淺述公證告知義務(wù)

曾碧麗

廣東省梅州市嘉興公證處，廣東 梅州 514000

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淺述公證告知義務(wù)

曾碧麗

廣東省梅州市嘉興公證處，廣東 梅州 514000

公證是公證機(jī)構(gòu)及其工作人員對公民、法人、其他組織之間的法律行為、有意義的法律文書和事實進(jìn)行證明的一種行為。即帶有公信力的證明活動，其最大的特點(diǎn)就是公信力，正因為公信力才更強(qiáng)調(diào)公證員的義務(wù)跟責(zé)任，一位合格的公證員應(yīng)當(dāng)具備但不限于以下幾項告知義務(wù)：一是法律上的告知義務(wù)和事實上的告知義務(wù)，二是實體上的告知義務(wù)和程序上的告知義務(wù)。履行好上述公證員告知義務(wù)，至少可以起到幾方面的作用：預(yù)防糾紛，減少職業(yè)風(fēng)險，提高工作效率。

告知原則；法律上的告知義務(wù)；事實上的告知義務(wù)；實體上的告知義務(wù)；程序上的告知義務(wù)；作用

公證是一項專門的法律職業(yè)活動，是公證機(jī)構(gòu)及其工作人員對公民、法人、其他組織之間的法律行為、有法律意義的文書和事實進(jìn)行證明的一種行為，是一項帶有公信力的證明活動，公證的主體是法定公證機(jī)構(gòu)和當(dāng)事人，客體是法律行為、有法律意義的文書和事實，內(nèi)容是對公證事項的真實性和合法性加以證明。

當(dāng)今社會，[1]公證在引導(dǎo)服務(wù)、預(yù)防糾紛、監(jiān)督保障和溝通服務(wù)方面發(fā)揮著重要作用，而公證功能的發(fā)揮主要體現(xiàn)在公證人的具體公證事項的辦理過程中。從這一點(diǎn)我們可以看出公證有別于一般的公民證人和律師見證，也有別于其他機(jī)關(guān)頒發(fā)證明的行為，如公安機(jī)關(guān)頒發(fā)的護(hù)照和民政機(jī)關(guān)頒發(fā)的結(jié)婚證書，更有別于英美國家公證機(jī)關(guān)只證明它的真實性而不證實它的合法性。既然是帶有公信力的證明活動，那么其最大的特點(diǎn)就是公信力，正因為公信力才更強(qiáng)調(diào)公證員的義務(wù)跟責(zé)任，隨著依法治國、建設(shè)社會主義法治國家方略的深入貫徹實行，公證員等法律服務(wù)人員所扮演的角色越來越重要，法律服務(wù)尤其是公證服務(wù)能否適應(yīng)時代和社會對法律服務(wù)業(yè)提出的更高要求，在很大程度上取決于全體法律服務(wù)人員特別是公證員隊伍的整體素質(zhì)，而這種素質(zhì)除了法律知識、理論以及執(zhí)業(yè)技巧等業(yè)務(wù)素質(zhì)外，最重要的方面就是公證員的責(zé)任跟義務(wù)。

大多數(shù)當(dāng)事人對法律規(guī)定、公證知識不甚了解，基于此，《公證法》第四章第二十七條第二款規(guī)定：“公證機(jī)構(gòu)受理公證事項后，應(yīng)當(dāng)告知當(dāng)事人申請公證事項的法律意義和可能產(chǎn)生的法律后果，并將告知內(nèi)容及記錄存檔?！蓖ㄟ^法律的形式將“告知”上升為公證機(jī)構(gòu)及其公證員的法定義務(wù)，成為公證程序中不可或缺的一環(huán)，對提升公證行業(yè)的服務(wù)形象和質(zhì)量，提高公證人員的執(zhí)業(yè)水平都能起到促進(jìn)作用。

從現(xiàn)在整個社會的誠信體系和社會的規(guī)范性考量，公證員正確地、切實地履行告知義務(wù)，可以使得公證法律關(guān)系得以順利地存在、發(fā)展和延續(xù)，產(chǎn)生當(dāng)事人預(yù)期的法律結(jié)果。那么公證員在公證程序中應(yīng)當(dāng)如何充分履行告知義務(wù)呢？結(jié)合公證實踐，公證人員在履行告知義務(wù)時要遵循以下原則和準(zhǔn)則。

