新時(shí)期學(xué)生檔案服務(wù)功能的延伸與擴(kuò)展

史曉紅

（青海師范大學(xué) 檔案館，西寧 810008）

新時(shí)期學(xué)生檔案服務(wù)功能的延伸與擴(kuò)展

史曉紅

（青海師范大學(xué) 檔案館，西寧 810008）

學(xué)生檔案記錄著學(xué)生的成長信息，學(xué)生檔案工作也屬于教育工作的一部分。傳統(tǒng)模式下，學(xué)生檔案管理即為紙質(zhì)檔案管理。紙質(zhì)檔案管理存在的問題較多，比如安全性問題、遺漏問題及檔案信息失真等問題。而如今在網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的背景下，使得學(xué)生檔案管理也發(fā)生了一系列變化。本文在分析學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展的必要性及制約因素的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對(duì)其實(shí)現(xiàn)的有效策略進(jìn)行探究，希望以此為學(xué)生檔案服務(wù)質(zhì)量的提升提供具有價(jià)值的參考憑據(jù)。

學(xué)生檔案；服務(wù)功能；延伸；擴(kuò)展

無論是何種檔案，均有其存在價(jià)值。對(duì)于學(xué)生檔案來說，記錄著學(xué)生歷年來的學(xué)習(xí)歷程，無論是對(duì)學(xué)生今后深造、就業(yè)都有著重要作用。傳統(tǒng)模式下，學(xué)生檔案采取的是紙質(zhì)檔案，但在紙質(zhì)檔案管理過程中潛在一系列的問題，比如遺漏問題、安全性問題等。隨著網(wǎng)絡(luò)信息的高速發(fā)展，業(yè)內(nèi)人士開始認(rèn)識(shí)到電子檔案的優(yōu)越性。因此，漸漸的各個(gè)行業(yè)都開始從傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案管理服務(wù)轉(zhuǎn)向?yàn)楝F(xiàn)如今的電子檔案管理服務(wù)。這一歷史性的檔案管理服務(wù)轉(zhuǎn)變使得檔案服務(wù)的功能也相應(yīng)發(fā)生了一些變化。為了使學(xué)生檔案服務(wù)質(zhì)量得到有效提升，本文對(duì)新時(shí)期學(xué)生檔案服務(wù)功能的延伸與擴(kuò)展進(jìn)行分析與探究。

1　學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展的必要性分析

1.1學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展必要性總論

學(xué)生檔案記錄著學(xué)生的個(gè)人信息資料，里面詳細(xì)記載了學(xué)生的成長歷程的，對(duì)學(xué)生今后的深造及就業(yè)均有顯著價(jià)值作用。傳統(tǒng)模式下，學(xué)生檔案管理為紙質(zhì)檔案管理，進(jìn)入21世紀(jì)以來，在網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的背景下，學(xué)生檔案管理發(fā)生了一系列的變化，表現(xiàn)最為突出的便是從傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦臄?shù)字化檔案管理。學(xué)生檔案管理在發(fā)生這些轉(zhuǎn)變之下，其服務(wù)功能也發(fā)生了相應(yīng)變化。為了使學(xué)生檔案管理的質(zhì)量得到有效提升，其功能的延伸及擴(kuò)展非常重要。從時(shí)代、法律角度來看，學(xué)生檔案服務(wù)功能衍延伸與擴(kuò)展很有必要。

1.2學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展必要性分論

在上述總論過程中，認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展非常有必要，主要體現(xiàn)在兩大方面。

時(shí)代性方面。學(xué)生檔案管理工作從本質(zhì)上而言屬于學(xué)校管理工作的一個(gè)主要環(huán)節(jié)。在時(shí)代的發(fā)展下，傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案管理難以符合學(xué)校學(xué)生檔案管理的需求，同時(shí)也難以使學(xué)生檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。而借助互聯(lián)網(wǎng)開展的電子信息檔案管理則能使紙質(zhì)檔案管理潛在的弊端得到有效消除，同時(shí)也能使學(xué)生檔案管理更具標(biāo)準(zhǔn)化。因此，從時(shí)代性角度出來，學(xué)生檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容，對(duì)其功能進(jìn)行延伸與擴(kuò)展是非常有必要的。

