淺談高校圖書采編的改進(jìn)與優(yōu)化

張 敏,張 萍

(南京理工大學(xué)圖書館,江蘇 南京 210094)

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淺談高校圖書采編的改進(jìn)與優(yōu)化

張 敏,張 萍

(南京理工大學(xué)圖書館,江蘇 南京 210094)

關(guān)鍵詞:高校;圖書;采編;改進(jìn);優(yōu)化

摘 要:文章針對(duì)高校圖書采編工作改進(jìn)以及優(yōu)化的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析,并提出相應(yīng)有針對(duì)性的措施,以期促進(jìn)高校圖書館的建設(shè)和發(fā)展。

1 圖書館采編現(xiàn)狀研究及問(wèn)題

1.1 圖書館采編質(zhì)量不高且實(shí)用性較差

高校圖書館采編工作必須要確保采編的數(shù)量和質(zhì)量,同時(shí)在采編過(guò)程中必須要提升圖書的質(zhì)量,以滿足不同層次、不同專業(yè)的需求,并且還要滿足學(xué)校不同人群的需求。圖書采編既要考慮普通讀者的要求,同時(shí)也要滿足高校學(xué)生的需求。很多圖書館采編人員按照采編目錄進(jìn)行采編,往往缺乏對(duì)圖書的詳細(xì)了解,也沒(méi)有考慮到讀者的需求,導(dǎo)致圖書采編工作質(zhì)量不高。另外,圖書館作為高校建設(shè)的“冷門”單位,學(xué)校規(guī)劃所撥的經(jīng)費(fèi)較少,更可能會(huì)導(dǎo)致圖書館藏書質(zhì)量較差,無(wú)法得到及時(shí)更新[1]。

1.2 圖書采編任務(wù)重且效率低

圖書采編工作作為圖書館建設(shè)的基礎(chǔ)項(xiàng)目,工作比較復(fù)雜,包含了圖書分類、采訪、編目、典藏以及校核等工作,細(xì)分下來(lái)不僅有圖書采訪、編目、分類以及典藏工作,而且還有掃條形碼、加蓋圖章、粘貼磁條以及整理上架等工作。因此,一些高校圖書館在開(kāi)展采編工作的時(shí)候,往往會(huì)出現(xiàn)采編人手不足、采編人員素質(zhì)不高、工作量大等問(wèn)題。這些問(wèn)題又會(huì)導(dǎo)致圖書采編工作混亂,分類、編目、校核以及典藏等工作效率非常低下[2]。

1.3 圖書采編人員專業(yè)性不足且技術(shù)落后

高校圖書館圖書采編工作看似簡(jiǎn)單,其實(shí)具有很高的專業(yè)性,需要采編人員具備圖書采編、分類、校核、編目以及典藏等專業(yè)性技能,以確保高校圖書館圖書采編工作高效、穩(wěn)定開(kāi)展。部分高校圖書館圖書采編人員的素質(zhì)不足,缺乏對(duì)口的圖書采編人才,而且采編人員往往都是其他崗位調(diào)過(guò)來(lái)臨時(shí)擔(dān)任圖書采編工作,因此就造成了圖書采編人員未經(jīng)過(guò)專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn),缺乏相應(yīng)的采編知識(shí)。由于圖書采編人員的素質(zhì)不足,嚴(yán)重影響了高校圖書館圖書的采編效率和采編質(zhì)量。

近年來(lái),隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,對(duì)圖書館的管理也正在傾向于自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、集中化,但是很多高校圖書館仍然停留在傳統(tǒng)的手工采編階段。伴隨著網(wǎng)絡(luò)的日益發(fā)達(dá),圖書館的數(shù)據(jù)日益龐大,圖書采編工作必須融合信息時(shí)代的發(fā)展,將傳統(tǒng)采編與新時(shí)期的信息采編工作融合起來(lái),不斷提升圖書采編效率和采編質(zhì)量[3]。

1.4 自動(dòng)化管理系統(tǒng)軟件不足

高校圖書館圖書管理系統(tǒng)起步較晚,發(fā)展速度較慢,致使自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能存在著很大的缺陷,加上圖書館建設(shè)重硬件建設(shè)、輕軟件建設(shè),致使圖書館圖書管理系統(tǒng)出現(xiàn)先天性不足。圖書館管理系統(tǒng)功能相對(duì)落后造成了其無(wú)法滿足高校圖書館管理工作需要。圖書采編過(guò)程中遇到的系統(tǒng)問(wèn)題主要是軟件訂購(gòu)模塊問(wèn)題,大量圖書訂購(gòu)數(shù)據(jù)必須要求采編人員對(duì)其進(jìn)行一一查實(shí),避免圖書重復(fù)訂購(gòu),盡可能節(jié)約圖書采購(gòu)成本。

