檔案保管期限表問題及優(yōu)化策略

王雅楠

天津市引灤工程爾王莊管理處

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檔案保管期限表問題及優(yōu)化策略

王雅楠

天津市引灤工程爾王莊管理處

檔案保管期限表確定檔案保存期限的工具，在檔案價(jià)值鑒定中發(fā)揮著重要作用。但是由于我國(guó)的檔案保管期限表出現(xiàn)較晚，發(fā)展歷程較短，存在內(nèi)容條款寬泛、可操作性不足等問題。本文針對(duì)我國(guó)檔案保管期限表存在的問題提出了相關(guān)建議，以期促進(jìn)我國(guó)檔案保管期限表的完善。

檔案保管期限表 問題 優(yōu)化策略

針對(duì)檔案價(jià)值的鑒定，我國(guó)檔案領(lǐng)域已開展了不少的研究和討論，就檔案鑒定的重要性、標(biāo)準(zhǔn)等也進(jìn)行了深入的學(xué)術(shù)研究，這一系列舉動(dòng)對(duì)于促進(jìn)檔案價(jià)值鑒定工作的開展具有重要意義，奠定了輿論基礎(chǔ)和理論基礎(chǔ)。但是筆者認(rèn)為，僅從宏觀層面上進(jìn)行研究是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，最終還是要落實(shí)到具體的微觀工作當(dāng)中。檔案保管期限表作為連接檔案價(jià)值鑒定理論工作和實(shí)踐工作的重要環(huán)節(jié)，必須得到高度重視。本文就我國(guó)檔案保管期限表存在的問題和優(yōu)化策略談?wù)剛€(gè)人看法。

1　檔案保管期限表存在的問題

國(guó)家檔案局頒布的《檔案工作術(shù)語》對(duì)檔案保管期限表的定義做出了明確規(guī)定，即規(guī)定檔案保管期限的文件。文件歸檔保存時(shí)間的確定、檔案資料的存毀鑒定等都需要以檔案保管期限表為依據(jù)，可以說檔案保管期限表是檔案價(jià)值鑒定的最基礎(chǔ)的工具。正所謂沒有規(guī)矩不成方圓，檔案保管期限表就是進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定的依據(jù)和規(guī)矩?？偟膩碚f，目前我國(guó)的檔案保管期限表主要存在以下四個(gè)方面的問題：

1.1效益性不足

全面性、發(fā)展性和歷史性是我國(guó)檔案保管期限表制定和修正的原則，這也導(dǎo)致了檔案保管期限表具有嚴(yán)重的保守性特點(diǎn)，缺乏效益思想。主要表現(xiàn)為檔案保管期限劃分不科學(xué)，僅以檔案的價(jià)值作為參考依據(jù)，并未將檔案的保存成本納入考慮范圍中，很多保存價(jià)值較低的檔案被劃入了永久保存行列，占用了大量檔案保存資源。以《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》為例，該文件明確規(guī)定將黨代會(huì)的參會(huì)人員名單和會(huì)議議程納入永久性保存檔案，這就是典型的忽視了檔案管理的效益性原則，因?yàn)檫@些資料并未體現(xiàn)出會(huì)議的內(nèi)容和價(jià)值，不具有永久保存的價(jià)值。

1.2內(nèi)容宏觀單一

縱觀當(dāng)前我國(guó)已有的檔案保存期限表，可以發(fā)現(xiàn)其基本都是站在宏觀的角度進(jìn)行檔案的劃分，重視檔案對(duì)于國(guó)家和社會(huì)的的價(jià)值，主要涉及政策性和總結(jié)性的檔案，內(nèi)容宏觀單一，反映社會(huì)生活的檔案收集和保存不足，即使進(jìn)行保存的檔案其年限也較短。2002年，廣東省發(fā)現(xiàn)了一批上世紀(jì)50年代至80年代間形成和保存下來的檔案，也就是我們所說的“北水史料”。這批檔案是廣東省現(xiàn)存最完成的關(guān)于農(nóng)民公社和農(nóng)業(yè)集體化的資料，我國(guó)史學(xué)界對(duì)此給予了高度評(píng)價(jià)，然而這批價(jià)值不菲的檔案卻是在資料銷毀的過程中被發(fā)現(xiàn)的。此外，從我國(guó)檔案保管期限表的條款來看，其條款數(shù)量呈現(xiàn)出明顯的下降趨勢(shì)，這與我國(guó)檔案數(shù)量激增、檔案類型趨于豐富的現(xiàn)實(shí)情況明顯相背離。總體來說，我國(guó)的檔案保管期限表存在內(nèi)容宏觀單一、覆蓋面較窄的問題。

1.3條款缺乏可操作性

當(dāng)前，我國(guó)的檔案保管期限表將檔案的保存期限分為定期保存和永久保存兩類，其中定期保存則又細(xì)分為10年保存期限和30年保存期限，盡管相較于以往的檔案保存期限已經(jīng)有了明顯的改進(jìn)，但本質(zhì)上還是屬于典型的“三分法”，工作人員的主觀性很強(qiáng)，檔案保管的時(shí)間跨度也相當(dāng)大。與此同時(shí)，檔案保管期限保存表當(dāng)中存在大量的“重要”、“特殊”、“一般”等模糊詞匯，對(duì)檔案價(jià)值界定不清晰，不利于工作人員的具體操作。

