對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

陳 敏

（四川醫(yī)科大學(xué) 檔案館，四川 瀘州 646000）

對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

陳 敏

（四川醫(yī)科大學(xué) 檔案館，四川 瀘州 646000）

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和迅速普及，傳統(tǒng)高校檔案管理模式已經(jīng)難以滿足高校師生對(duì)檔案信息化的要求。在這種現(xiàn)實(shí)情況下，高校檔案數(shù)字化建設(shè)的需求隨之而生，其作為高校數(shù)字化建設(shè)的重要構(gòu)成部分，必然會(huì)引起相應(yīng)的關(guān)注和重視。高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)循序漸進(jìn)的系統(tǒng)工程，并非一朝一夕就可完成，需要高校檔案工作者在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中不斷深入研究、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。

高校檔案；數(shù)字化建設(shè)；技術(shù)；資金

1　高校檔案數(shù)字化建設(shè)的概念和意義

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是以數(shù)字化信息為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為依托，將各種以紙質(zhì)為載體的高校檔案信息轉(zhuǎn)為數(shù)字化的信息，使高校檔案原始資料得到充分和及時(shí)的利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

1.1便于檔案資料存儲(chǔ)

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，原始的檔案文件都是以紙質(zhì)媒介進(jìn)行整理、錄入和存儲(chǔ)，但紙質(zhì)檔案由于自身特點(diǎn)，容易受到外界影響而發(fā)霉、丟失和毀壞，再加上經(jīng)常的翻閱利用，很難長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行保存，給高校檔案管理工作帶來(lái)消極影響，同時(shí)也增加了單位管理成本。而對(duì)相關(guān)原始檔案進(jìn)行信息化處理，可將原始檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅可極大節(jié)省存儲(chǔ)空間和成本，還可最大限度地實(shí)現(xiàn)永久保存。

1.2實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，相關(guān)高校檔案館可利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)本單位檔案數(shù)字資源進(jìn)行資源共享，打破傳統(tǒng)檔案管理模式下時(shí)間、空間的限制。另一方面，相關(guān)需求人員剛可利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有計(jì)劃、有效率、有針對(duì)性地搜索相應(yīng)的開(kāi)放檔案，可更大限度地實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享，將高校檔案機(jī)構(gòu)打造成為“永不關(guān)門”的檔案室。

1.3節(jié)約大量人力財(cái)力資源

傳統(tǒng)高校檔案管理模式下，需要投入大量的人力物力財(cái)力進(jìn)行檔案整理、存儲(chǔ)和打印。而在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)之后可一次投入重復(fù)利用，不用再重復(fù)進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存和復(fù)印，不僅節(jié)省了占地空間，還節(jié)約了保管費(fèi)用。另一方面，讓管理人員直接進(jìn)行電子文檔拷貝，將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的潛能充分利用和發(fā)揮出來(lái)，有效避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張浪費(fèi)和人力投入。

2　高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)不夠重視

隨著高等教育事業(yè)和高校檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，越來(lái)越多的高校師生已經(jīng)開(kāi)始關(guān)注并了解高校檔案管理工作，并開(kāi)始引起高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。但由于數(shù)字化建設(shè)尚屬于初始發(fā)展階段，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于高校檔案管理工作仍停留在傳統(tǒng)觀念上，缺少對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)，甚至仍然存在一些錯(cuò)誤偏見(jiàn)。

2.2缺乏高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才

高校檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)高校檔案管理人才提出了更高要求，不僅僅需要熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理技能，還必須掌握自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為不僅懂傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)，又掌握現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的復(fù)合型綜合人才。然而，目前我國(guó)高校檔案管理人員整體素質(zhì)普遍不高，現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)知識(shí)單一且嚴(yán)重缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)，難以適應(yīng)信息化時(shí)代下高校檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展的需要。