2 圖書館圖書采編優(yōu)化策略

2.1 采編流程優(yōu)化

目前高校采用的圖書館管理系統(tǒng)均按照系統(tǒng)模塊進(jìn)行分隔,采編流程包含了采訪、編目以及典藏等幾個(gè)步驟,其中每個(gè)步驟下又包含有不同的小步驟。每個(gè)模塊的順序不能顛倒,必須按照采訪—編目—典藏順序進(jìn)行采編。很多圖書館圖書采編使用流水作業(yè)方式進(jìn)行操作,通過(guò)采訪人員組織訂單發(fā)給書商,圖書到館之后必須進(jìn)行拆包驗(yàn)收、貼條形碼并蓋館藏章,驗(yàn)收完成之后交由編目人員進(jìn)行編目,然后再由典藏人員將新書分配到各個(gè)流通庫(kù)和閱覽室。將圖書分配給各個(gè)閱覽室時(shí)清點(diǎn)清楚之后在清單上簽字,并進(jìn)行接單存檔[4]。

2.2 合理分配采編人員

一般圖書館采編部門根據(jù)圖書館的藏書多少和采編量大小進(jìn)行采編人員數(shù)量分配,采編人員通常由負(fù)責(zé)人、編目員、驗(yàn)收員、典藏員等組成。負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)采購(gòu)圖書的全面管理,其具體工作為定制圖書采購(gòu)策略、組織下單、下載數(shù)據(jù),并安排好采編各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。編目人員主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的套錄、修改以及給出索引號(hào)和打印圖書標(biāo)簽等工作。驗(yàn)收員主要負(fù)責(zé)驗(yàn)收?qǐng)D書和核對(duì)賬目等工作,必須保證圖書館信息管理系統(tǒng)中和實(shí)際驗(yàn)收的賬目一致,確保圖書碼洋、清單等一致,完成驗(yàn)收之后應(yīng)參與到編目工作之中。典藏員要參加編目工作,并且等待對(duì)圖書加工完畢之后再按照事前預(yù)定的分配方案將圖書分配好。圖書館圖書采編工作不僅要求各個(gè)環(huán)節(jié)要連貫銜接和不間斷,每個(gè)階段都做到既分工又合作,切實(shí)實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作,充分利用人力資源。

2.3 加強(qiáng)對(duì)圖書供應(yīng)合作商的約束和管理

新時(shí)期圖書館采編工作中,圖書供應(yīng)商承擔(dān)了圖書采編部門的部分工作,圖書供應(yīng)商對(duì)圖書館的采編工作具有十分重要的影響。因此,圖書供應(yīng)商的選定就顯得非常重要,圖書館的供應(yīng)商必須在滿足圖書采編工作的同時(shí)還要具有較高的自信狀況和信譽(yù)度,必須要求供應(yīng)商對(duì)圖書館有深層次的了解,能夠和高校圖書館進(jìn)行長(zhǎng)期合作。圖書供應(yīng)商在圖書館采編工作中占據(jù)著非常重要的地位,圖書館在選定圖書供應(yīng)商時(shí)必須嚴(yán)格按照要求執(zhí)行,并且還應(yīng)附加一些違約賠償條款,以確保圖書館的利益。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容要嚴(yán)格包含圖書館的采訪書目數(shù)據(jù)、供貨方式、編目數(shù)據(jù)以及到貨周期等具體要求。對(duì)于采訪的書目可以明確規(guī)定提供新書的種類、年限、數(shù)據(jù)來(lái)源或者標(biāo)準(zhǔn)等,以確保圖書館圖書采編質(zhì)量。圖書館采編部門要通過(guò)自動(dòng)化升級(jí)促使圖書著作號(hào)生成自動(dòng)化,加強(qiáng)數(shù)據(jù)查重和批處理、校核和編目數(shù)據(jù)規(guī)范化[5]。

