檔案信息化資源開發(fā)利用的探析

【摘要】企業(yè)中的檔案部門是儲存各種企業(yè)信息的中心，企業(yè)檔案的信息化建設是企業(yè)信息化的重要組成部分，為企業(yè)提供和保存著重要的檔案資料。檔案信息化資源在企業(yè)技術和文化發(fā)展中有著不可替代的作用。本文對檔案信息化開發(fā)的重要性做了分析，同時對檔案信息化建設的實現(xiàn)進行了闡述。

【關鍵詞】檔案；信息化；開發(fā)

引言

檔案的保存和利用與檔案管理工作者的素質(zhì)有著非常密切的關系，且它們相輔相成的同時又對立統(tǒng)一。為了做好檔案利用和管理工作，提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)非常重要。檔案工作者的整體素質(zhì)得到提高后，對待工作的態(tài)度也會有所改變，擁有積極的工作態(tài)度和較高的工作素養(yǎng)才能對各項工作做到得心應手，認真負責。

1、檔案信息化的重要性

企業(yè)檔案對企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營和管理以及人事、財務、資產(chǎn)等進行了記錄，因此檔案可以看作是企業(yè)的一個重要且特殊的資源。檔案信息化主要包括企業(yè)經(jīng)營活動中的方針、戰(zhàn)略等相關政策方面的信息，還有企業(yè)產(chǎn)品、設備、基建等工程和技術改造的信息，同時還包含人事部門中人才培養(yǎng)的信息、財務信息以及企業(yè)從開始到當下的發(fā)展史料的信息等。

2、檔案信息化資源的開發(fā)和利用

在現(xiàn)代化的大中型企業(yè)中，如何通過利用信息化建設來提高對企業(yè)檔案的有效管理和利用已經(jīng)成為一項具有實際意義的課題。在競爭越來越激烈的現(xiàn)代化經(jīng)濟市場下，檔案信息的管理模式和思維也應該進行轉(zhuǎn)變，運用現(xiàn)代化手段對傳統(tǒng)管理方式進行改善，可以通過建立檔案信息網(wǎng)絡的方式，提高企業(yè)檔案的信息利用率和利用價值。

2.1 總體規(guī)劃

加強企業(yè)的基礎管理、完善業(yè)務的標準體系，是做好檔案信息化建設的基礎，為了使檔案管理和和利用的基礎功能得到充分發(fā)揮，可以通過使檔案信息化與企業(yè)信息化同步發(fā)展，設計開發(fā)電子化檔案管理和利用的系統(tǒng)，使企業(yè)檔案信息化具備數(shù)據(jù)收集、管理、權限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等功能。

2.2 檔案信息化資源的開發(fā)和利用

2.2.1 檔案信息化原則和標準的制定

在符合企業(yè)檔案實際情況的條件下，為本企業(yè)制定符合要求的數(shù)字化原則和標準，使檔案的管理和利用趨向現(xiàn)代化、標準化、規(guī)范化，并為檔案信息資源的共享打下良好的基礎；為了使數(shù)字檔案信息的管理系統(tǒng)可以安全、可靠的運行，可以為檔案信息化制定管理和利用制度；為了使檔案信息和信息產(chǎn)品的知識產(chǎn)權、企業(yè)的保密技術和商業(yè)機密得到更好的保護，可以為檔案信息制定保密制度。

2.2.2 引進數(shù)字化檔案內(nèi)容

根據(jù)企業(yè)檔案保管與利用的實際情況和需求，對檔案進行有選擇、有順序的運用數(shù)字化內(nèi)容。對企業(yè)的檔案依據(jù)企業(yè)或者國家的相關技術標準進行開展數(shù)字化、電子文件歸檔、數(shù)據(jù)庫的建設和檔案網(wǎng)站的管理等工作，在保障數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、擁有規(guī)范的數(shù)據(jù)、長期可讀、方便共享的前提下，使企業(yè)的檔案信息資源開發(fā)和利用工作逐步轉(zhuǎn)向科學化和規(guī)范化，并將檔案數(shù)據(jù)的備份和災難回復機制進行健全和完善。