一、公證告知的原則、標(biāo)準(zhǔn)

確定公證告知的原則、標(biāo)準(zhǔn)對公證實踐有重要意義，不僅是保障公證當(dāng)事人知情權(quán)，維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益的基礎(chǔ)，也是完善公證工作，規(guī)范辦證程序，提高公證人員執(zhí)業(yè)水平，提升公證形象和質(zhì)量的前提條件。

(一)一次告知

所謂一次告知是指承辦公證人員要一次性告知當(dāng)事人擬辦事項所需要的資料、材料、依據(jù)、應(yīng)具備的條件、注意事項、規(guī)定以及程序、時限等。一次告知能夠提高公證工作效率，節(jié)約當(dāng)事人時間、精力。這就要求公證人員不僅要有極強(qiáng)的責(zé)任心和職業(yè)道德，還需要有較高的執(zhí)業(yè)素質(zhì)和深厚的公證專業(yè)知識，在告知時做到一次性完全告知，避免遺漏告知內(nèi)容，給當(dāng)事人造成不便，甚至給當(dāng)事人的利益造成損害。

(二)全面、充分告知

全面、充分告知是指公證人員在當(dāng)事人咨詢、辦理公證時，必須考慮周全、講解透徹、要求明確，讓人明白應(yīng)做什么、如何做，盡量減少當(dāng)事人不必要的麻煩，杜絕讓當(dāng)事人來回跑的現(xiàn)象。這一規(guī)定貫穿整個公證程序，從受理當(dāng)事人申請，到送達(dá)公證書或拒絕公證，都要告知當(dāng)事人相關(guān)內(nèi)容，如果告知不充分公證員就是一種失職，作為專職法律工作人員，公證員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

(三)及時、合理告知

及時、合理告知是指公證人員在履行公證告知義務(wù)時，要將應(yīng)當(dāng)告知的內(nèi)容及時告知當(dāng)事人，并要以適當(dāng)、準(zhǔn)確的言詞、技巧合理告知。要求公證員在辦理公證時，要根據(jù)實際情況，需要告知的馬上告知，盡量避免事后告知。許多告知內(nèi)容會對當(dāng)事人和公證員辦證產(chǎn)生重要作用，如果事先沒有及時告知，會影響當(dāng)事人的陳述的情況和是否公證、采用何種方式公證的決定。在公證工作中，經(jīng)常會碰到有的當(dāng)事人來公證處就說我要將房子給某某人，公證一下，公證人員問他是遺囑(遺贈)公證還是贈與公證，他也會因不懂而隨便選一個。這就要求公證人員將這兩者之間的區(qū)別告知當(dāng)事人，特別是生效時間上的不同引起的現(xiàn)實效果的不同，幫助當(dāng)事人根據(jù)其自身意愿選擇正確的公證內(nèi)容。

二、公證告知的內(nèi)容

公證告知的內(nèi)容紛繁復(fù)雜，不同的公證事項有不同告知內(nèi)容，結(jié)合工作實踐，本人認(rèn)為一位合格的公證員應(yīng)當(dāng)具備但不限于以下幾項告知義務(wù)：

(一)法律上的告知義務(wù)和事實上的告知義務(wù)

1.事實上的告知義務(wù)

由于文化環(huán)境的制約，現(xiàn)實生活中不可能人人皆熟悉法律，有些當(dāng)事人并不是很了解公證的意義和功能，甚至還有誤以為公證等同于法院訴訟活動的裁判公斷行為，更有甚者雙方當(dāng)事人還處在某一法律關(guān)系糾紛爭議中就到公證機(jī)構(gòu)要求解決，此時應(yīng)明確告知公證機(jī)構(gòu)只對沒有爭議的事實進(jìn)行公證，在雙方對某一法律關(guān)系還存在爭議時不能辦理公證。

有些當(dāng)事人采用以合法形式掩蓋非法目的的手段要求辦理公證，比如房屋買賣的雙方當(dāng)事人為了逃避國家稅收，采取只簽訂房屋買賣合同而不辦理房產(chǎn)過戶手續(xù)，拿著買賣合同要求公證機(jī)構(gòu)證實雙方均承認(rèn)已約定房屋所有權(quán)轉(zhuǎn)移這一事實，這種行為顯然是違法的，因為我國物權(quán)法實行的是物權(quán)法定原則，物權(quán)的產(chǎn)生、變更、消滅等等只能由法律規(guī)定，不允許當(dāng)事人約定，而且對不動產(chǎn)物權(quán)權(quán)屬變動采取的是債權(quán)形式主義的物權(quán)變動方式，房屋買賣合同只能說明債的產(chǎn)生并不能代表物權(quán)的變動，因此這種行為是違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的，此時應(yīng)明確告知并拒絕予以公證。

