社保檔案現(xiàn)代化管理探究

鄭秀華

（福鼎市機關(guān)事業(yè)單位社會保險管理中心，福建 福鼎 355299）

社保檔案現(xiàn)代化管理探究

鄭秀華

（福鼎市機關(guān)事業(yè)單位社會保險管理中心，福建 福鼎 355299）

社保事業(yè)伴隨著社會經(jīng)濟的改革和發(fā)展不斷鞏固與完善，它不僅實現(xiàn)了養(yǎng)老待遇向社會化方向的轉(zhuǎn)變，而且進一步鞏固了社會安定團結(jié)的大好局面，為社會經(jīng)濟的和諧發(fā)展打下了堅實的社會保障基礎(chǔ)。本文以社保業(yè)務(wù)管理的一項重要基礎(chǔ)工作——社保檔案現(xiàn)代化管理為研究對象，結(jié)合檔案管理的相關(guān)理論，首先分析了社保檔案現(xiàn)代化管理的內(nèi)涵，其次就目前社保檔案管理中出現(xiàn)的問題進行了分析，最后提出了相關(guān)解決措施。

社保檔案；現(xiàn)代化；管理

隨著我國社會保險制度改革不斷深化，各項險種新措施不斷出臺，社會保險的影響不斷擴大，社保檔案管理者要不斷更新觀念、提高技能，做好社保檔案的收集、整理、鑒定、保管等工作，充分發(fā)揮社保檔案對現(xiàn)代化經(jīng)濟發(fā)展的重要作用。

1　社保檔案管理的內(nèi)涵及原則

1.1社保檔案管理的概念

社會保險檔案從信息的收集、歸檔、整理，到檔案的保管、檢索是一個非常復(fù)雜的過程。尤其是隨著社會保險檔案管理工作量的不斷增加，管理手段和技術(shù)也在不斷提高，為社保檔案管理工作增加難度的同時，也提供了新的管理技術(shù)。社會保險工作的性質(zhì)是向參保人提供服務(wù)，需要使用大量的文件檔案報告和記錄有關(guān)信息。在檔案用過之后，大量的文件積累及適當處理這些檔案是所有保管大量檔案的機構(gòu)都會遇到的問題。因此，社會保險檔案需要更高的管理技術(shù)。隨著電子計算機的發(fā)展和通訊技術(shù)的進步，社會保險檔案管理技術(shù)迅速得到發(fā)展?，F(xiàn)代電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)不僅對于檔案保管和存儲設(shè)備非常有用，還可及時收集、處理并存儲大量日常信息。

1.2社保檔案管理的特點

社會保險檔案是以社會保險事業(yè)為服務(wù)對象，形成于社會保險經(jīng)辦過程中的，對其管理具有以下幾個特點。

第一，社會保險檔案工作量大，需要利用電子計算機進行管理。社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在實施制度時要做許多工作，如單位參保登記、參保人信息登記、保險費收繳、收回未支付的保險金、保管在確定社會保險權(quán)利時所需要的文件、處理要求領(lǐng)取保險金的申請、支付養(yǎng)老金。

第二，社會保險檔案具有較強的服務(wù)性。它不僅要為參保人提供繳費記錄的情況，而且要為政策制定者提供各種數(shù)據(jù)，還要為養(yǎng)老金計發(fā)標準提供依據(jù)。由于養(yǎng)老金的發(fā)放標準，一般與個人和單位繳納社會保險費的數(shù)額密切相關(guān)，因此，繳費記錄的真實性、可靠性十分重要。

第三，社會保險檔案需要多次存檔，并在社會保險經(jīng)辦過程中不斷得到補充。社會保險檔案與別的專門檔案不同，其數(shù)據(jù)庫需要源源不斷輸入新信息。如受保人的工作單位、繳費情況（包括繳費基數(shù)、比例）是不斷變動的，有時繳費可能中斷，這就要求對受保人的社會保險檔案經(jīng)常輸入新數(shù)據(jù)，經(jīng)常存檔。

