市縣級方志機構(gòu)資料建設探析

徐李寧（桂林市地方志編纂委員會辦公室，廣西　桂林，541001）

市縣級方志機構(gòu)資料建設探析

徐李寧
（桂林市地方志編纂委員會辦公室，廣西桂林，541001）

指出了市縣級方志機構(gòu)資料建設困境和地方志資料建設的現(xiàn)實意義，提出了市縣級方志機構(gòu)資料建設階段性目標，即在未來5年內(nèi)，市縣級方志機構(gòu)成為擁有本地方方面面歷史與現(xiàn)狀最權(quán)威、最全面、最系統(tǒng)的資料，成為本地地域文化的百科檢索中心。認為，要達到這個目標，就要依法收（征）集地方志資料，加強資料制度建設和規(guī)范化管理。

市縣級方志機構(gòu)；地方志資料建設；目標與方法

2015年4月，中國地方志指導小組組長王偉光在全國地方志機構(gòu)主任工作會議上部署下一步工作時，緊隨在“修志”“編鑒”之后提出要“大力加強資料建設”。2015年8月，國務院辦公廳印發(fā)《全國地方志事業(yè)發(fā)展規(guī)劃綱要（2015—2020年）》（以下簡稱《規(guī)劃綱要》）?！兑?guī)劃綱要》提出今后5年的主要任務，其中之一是“強化地方志資料建設”?？梢娰Y料建設于方志機構(gòu)的重要性和緊迫性。資料工作是方志界常論話題，但方志界所探討的“資料收集、整理、考證、管理、使用”，大多圍繞修志而談。對尚未設立方志館的市縣級方志機構(gòu)來說，地方志資料建設的目標是什么，以及如何建設，并不夠清晰。本文試對市縣級方志機構(gòu)的資料建設作一粗淺探討，以期拋磚引玉。

一、市縣級方志機構(gòu)資料建設困境

資料是地方志工作的基礎。地方志資料建設，即地方志資料收（征）集的方法、手段、渠道、機制的設立與創(chuàng)新，以及資料保存管理、整理加工、綜合利用等各個環(huán)節(jié)的制度建設與操作實踐活動。

市縣級方志機構(gòu)在全國方志機構(gòu)總數(shù)中占了絕大部分，是地方志資料建設的主體。經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)的市縣級方志機構(gòu)，與不發(fā)達或不夠發(fā)達地區(qū)的市縣級方志機構(gòu)，各方面條件差距很大，資料建設的困境也不盡相同。根據(jù)中指組在2015年4月全國地方志機構(gòu)主任工作會議上提供的數(shù)據(jù)，全國市縣級方志館已建成的有300多個。即是說，有條件設立方志館的市縣級方志機構(gòu)，僅占全國市縣級方志機構(gòu)十分之一左右。絕大部分市縣級方志機構(gòu)，在未來可以預見的若干年內(nèi)，只有資料室?？傮w上來說，這些方志機構(gòu)資料建設的困境，主要有以下幾個方面：

（一）知名度低，職能形象模糊

2014年下半年，筆者所在的城市由市政府組織文化局、文物局、住建局、市委政研室、市宗教局、市委黨史研究室等部門，分別就史前文化專題、古代水利文化專題、古代城池（堡寨）文化專題、古代石刻文化專題、靖江藩王文化專題、古街區(qū)古鎮(zhèn)古村和名人故居專題、古代宗教文化專題、民國文化專題、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)專題等，展開調(diào)查（復核）工作。之后形成了12個專題共17冊、配套數(shù)據(jù)容量120 G的調(diào)查成果。11月18日，調(diào)查領導小組舉辦儀式，正式將成果移交市檔案館和圖書館保存。而自稱具有最全面、最系統(tǒng)地情資料的方志部門，本該成為地情資料接收方之一，卻被人遺忘了。

這樣的情況，在市縣級方志機構(gòu)中并非孤例。

方志機構(gòu)，在方志漫長的發(fā)展歷史中，一直是為修志而存在，與學術(shù)不搭界，與研究不沾邊，與收藏更不相干。修完志，方志機構(gòu)就完成了歷史使命。方志機構(gòu)收集資料，自古以來就是為修志服務。普通百姓不知方志機構(gòu)；知道方志機構(gòu)的官員和學者，對方志機構(gòu)的認知也大抵如此。

