高職教務秘書隊伍建設培養(yǎng)機制探討

方嘉婕

摘要：教務秘書是高職院校教學管理工作重要的基層力量，當前呈現人員流動性大、隊伍發(fā)展空間狹窄、崗位認可度低等情況。就從業(yè)人員本身和院校管理兩個角度出發(fā)，分析現狀與原因，思考隊伍建設，探索能力培養(yǎng)機制的建立。

關鍵詞：高職院校；教務秘書；管理；隊伍；發(fā)展

中圖分類號：F24文獻標識碼：A文章編號：16723198（2015）26012402

職業(yè)教育體系是一個國家成為經濟強國和實現經濟社會可持續(xù)發(fā)展的重要基礎，也逐漸成為國家競爭力的重要支撐。2014年6月，國家發(fā)布《現代職業(yè)教育體系建設規(guī)劃（2014-2020年）》，提出“牢固確立職業(yè)教育在國家人才培養(yǎng)體系中的重要位置，到2020年，形成適應發(fā)展需求、產教深度融合、中職高職銜接、職業(yè)教育與普通教育相互溝通，體現終身教育理念，具有中國特色、世界水平的現代職業(yè)教育體系”。作為職教體系重要一支的高職院校，在緊跟改革趨勢，把握發(fā)展良機的同時，尤其要重視員工隊伍建設。

人才培養(yǎng)和教學質量是高校建設的核心，科學高效的教學管理是實現二者的基礎。作為高職院校教學管理工作第一線的教務秘書，其隊伍建設和能力培養(yǎng)問題，是現階段高職教育發(fā)展無法回避的?？v觀當下高校中的教秘群體，作為教學管理服務者、管理者和參謀者的他們，卻普遍存在崗位倦怠、心理失衡和職業(yè)迷茫等現象，人員流動性大，隊伍難以穩(wěn)定，更難談優(yōu)化。這種現象，必然影響學校教學工作的正常開展，不容忽視。要解決問題，必須一分為二，多位思考。

首先，從教務秘書從業(yè)者本身進行分析探索。教務秘書應當是一個階段性的崗位，是教學管理鏈條上的基礎一環(huán)，從業(yè)者必須有屬于自己的職業(yè)目標和愿景，并且在崗位上鍛造職業(yè)責任感和使命感。

1找準角色定位，做好本職工作

伴隨職業(yè)教育發(fā)展的系列新變化，對高職院校師資和管理人員的能力要求更趨多元化。教務秘書首先要認清自己的角色，找準職業(yè)定位，才能真正勝任之。

1.1教務秘書是不在教崗的教師

教務秘書熟知各項教學規(guī)程，清晰掌握人才培養(yǎng)方案、課程設置、課程標準、授課計劃以及教學文件規(guī)范、實訓場地設備等信息，他們服務于與授課有關的每個細節(jié)，是系部教學秩序得以井然，教師們授課能夠順利的基本保障。不在教崗，卻比專任教師更了解教學規(guī)程，需要全盤考慮教學管理的運行，比專任教師想得遠做得多。從這點來講，何嘗不是另一種“教師”，因此在埋首繁瑣教務之余，也該自覺以師德師范要求自己，注重知行并修，避免在長期的行政管理中滋長頤指氣使或者滿腹牢騷的習氣。

1.2教務秘書是教學季節(jié)的先知

作為教學管理最基層人員，教務秘書工作瑣碎繁雜，時間性強，包括教學計劃執(zhí)行、教學運行和質量監(jiān)控、調停課處理、考務安排、檔案管理、學生信息管理和其他行政工作等。直接面向教務處、系部領導、教師和眾多學生，工作千頭萬緒，稍有疏忽或拖延，很容易引發(fā)矛盾甚至教學事故。因此，做好每個學期常規(guī)教學工作的規(guī)劃，把握準各項教學工作的時間節(jié)點，提前做足準備，讓預先推進和高效完成的良性循環(huán)，沉淀為良好工作常態(tài)。