2.4 精簡(jiǎn)采編隊(duì)伍,加強(qiáng)素質(zhì)管理

圖書館采編流程進(jìn)行優(yōu)化的時(shí)候可以通過(guò)精簡(jiǎn)編目部人員,盡可能降低采編人員的管理難度。精簡(jiǎn)的采編隊(duì)伍需要工作人員具有較高的責(zé)任意識(shí),采編過(guò)程中必須要加強(qiáng)圖書的校核和驗(yàn)收,另外必須和供應(yīng)商協(xié)調(diào)處理圖書采編問(wèn)題,因此這就要求圖書館圖書采編人員要具備更高的專業(yè)素質(zhì)。高校圖書館采編隊(duì)伍構(gòu)建的時(shí)候,必須注意選取更高素質(zhì)的工作人員,從而提升采編部的工作效率。精簡(jiǎn)的采編隊(duì)伍需要加強(qiáng)對(duì)工作人員的約束,同時(shí)還應(yīng)利用軟件系統(tǒng)來(lái)保障采編工作人員落實(shí)和實(shí)施。通過(guò)自動(dòng)校驗(yàn)工作對(duì)數(shù)字字段設(shè)備進(jìn)行檢驗(yàn),校核人員只需要對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容的分類性質(zhì)和準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗(yàn)。

3 高校圖書采編改進(jìn)建議

3.1 改進(jìn)讀者閱讀需求方式

高校圖書館圖書采編工作需不斷提升工作效率,必須要了解讀者的閱讀需求,為圖書采編工作提供保障。采編人員進(jìn)行圖書編目的時(shí)候需要考慮到讀者的需求,首先,采編人員應(yīng)參考圖書館以往的借書歷史經(jīng)驗(yàn),總結(jié)出用戶閱讀的需求；其次,圖書采編人員應(yīng)學(xué)會(huì)查閱圖書館網(wǎng)站上的圖書預(yù)約信息,獲取用戶不同的讀書需求；最后,采編人員要及時(shí)了解用戶閱讀偏好,針對(duì)不同用戶采取不同的購(gòu)書策略。如:開(kāi)展學(xué)生和教師閱讀習(xí)慣調(diào)查,統(tǒng)計(jì)出閱讀者的讀書偏好為圖書采編提供數(shù)據(jù)支持。調(diào)查統(tǒng)計(jì)時(shí)一般高校分為男性用戶、女性用戶、文科用戶、理科用戶、專業(yè)知識(shí)用戶、非專業(yè)知識(shí)用戶等類別,采編人員應(yīng)注意綜合考慮這些問(wèn)題,為圖書采編工作提供信息支持。高校圖書館圖書采編的時(shí)候必須要制定科學(xué)、合理的采編計(jì)劃,為讀者提供良好的讀書服務(wù)[6]。

3.2 整合采編各個(gè)環(huán)節(jié),改進(jìn)采編程序

我國(guó)高校圖書館圖書采編工作常常以采購(gòu)、典藏、分編、檢索以及記錄等工作為中心。傳統(tǒng)的采編模式離不開(kāi)手工勞動(dòng),工作量非常大,致使采編工作效率低下,因此在進(jìn)行圖書采編工作改進(jìn)的時(shí)候必須要以減輕工作量,提升工作效率作為工作重心。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,圖書館圖書采編工作迎來(lái)了極大的發(fā)展機(jī)遇,同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)模式的采編工作帶來(lái)極大挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)采編工作中的一些封閉工作模式已經(jīng)不能夠滿足時(shí)代的需求,需要實(shí)現(xiàn)不斷轉(zhuǎn)換,轉(zhuǎn)變?nèi)斯すぷ髂Ｊ?積極實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。圖書采編的時(shí)候必須充分整合資源,將圖書館的數(shù)字資源和圖紙資源融合起來(lái),并實(shí)現(xiàn)合理配置。將圖書資源的管理工作積極應(yīng)用到網(wǎng)絡(luò)管理和采編之中,如:圖書分編工作可以在網(wǎng)上全程進(jìn)行,以此來(lái)減輕采編人員的工作量。采編人員可以根據(jù)不同的圖書來(lái)設(shè)定專門的業(yè)務(wù)流程,通過(guò)采取這種模式來(lái)大幅度提升采編工作的針對(duì)性,使得采編效率和質(zhì)量得以提升。

3.3 加強(qiáng)對(duì)外加工人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及質(zhì)量監(jiān)督