法律責(zé)任方面。學(xué)生檔案管理除了有管理的屬性，同時(shí)也具備文化的屬性。對(duì)于學(xué)校學(xué)生檔案管理來說，為了使這份工作更具完善性，積極開展檔案宣傳工作非常重要。國內(nèi)外均對(duì)學(xué)生檔案管理作出了明確的法律規(guī)定，由此可見學(xué)生檔案管理的重要性。例如，我國相關(guān)法律規(guī)定“有條件的高校檔案機(jī)構(gòu)，可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地?！贝祟愐?guī)定既表明學(xué)生檔案管理是受法律保護(hù)的，同時(shí)也需在遵守法律制度的前提條件下實(shí)現(xiàn)檔案文化的傳承以及檔案服務(wù)功能的延伸及擴(kuò)展。

2　學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展制約因素分析

在上述分析過程中，認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展非常有必要，但在實(shí)際過程中會(huì)發(fā)現(xiàn)這項(xiàng)工作的開展受到多方面的制約，從而使實(shí)踐效果難以有效體現(xiàn)出來。基于整體層面分析，影響學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展的因素主要包括以下幾個(gè)方面。

2.1學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)因素

檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砉ぷ?，倘若工作松散、疏漏多，則檔案管理的價(jià)值作用便難以有效體現(xiàn)出來。對(duì)于學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展來說，會(huì)在很大程度上受學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)因素的影響。我國教育部對(duì)學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)作出了明文規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)。”從中可以看出檔案機(jī)構(gòu)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性及條理性。雖然學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展非常有必要，但在實(shí)際實(shí)施過程中，會(huì)受到法律方面的制約，從而使該項(xiàng)工作實(shí)施起來受到很大程度的阻礙。

2.2服務(wù)模式因素

在我國，檔案服務(wù)的模式處在一個(gè)尷尬的局面，大致上表現(xiàn)為被動(dòng)服務(wù)。也就是說，檔案主體需主動(dòng)前來“索求”服務(wù)。這樣的服務(wù)模式便使檔案主體接受服務(wù)的主體地位發(fā)生實(shí)質(zhì)性改變。而檔案主體的主體地位得不到很好體現(xiàn)，檔案服務(wù)的價(jià)值作用也難以體現(xiàn)出來。顯然，要想使學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展得到有效實(shí)現(xiàn)，首先要解決被動(dòng)服務(wù)模式問題。

2.3保密限制因素

上文提到檔案管理是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，與此同時(shí)，檔案管理也是一項(xiàng)保密性工作。倘若可以任意調(diào)取檔案，那么檔案存在的價(jià)值及意義便會(huì)徹底喪失。雖然學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展很有必要，但在實(shí)現(xiàn)這些的前提條件下，還需要使檔案足夠保密，保護(hù)檔案主體的隱私，確保檔案主體檔案信息不會(huì)遺漏等。基于整體層面而言，由于保密限制因素的存在，會(huì)使學(xué)生檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展受到較大程度的制約。

3　新時(shí)期學(xué)生檔案服務(wù)功能實(shí)現(xiàn)延伸與擴(kuò)展的有效策略探究

高校在錄取學(xué)生過程中，保存檔案是非常重要的一項(xiàng)工作。國家用人單位在錄取人才過程中，也涉及檔案的調(diào)離與儲(chǔ)存問題。無論是高校本體，還是國家用人單位，都非常重視檔案管理及其服務(wù)。在新時(shí)期下，憑據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)學(xué)生檔案管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。另外，根據(jù)現(xiàn)有的研究表明，學(xué)生檔案服務(wù)功能實(shí)現(xiàn)延伸與擴(kuò)展非常重要。但是由于受到諸多因素的制約，因此在認(rèn)清制約因素的基礎(chǔ)上，采取有效應(yīng)對(duì)策略非常重要。

