科研檔案自身的特點(diǎn)和要求，在各階段工作任務(wù)完成后，由該項(xiàng)目各階段的負(fù)責(zé)人對(duì)形成的科研文件材料按其自然形成規(guī)律，并保持內(nèi)在的聯(lián)系，加以系統(tǒng)整理，組成保管單位（卷、冊(cè)、袋、盒），經(jīng)鑒定后正式歸檔，向科研檔案室移交、歸檔。

歸檔的科研文件材料應(yīng)做到書寫材料優(yōu)良，文件的幅面和格式、編號(hào)方法和要求以及文件的審簽應(yīng)符合相關(guān)要求，并且裝訂整潔。歸檔的科研文件材料原則上是原件，因特殊原因只能歸檔復(fù)印件時(shí)應(yīng)標(biāo)注原因。一般歸檔一份，根據(jù)使用情況，可復(fù)制一定份數(shù)。

檔案管理人員在認(rèn)真檢查和清點(diǎn)后，對(duì)符合科研檔案歸檔要求的文件材料進(jìn)行歸檔，形成科研檔案；對(duì)不符合歸檔要求的文件材料，要及時(shí)反饋給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，按要求進(jìn)行修訂后重新歸檔。

二、增強(qiáng)檔案意識(shí)，從各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)科研檔案管理工作

企業(yè)科研檔案對(duì)企業(yè)技術(shù)研究過程進(jìn)行反映，與企業(yè)科研工作緊緊相連，相互依存又缺一不可。企業(yè)科研檔案的形成是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，檔案管理是否到位并規(guī)范，對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。

超前控制?？蒲泄ぷ骱徒n工作實(shí)行“四同步”管理。即技術(shù)管理部門在下達(dá)科研計(jì)劃時(shí)，同時(shí)向科研項(xiàng)目組下達(dá)建檔任務(wù)，從項(xiàng)目立項(xiàng)開始就收集、整理科研文件材料；在各階段檢查科研計(jì)劃進(jìn)度時(shí)，要同時(shí)檢查科研文件材料形成情況；驗(yàn)收科研成果時(shí)，同時(shí)驗(yàn)收科研文件材料的形成積累情況；評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果時(shí)要有檔案部門出具專題歸檔情況證明材料。

注重保密。加強(qiáng)檔案管理的保密工作，既是維護(hù)企業(yè)產(chǎn)品聲譽(yù)的必要措施，也是提高經(jīng)濟(jì)效益、保護(hù)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的有效手段。遵循“嚴(yán)格管理、嚴(yán)密防范、方便工作”的原則，在科研檔案收集、歸檔時(shí)，要保證檔案資料的完整和及時(shí)；在科研檔案的歸檔、復(fù)制、分發(fā)、借閱、更改、作廢、銷毀時(shí)，要制定相應(yīng)的保密規(guī)章制度并嚴(yán)格執(zhí)行，既要最大限度發(fā)揮科研檔案的作用，也要防止失、泄密事件發(fā)生。

嚴(yán)管庫房。庫房和閱覽室要分開，檔案庫房門窗要堅(jiān)固，庫房內(nèi)必須保持適當(dāng)?shù)臏?、濕度，并有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等安全措施，檔案庫房要保持整齊、清潔。檔案管理人員定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查清點(diǎn)、發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀、退色或字跡模糊等現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制、并做到帳物相符。

三、提高自身素質(zhì)，在工作中勇于創(chuàng)新

隨著企業(yè)科技水平的不斷發(fā)展，科研工作的方式、方法有了很大變化。但目前很多企業(yè)科研檔案管理人才缺少，檔案管理水平偏低，與科研工作不相適應(yīng)。作為檔案工作者，應(yīng)該具有奉獻(xiàn)精神，安心本職工作，定期參加知識(shí)更新學(xué)習(xí)和繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷提高自身素質(zhì)。

建立科研檔案動(dòng)態(tài)的管理模式。主動(dòng)與科研部門、課題組、科研開發(fā)部門聯(lián)系，介入科研部門的工作，主動(dòng)向研發(fā)部門提供有價(jià)值的檔案，注意收集成形資料，并加強(qiáng)科研成果轉(zhuǎn)化階段形成資料的補(bǔ)充工作，使企業(yè)檔案管理工作在動(dòng)態(tài)下運(yùn)行并發(fā)展。

運(yùn)用數(shù)字化的服務(wù)方式。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)和技術(shù)的普及，注重電子檔案接收、保管等方法和技術(shù)的學(xué)習(xí)，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各部門的共享作用，使檔案的歸檔、查詢、利用更加方便、快捷、準(zhǔn)確。

加強(qiáng)檔案信息加工工作。根據(jù)企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的需求，編撰科研成果簡介、文摘、匯編、手冊(cè)、史料等深層次加工材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策，各部門日常工作提供依據(jù)和參考資料，促進(jìn)科研成果盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。

（作者單位：陜西凌云電器集團(tuán)有限公司技標(biāo)檔案處）