論新時期圖書館辦公室工作

周艷紅 顏習(xí)煌 劉優(yōu)平

（1．南昌工程學(xué)院圖書館，江西 南昌 330099；2．南昌工程學(xué)院土木工程學(xué)院，江西 南昌 330099）

在任何一個企事業(yè)單位里，處在行政中心的辦公室起到傳遞信息、承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的作用，是上層領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和決策的執(zhí)行者。在新的形勢尤其是信息社會的背景下，辦公室的工作更應(yīng)該以發(fā)展和創(chuàng)新的眼光，緊跟時代步伐，不斷優(yōu)化自身的職能和提高工作效率，更好地為內(nèi)外上下的組織部門服務(wù)。圖書館是一個信息服務(wù)部門，辦公室是圖書館對外提供信息服務(wù)一系列工作的保障。

辦公室工作的質(zhì)量關(guān)系到圖書館的科學(xué)管理、工作效率和整體形象[1]。圖書館是對知識進(jìn)行儲存加工和流通的地方，是供讀者進(jìn)行科學(xué)文化學(xué)習(xí)和研究的公益性機(jī)構(gòu)。圖書館的工作流程從前到后可分為采訪、編目、典藏、上架、流通和借閱等。這些業(yè)務(wù)流程緊緊相聯(lián)，無論哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題必然影響前后工作的有序進(jìn)行。于是為保證整個圖書館工作的有效運(yùn)作，圖書館辦公室的工作顯得尤為重要。圖書館辦公室工作是圖書館的樞紐，是圖書館的行政和后勤保障，負(fù)責(zé)圖書館的全面工作，是每個流程有效進(jìn)行的基礎(chǔ)。

1 圖書館辦公室工作的內(nèi)容

1.1 負(fù)責(zé)圖書館的全面工作

辦公室是圖書館內(nèi)部信息傳播和與外部聯(lián)系的中心。館長的指令需要辦公室來傳達(dá)，辦公室要承擔(dān)搜集整理和傳達(dá)信息的責(zé)任，在一些政策和原則下指導(dǎo)整個圖書館的工作。圖書館的業(yè)務(wù)工作就是信息加工和流通，在加工和流通的過程中，需要資金、人力和一些規(guī)范性文件的支持，辦公室的作用就是將這些有限的資源進(jìn)行合理調(diào)度，在各個部門間安排人力和物力，讓資源發(fā)揮最大的效益。例如一個中等規(guī)模的圖書館，藏書100萬冊，工作人員60名，年增加新書約10萬冊，采訪和流通的任務(wù)相對比較大。辦公室在配合其工作時要做好充分的人力和物力調(diào)配。在眾多圖書的保養(yǎng)、修復(fù)以及舊書剔除工作上，辦公室也要承擔(dān)大量的協(xié)助工作。

業(yè)務(wù)工作之外，工會活動和黨組織活動也需要辦公室人員的計(jì)劃、組織協(xié)調(diào)。圖書館的水電、衛(wèi)生和維修都要辦公室來安排。辦公室的工作大而具體，涉及到人、財(cái)、物和一些政策指令各方面，關(guān)系到每個圖書館員工能夠順利開展自身工作和切身利益?？梢哉f只有辦公室的工作有條不紊地進(jìn)行，整個組織才能保持持續(xù)開展工作和不斷成長。

1.2 為讀者的閱讀和學(xué)習(xí)服務(wù)

圖書館是讀者借閱和學(xué)習(xí)的地方，是汲取科學(xué)文化知識的殿堂。來圖書館的讀者都是平等的個體，都有平等享受圖書館服務(wù)的權(quán)利。圖書館的閱覽室、自學(xué)室、期刊部和電子閱覽室都應(yīng)該積極歡迎讀者，做好服務(wù)。辦公室也會承擔(dān)一部分讀者的服務(wù)職能，比如讀者證的損壞補(bǔ)辦、損壞圖書的補(bǔ)修、公共設(shè)施的維護(hù)等。辦公室工作人員必須思想政治覺悟高，具備全心全意為讀者服務(wù)的意識和良好的語言溝通能力[2]。在一些有條件的圖書館比如高校圖書館，辦公室還要承擔(dān)讀者的入館教育培訓(xùn)工作。讀者入館教育培訓(xùn)是個系統(tǒng)的工作，需要周全的計(jì)劃安排，有專業(yè)知識背景的員工承擔(dān)培訓(xùn)者，為新入館的讀者介紹圖書館的館藏分布和電子數(shù)據(jù)的檢索方法。

1.3 對外開展信息類服務(wù)