對(duì)外加工人員主要是指圖書供應(yīng)商的工作人員,一般來(lái)講圖書館圖書采編人員在進(jìn)行采編的時(shí)候必須要和供應(yīng)商工作人員相互合作?圖書館進(jìn)行圖書采編時(shí)除了選擇優(yōu)秀采編隊(duì)伍,同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)與外界人員的溝通和交流培訓(xùn),如:培訓(xùn)圖書館管理系統(tǒng)使用的時(shí)候需要熟悉整個(gè)“匯文”過(guò)程,各館應(yīng)編制自己的圖書編目規(guī)則:①圖書編目時(shí)應(yīng)明確圖書哪些是重要字段?哪些是必備字段以及拼音的大小寫均應(yīng)交代清楚,取號(hào)規(guī)則?著錄過(guò)程等均應(yīng)屬于培訓(xùn)的內(nèi)容?②圖書采編環(huán)節(jié)應(yīng)明確蓋館藏章的位置?貼書標(biāo)?藏章個(gè)數(shù)?條形碼位置等,對(duì)于一些圖書的標(biāo)注顏色也應(yīng)培訓(xùn),使得處理方法和原來(lái)的做法一致?③圖書館內(nèi)工作人員應(yīng)做好圖書的送審和檢查工作,要求圖書供應(yīng)商與采編人員達(dá)到順暢交流?④切實(shí)控制采編圖書的錯(cuò)誤率,若出現(xiàn)圖書質(zhì)量問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查處,并與供應(yīng)商協(xié)商處理?

3.4 提升采編部工作人員檔次改進(jìn)

改進(jìn)采編部門的人員檔次,首先,要將圖書采編工作的重心放到圖書采訪上,根據(jù)學(xué)校的專業(yè)課程設(shè)置組建起具有學(xué)校特色的文獻(xiàn)資源體系。通過(guò)各系部和教師、學(xué)生進(jìn)行溝通,了解教學(xué)和科研的需求,實(shí)現(xiàn)流通部門之間的經(jīng)常交流。圖書采編部門應(yīng)做好調(diào)整,建立起有效的薦購(gòu)平臺(tái),組織學(xué)生代表和老師采編圖書。其次,要減輕采編人員的工作量,抓緊業(yè)務(wù)和學(xué)習(xí)資料的更新。圖書館作為學(xué)習(xí)知識(shí)的地方,圖書管理人員也應(yīng)利用先進(jìn)知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)來(lái)促進(jìn)自己的工作,進(jìn)一步提升工作的效率和質(zhì)量。圖書采編應(yīng)對(duì)書目的數(shù)據(jù)做好標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化處理,進(jìn)而促進(jìn)高校圖書館書目資源共享。最后,要及時(shí)做好外文期刊、外文圖書的編目工作,編目工作人員和圖書供應(yīng)商應(yīng)加強(qiáng)溝通,配合圖書館做好紡織、服裝以及藝術(shù)等專業(yè)圖書的訂購(gòu)工作,訂購(gòu)一定量的日文、英文版本書刊,為外文專業(yè)提供豐富藏書。采編部門有能力進(jìn)行外文期刊的編目加工,應(yīng)保證外文書刊錄入信息的準(zhǔn)確性,尤其是高職或者本科院校應(yīng)將英文期刊、日文期刊等分開(kāi)編目。通過(guò)提升采編部門人員的檔次改進(jìn),可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)外文期刊的采編,為豐富圖書館藏書打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 結(jié)語(yǔ)

伴隨著信息時(shí)代的到來(lái),圖書館圖書采編工作變得越來(lái)越復(fù)雜,而且數(shù)字圖書的出現(xiàn)對(duì)圖書館的采編工作更是提出了更高的要求。因此,針對(duì)圖書館圖書采編工作進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化顯得非常必要。筆者針對(duì)高校圖書館圖書采編工作的現(xiàn)狀以及存在著的問(wèn)題進(jìn)行分析,分別提出了圖書采編的改進(jìn)和優(yōu)化措施,以期可以有效改善圖書館圖書采編存在著的問(wèn)題。

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（編校:崔 萌）

作者簡(jiǎn)介:張 敏(1985— ),南京理工大學(xué)圖書館助理館員；張 萍(1987— ),南京理工大學(xué)圖書館助理館員。

收稿日期:2015 - 12 - 02

中圖分類號(hào):G250

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1003 - 1588 ( 2016 ) 01 - 0062 - 03