巧用大綱視圖 快速重排版面

王志軍

對于由于內(nèi)容順序混亂而造成的目錄順序不當?shù)奈恼?，通常我們一定會想到先對文檔內(nèi)容進行手工排序，然后重新提取目錄。但這樣操作顯然麻煩，而且也容易出錯。對于從正文內(nèi)容自動提取出來的目錄，由于按住Ctrl鍵單擊目錄中的某條，可以直接跳轉(zhuǎn)到正文的相應內(nèi)容，目錄條目與正文段落之間有必然的關聯(lián)，因此我們可以考慮通過“大綱視圖”完成內(nèi)容的重新排序（圖1）。

1. 切換視圖模式

切換到“視圖”選項卡，選擇“大綱視圖”，進入大綱視圖模式，此時可以大綱形式查看文檔，內(nèi)容將顯示為項目符號。默認是顯示所有級別，點擊“顯示級別”右側(cè)的三角按鈕，從下拉列表框手工調(diào)整為只顯示“1級”（圖2）。

2. 調(diào)整內(nèi)容順序

接下來的操作就簡單多了。我們并不需要手工拖拽各段內(nèi)容的位置，只要調(diào)整各條大綱的順序即可，對于移動整個段落相當方便。鼠標移到帶圈“+”符號的上面，待光標變成十字形狀之后，手工拖拽需要調(diào)整位置的大綱至相應的位置，很快就可以看到重新排列的效果（圖3）。

3. 再次更新目錄

將顯示級別重新設置為“所有級別”，此時可以看到已經(jīng)完成重新排序的內(nèi)容。關閉大綱視圖，我們會發(fā)現(xiàn)雖然文檔的內(nèi)容已經(jīng)完成重新排序，但目錄的排序仍然沒有改變。

這時并不需要從文檔重新提取目錄。選擇目錄，右擊選擇“更新域”，選擇“更新整個目錄”（圖4），確認之后即可獲得與內(nèi)容吻合的最新目錄（圖5）。