為了適應(yīng)信息和數(shù)字化社會，圖書館的傳統(tǒng)職能也在不斷得到創(chuàng)新和進(jìn)步，在一些省級圖書館和有條件的高校圖書館，除了流通功能外，參考咨詢、科技查新和信息咨詢等工作都得到了開展，大大提升了圖書館的服務(wù)能力和水平。參考咨詢是圖書館一系列活動的總稱，包括解答咨詢、書目參考、原文傳遞、代查代檢、情報(bào)檢索等。科技查新是針對科研項(xiàng)目立項(xiàng)或申報(bào)知識產(chǎn)權(quán)的活動，提供文獻(xiàn)檢索和情報(bào)調(diào)研的服務(wù)，確定查新委托人課題或項(xiàng)目的新穎性，最終提供有對比性、有結(jié)論的查新報(bào)告。信息咨詢是一種有償性的產(chǎn)業(yè)活動，是有著專業(yè)知識背景的專家利用現(xiàn)代信息處理技術(shù)為組織或個體提供信息整合、反饋和問題解決方案等信息產(chǎn)品的活動。比如某個高校圖書館有專門提供SCI收錄檢索代查工作的部門，年工作量在100件以上，而且隨著該校科研項(xiàng)目的增加而逐年增加。信息咨詢是圖書館廣泛開展信息服務(wù)功能的有益補(bǔ)充。在一些高校圖書館，部分師生的科研項(xiàng)目立項(xiàng)或查新活動就是由圖書館來完成。這些有技術(shù)含量的活動需要圖書館辦公室來計(jì)劃指導(dǎo)和分派人員來完成，辦公室人員必須具備一定的的業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技術(shù)水平。

2 目前圖書館辦公室工作存在的一些問題

2.1 觀念落后，領(lǐng)導(dǎo)不重視

目前我國圖書館整體進(jìn)入“混合圖書館階段”[3]，即處在實(shí)體圖書館和數(shù)字圖書館之間的發(fā)展階段，紙質(zhì)信息和數(shù)字信息并存，在服務(wù)上提供紙質(zhì)圖書和一定量的數(shù)字資源檢索。但大部分圖書館員工思想觀念上還處在傳統(tǒng)實(shí)體圖書館階段上，辦公室人員只單純解決繁雜的事務(wù)性工作，不注重人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，管理跟不上時代步伐。大多數(shù)圖書館領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為圖書館就是借書還書的地方，不重視辦公室工作，反而將流通部視為圖書館的核心部門，沒有認(rèn)識到辦公室的真正地位，在人力物力的支持上沒有政策傾斜。

2.2 人員配置不合理，能力不足

圖書館辦公室工作包括一些行政性的工作，還有圖書館業(yè)務(wù)上的，甚至要配合一些信息服務(wù)類工作，對辦公室人員的要求是比較高的。但現(xiàn)實(shí)是領(lǐng)導(dǎo)不重視，在人員配置上往往因人設(shè)崗，大多數(shù)只有一名辦公室主任和一到兩名科員，與其他部門相比要少得多。辦公室工作如此專業(yè)和廣泛，相應(yīng)人員卻沒有很好的科學(xué)管理和組織協(xié)調(diào)能力?！暗?、拿、靠、要”的思想很嚴(yán)重。辦公室缺乏一套科學(xué)管理的制度，也沒有業(yè)務(wù)創(chuàng)新拓展的規(guī)劃，只顧著解決一些事務(wù)性工作，思想被動，阻礙了工作效率的提升和業(yè)務(wù)的創(chuàng)新。

2.3 工作方向沒有把握好，角色定位不準(zhǔn)

辦公室的工作就是為整個圖書館業(yè)務(wù)流程做后勤服務(wù)的，當(dāng)然和某些流通的環(huán)節(jié)也有工作上的交叉。比如，在圖書采訪階段，辦公室和館領(lǐng)導(dǎo)都可以參與圖書招標(biāo)的工作，但如果沒有和采編部的人員溝通協(xié)調(diào)好，可能引起工作上重復(fù)甚至是沖突，造成資源的浪費(fèi)。辦公室的工作內(nèi)容復(fù)雜，在實(shí)施上大包大攬，沒有明確自己的職責(zé)范圍，一切都聽從于館領(lǐng)導(dǎo)的安排，角色定位模糊。另外，辦公室在制定工作計(jì)劃上，往往欠周密，缺乏預(yù)見性，不能很好地適應(yīng)日益復(fù)雜的圖書館業(yè)務(wù)工作。

3 對圖書館辦公室工作的一些建議

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)辦公室素質(zhì)和能力的培養(yǎng)