從20世紀80年代開始，各地為新編地方志而設立方志機構(gòu)。方志機構(gòu)的工作內(nèi)容逐漸豐富：修志書，辦刊物，編年鑒，成立方志協(xié)會，出版各類地情書，舉辦地情宣傳活動，開展方志理論研究，整理舊志，開發(fā)利用方志資源，在各種媒體上開辟地方志知識專欄，建立網(wǎng)站和地情資料數(shù)據(jù)庫，立項和建設方志館?？傊?，方志機構(gòu)不再實行“一本書主義”，而是努力拉近與現(xiàn)實社會的距離，努力挖掘為現(xiàn)實經(jīng)濟社會服務的潛能。與過去相比，方志事業(yè)的發(fā)展取得巨大成就，方志機構(gòu)公共服務能力和水平日益提高，涌現(xiàn)出不少類似余杭區(qū)志辦等社會認可度較高的市縣級方志機構(gòu)。

然而，不可否認的是，很多市縣級方志機構(gòu)，全年的所有工作依然還是修志編鑒并沉陷于此，極少主動與相關單位團體合作開展活動，以此提高知名度，確立自身形象。在這些地方，許多人并不知方志機構(gòu)；或知道方志機構(gòu)修志，并不知道方志機構(gòu)除修志編鑒之外還承擔何種職能，以及能夠為現(xiàn)實經(jīng)濟社會提供何種服務。因而，社會各界舉辦資料捐贈或類似文化活動時，鮮有人會記起該通知方志機構(gòu)參加。

（二）資料收藏定位不清，地位尷尬

就收藏保存資料而言，原始憑證有檔案館，資料成果有圖書館，物質(zhì)遺存有博物館，藝術(shù)作品有美術(shù)（展覽）館，還有各類專題紀念（陳列）館。這些館的功能和作用早已深入人心。從地方志資料建設的資料地位來看，市縣級方志機構(gòu)是圖書館、檔案館、博物館以及各類專題紀念（陳列）館之間的尷尬存在。

（三）經(jīng)費不足，資料采購和保存受限

對于許多沒有方志館的市縣級方志機構(gòu)來說，所謂最全面、最系統(tǒng)的地情資料，其實就是資料室書架上的幾本志書。經(jīng)費不足，許多必須的資料采購受到限制；資料存儲所要求的溫度、濕度、光線、防污染、防霉、防蟲等條件也難以滿足。田嘉在其《大力加強資料建設》講話中指出，地方志資料建設，要擴大范圍，“搜集的資料種類應當包括：檔案、文獻、圖表以及調(diào)查記錄，有重要史料價值的圖書和報刊等文字資料；歷史圖像、照片、圖章、票據(jù)、家譜、契約、證書、紀念章以及錄音、錄像帶、光盤、磁盤等實物資料；歌謠、諺語、時尚流行的手機短信、網(wǎng)絡語言、當事人的口述史等口碑資料”。［1］田嘉.大力加強資料建設［J］.中國地方志，2013，（5）.但是，對沒有方志館的大部分市縣級方志機構(gòu)來說，這樣大范圍的資料收集工作，主要是在開展修志工作時由承編單位進行，資料為修志服務。很多市縣級方志機構(gòu)本身，并不具備收藏原始資料的條件。

（四）人才缺乏，素質(zhì)參差不齊

從20世紀80年代新編地方志成立方志機構(gòu)，迄今已逾30年。不少市、縣如今仍然把方志機構(gòu)當成安排人的去處，無論是否適合方志崗位都調(diào)入方志機構(gòu)。在不發(fā)達地區(qū)的市縣級方志機構(gòu)，下面這種情況尤為常見：滿編的方志機構(gòu)，卻找不到幾個真正能承擔修志編鑒的人，只能聘人完成修志任務。筆者所在市，5個城區(qū)方志辦全部是掛靠區(qū)政府辦的臨時機構(gòu)；12個轄縣僅有6個縣有獨立的方志機構(gòu)。無編制或編制少，經(jīng)費不足，人員素質(zhì)參差不齊，缺少專業(yè)研究人員，資料建設服務修志編鑒尚嫌吃力，遑論服務方志事業(yè)發(fā)展和方志文化建設。

