淺談檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

陸美冰

四平市市區(qū)河道管理中心

淺談檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

陸美冰

四平市市區(qū)河道管理中心

檔案作為一個企業(yè)或單位的重要資料與信息，其對企業(yè)或單位的發(fā)展有一定程度的影響。所以，出于保證企業(yè)或單位良好發(fā)展的考慮，應(yīng)當(dāng)加強檔案管理，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化落實檔案管理，如此才能保證檔案管理可以充分發(fā)揮作用，為企業(yè)或單位提供重要信息。那么，如何落實標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理工作呢？本文將對此問題展開分析與探討。

檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化；規(guī)范化

檔案管理發(fā)展中，檔案管理的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和環(huán)節(jié)，只有在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的基礎(chǔ)上，才能夠促進檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，提升檔案管理的效率與水平。基于此，在具體落實檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)做好相關(guān)規(guī)章制度的完善、檔案管理工作的規(guī)劃、檔案管理人員的配備、檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)等等，從而按照相關(guān)要求，規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化落實檔案管理，以便充分發(fā)揮檔案管理的作用，保證檔案的使用價值。所以，檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化落實是非常有意義的。

一、檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問題

基于現(xiàn)階段我國一些企業(yè)、單位檔案管理的實際情況來看，可以確定的是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度不高。究其原因，主要是檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中存在一些問題，使得檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低。具體為：

（一）認識方面存在問題

現(xiàn)代化的今天，依舊有很多單位領(lǐng)導(dǎo)及管理者沒有認識到檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化落實的重要性，而是一味的追求檔案管理的信息化、數(shù)字化。其實，檔案管理的確需要借助于先進的科學(xué)技術(shù)，如計算機技術(shù)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，從而實現(xiàn)信息化、數(shù)字化的檔案管理。但是，相對來說，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理應(yīng)當(dāng)是數(shù)字化、信息化檔案管理的前提條件。只有規(guī)范好各項檔案管理工作，在按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)落實各項檔案管理工作，并在具體落實檔案管理過程中借助先進技術(shù)如此才能真正提高檔案管理質(zhì)量。如若沒有落實規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，而直接落實信息化、數(shù)字化檔案管理，那么檔案管理將難以切合實際，真正發(fā)揮作用［1］。

（二）存在資金方面的問題

目前很多企業(yè)或單位在進行檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過程中存在經(jīng)費不足的情況，這也使得檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低。究其根本，一方面是政府對檔案管理部門的經(jīng)費支持能力有限；另一方面是檔案管理部門融資渠道少，難以通過融資來職稱檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

（三）存在政策方面的問題

落實規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，需要由相關(guān)法律法規(guī)的支持，如此才能保障檔案管理有依有據(jù)、有章有法的落實，使廣大人民群眾信服。但遺憾的是目前我國政府并沒有針對檔案管理，頒布相關(guān)政策或法規(guī)，這使得檔案管理工作缺乏完善的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的制度規(guī)范。

二、強化檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效措施

為了改變當(dāng)前檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低的情況，筆者的建議是：

（一）做好檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作

出于落實規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作的考慮，在強化檔案管理工作的過程中，首先要做好檔案管理工作中規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。具體工作內(nèi)容是：

其一，做好公文制發(fā)。公文作為檔案的前身，多數(shù)檔案資料都是有公文轉(zhuǎn)化形成的。所以，為了保證檔案資料的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)當(dāng)加強工作制發(fā)的監(jiān)督與管理，從而提高公文制發(fā)的質(zhì)量。

其二，做好公文、文書的檔案收率管理。也就是在制發(fā)公文的過程中，對公文簽發(fā)手續(xù)、公文審批、公文標(biāo)題設(shè)定、公文內(nèi)容等相關(guān)方面進行詳細的了解與檢查，及時發(fā)現(xiàn)錯誤，及時糾正錯誤，保證公文完好、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

其三，做好公文書寫。為了保證公文規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在制發(fā)公文的過程中，應(yīng)當(dāng)按照制發(fā)公文的相關(guān)要求，采用標(biāo)準(zhǔn)的文種，并規(guī)范格式，進而書寫公文，保證公文簡潔、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范［2］。

（二）及時進行檔案案卷清理，保證檔案時效性特征

檔案管理中，保證檔案的時效性是非常重要的，這可以保證檔案的使用價值，這也使得檔案管理有意義。當(dāng)然，要想保證檔案時效性特征，應(yīng)當(dāng)注意及時進行檔案案卷清理。也就是在檔案保管的過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案文件的保管價值作用及特征，采取適合管理方式予以保管。在一段時間之后，對檔案案卷進行清理，確定沒有價值的檔案予以銷毀，對于永久性保存價值的檔案文件，則需要查看，確定是否完整、保存是否良好，以此來保證檔案時效性特征。

（三）構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，推進規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理

在現(xiàn)代化的今天進行到案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫是必不可少的。因為電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立，可以將企業(yè)或單位的檔案以電子的方式存儲，如此可以保證檔案的安全性，且規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案。另外，查閱或使用檔案也會變得更加方便、快捷。那么，如何構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，推進規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理？即借助計算機技術(shù)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，構(gòu)建電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，設(shè)置為檔案管理數(shù)據(jù)庫的軟硬盤，使其能夠?qū)n案進行快速的收錄、分類、存儲，如此可以保證檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有效化。

結(jié)束語

檔案材料對于—個單位來說，也是一種重要的歷史見證以及明智決策的重要依據(jù)，對于本單位人力資源管理工作也能夠提供重要的資源保障。所以，強化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理是非常必要的。對于當(dāng)前我國檔案管理存在一些問題的情況，筆者的建議是做好檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作；及時進行檔案案卷清理，保證檔案時效性特征；構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，推進規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理等。希望對于提高檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平有所幫助［3］。

［1］丁海斌.檔案管理活動中的物質(zhì)與意識——兼論檔案的物理管理與邏輯管理［J］.檔案學(xué)研究.2010（3）.

［2］王德俊.國家檔案事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案學(xué)術(shù)學(xué)問大家——馮子直著《論檔案事業(yè)與檔案事業(yè)管理》讀后感［J］.檔案學(xué)研究.2011（6）.

［3］張云.以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)切實做好檔案管理工作［J］.機電兵船檔案，2013（1）.