從最初單純提供紙質(zhì)圖書信息服務(wù)到現(xiàn)在各類信息咨詢類服務(wù)，圖書館的服務(wù)隨著信息化社會已進(jìn)入數(shù)字化的前階段了。圖書館的業(yè)務(wù)更加復(fù)雜多樣化，相應(yīng)辦公室的工作就要重新計(jì)劃和整合。這就要求辦公室人員要轉(zhuǎn)變觀念，首先在思想上跟上步伐。館領(lǐng)導(dǎo)一定要重視辦公室的工作，在人力和物力上要作相應(yīng)傾斜。加強(qiáng)對辦公室人員的現(xiàn)代管理知識的培訓(xùn)和與圖書館相關(guān)的信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高計(jì)劃和執(zhí)行能力?？梢栽趦?nèi)部選拔優(yōu)秀的管理人員到辦公室來工作，也可以將辦公室人員送外去學(xué)習(xí)。在培訓(xùn)過程中，除了技術(shù)業(yè)務(wù)上的內(nèi)容，還要有政治思想和法律、知識產(chǎn)權(quán)等方面的學(xué)習(xí)，也要注重培養(yǎng)辦公室人員的服務(wù)意識，改掉過去那種“等、拿、靠、要”的觀念，變被動為主動。

3.2 合理人力配置，加強(qiáng)科學(xué)管理[4]

人力資源是整個組織的核心，管理學(xué)家德魯克說“人力資源是最有生產(chǎn)力、最有用處和最為多產(chǎn)的資源”。一個國家間的競爭力靠的是人才，小到一個組織，一個圖書館的核心競爭力也是人才。辦公室工作質(zhì)量的提高，就是要充分發(fā)揮人的作用。辦公室主任要在館長及其他館領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，做好辦公室統(tǒng)籌規(guī)劃工作。在人力資源配置上，要因地制宜，并且要有預(yù)見性。要結(jié)合圖書館自身的特點(diǎn)調(diào)配人力，并且做到勞動分工明細(xì)，各司其職，提高效率。辦公室主任要發(fā)揮先進(jìn)帶頭作用，做好每一步工作的計(jì)劃，獎罰分明，調(diào)動人員積極性。堅(jiān)持目標(biāo)管理[4]的制度，樹立服務(wù)觀念和責(zé)任觀念，做好整個圖書館的得力后勤。

3.3 加強(qiáng)圖書館各部門的團(tuán)結(jié)合作

圖書館各部門工作有分工，但又是緊密相連的，各部門要在館領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，團(tuán)結(jié)一致，支持配合辦公室的工作。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的執(zhí)行者，又是各平行部門的服務(wù)者。辦公室每一項(xiàng)工作都是基于整體思維和站在大局上出發(fā)的，如果各部門各自為政，不團(tuán)結(jié)，不配合執(zhí)行辦公室的決策，圖書館的服務(wù)質(zhì)量就會下降甚至工作中斷。要做到團(tuán)結(jié)一致，首先要求辦公室在開展工作時要善于調(diào)查研究，密切聯(lián)系群眾[5]，廣泛聽取各部門意見，做好信息收集和整理的工作。其次各部門在開展工作時要互相溝通，對辦公室傳達(dá)的信息要及時反饋，定期組織部門溝通會，培養(yǎng)民主自由的工作氛圍。

4 結(jié)論

圖書館是我國社會主義文化事業(yè)的一部分，本質(zhì)是公益性和服務(wù)性的。圖書館各項(xiàng)工作能夠順利開展離不開辦公室的支持。在圖書館領(lǐng)導(dǎo)的正確帶領(lǐng)下，在技術(shù)和理念快速進(jìn)步的信息社會里，辦公室要迎難而上，快速轉(zhuǎn)變思想，提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理能力，更好地為圖書館各部門服務(wù)，扮演好信息傳送樞紐和決策執(zhí)行者的角色。

［1］楊敏.淺談如何做好圖書館辦公室主任工作[J].科技與企業(yè),2015(3):43.

［2］陳卓.高校圖書館辦公室服務(wù)職能研究[J].中國市場,2015(17):98-99.

［3］初景利.復(fù)合圖書館理論與方法[M].上海:上海交通大學(xué)出版社,2009.

［4］宋晨暉.高校圖書館辦公室的觀念轉(zhuǎn)型與科學(xué)管理[J].科技風(fēng),2015(1):276.

［5］戴麗.新形勢下優(yōu)化公共圖書館辦公室決策支撐職能的社會學(xué)探討[J].江蘇科技信息,2015(14):45-47.