在知名度不高，職能形象未確立，地情研究專業(yè)人員缺乏，資料保存收藏條件不具備的情況下，市縣級方志機構(gòu)應如何定位自身的資料建設，才能脫穎而出？

二、地方志資料建設的現(xiàn)實意義

《規(guī)劃綱要》提出強化地方志資料建設，建立能夠全方位適應地方志編纂、地方志事業(yè)發(fā)展和方志文化建設需要的地方志資料保障機制。地方志資料建設的核心環(huán)節(jié)是資料收（征）集工作，而地方志資料收（征）集工作起源于志書編纂。離開了志書編纂，地方志資料建設必然是無源之水，無本之木。地方志是資料性著述，其資政作用、存史價值、教化功能的實現(xiàn)，均取決于地方志資料。所以，服務修志、滿足修志工作需要必然是地方志資料建設的首要目的。

然而，地方志資料收（征）集的范圍若只定位于編纂志鑒所需要資料，地方志資料建設的目的若只局限于為修志服務，則方志機構(gòu)將始終遠離火熱的社會生活，方志事業(yè)的繁榮發(fā)展將永遠只是一個美好的愿景。

2008年11月，中共中央政治局委員、國務委員劉延東在第四次全國地方志工作會議上的講話指出：“推動地方志事業(yè)的發(fā)展，既能展示中華文化的博大精深和無窮魅力，也能體現(xiàn)現(xiàn)代文明與歷史文明的一脈相承。在建設中國特色社會主義偉大實踐中，進一步推進地方志事業(yè)的發(fā)展繁榮，對于促進社會主義文化大發(fā)展大繁榮，提高國家文化軟實力具有十分重要的意義。”①《第四次全國地方志工作會議在北京召開》，人民網(wǎng) www.people.com.cn，2008年11月6日。方志界已經(jīng)逐步認識到，服務經(jīng)濟社會發(fā)展是方志事業(yè)發(fā)展的出發(fā)點和落腳點。從20世紀90年代首輪修志基本完成之后，各地方志機構(gòu)編纂出版年鑒和各類地情書，為當?shù)仡I導收集編撰每月大事記；建立方志館，通過實物、文字、照片配以聲、光、電和多媒體技術(shù)全面展示地情；開發(fā)設立地情網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫，為社會提供服務，等等，都是方志機構(gòu)想方設法拉近本職工作與現(xiàn)實的距離，努力為現(xiàn)實經(jīng)濟社會發(fā)展服務的成果，也是方志界認識到地方志在發(fā)展中國特色社會主義文化和提升國家文化軟實力中的地位和作用，努力推進地方志事業(yè)發(fā)展繁榮的結(jié)果。地方志工作中的志書、年鑒、地情書編纂，數(shù)據(jù)庫、方志館、地情網(wǎng)建設，方志理論研究、地情開發(fā)利用、地域文化研究，方志對外宣傳等，無一不建立在地方志資料的基礎之上。地方志資料建設的成就，決定了方志事業(yè)各個組成部分的基石堅實與否，是地方志事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的生命所系和活力所在，也是方志機構(gòu)服務現(xiàn)實的立足之本。

三、市縣級方志機構(gòu)資料建設階段性目標

資料建設工作做得比較好的市縣方志機構(gòu)，如廣東、江蘇、浙江、山東、四川和陜西的一些市縣級方志機構(gòu)，其所屬方志館已建設成為地方文獻收藏、地情展示與教育、地情研究與咨詢、地情檢索與服務、地方文化交流與活動的中心，能夠全方位適應地方志編纂、地方志事業(yè)發(fā)展和方志文化建設的需要。這是所有方志機構(gòu)資料建設要達到的總體目標。而目前，經(jīng)濟、文化不夠發(fā)達地區(qū)的方志機構(gòu)，尤其是縣級方志機構(gòu)，編制、經(jīng)費、人員都不足，若是提出在未來5年內(nèi)都要建設成為地情展示中心、地情教育中心、地情研究中心，顯然是不切實際的。那么，市縣級方志機構(gòu)，應該制訂一個什么樣的資料建設目標才是具有一定挑戰(zhàn)性又現(xiàn)實可行？古人云“法乎其上，則得其中；法乎其中，則得其下”。筆者認為，未來5年之內(nèi)，市縣級方志機構(gòu)資料建設可實現(xiàn)的階段性目標是：擁有本地方方面面歷史與現(xiàn)狀最權(quán)威、最全面、最系統(tǒng)的資料，成為本地地域文化的百科檢索中心。

“擁有本地方方面面歷史與現(xiàn)狀最權(quán)威、最全面、最系統(tǒng)的資料”。通過兩輪修志與歷年地方綜合年鑒編纂的資料積累，一般的市縣級志方志機構(gòu)，都應該有了達到這個目標的基礎。在未來的若干年內(nèi)，只要逐年進行有計劃的補充完善，這個目標是可以實現(xiàn)的。