1.3教務秘書是領導思路的影子

教務秘書是系部主管教學領導的助手，但是又不只限于教務上的輔助。具備一般秘書所須的“辦會、辦事、辦文”能力之外，更強調綜合協(xié)調能力的顯現。在領導的授權下進行工作，不能自認為替領導做了不少工作而居功自傲，也不能自認為是“為他人作嫁衣”而牢騷滿腹。要多請示匯報，不越權越位，不自作主張。但是這不等同于不獨立思考，不思領導之慮，不解上司之意。只懂得聽從指揮的士兵，已經不適應于現代人才之戰(zhàn)。在工作的過程中，不斷提高自己的判斷力、協(xié)調力和執(zhí)行力，才能總結規(guī)律，摸清領導思路之脈，做到凡事替領導想在前頭，排憂解難，才是最具有競爭力的人才。

1.4教務秘書是多方交接的紐帶

教務秘書在日常教學管理工作中的溝通對象包括：學校職能部門、系部領導、行業(yè)企業(yè)人員、專任教師、班主任、輔導員和學生等，身兼服務和管理兩大職責，既傳遞多方信息，又協(xié)調各方矛盾，是不可或缺的溝通紐帶。這樣的角色，往往吃力而不討好，特別需要這樣一些方法與技巧：首先要尊重每一位溝通對象，平等服務各方，不阿諛奉上，不抱團結伙，不自以為是，公私分明，堅守職業(yè)道德。其次是要以身作則，言行一致。無論面對的是領導、同事還是學生，言行一致，不欺上瞞下，不自食其言，才能樹立令人信服的管理形象，有助于工作順利開展。

1.5教務秘書是見招拆招的拳師

除了繁復的常規(guī)教學管理工作，教務秘書崗位最大的挑戰(zhàn)，還在于處理各類突發(fā)事件，靈活應對事態(tài)變化。在學會控制情緒，避免自發(fā)與他人起沖突的基礎上，當遇到教師之間、教師與學生之間、學生與學生之間起沖突時，如何化解對抗，協(xié)調關系，是一大考驗。穩(wěn)定當事人情緒、尋找矛盾雙方的共同利益、遵照規(guī)章制度明確執(zhí)辦、事后深入對話等方式，要根據不同事件和不同態(tài)勢靈活運用，若能意識到這一角色定位，體會其艱難性與使命感，離當一名專業(yè)的教務秘書，就更近一步了。這種靈活處理突發(fā)事件的能力，也是優(yōu)秀管理人才普遍所需的。

2做好職業(yè)規(guī)劃，實現自我增值

職業(yè)規(guī)劃是每一位職場人更好實現自我價值的基礎，是對工作最起碼的尊重。教務秘書崗位人員頻繁流動的現象，除了客觀因素影響，也與大部分人缺乏合理的職業(yè)規(guī)劃有關。教務管理工作具有連續(xù)性和重復性，熟悉和精通需要花費不少時間，加上大部分院校都對這個群體的發(fā)展和培養(yǎng)不夠重視，所以在長年累月的工作中，不少人要么安于現狀只管干好眼前事務，要么漸生厭煩急于跳出無趣圈子。只有一小部分人厚積薄發(fā)，不斷在知識、技能和素質三個方面為自己增值，拓展發(fā)展空間，最終扎實穩(wěn)步地走向另一個階段，或是更高層次的管理人才，或是研究職業(yè)教育的專家，或是某個學科的專任教師，但是無論向哪種角色轉變，都繞不開現階段的規(guī)劃和歷練。

