公共圖書館讀者活動檔案的收集與管理——以古田縣圖書館讀者活動檔案的收集管理為例

李 芳 （古田縣圖書館 352200）

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公共圖書館讀者活動檔案的收集與管理——以古田縣圖書館讀者活動檔案的收集管理為例

李 芳 （古田縣圖書館 352200）

摘要：讀者活動，是公共圖書館活動的重要內(nèi)容。讀者活動中形成的許多檔案，真實(shí)記錄了圖書館讀者的活動過程，包含了讀者服務(wù)工作的內(nèi)容和特點(diǎn)，有極其重要作用。然而這部分檔案資料經(jīng)常被忽視。本文結(jié)合古田縣圖書館讀者活動檔案的收集、管理和利用，談一些體會。

關(guān)鍵詞：公共圖書館；讀者；活動；檔案

一、讀者活動檔案的重要作用

1.為確定讀者活動主題提供參考。通過對以往讀者活動檔案的分析、總結(jié)，可以歸納出讀者喜聞樂見的活動主題，進(jìn)而確定好本次活動的主題內(nèi)容。比如，古田縣圖書館曾經(jīng)通過對多年讀者活動情況的分析，發(fā)現(xiàn)少兒類活動最受歡迎，近年來舉辦的“六一節(jié)少兒現(xiàn)場繪畫比賽”“六一節(jié)少兒作文演講比賽”“文化共享繪出夢想”“迎六一少兒繪畫比賽”等，從報名到參賽的整個過程，少兒及家長都積極參與，收到了良好的社會效果。

2.為制定讀者活動方案提供借鑒。讀者活動方案包括時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、規(guī)模以及宣傳、組織等各方面因素。在制訂方案時，有必要對以往的活動檔案進(jìn)行深入分析、研究，吸取成功的做法和經(jīng)驗(yàn)，以取得事半功倍的效果。如在確定活動的規(guī)模時，通過對以往讀者括動檔案的分析，進(jìn)而確定本次活動的規(guī)模大?。辉诮M織宣傳方面，通過分析以往的檔案資料，可以取長補(bǔ)短，制訂出更為科學(xué)、合理的活動方案。

3.為更好開展讀者活動提供保證。讀者活動檔案如實(shí)地記錄了圖書館舉辦每項(xiàng)活動的思路、方法和過程。通過了解這些檔案，有利于分析圖書館讀者工作的情況，掌握他們的需求和愛好，為今后的讀者活動及圖書館工作提供正確的方向，更好地為讀者服務(wù)。

二、古田縣圖書館讀者活動檔案管理的特點(diǎn)

根據(jù)每年開展的豐富多樣的活動進(jìn)行分類歸檔管理，主要有以下幾類：

1.全民讀書閱讀活動檔案

為營造全民“多讀書、讀好書”的良好風(fēng)氣，積極推動全民閱讀活動的廣泛開展，古田縣圖書館每年都開展“書香八閩”全民讀書月系列活動。包括“數(shù)字資源閱讀推廣”“經(jīng)典國學(xué)圖書展銷”“你讀書我買單”“少兒閱讀輔導(dǎo)”專題講座、“讀書與人生”專題講座活動、“讀有益書、做文明人”活動、“書香伴我成長”少兒讀書征文活動、“美文誦讀活動”等，這些活動內(nèi)容豐富、形式多樣、創(chuàng)意新穎，我們就把歷年來的閱讀活動歸類成檔。

2.翠屏講壇活動檔案

為豐富讀者精神文化生活，發(fā)揮縣圖書館的社會教育職能，古田縣圖書館每年開展6—8次翠屏講壇活動，這些講壇內(nèi)容豐富多彩；包含留英博士姚麗云的《“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的電子商務(wù)》講座、臺灣著名兒童文學(xué)作家子魚的《親子閱讀—簡單事情重復(fù)做》、廈大金融系大學(xué)生的《數(shù)列知識大串講》、福建省老子研究會會長李德建作了《共享和諧智慧互聯(lián)網(wǎng)—老子文化啟迪下的互聯(lián)網(wǎng)思維》、藍(lán)田書院教席江貽旭作了題為《為往圣繼絕學(xué)——認(rèn)識我們先賢》的國學(xué)講座等等都按時間先后作了全面、整齊、完整的歸檔。使查檔時一目了然。對圖書館今后開展活動起了很大參考和借鑒作用。

