辦公自動化系統(tǒng)在制造業(yè)企業(yè)中的應用

朱 強（大連機車車輛有限公司,遼寧 大連 116022）

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辦公自動化系統(tǒng)在制造業(yè)企業(yè)中的應用

朱 強
（大連機車車輛有限公司,遼寧 大連 116022）

摘 要：目前隨著我國經濟發(fā)展辦公自動化系統(tǒng)在制造業(yè)企業(yè)獲得普遍應用。辦公自動化系統(tǒng)在制造業(yè)企業(yè)主要應用是通過分別授權的方式實現(xiàn)企業(yè)的信息的分別管理，使得信息更加處理更加快速，容易共享并且安全性提高。隨著我國經濟的發(fā)展辦公自動化在制造業(yè)企業(yè)的應用也越來越普遍。本文通過分析辦公自動化系統(tǒng)在制造業(yè)企業(yè)的應用，分析問題提出對策以期為我國制造業(yè)企業(yè)提供借鑒。

關鍵詞：辦公自動化；制造業(yè)企業(yè)；應用

1 前言

辦公自動化在各個行業(yè)中的應用越來越廣泛，各行業(yè)的辦公人員必須不斷地提升使用辦公自動化的能力以適應現(xiàn)代OA系統(tǒng)的發(fā)展，從業(yè)人員要積極圍繞社會以及行業(yè)的需求，不斷地提升OA系統(tǒng)的理論和實踐性應用，以滿足各行業(yè)的自動化辦公需求。

在制造業(yè)企業(yè)尤為如此，其生產復雜性更需要辦公自動化系統(tǒng)，制造業(yè)企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化過程中，要積極進行辦公自動化的更新?lián)Q代以及注重辦公人員辦公自動化使用技術的培訓，制造業(yè)企業(yè)要加強與軟件開發(fā)商或者其他辦公自動化培訓機構的合作，使辦公人員能夠在自動化辦公中游刃有余。制造業(yè)企業(yè)辦公人員也要加強自身的自主學習意識，積極學習一些辦公自動化技術，例如常用的辦公軟件以及各種操作系統(tǒng)的使用，軟件的安裝啟動以及使用、電子郵件的接收以及發(fā)送等基本操作。

2 OA系統(tǒng)發(fā)展歷史

辦公自動化系統(tǒng)（OA）是目前都制造業(yè)企業(yè)普遍使用的辦公系統(tǒng)，它主要分為四個不同階段，從最初的簡單的表格編輯、打字到目前的信息化辦公，以下將詳細介紹。

第一個階段是簡單的文字信息數(shù)字化，就是把一些文字圖表通過手工上傳到電腦之中，這也是辦公自動化最基本的功能。第二個階段是LotusNotes還有后來的各種電子郵件等等，它實現(xiàn)了不同部門之間的信息共享，這也是不同環(huán)節(jié)之間的溝通基本方法，第三個階段是以B/S應用模式為主，在這個階段就出現(xiàn)了比較成熟的辦公系統(tǒng)接近于目前使用的，甚至很多企業(yè)還在使用。最后一個階段是協(xié)同辦公，這個概念是制造業(yè)企業(yè)把工作流、知識管理等融入辦公自動化系統(tǒng)，使得辦公自動化系統(tǒng)有了更深的提升并且加入了門戶技術。

在目前的制造業(yè)企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中，一般的辦公自動化系統(tǒng)都包括了幾個不同的模塊，有電子郵件、個人事務管理、公共數(shù)據(jù)管理、綜合業(yè)務、系統(tǒng)維護與管理等等，這一些不同的模塊分別包括了辦公信息管理、信息共享、信息反饋、門戶等等多個方面。

3 辦公自動化系統(tǒng)在我國制造業(yè)企業(yè)的功能分析

3.1 方便領導作出決策

通過總覽整個的企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)管理決策者就可以對制造業(yè)企業(yè)的實際情況進行分析，找出節(jié)能降耗的關鍵點，對于那些時間效率不高的環(huán)節(jié)進行提升，財務部門可以根據(jù)每個環(huán)節(jié)的生產效率以及績效等等進行比對，從而科學的制定每一個生產工人的工資等。