2.1注重學習，優(yōu)化知識結構

學海固然無涯，但是掌好船舵很重要，要明確學習目標，把有限的時間精力投放在最需要獲取知識的學科和項目上。教務秘書首先是一名秘書，秘書學、管理與溝通、檔案管理學、行政管理學、應用文書寫作等知識應當廣泛涉獵，形成基本知識儲備。教務管理工作大部分是有規(guī)律可循的，在常規(guī)工作之外，大到主動把握高等職業(yè)教育發(fā)展的形勢與特點，參與變革之下辦學的內涵建設，小至熟知本院系各專業(yè)的人才培養(yǎng)方案、課程體系設置和教學計劃安排等，都是自我增值的有效途徑。假如只把自己當作信息傳遞者，機械地重復文件工作，平時不重視知識更新，不懂得適時調整知識結構，職業(yè)發(fā)展只能是一紙空談。

2.2與時俱進，掌握信息技術

國家對秘書職業(yè)標準包括“較強的文字與語言表達能力、綜合協(xié)調能力與合作能力、邏輯思維能力與分析能力”三種基本技能，現代職教體系對教務秘書則有更多新的要求，最明顯的就是適應大數據時代的信息處理技能。信息化能夠實現教學資源的積累和共享，要利用計算機來減少人為管理中的缺陷，這不僅可以提高工作效率，而且可以對學校的管理水平和教學質量起到積極的促進作用。目前很多院校都采用OA（辦公自動化）系統(tǒng)進行教學管理，信息處理與溝通更加方便快捷，但是教務秘書不能只依賴辦公軟件和系統(tǒng)，提高自己的計算機操作水平和信息處理能力更為重要。熟練使用Microsoft Office＼Excel＼PPT＼Photoshop等辦公軟件，借用網絡實現多元化溝通，不僅能提高辦事效率，更能夠快捷服務于各方。又如近年來“微課”開發(fā)漸成新趨勢，掌握視頻處理技術也大有裨益。信息時代，擁有較高信息素養(yǎng)的教務秘書，必定是學校最需要的。

2.3知行并修，提升綜合素質

教務秘書的綜合能力往往是在經歷中磨練出來的，離不開思想道德和職業(yè)素質的同步提升。置身繁雜的事務性工作，加上服務對象眾多，崗位不受重視等原因，如果沒有較高的責任感、較強的溝通能力和良好心理承受能力，很容易導致工作出紕漏，自己也飽受委屈。因此，在思想上，要有全心全意為教學服務的意識，樹立“管理即服務”的觀念，端正心態(tài)。在行為中，要努力提高自身修養(yǎng)，妥善處理人際關系，盡心盡責做好每個細節(jié)，才能真正在勝任工作的同時提升綜合素質。

教務秘書本身就是這支隊伍發(fā)展最重要的內推力，唯有這個群體自發(fā)地從角色定位、職業(yè)規(guī)劃進行認真思考，抓住這個充滿挑戰(zhàn)的機會，不斷探索“知識、技能、素質三位一體”的自我增值途徑，才能在循序漸進的過程中，保證教秘隊伍健康穩(wěn)步發(fā)展，最終實現階段性的轉變。

其次，從高職院校管理層面進行分析探索。高等職業(yè)教育發(fā)展正處在變革創(chuàng)新的時期，抓住機遇迎接挑戰(zhàn)，是每所院校的當務之急。作為落實教學管理各項事務的第一線，高素質的教務秘書在整個高職發(fā)展鏈條中不可或缺。除去本身的努力，外部大環(huán)境的改善也將起著至關重要的作用。作為高職院校的管理層，是時候轉變觀念，重塑這支隊伍了。