在辦理涉外公證事項時，當(dāng)事人對這方面的了解知識較之一般普通公證要少得多，甚至根本就是一竅不通，公證員要從一名專業(yè)人員的角度，盡量告知當(dāng)事人公證書使用國對公證事項的特別要求、所需的譯文文種等。雖然公證是依申請的行為，但是當(dāng)事人的申請，往往不能準(zhǔn)確表示公證的內(nèi)容，也不可能很了解公證可以采取的方式。如按照國際慣例、國際條約或者雙邊協(xié)定的規(guī)定，自然人、法人在域外發(fā)生的法律行為或者要使在國內(nèi)實施的法律行為在域外獲得承認(rèn)，其所主張的法律事實或提交的各種法律文書，一般要履行公證程序，而且在公證之后還需要進(jìn)行認(rèn)證。很多國家對他國公民、法人在本國開辦企業(yè)、設(shè)立辦事處、繼承遺產(chǎn)、結(jié)婚、申請商標(biāo)專利注冊等，都要求當(dāng)事人的有關(guān)證明必須辦理公證，并經(jīng)其駐外使領(lǐng)館認(rèn)證方能在其國內(nèi)產(chǎn)生法律效力。這就要求公證員向當(dāng)事人告知該情況，并告知用此方式公證的法律意義和后果，特別是有可能不被使用國認(rèn)可的不利后果。

2.法律上的告知義務(wù)

即告知當(dāng)事人所證明事項的法律意義以及產(chǎn)生的法律后果，比如告訴當(dāng)事人經(jīng)過公證后會產(chǎn)生證據(jù)的效力，根據(jù)《民事訴訟法》[2]第67條規(guī)定，經(jīng)過法定程序公證證明的法律行為、法律事實和文書，人民法院應(yīng)當(dāng)作為認(rèn)定事實的根據(jù)，但有相反證據(jù)足以推翻公證證明的除外，告知當(dāng)事人以后如有爭議可通過訴訟途徑解決，法院在沒有其他證據(jù)足以推翻公證證明的情況下可以直接作為證據(jù)采用。對于一些具有給付內(nèi)容并賦予強(qiáng)制執(zhí)行力的公證事項告訴當(dāng)事人如債務(wù)人不履行義務(wù)時可以直接向有管轄權(quán)的人民法院申請法院強(qiáng)制執(zhí)行。對于一些法律規(guī)定強(qiáng)制公證和當(dāng)事人約定須經(jīng)公證才發(fā)生法律效力的事項，在辦理完公證后告知此時法律行為已經(jīng)成立。由于申請公證的當(dāng)事人并不是都很熟悉公證法的有關(guān)內(nèi)容，比如哪些屬于公證處的業(yè)務(wù)范圍，哪些事項可以公證哪些事項不能公證，屬于哪個公證處管轄，公證書何時發(fā)生法律效力等等，此時作為公證員也應(yīng)當(dāng)主動告知。比如告訴他可以公證的事項是法律行為、有意義的法律文書與事實，公證的內(nèi)容是他的真實性與合法性，告知當(dāng)事人可以向住所地、經(jīng)常居住地、行為地或事實發(fā)生地的公證機(jī)關(guān)提出申請，申請辦理涉及不動產(chǎn)的公證，應(yīng)當(dāng)向不動產(chǎn)所在地的公證機(jī)關(guān)提出，但申請辦理涉及不動產(chǎn)的委托、聲明、贈與、遺囑的公證，可以向住所地、經(jīng)常居住地、行為地、事實發(fā)生地的公證機(jī)關(guān)提出。兩個以上當(dāng)事人共同申辦同一事項公證的，告知當(dāng)事人可以共同到行為地、事實發(fā)生地或者其中一名當(dāng)事人住所地、經(jīng)常居住地的公證機(jī)關(guān)申辦。當(dāng)事人向兩個以上可以受理該公證事項的公證機(jī)關(guān)提出申請的，由最先受理申請的公證機(jī)關(guān)辦理。