“成為本地地域文化的百科檢索中心”。沒有條件設立方志館的市縣級方志機構(gòu)，無需與圖書館競爭圖書集納，不必與博物館、檔案館以及各類專題紀念（陳列）館比拼原始文檔和實物的收藏。方志機構(gòu)應該成為全市（縣）地情文化部門合作的橋梁，整合全市（縣）地情信息資源與資源共享，打造權(quán)威性的地情信息檢索中心，最起碼是本地特色文化、地域文化百科檢索中心，夯實地方志系統(tǒng)的地情信息服務基礎，為將來進一步發(fā)展志、鑒、庫、館、網(wǎng)并舉，全方位推進的工作新格局奠定基礎。市縣級方志機構(gòu)的資料建設，至少應達到這樣的水準：社會所需要的任何地情信息，方志機構(gòu)都可以檢索到，或者是系統(tǒng)完備的，或者是線索。如清末臨桂詞人王鵬運，方志機構(gòu)有其生平資料介紹，有其今存主要著述目錄以及著述保存處索引，有其親屬及后代的現(xiàn)狀情況，有其墓葬詳細資料，還可提供本地的王鵬運資深研究人士聯(lián)系方式?？傊?，只要到了方志機構(gòu)，就一定有收獲。即使方志機構(gòu)未存有想要查找的地情資料，也一定可以提供線索。當方志機構(gòu)建立了這樣的知名度，社會各界凡要找資料，首先就會想到方志機構(gòu)。

四、依法收（征）集地方志資料

地方志資料建設的最基礎環(huán)節(jié)、最核心的工作是資料的收（征）集?！兜胤街竟ぷ鳁l例》第十一條：“縣級以上地方人民政府負責地方志工作的機構(gòu)可以向機關、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織以及個人征集有關地方志資料，有關單位和個人應當提供支持。負責地方志工作的機構(gòu)可以對有關資料進行查閱、摘抄、復制……”這賦予了方志機構(gòu)征集資料的法定權(quán)力。方志機構(gòu)要充分利用條例賦予的職能，依法開展資料的社會收（征）集工作。相比圖書館、博物館和其他專題陳列館等文博系統(tǒng)，地方志資料收（征）集工作自上而下、由政府組織推動，具有涉及面廣、社會影響較大等特點。做好這項工作，一是有助于更好更有效地收集到滿足修志、滿足地方志事業(yè)可持續(xù)發(fā)展、滿足地域文化為現(xiàn)實服務的需要資料，達到地方志資料建設的目標；二是有助于強化方志機構(gòu)的行政職能，使之區(qū)別圖書館、博物館及各類專題陳列（展示）館的純公益性事業(yè)單位的職能定位；三是有助于提高方志機構(gòu)的知名度。方志機構(gòu)提高了知名度，反過來將有利于社會各界為地方志資料建設提供幫助。通過開展社會各界資料收（征）集，地方志資料征集的目的是什么，征集的范圍是什么，征集的內(nèi)容是什么，方志機構(gòu)將以此為基礎可為社會提供的服務是什么，這些將在逐年開展的、制度化的征集工作中慢慢深入人心，從而確立方志機構(gòu)的職能形象。同時，方志工作機構(gòu)應當發(fā)揮自身資源優(yōu)勢，有計劃地每年開展能夠直接服務現(xiàn)實又能夠引起社會關注的活動。與相關部門加強橫向聯(lián)系與合作，共同開展有關地域文化方面的項目，擴大影響，提高知名度，強化職能形象。假以時日，必有成效。本文開頭提到的方志機構(gòu)在捐贈地情資料活動中被忽略的尷尬事，將會減少。

（一）建立資料征集保障機制

建立保障機制是保證地方志資料收（征）集質(zhì)量和效果的關鍵。市縣級方志機構(gòu)要制定地方志資料建設規(guī)劃，以政府名義印發(fā)全市（縣）社會各界；同時應努力爭取將年度地方志資料收（征）集工作納入政府部門的目標管理，列入目標考核。