3.歷年圖片展活動檔案

每年的重大紀(jì)念日我們都舉辦一些圖片展例如：建國60周年舉辦了《倡導(dǎo)閱讀、喜游世博》圖片展、舉辦《盛世中華——建國六十周年》圖片展、建國65周年舉辦了《走向復(fù)興——慶祝中華人民共和國成立65周年圖片展》《抗日戰(zhàn)爭圖片展》等。這些內(nèi)容檔案有很大的保存價值。

4.共享工程展播活動檔案

古田縣圖書館共享工程多媒體播放廳每年在節(jié)假日和服務(wù)宣傳周期間都開展節(jié)目展播活動，例如《童心向黨、快樂成長》《文化共享心向黨 》《中華勤學(xué)故事》《中國典籍與文化系列講座》《中國霸王花》等等系列優(yōu)秀節(jié)目展播活動，還有《開國英雄》《抗日小奇兵》系列動畫片展播活動等。同時利用共享工程資源下鄉(xiāng)到平湖、鶴塘、大橋、大甲等鄉(xiāng)鎮(zhèn)演播節(jié)目等。

5.其他活動檔案

其他不定時、不定期開展的一些活動另建立一個檔案。例如：軍民共建活動、暑期為未成年人開展“健康網(wǎng)絡(luò)、遠(yuǎn)離網(wǎng)癮”活動、舉辦“文化共享工程青少年網(wǎng)頁設(shè)計競賽”培訓(xùn)班、《數(shù)字資源檢索方法與技巧》培訓(xùn)講座、“文化共享杯”攝影作品征集等。

三、如何加強(qiáng)讀者活動檔案的收集、整理

1.提高讀者活動檔案的歸檔意識

讀者活動過程中形成眾多的材料，主要包括活動方案、活動內(nèi)容、參加人員、照片、總結(jié)、活動征文、演講文稿、智力競賽試題等。應(yīng)重視對這些材料的收集和整理，多渠道宣傳檔案工作，增強(qiáng)職工的檔案意識，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高歸檔意識，為讀者活動檔案的收集整理工作打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

2.認(rèn)真建立讀者活動檔案

為了保證檔案文件的完整性，通常從活動開始之初就要認(rèn)真進(jìn)行收集，以確保材料的齊全和完整。特別是照片檔案，它是活動過程的真實(shí)性記錄．每次舉辦活動時，應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)攝影，抓好讀者活動照片的收集、整理工作，并根據(jù)照片檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理和建檔。

3.制定讀者活動檔案收集標(biāo)準(zhǔn)

檔案人員要在充分了解讀者活動檔案的基礎(chǔ)上，要制定可行性的檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，明確不同類別讀者活動檔案的收集內(nèi)容，把 活動方案、活動總結(jié)、活動照片、媒體報道、簽名記錄等材料 按標(biāo)準(zhǔn)地收集完整。

4.積極主動收集讀者活動檔案

圖書館檔案人員在讀者活動檔案的收集中，要充分發(fā)揮主觀能動性，積極主動參加讀者活動，才能全面掌握讀者活動檔案的形成情況，以便及時地、有效的地做好檔案收集工作。

5.加強(qiáng)讀者活動檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)讀者活動檔案管理的現(xiàn)代化是提高檔案管理水平的重要手段，圖書館應(yīng)該安裝檔案管理軟件，建立數(shù)據(jù)庫，從而提高檔案管理工作。

6.建立和健全讀者檔案管理規(guī)范化制度

檔案管理工作在進(jìn)行時一定要有相應(yīng)的制度，這樣才能使檔案管理工作形成規(guī)范化，要完善檢索體系，編制案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等，避免在工作中出現(xiàn)矛盾和沖突，才能在服務(wù)工作中實(shí)現(xiàn)檔案的真正價值。

7.加強(qiáng)檔案信息安全管理

在信息化時代，信息的安全工作要引起足夠重視。隨著檔案信息化進(jìn)程的深入，必須建立嚴(yán)格的管理制度、負(fù)責(zé)的管理人員，管理好軟件資產(chǎn)，以防引入潛在的安全漏洞。

總之，加強(qiáng)讀者活動檔案的收集和管理，在圖書館工作中起了舉足輕重的作用，因此，除了要重視讀者活動檔案的收集、管理外，還要不斷學(xué)習(xí)、探討，確保圖書館讀者活動檔案收集更加完整、準(zhǔn)確，以促進(jìn)讀者活動工作的順利開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭海嵐.做好圖書館檔案管理工作之淺見[J].黑龍江檔案，2014（03）.

[2]馮子直.積極實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案工作向信息化檔案工作的轉(zhuǎn)變.檔案學(xué)研究，2002（3）.

李芳，大學(xué)本科，檔案館員。福建省檔案館學(xué)會會員。

作者簡介：