3.1構(gòu)建優(yōu)化的檔案管理教育基地

檔案管理既是一項(xiàng)管理工作，又歸屬于一門學(xué)科專業(yè)。近年來，雖然部分高校開設(shè)了檔案管理選修課程，但是從整體層面而言，檔案管理選修課程難以滿足學(xué)生的學(xué)習(xí)需求及專業(yè)需求。因此，便需要構(gòu)建優(yōu)化的檔案管理教育基地。通過該教育基地的構(gòu)建，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校對(duì)檔案管理及服務(wù)工作的重視，進(jìn)而為檔案服務(wù)功能延伸與擴(kuò)展的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.2積極開展校園培訓(xùn)工作

學(xué)生檔案管理的主體是學(xué)生，但絕大多數(shù)學(xué)生沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，同時(shí)學(xué)校也沒有加強(qiáng)對(duì)學(xué)生進(jìn)行培訓(xùn)教育，讓學(xué)生重視檔案管理。針對(duì)此狀況，有必要積極開展校園培訓(xùn)工作，對(duì)學(xué)生普及檔案管理、檔案服務(wù)方面的知識(shí)，讓學(xué)生能通過檔案管理服務(wù)方面的學(xué)習(xí)，對(duì)其加以重視，并使檔案管理服務(wù)在高校的影響力得到有效擴(kuò)展。

3.3構(gòu)建系統(tǒng)化的數(shù)字檔案平臺(tái)

在構(gòu)建系統(tǒng)化的數(shù)字檔案平臺(tái)的基礎(chǔ)上，才能使學(xué)生檔案服務(wù)功能的延伸與擴(kuò)展得到有效實(shí)現(xiàn)。一方面，需對(duì)具有差異性、完整性特征的學(xué)生檔案管理模式進(jìn)行管理，同時(shí)對(duì)學(xué)生檔案的收集渠道加以擴(kuò)充，構(gòu)建具有高校鮮明特色的檔案信息數(shù)據(jù)庫，使高校檔案管理工作更加強(qiáng)化?？梢詫?duì)現(xiàn)代局域網(wǎng)技術(shù)加以應(yīng)用，同時(shí)，結(jié)合信息高速公路等技術(shù)，對(duì)學(xué)生檔案電子信息以互聯(lián)網(wǎng)為渠道進(jìn)行有效傳遞及展示。為了使學(xué)生檔案管理的數(shù)字化模式充分展現(xiàn)出來，還需要更新管理軟件，使數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵得到更深層次的提升。

3.4構(gòu)建完善的信息反饋機(jī)制

信息反饋是實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理內(nèi)容及功能得到有效擴(kuò)展的有效手段。因此，構(gòu)建完善的信息反饋機(jī)制非常重要。一方面，需在檔案層面構(gòu)建基礎(chǔ)教育與高校教育之間的聯(lián)系性，對(duì)檔案管理制度的完善及優(yōu)化加以重視，做好用人單位、管理機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中的監(jiān)督工作。另一方面，用人單位、高校以及政府機(jī)構(gòu)之間需加強(qiáng)溝通交流，共同構(gòu)建長效、完善的信息反饋機(jī)制，做好檔案信息的搜集及處理工作。除此之外，高校需對(duì)學(xué)生檔案管理服務(wù)工作加以重視，加大學(xué)生檔案管理的資金投入，為學(xué)生檔案服務(wù)功能的延伸與擴(kuò)展的實(shí)現(xiàn)提供資金方面的支持，采取有效策略，促進(jìn)該項(xiàng)工作的完善及優(yōu)化。

4　結(jié) 語

通過本文的探究，認(rèn)識(shí)到在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展的背景下，學(xué)生檔案管理及服務(wù)工作內(nèi)容發(fā)生了較大程度的改變。為了提高學(xué)生檔案服務(wù)的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)延伸與擴(kuò)展非常重要。但在實(shí)踐工作中，還潛在一系列的制約因素，因此便需要構(gòu)建優(yōu)化的檔案管理教育基地、積極開展校園培訓(xùn)工作、構(gòu)建系統(tǒng)化的數(shù)字檔案平臺(tái)以及構(gòu)建完善的信息反饋機(jī)制等。相信從以上方面加以完善，學(xué)生檔案服務(wù)功能的延伸與擴(kuò)展將能得到有效實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步為學(xué)生檔案服務(wù)質(zhì)量的提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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2015-10-15