在進行農(nóng)業(yè)機械設備的推廣過程中，很多的機械設備沒有一個很好的推銷渠道，而造成這種原因的主要因素就是機械在推廣過程中，沒有專門的機構(gòu)進行推廣宣傳，導致很多設備要想應用到農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中，必須要經(jīng)過長時間的等待，才能夠獲得一些先進機械設備的各項參數(shù)等。雖然，我國目前已經(jīng)建立了農(nóng)機推廣體系，并對農(nóng)業(yè)技術(shù)服務站進行政策扶持，但是還是不能夠真正的發(fā)揮出其自身的作用。此外，在進行農(nóng)機推廣過程中，因為缺乏專業(yè)的技術(shù)人才也是阻礙農(nóng)業(yè)機械設備普及的一個主要問題。

（二）合理設置資料收（征）集方案

市縣級方志機構(gòu)，應根據(jù)自身確定的資料建設目標，逐年調(diào)整綱目，有計劃地制訂資料收征集方案。

1.資料年報。

地方志資料年報有利于促進地情資料搜集的制度化和規(guī)范化，防止資料散失，保持地情資料的連續(xù)性。2006年1月廣州市率先開展地方志資料年報制度，此后國內(nèi)有十幾個省、市亦相繼進行地方志資料年報制度的探索實踐。2009年8月，廣西地方志編纂委員會印發(fā)《廣西壯族自治區(qū)地情資料年報規(guī)定》。2014年，桂林市開展地方志資料年報試點。由于各地開展資料年報的目的不同，對需要報送的資料要求也不一樣。如《廣西壯族自治區(qū)地情資料年報規(guī)定》要求報送的是出版的三級志書、年鑒及其裝訂成冊的資料長編或匯編、評議稿、送審稿、付印稿；志類書籍、歷代方志整理本；黨史、文史資料、專題史、大事記等；各類資料匯編、調(diào)查報告；地方名人傳記、著作、回憶錄等。而廣東省的各市縣，所實施的地方志資料年報制度，年報資料分為概況資料、大事記資料、專題資料、人物資料、文獻資料、圖片音像資料及其他具有存史價值的資料，以資料長編形式為主，各個板塊的資料如何整理和撰寫都有規(guī)范要求。這樣的資料年報工作有一定難度，方志機構(gòu)需要對各部門資料員進行培訓。但這樣的地情資料逐年積累下來，不僅能夠很好地滿足將來的續(xù)修地方志的需要，并且整理加工事半功倍，能夠最大限度地實現(xiàn)擁有當?shù)刈匀?、政治、?jīng)濟、文化和社會歷史與現(xiàn)狀最全面、最系統(tǒng)資料的目標。

2.各類專題資料收（征）集。

為了逐年完善和補充今后修志所需要資料，為了建立特色資料庫，為了構(gòu)建地域文化的百科搜索引擎資料基礎，為了從地情文獻中提取開發(fā)服務現(xiàn)實相關資料進行精加工形成方志文化產(chǎn)品，無論是要達成哪一個目標，專題資料收（征）集都是需要的，社會調(diào)查甚至于田野調(diào)查都是可以采用的有效手段。市縣方志機構(gòu)限于人力物力，不可能組織類似人口普查或經(jīng)濟普查這樣大規(guī)模的社會調(diào)查，但根據(jù)需要和自身條件，每年組織若干中、小規(guī)模的社會調(diào)查（特別是對特色、重點資料），完善專題資料的深度和廣度，卻是完全可行的。首輪修志時，某市志辦曾聯(lián)合宗教局，將城區(qū)內(nèi)所有寺、廟、道、觀都進行了一次全方面普查，弄清了它們的建立年代、修繕情況、建筑面積、住寺（廟、道、觀）人員現(xiàn)狀等等，還利用自身的力量，將市區(qū)所有大大小小幾十座石山的海拔高度、相對高度測量了一遍，使首輪志書的相關篇章資料豐滿、系統(tǒng)和全面。

把握一地地域文化的特色是市縣方志機構(gòu)應具備的基本功。要實現(xiàn)“成為本地地域文化的百科搜索引擎”的目標，方志辦每年都應梳理出本地地域文化若干專題，特別是特色地域文化專題，通過專題資料收（征）集以及社會調(diào)查、田野調(diào)查補充完善資料，提高其資料的系統(tǒng)性和完備性。市縣級方志機構(gòu)，應充分利用地方志資料收征集的法定權(quán)力，爭取政府支持，與相關部門單位合作展開，既可彌補自專業(yè)知識和人才實力的不足，也可享受所獲成果。有些市縣級方志機構(gòu)往往會因編纂工作繁忙，對編纂工作之外的專題資料收征集活動不愿操作。其實，專題資料收（征）集活動，并非每次都要傾全辦公室之力。某些專題資料收（征）集活動，規(guī)模和范圍并不需要太大，確定若干專人，花費數(shù)周或數(shù)月即可完成。方志辦只要堅持每年運作幾個專題，形成制度，月積年累，收獲必豐。