1.3社保檔案管理的原則

1.3.1集中統(tǒng)一管理原則

集中統(tǒng)一管理原則作為檔案學的一項重要理論，不僅是國家檔案管理事業(yè)的一項基本組織原則，也是檔案工作實踐的一項重要準則。其主要內(nèi)容包括：建立檔案行政管理系統(tǒng)；運用法律法規(guī)保護檔案事業(yè)；建立各級各類檔案管理機構(gòu)，對檔案實施集中管理等。這一原則的應(yīng)用既有利于我國檔案管理工作向標準化、制度化、科學化轉(zhuǎn)變，又有利于檔案的管理、查詢和維護，真正實現(xiàn)檔案的利用服務(wù)目標。

1.3.2尊重檔案形成規(guī)律的原則

檔案管理和檔案整理的核心原則就是要尊重檔案的形成規(guī)律，這一原則也是檔案管理區(qū)別其他管理的特有原則。尊重檔案的形成規(guī)律，保持檔案的歷史聯(lián)系，就是要已既有的歷史為基礎(chǔ)，既要保持歷史的真實性，又要保持檔案形成的原來系統(tǒng)，在整理和管理檔案過程中不能破壞檔案形成的原來系統(tǒng)。尊重檔案形成規(guī)律是保持檔案歷史聯(lián)系的關(guān)鍵，凡是尊重檔案形成規(guī)律的，就能保持檔案歷史聯(lián)系，反之就會破壞檔案歷史聯(lián)系。

1.3.3檔案管理效益原則

檔案管理效益原則主要是指通過對檔案實施有效的開發(fā)和管理，所能獲得的經(jīng)濟和社會效益。這一原則是以對人力、物力等資源的合理利用為基礎(chǔ)，以創(chuàng)造效益為根本的，是檔案管理實現(xiàn)經(jīng)濟、高效管理的有效保障。

在檔案管理工作中必須講究效益。檔案管理部門所必需的人力、財力、物力，都是國家賦予的；而國家則需要檔案管理部門提供大量的有價值的檔案信息，為國家各項建設(shè)事業(yè)服務(wù)。如果檔案管理部門消耗的人力、財力、物力很多，而輸出的有價值的檔案信息量很低，那么，就會產(chǎn)生負效益，就不能為國家和社會做出貢獻。這種管理就是違反效益原則的，是失敗的管理。當然，機密檔案的信息不能向社會輸出，否則會給國家政治和經(jīng)濟利益帶來損害，產(chǎn)生負效益。

2　當前社保檔案管理存在的問題

2.1發(fā)展速度不慢，但發(fā)展不平衡

社保檔案信息化管理啟動早已使用20多年，并在做二次、三次開發(fā)，晚的則尚處于開發(fā)階段，對于西部經(jīng)濟落后地區(qū)甚至計算機閑置多年而未能使用。從技術(shù)角度講，水平也參差不齊，有的地區(qū)開發(fā)出來的管理系統(tǒng)的功能較完備，起點較高，準備配備小型機，實行全省網(wǎng)絡(luò)化管理，而有的地方則無總體規(guī)劃，缺乏系統(tǒng)性考慮，起點較低。

2.2信息管理系統(tǒng)不完善

各地開發(fā)計算機管理系統(tǒng)時大都是為了滿足自身的工作需要，系統(tǒng)方案的構(gòu)思都不曾考慮全國性的大局，甚至不曾考慮全省的大局，因而在整體結(jié)構(gòu)、硬件和軟件的選型、應(yīng)用軟件的規(guī)范，數(shù)據(jù)格式和網(wǎng)絡(luò)功能及通訊等諸多方面都各行其是，尤其是數(shù)據(jù)庫問題更為突出，這將給今后整體工作帶來很大困難，有可能要導(dǎo)致很大的財力浪費。

2.3對社會保險檔案管理和數(shù)據(jù)庫重視不夠

相當一部分地區(qū)僅僅開發(fā)應(yīng)用了一些基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)處理軟件，對社會保險檔案管理認識不足，更缺乏考慮完整的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。由于目前大多數(shù)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的管理方法夾雜著許多行政性手段，且大多數(shù)地區(qū)管理的對象仍以企業(yè)為主，而不是直接面向受保人和受益人，科學的組織管理和研究，如對社會保險未來發(fā)展的規(guī)劃、組織和精算研究，尚未被人們普遍重視，所以數(shù)據(jù)的處理上還存在不少漏洞。