2.2.3 檔案編制工作的提升

從深層次對檔案信息資源進行開發(fā)，使其的高級形式得以被利用。為了使檔案信息的利用者得到更優(yōu)質(zhì)的服務，同時使檔案信息的利用率得以提高，可以通過將零散不成系統(tǒng)的檔案信息經(jīng)過多次深加工編制成為具有針對性強、系統(tǒng)性高、時效性及時的檔案信息。在檔案信息的編制過程中需要注意的是被選題針對性、內(nèi)容的適應性和供給的時效性等特性是否具備。

2.2.4 企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡的開發(fā)和進一步建設

為了使本企業(yè)檔案的利用時效性得到提高，可以依據(jù)該企業(yè)的檔案特點，通過利用網(wǎng)絡對檔案管理進行加強，并設計和調(diào)整其檔案信息的欄目和功能的模塊；為了使檔案的保密性得到加強和提高，可以根據(jù)該企業(yè)檔案的類別和性質(zhì)設置權限，將檔案信息分為公開的和非公開的兩種類型；運用統(tǒng)計功能進行設計，為利用檔案的效益提供分析和計算的數(shù)據(jù)提供依據(jù)。

3、檔案信息化建設的實現(xiàn)

實現(xiàn)檔案信息化建設不能盲目跟風、脫離實際，也不能自困腳步、墨守成規(guī)；看數(shù)量的同時不能丟棄質(zhì)量。檔案的信息化建設繁冗復雜，選擇過程需要謹慎、慎重，多調(diào)查、分析和研究，然后再定位。以下介紹了如何加快檔案信息化建設的實現(xiàn)。

3.1 提升檔案管理者的現(xiàn)代化意識

使各級領導的知識領域得到更新，對檔案信息管理的現(xiàn)代化建設的加快具有實際意義。檔案管理者的現(xiàn)代化意識得到增強后，在檔案管理工作中會下意識的運用和引進現(xiàn)代化、信息化的設備和理念，使檔案信息化建設落到現(xiàn)實上。另外，為了使檔案信息化建設能夠適應現(xiàn)代化的管理需求，可以通過組織專業(yè)的檔案管理業(yè)務的培訓，改變檔案管理干部的知識結構來實現(xiàn)。

3.2 開發(fā)檔案信息化的專用軟件

為了加快檔案信息化建設的實現(xiàn)，企業(yè)可以開發(fā)檔案信息化專用的軟件。這便需要企業(yè)增加資金投入、配置軟件和硬件設施。軟件的配置方面：（1）各企業(yè)根據(jù)自身實際情況，安排職員參加相關內(nèi)容的培訓課程，通過培訓學習使職員的計算機水平得到提高，進行檔案網(wǎng)站的設計，以達到減少資料收集與見面討論制作等環(huán)節(jié)的時間、方便資料保密與網(wǎng)站維護的目的。（2）與專業(yè)進行網(wǎng)頁設計制作和維護的機構進行合作，檔案管理部門通過與其溝通在網(wǎng)站上為檔案數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)庫，方便在網(wǎng)上查詢各種數(shù)據(jù)，使工作變得方便快捷，使網(wǎng)站更加專業(yè)化，達到檔案信息化建設得以加快步伐的目的。

3.3 現(xiàn)代化高素質(zhì)管理型人才的引進和培養(yǎng)

無論何種行業(yè)、何種事業(yè)，專業(yè)性人才在企業(yè)的興衰中有決定性的作用。作為全新事業(yè)的檔案信息資源整合工作，可以說是未來檔案信息化建設的基礎，因此，需要有一大批不但懂得信息化知識，還熟悉檔案管理、會操作計算機并懂信息組織知識的專業(yè)型人才。企業(yè)或者機關單位可以通過對人員的培訓進行人才選擇。另外，可以通過對檔案人員的專業(yè)、年齡、性別結構和人員數(shù)量等方面信息的調(diào)整，從而達到電子檔案管理需求、進行檔案信息的綜合有效開發(fā)的目的。

參考文獻：

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