(二)程序上告知義務(wù)和實體上的告知義務(wù)

1.實體上的告知義務(wù)

即公證法律內(nèi)容的具體情況，由于當(dāng)事人并不熟悉此項，因此應(yīng)告知其相關(guān)事項，比如告知其公證只是一種證明行為，不產(chǎn)生、變更、消滅法律關(guān)系。告知不予辦理公證的情形包括無民事行為能力的人和限制行為能力的人在沒有法定代理人申請公證的，當(dāng)事人與公證事項沒有法律關(guān)系的、申請公證的事項屬于專業(yè)技術(shù)鑒定、評估事項、當(dāng)事人之間對公證事項有爭議的、當(dāng)事人虛構(gòu)隱瞞事實或者提供虛假證明材料的、申請公證的事項不真實不合法的、申請公證事項違背社會公德的、當(dāng)事人拒絕按照規(guī)定支付公證費(fèi)的等等。在辦理公證過程中當(dāng)事人申請證據(jù)保全的，應(yīng)當(dāng)告知當(dāng)事人證據(jù)保全的條件，在進(jìn)入訴訟程序后當(dāng)事人申請證據(jù)保全的應(yīng)當(dāng)他此時應(yīng)當(dāng)向人民法院提出。對于當(dāng)事人沒有主動提出申請公證事項但公證員在辦理公證過程中發(fā)現(xiàn)到涉及我國法律規(guī)定必須強(qiáng)制公證的法定事項，此時也應(yīng)當(dāng)主動告訴當(dāng)事人必須辦理公證，否則不發(fā)生法律效力。目前，我國對法定應(yīng)當(dāng)公證的事項作出規(guī)定的法律法規(guī)僅有民事訴訟法和城市房屋拆遷管理條例，其中，民事訴訟法第240條規(guī)定在中華人民共和國領(lǐng)域內(nèi)沒有住所的外國人、無國籍人、外國企業(yè)和組織委托中華人民共和國律師或者其他人代理訴訟，從中華人民共和國領(lǐng)域外寄交或者托交的授權(quán)委托書，應(yīng)當(dāng)經(jīng)所在國公證機(jī)關(guān)證明，并經(jīng)中華人民共和國駐所在國使領(lǐng)館認(rèn)證，或者履行中華人民共和國與該所在國訂立的有關(guān)條約中規(guī)定的證明手續(xù)后才具有法律效力。國務(wù)院頒布的城市房屋拆遷管理條例第14條規(guī)定房屋拆遷管理部門代管的房屋需要拆遷的，拆遷補(bǔ)償安置協(xié)議必須經(jīng)公證機(jī)關(guān)公證，并辦理證據(jù)保全。所以碰到上述兩種情況時作為公證員應(yīng)主動告知。

2.程序上的告知義務(wù)

即辦理公證過程中各個環(huán)節(jié)的具體操作事項。一般分為申請、受理、審查，出具公證書，比如指導(dǎo)當(dāng)事人怎樣規(guī)范填寫申請表，告訴當(dāng)事人應(yīng)提交的證據(jù)材料。公證機(jī)構(gòu)在審查中認(rèn)為申請公證的文書內(nèi)容不完備表達(dá)不準(zhǔn)確的，應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)當(dāng)事人補(bǔ)正或者修改，當(dāng)事人拒絕補(bǔ)正修改的，應(yīng)當(dāng)在工作記錄中注明。有代理人代理申請的，如果是代理遺囑、遺贈、贈與、認(rèn)領(lǐng)親子、收養(yǎng)關(guān)系、解除收養(yǎng)關(guān)系、生存狀況、委托、聲明、保證等與公民人身有密切關(guān)系的事項應(yīng)告知應(yīng)由其本人親自申辦，不能代理申辦。如果是無民事行為能力人或者是限制民事行為能力人申請公證的，應(yīng)當(dāng)告訴他應(yīng)該由他的法定代理人代為辦理。如果是法人申辦公正的，應(yīng)當(dāng)告訴他由其法定代表人代表，如果是其他組織申辦應(yīng)由其主要負(fù)責(zé)人代表。如果是代理居住在香港、澳門、臺灣地區(qū)涉及繼承、財產(chǎn)權(quán)益或人身關(guān)系等應(yīng)告知其授權(quán)委托書應(yīng)經(jīng)過其居住地公證人(機(jī)構(gòu))證明，如果代理上述事項的當(dāng)事人是居住在我國國外的，除了履行其居住地公證機(jī)構(gòu)證明外，還應(yīng)經(jīng)我國駐所在國使領(lǐng)館認(rèn)證或國際條約規(guī)定的手續(xù)方為有效，即雙重認(rèn)證手續(xù)。