3　提高社保檔案現(xiàn)代化管理的舉措

3.1加強社保檔案集中統(tǒng)一管理

制度是行為的準則，因此社保檔案應(yīng)按相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本地區(qū)特點，制定出社會保險檔案分類大綱和各門類檔案保管期限。真正實現(xiàn)統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理。從當前社會保險工作實際情況看，檔案分類較多，且載體多樣，因此應(yīng)對每一類檔案都要制定出相應(yīng)的管理制度。包括：各門類文件材料歸檔制度、檔案保管、保密、統(tǒng)計、鑒定銷毀、查閱利用、檔案設(shè)備維護使用、重大活動檔案登記制度等，切實把各種門類、不同載體形式的檔案納入集中統(tǒng)一管理的軌道。

3.2搞好編研，開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案利用向深層次發(fā)展

管理檔案的目的就是為了利用，只有先管好檔案，才能利用好檔案。根據(jù)社會保障事業(yè)發(fā)展的需要，應(yīng)編研出具有一定質(zhì)量的社會保險檔案資料，供工作人員在現(xiàn)實業(yè)務(wù)中使用，為廣大社保對象服務(wù)。編研應(yīng)把握三點：一是為現(xiàn)實服務(wù)，滿足社會急需，滿足當前工作需要；二是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)；三是為促進經(jīng)濟發(fā)展和社會進步服務(wù)，隨著保險事業(yè)的深入發(fā)展，檔案為之服務(wù)的領(lǐng)域越來越多，要求越來越高，方式越來越活，這就需要檔案工作人員必須主動做好工作，除了直接提供好檔案服務(wù)外，還要千方百計多提供一些間接的檔案服務(wù)，以充分發(fā)揮和利用檔案信息的潛在價值。

3.3提高計算機信息技術(shù)的應(yīng)用

“社會保險檔案管理和計算機數(shù)據(jù)庫”是整個社會保險管理系統(tǒng)的重要組成部分，是系統(tǒng)的核心和主干，是系統(tǒng)實施中首先要開發(fā)和實現(xiàn)的部分，它的建設(shè)是我國社會保險檔案管理系統(tǒng)的一項大型基礎(chǔ)工程。目前，我國社會保險檔案管理的重要目標之一，是統(tǒng)一系統(tǒng)基礎(chǔ)資料的數(shù)據(jù)標準、信息分類編碼標準。當前，社會保險檔案管理的重點是對計算機信息技術(shù)的引入，拓展區(qū)域社保檔案管理系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)程度，通過規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，提高數(shù)據(jù)的利用率，避免數(shù)據(jù)重復(fù)或冗繁所增加的維護成本。同時，在規(guī)范信息系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上，盡力開發(fā)多樣化業(yè)務(wù)管理流程，擴大管理系統(tǒng)的應(yīng)用范圍和工作效率。

作為社會保險檔案管理系統(tǒng)的核心，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計的優(yōu)劣、運行效率的高低，關(guān)鍵取決于數(shù)據(jù)庫的設(shè)計。由于該系統(tǒng)是一個多任務(wù)、多用戶同時處理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，因此，我國社會保險數(shù)據(jù)庫設(shè)計主要應(yīng)從兩方面考慮：一是要求系統(tǒng)可靠、適用，便于未來的發(fā)展及擴充；二是要求能為系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)共享，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，保證數(shù)據(jù)的一致性和完整性。

4　結(jié) 語

社保檔案現(xiàn)代化管理是一個長期不斷積累經(jīng)驗和糾正錯誤的過程，隨著時代的發(fā)展，社保檔案工作人員要密切關(guān)注新形勢下的熱點動態(tài)，不斷提高專業(yè)技能，與時俱進，只有這樣才能充分開發(fā)社保檔案資源的應(yīng)用潛能，才能全面發(fā)揮社保檔案的歷史價值和現(xiàn)實作用，更好地為社會經(jīng)濟建設(shè)和社會各項事業(yè)發(fā)展服務(wù)，實現(xiàn)管理、服務(wù)雙贏。

主要參考文獻

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A

1673-0194（2015）24-0203-02

2015-11-06