（三）建立專業(yè)人員培訓培養(yǎng)機制

由于地方志資料收（征）集的目的是為修志服務、為方志事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和方志文化建設服務，地方志資料收（征）往往有許多專業(yè)要求，資料員必須具有一定的文字能力和專業(yè)知識，方可勝任。因此，方志辦應定期對部門資料員進行培訓，根據(jù)每年調(diào)整的資料收集綱目，有針對性地舉辦培訓班。印發(fā)工作指導資料，對資料員進行業(yè)務指導。并要求各單位不得隨意調(diào)換資料員，確保相對穩(wěn)定，避免影響工作銜接和資料質(zhì)量。

（四）提前介入與事后跟蹤相結(jié)合

方志機構(gòu)應安排專人，平時特別關注當?shù)匕l(fā)生的大事、要事和新生事物，注意采集各種媒體播發(fā)的文字和圖片資料。并借鑒中國古代史官記事制度，采用提前介入和事后跟蹤的方法，及時收集，系統(tǒng)記載，形成制度。如崇州市方志辦，爭取市委和政府的同意，對即將發(fā)生的大事要事，安排志辦人員提前介入第一現(xiàn)場搜集一手資料。對已經(jīng)發(fā)生的大事要事，方志機構(gòu)應積極聯(lián)系相關部門和具體工作人員，落實資料收集工作。如成都錦江區(qū)方志辦，在這些方面做得比較好，文化部門開展活動常常首選到志辦了解情況，索要文字和照片資料。

五、加強資料制度建設和規(guī)范化管理

地方志資料的規(guī)范化、制度化管理，能夠確保資料的及時收藏、安全保護、有效利用，有利于方志資料信息化以及方志機構(gòu)為現(xiàn)實社會提供服務的效率。資料保管方面，已有眾多論述，此處不贅言。

資料整理，關系到方志辦能否最有效率的利用資料。有些市縣方志機構(gòu)，將收（征）集到的資料按部門（單位）裝入一個個資料盒便了事。雖然資料盒在資料架上擺放得整整齊齊，但這樣管理的資料難以滿足“成為本地地域文化的百科搜索引擎”的要求。目前，方志辦已普遍實現(xiàn)電腦辦公。即使沒有能力建立數(shù)字資料庫，也應該可以利用電腦將資料分類建檔，建立索引。應盡可能地多建立不同要素、不同類型的索引，如人名索引、地名索引、機構(gòu)索引、圖照索引、表格索引、特色地情索引、專題索引、重大事項索引、主題分析索引等等，以方便查閱使用。

制度建設方面，對外，方志機構(gòu)應制定針對社會各界的捐贈地方志資料的獎勵制度，并爭取財政經(jīng)費支持，特別是對所捐贈的重大事件親歷者、本地著名人士的日記、書信、手稿、筆記、講話稿、回憶錄、自傳以及照片、影像的原件或復制件，應有獎勵制度。比如河北省方志館于2015年公開向社會征集地方志資料，規(guī)定：“凡無償捐贈或提供資料的單位和個人，均會獲得由河北省地方志辦公室頒發(fā)的收藏證書，符合入志條件的將錄入《河北省志·方志志》，傳之后人。對個人捐贈舊志、家譜家訓和有價值資料的給予一定的物質(zhì)獎勵?！雹?/p>

對內(nèi)，方志機構(gòu)也應制訂針對志辦個人資料移交的所有權(quán)保障制度。不少市縣方志機構(gòu)都有這樣一些同志：個人手上掌握了大量的、甚至是獨有的地情信息資料，包括照片、文獻資料、書籍以及資料卡片等，有歷年工作積累，更多的也許是個人出于興趣愛好多方主動搜集的成果。但遺憾的是，資料始終是個人所有，不能成為單位資料建設的有機組成部分。尤其是他們調(diào)走或退休時，資料也帶走了。方志機構(gòu)應制訂相應的制度，保障資料擁有者在資料使用（如出版和對外宣傳）時的署名權(quán)，以及獲取適當資料費的權(quán)利，以此鼓勵這些同志移交資料，以豐富和完善方志機構(gòu)的資料建設。

此外，資料審查、接收、保管都應建立有完善的制度，如此才能保障資料建設長效穩(wěn)定地進行。

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