3.2 加強制造業(yè)企業(yè)內部信息交流

作為一個企業(yè)的信息溝通平臺們制造業(yè)企業(yè)都可以發(fā)布很多信息，職工原來必須通過全廠的宣傳欄才能了解的信息通過辦公自動化系統(tǒng)就可以了解，當然不同職別的員工有不同的權限，普通員工只能收到面向全體工人的宣傳文件等，生產管理者就可以收到每個月的生產經營分析，月度計劃，年度預算等等這樣對自己管理區(qū)域的生產有一個促進和先導作用。另外倉庫管理人員也可以通過查看生產環(huán)節(jié)的原料投入發(fā)現(xiàn)是否存在多拿原料的情況，采購部門可以及時的掌握每個環(huán)節(jié)的用料情況，制定自己的采購計劃。

3.3 提高了辦公現(xiàn)代化自動化水平

在目前的制造業(yè)企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中，這是一個相互協(xié)調的網絡辦公平臺，對于公司的各種文件都可以有效地處理使得公司的各種信息傳遞更加科學合理提高了公司的共同效率，同時也降低了公司的溝通成本，比如制造業(yè)企業(yè)內部的上游環(huán)節(jié)可以通過下游環(huán)節(jié)生產的實際情況了解本部門需要的生產量以免造成供貨不足以及壓貨現(xiàn)象，生產副總可以與銷售部門進行協(xié)調及時通過銷售部門反饋的數(shù)據(jù)來決定生產產品的種類。

OA系統(tǒng)升級后,支持移動辦公,利用VPN可以實現(xiàn)外出人員隨時接入局域網,了解單位內部工作動態(tài),完成公文處理、業(yè)務審批,郵件收發(fā)等工作,實現(xiàn)真正意義的移動辦公。使外出人員和本廠完全無距離溝通,在任何情況下,企業(yè)的經營管理都不會受到影響。減少了由于外出產生的文件積壓、正在辦理事件的停頓。目前由于受VPN數(shù)量的制約,只能實現(xiàn)廠領導的移動辦公。

3.4 運用廣泛

一般來說制造業(yè)企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)都比較講究實用性，比較樸實，目前制造業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)深入的制造業(yè)的每個環(huán)節(jié)，包括原材料的采購，原材料初級加工，深加工，入庫出庫等等，每個加工環(huán)節(jié)都可以通過辦公自動化系統(tǒng)查詢自己環(huán)節(jié)的信息，只有生產副總采用查閱所以生產環(huán)節(jié)的信息，但是不同環(huán)節(jié)之間可以通過郵件以及信息模塊進行溝通，及時掌握上下游環(huán)節(jié)的生產進度，生產情況。制造業(yè)企業(yè)職工也可以通過辦公自動化系統(tǒng)來了解企業(yè)的各種通過生產計劃等等，車間主任比普通員工有更大的權限，除了了解本環(huán)節(jié)，還對上下環(huán)節(jié)有查看的權利，還有制造業(yè)企業(yè)一般工人眾多包括工會信息，廉政信息，放假通知等等都是通過辦公自動化系統(tǒng)進行傳播的。

4 結語

辦公自動化系統(tǒng)是目前信息化快速發(fā)展的情況下制造業(yè)企業(yè)與現(xiàn)代化信息化辦公的一個良好結合，實踐證明制造業(yè)企業(yè)在實施了辦公自動化系統(tǒng)之后它們的工作效率會大大提升。制造業(yè)企業(yè)一般生產流程都是比較復雜，并且制造環(huán)節(jié)很多，通過引入辦公自動化系統(tǒng)可以很好地促進制造業(yè)每個環(huán)節(jié)的銜接，并且采用分級授權的方式使得每個環(huán)節(jié)都有自己環(huán)節(jié)對應的管理權限以及使用模塊。這樣在每個環(huán)節(jié)分別使用的同時也提升了制造業(yè)企業(yè)信息的安全性。

辦公自動化軟件在制造業(yè)企業(yè)的應用實踐中發(fā)揮了極大的作用,為企業(yè)信息化建設做出了貢獻,但其自身的發(fā)展、完善必不可少。

參考文獻：

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DOI:10.16640/j.cnki.37-1222/t.2016.02.116