(三)履行好上述公證告知義務(wù)，筆者認(rèn)為至少可以起到以下幾方面的作用

1.預(yù)防糾紛。除法定公證外，當(dāng)事人之所以申請公證，目的是尋求能夠給所證事項帶來具有公信力的證明行為，以便自覺履行，公證是一種非訟制度，它的作用就是預(yù)防糾紛。其預(yù)防糾紛最主要的手段就是將當(dāng)事人申辦公證以后所享有的權(quán)利、所承擔(dān)的義務(wù)、公證的法律意義和法律后果及注意事項告訴當(dāng)事人。這一規(guī)定貫穿整個公證程序，從受理當(dāng)事人申請，到送達(dá)公證書或拒絕公證，都要告知當(dāng)事人相關(guān)內(nèi)容，如果告知不充分，公證的預(yù)防作用就會大打折扣，而且公證員也是一種失職，作為專職法律工作人員，公證員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。[3]

2.減少執(zhí)業(yè)風(fēng)險。《公證程序規(guī)則》第二十四條規(guī)定：公證人員詢問當(dāng)事人和有關(guān)證人時，應(yīng)告知其權(quán)利、義務(wù)、法律責(zé)任和注意事項，并制作談話筆錄。談話筆錄的制作既是公證人員了解公證事項的有關(guān)真實情況的過程，也是公證人員履行告知義務(wù)的過程，了解有關(guān)情況的同時必然有相應(yīng)的告知內(nèi)容。而要將告知的內(nèi)容記入筆錄，是因為公證員的主要任務(wù)就是保全證據(jù)，僅有口頭告知是不足以為證的，記入筆錄，不僅是作為保全證據(jù)，而且也是證明公證員已履行了義務(wù)，有利于劃清公證員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。[4]

3.提高工作效率。比如一次性告知當(dāng)事人應(yīng)提供的證據(jù)材料既可以減少當(dāng)事人的重復(fù)后續(xù)行為，也為公證機(jī)構(gòu)出具公證書提供方便，同時告知的內(nèi)容越具體詳細(xì)，也可以減少日后當(dāng)事人對公證內(nèi)容有懷疑時提起的復(fù)查行為或?qū)C有異議時提起的訴訟行為，大大提高公證效率。

綜上所述，公證告知義務(wù)既是公證員的職責(zé)要求也是公證員的法定義務(wù)，與之相對應(yīng)的則是當(dāng)事人的權(quán)利，履行好公證的各項義務(wù)尤其是告知義務(wù)對維護(hù)國家利益和當(dāng)事人的合法權(quán)益，增強(qiáng)公證員執(zhí)業(yè)的自律意識、風(fēng)險意識，樹立公證員良好的社會形象都具有十分重要的意義。履行好公證告知義務(wù)能夠確保當(dāng)事人的合法權(quán)益，有利于加強(qiáng)公證員的事業(yè)心和責(zé)任感，有利于提高公證的質(zhì)量與效率，有利于提高公證機(jī)構(gòu)在群眾中的聲譽(yù)。公證告知義務(wù)是整個公證程序的重要組成部分，對于維護(hù)公證執(zhí)業(yè)秩序，保證公證員依法執(zhí)業(yè)，樹立公證員良好形象，促進(jìn)公證事業(yè)的健康發(fā)展，都具有十分重要作用。作為中國四大法律職業(yè)之一的公證職業(yè)，正確履行好公證員告知義務(wù)，與其他三大法律職業(yè)法官、檢察官、律師一起共同為繁榮中國社會主義法制建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

[1]江曉亮主編.公證員入門[M].北京：法律出版社，2003，7：5.

[2]江偉主編.民事訴訟法[M].北京：北京大學(xué)出版社，2003.

[3]劉疆.公證基本原則新論[J].中國公證，2003.

[4]劉疆.公證基本原則新論[J].中國公證，2003.

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