2.3檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足

高校檔案數(shù)字化建設(shè)順利開(kāi)展的重要支撐就是必須具備專業(yè)的軟件和硬件設(shè)施，如果沒(méi)有這些作為基礎(chǔ)的話，就難以對(duì)現(xiàn)有原始檔案進(jìn)行數(shù)字化管理和處理，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)只能是紙上談兵。在現(xiàn)實(shí)中，由于目前高校檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，用于檔案數(shù)字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)的全面開(kāi)展。

3　新形勢(shì)下推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的有效策略

3.1提高高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思想認(rèn)識(shí)

隨著數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展和高等教育改革的深入改革，高校檔案數(shù)量和形式不斷增加，進(jìn)而在一定程度上使高校檔案管理人員面臨著更為艱巨的工作任務(wù)。同時(shí)，由于高校自身社會(huì)功能日益增多，都對(duì)高校檔案管理工作思想觀念提出新的挑戰(zhàn)。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)干部必須轉(zhuǎn)變思想觀念，正確認(rèn)識(shí)到提高檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，明確職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重視，有力推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。

3.2提升檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平

高校數(shù)字化建設(shè)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)性工作，不是僅憑借幾個(gè)檔案管理人才或計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就可順利完成，需要所有檔案工作人員的共同參與和配合。面對(duì)檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，高校必須重視并提升檔案管理人員數(shù)字化技術(shù)水平。為此，作為檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，一方面必須加大檔案管理優(yōu)秀人才的引進(jìn)力度，進(jìn)而為高校提供更多高素質(zhì)的專業(yè)優(yōu)秀人才。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，針對(duì)不同對(duì)象的不同需求，開(kāi)設(shè)系統(tǒng)的培訓(xùn)內(nèi)容供檔案工作人員學(xué)習(xí)。最后，高校檔案管理工作人員必須樹(shù)立終生學(xué)習(xí)的觀念，主動(dòng)進(jìn)行繼續(xù)教育，從自身實(shí)際出發(fā)，采取自學(xué)提高與脫產(chǎn)培訓(xùn)相結(jié)合的方式提高自身素質(zhì)。

3.3加大對(duì)高校數(shù)字化檔案建設(shè)的資金投入

由于我國(guó)的許多高校對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性沒(méi)有足夠認(rèn)識(shí)，在現(xiàn)實(shí)中，由于目前高校檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，用于檔案數(shù)字化的資金有限，在一定程度上阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)的全面開(kāi)展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案軟件更新?lián)Q代的速度不斷加快，這在一定程度上要求高校檔案數(shù)字化建設(shè)必須重視加大對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，在資金預(yù)算、人才引進(jìn)種技術(shù)配套方面盡量解決所需的經(jīng)費(fèi)，盡可能保證這項(xiàng)工作可順利實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)，應(yīng)將資金投入納入到單位經(jīng)費(fèi)規(guī)劃系統(tǒng)中，可確保信息化建設(shè)的長(zhǎng)期開(kāi)展。

3.4保證高校檔案數(shù)字信息的安全可靠

隨著高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作不斷發(fā)展，對(duì)高校檔案信息的安全提出了更高要求。一方面，高校必須制定嚴(yán)格的安全保密制度，并不斷提高高校檔案管理人員的安全防范技能和安全保密意識(shí)。另一方面，應(yīng)采用較為先進(jìn)成熟的檔案管理系統(tǒng)和檔案處理機(jī)制，將相關(guān)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。最后，必須建立嚴(yán)格的檔案監(jiān)控機(jī)制，引入切實(shí)有效的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段對(duì)“病毒”和 “黑客”等行為進(jìn)行預(yù)防和監(jiān)控，確保高校檔案數(shù)字信息的安全可靠。

4　結(jié) 語(yǔ)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的，也為我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，賦予其嶄新的工作理念、服務(wù)要求和工作內(nèi)容。因此，信息化時(shí)代下高校必須主動(dòng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的步伐，采取正確的方法，才能逐步做好此項(xiàng)工作，才能提高檔案信息化程度，使事業(yè)單位更好地為人民服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.159

G647.2

A

1673-0194（2015）24-0206-02

2015-10-09