1.4檔案鑒定方式的單一

目前，我國(guó)關(guān)于檔案保存期限的確定主要由檔案管理人員根據(jù)檔案保管期限表的相關(guān)規(guī)定確定，這種做法存在明顯的缺陷：第一，檔案價(jià)值認(rèn)定工作不嚴(yán)謹(jǐn)。檔案管理人員受自身認(rèn)知的局限，很難對(duì)所有檔案的保存價(jià)值進(jìn)行正確的鑒定，導(dǎo)致很多檔案的保存價(jià)值被忽略，甚至可能造成最重要的檔案被遺棄損毀；第二，檔案價(jià)值評(píng)定誤差較大，由于期限表過于簡(jiǎn)潔，僅有文件的來源、形式、全宗等內(nèi)容，因此劃分難度大，造成的誤差也較大。

2　檔案保管期限保存表優(yōu)化策略

第一，明確檔案保管的具體年限。當(dāng)前，我國(guó)的檔案保管期限表將檔案劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存三種類型，然而這一劃分法存在諸多問題。因此，筆者認(rèn)為具體化檔案保存年限應(yīng)當(dāng)作為今后的改革重點(diǎn)。但是這一過程并不能一蹴而就，筆者也并非完全否定當(dāng)前檔案保管期限的劃分方法，只是隨著時(shí)代的發(fā)展，我們的檔案保存期限應(yīng)當(dāng)逐漸具體化，最終過渡到永久保存和定期保存兩種類型，定期保存的年限應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值來確定，如1年、5年、10年、20年......

第二，細(xì)化條款內(nèi)容。當(dāng)前，我國(guó)檔案界關(guān)于檔案保管期限表內(nèi)容設(shè)置詳略的問題一直存在爭(zhēng)議。條款寬泛粗略，工作人員認(rèn)為缺乏可操作性，條款內(nèi)容詳細(xì)，工作人員又覺得繁瑣復(fù)雜。單從理論上來看，細(xì)化檔案保管期限表內(nèi)容有利于檔案管理人員對(duì)號(hào)入座，增強(qiáng)工作的可操作性，但是單憑一份檔案保管期限表，要將所有的檔案囊括其中又是非常不現(xiàn)實(shí)的，然而適當(dāng)細(xì)化內(nèi)容又是尤為必要的。以我國(guó)1987年的檔案保管期限表為例，當(dāng)中有33項(xiàng)條款非常粗放，對(duì)檔案的留存年限沒有做出明確的規(guī)定，整體來看該文件毫無科學(xué)性和可操作性，檔案管理人員的主觀性和隨意很很強(qiáng)，整個(gè)文件嚴(yán)重缺乏權(quán)威性。因此，筆者建議在現(xiàn)有的檔案保管期限表內(nèi)容之上，對(duì)部分條款進(jìn)行適當(dāng)細(xì)化，盡量標(biāo)出各類檔案的保存年限。

第三，合并檔案保管期限表和檔案歸檔范圍。當(dāng)前，已有不少基層單位將檔案的歸檔范圍和保管期限表合二為一，這樣既簡(jiǎn)化了工作程序，也細(xì)化了檔案保管期限表，令檔案保管期限更加符合本單位的實(shí)際需求。

第四，加大檔案保管期限表的管理力度。雖然加大管理力度并不屬于檔案保管期限表的改進(jìn)范疇，但筆者之所以提出這一建議的目的在于提高期限表的權(quán)威。為確保檔案保管期限表真正發(fā)揮輔助檔案價(jià)值判定的作用，在檔案保管期限表的保存和修訂上，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大監(jiān)督力度。基層單位進(jìn)行檔案保管期限表的修訂時(shí)應(yīng)當(dāng)經(jīng)上級(jí)部門同意，其審核工作由單位上級(jí)部門和當(dāng)?shù)貦n案管理行政部門共同完成。檔案保管期限表實(shí)行誰審定誰負(fù)責(zé)原則，基層檔案保管工作者只要按照規(guī)章制度進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定和保存即可，無需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第五，完善檔案保管期限表體系。以文書檔案的保管為例，我國(guó)在文書檔案保管方面的期限表相當(dāng)單一，文件保存價(jià)值鑒定、保存年限確定以及保存期滿鑒定等不同環(huán)節(jié)，都使用的同一套保管期限表。那么檔案保管期限表就身兼數(shù)職，既要負(fù)責(zé)檔案文件的第一價(jià)值鑒定，也要負(fù)責(zé)其第二價(jià)值鑒定；既是各單位鑒定檔案保管價(jià)值確定保管期限的依據(jù)，也是檔案館鑒定期滿檔案優(yōu)化館藏的依據(jù)。所以，必須根據(jù)檔案價(jià)值判定的不同層次，制定出不同的檔案保管期限表，構(gòu)成完善的期限表體系。

3　結(jié)語

總之，檔案保管期限表是開展檔案價(jià)值鑒定的基礎(chǔ)，能夠在實(shí)踐中促進(jìn)檔案價(jià)值鑒定工作的順利完成。筆者認(rèn)為當(dāng)前的首要工作任務(wù)就是增強(qiáng)檔案保管期限表的權(quán)威性和合理性，加大改革力度，完善檔案保管期限報(bào)價(jià)值體系，并以此作為推動(dòng)我國(guó)檔案鑒定工作實(shí)踐的助動(dòng)器。

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［2］華超杰.2000年以來我國(guó)檔案保管期限表研究綜述［J］.云南檔案，2013，（08）：35-38

［3］吳琳.淺論我國(guó)檔案保管期限表的缺陷與改進(jìn)［J］.內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2012，（01）：177-178+193

王雅楠（1981.06-）女，籍貫：天津 學(xué)歷：本科 職稱：中級(jí)研究方向：檔案系列