2.3.1重新定位教秘崗位，關注群體發(fā)展

高職院校教務管理，需要既懂管理又熟悉教學的高素質人才。這完全可以通過培養(yǎng)教務秘書，改變這個崗位“勤雜工”的地位，提高整體素質和管理水平來實現。既不用再次投入過多的人力資源成本，又能夠促進教秘隊伍的穩(wěn)定，更能直接提高整體管理水平，為學校儲備優(yōu)秀的管理生力軍。從這個角度而言，重新定位教務秘書一崗，不失為多贏之舉。認可了這個群體發(fā)展的必要性和可能性之后，重點就落在搭建平臺，支持個體發(fā)展上。每位職場人都需要舞臺，越是充滿壓力的角落越有可能絕地反彈。院校高層領導首先要承認教務秘書的忙碌與付出，很多時候與收入并不成正比，也應該看到在專業(yè)技術師資和高職稱人才之外，還有一群默默提供各種服務，在基層支撐教學管理持續(xù)穩(wěn)健運轉的人，他們亟需一個平等、尊重、擁有表達和展現空間的大環(huán)境。一所能夠正確認識并強化教秘隊伍作用的院校，必然會在薪酬待遇、培訓提升和晉升空間等方面向一線教務管理人員傾斜。

2.3.2優(yōu)化考核與競爭機制，激發(fā)崗位成就感

大部分高職院校都采用“績效考核”的管理辦法，目的是讓績效考核結果與薪酬掛鉤，使優(yōu)秀人才獲得更多的工資與獎金，體現多勞優(yōu)勞多得的原則。但是由于崗位本身不受重視，對教務秘書的考核標準與獎懲條例，常常采用的是行政崗位的模糊化標準，做多做少，好壞與否，幾乎沒有任何區(qū)別可以體現，職業(yè)倦怠便漸漸顯現，崗位的吸引力自然下降。完善考核與評價的機制，需要引入激勵機制，配套科學合理的量化評此外，如果校方能在編制設置、薪酬待遇、崗位競爭等方面給予教務秘書更多提升的空間，讓他們不再是高校的“邊緣群體”，必將為這支隊伍注入更大動力。從工作中獲得的成就感往往轉化成努力的催化劑，院校的教學管理自會向著規(guī)范、科學、高效的方向發(fā)展。

2.3.3大膽啟用人才，深化能力培訓

關鍵的崗位，人才選用須謹慎與大膽并用。部分院校聘用碩士研究生以上學歷者做教務秘書，同樣面臨頻繁更替和素質參差不齊的情況。學歷不能成為選用人才的首要標準，富有責任感，細致認真的基本素質不可缺，在這樣的前提下，還要警惕消極怠工、得過且過者。教學管理無小事，一個小細節(jié)沒有落實好，就有可能造成教學事故，對于無法勝任崗位職責的，應當盡早調離，對于在管理方面特別出色的人才，則要大膽選用。教務秘書隊伍建設應與師資隊伍建設同步規(guī)劃、同步實施，整體提高教務秘書的素質。有的高校開始探索專業(yè)教師輪崗參與教務管理的制度，是對整合人力資源和發(fā)掘培養(yǎng)教學管理人才的一種新嘗試。

國家每年對高職院校投入大量的經費與資源，針對專業(yè)技術人員的各類培訓層出不窮，但是適應于教務秘書的專業(yè)培訓極少。比如近年開展的“高職院校教學秘書工作創(chuàng)新與技能提升高級研修班”之類培訓，其實也還未能實現對教秘群體的專門化專業(yè)性提升。培訓的關鍵在于高職學校本身，每所高校都應該建立規(guī)范化的長效教秘培訓制度，定期有計劃地選送教秘到其他院校或組織參加系統(tǒng)學習或培訓交流，包括新型管理方法與技巧，現代信息處理技術、課程建設和人才培養(yǎng)等多元化內容，以開闊視野，拓寬思路，提高能力素養(yǎng)。

通過論述，從教務秘書本身和高職院校管理兩個角度，我們可以獲得當前關于這支隊伍的建設和能力培養(yǎng)的一些思考。只有從業(yè)者首先認清教務秘書崗位特征，找準角色定位，實現自我增值，輔以整個高職院校大環(huán)境的重視、支持與培養(yǎng)，才有可能讓這個平凡卻擔著重任，渺小卻不可或缺的崗位沖破局限，尋求更多的可能性。

參考文獻

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