文物檔案收集管理探討

東莞市東坑鎮(zhèn)文化廣播電視服務(wù)中心

摘要：文物檔案材料一般是以圖片、實(shí)物、音像等信息載體存在，對(duì)于文物研究可以提供價(jià)值的數(shù)據(jù)。本文主要對(duì)文物檔案建設(shè)管理的意義、注意事項(xiàng)、收集管理等措施進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：文物檔案；收集；注意事項(xiàng)作用

一、文物檔案管理的意義

文物檔案的有效管理可以讓國(guó)家通過(guò)相關(guān)資料對(duì)全國(guó)各地文物信息進(jìn)行詳細(xì)的了解掌握。有利于文物部門制定有效的保護(hù)措施，為我國(guó)文物保護(hù)工作提供條件，幫助我國(guó)公民提高文物保護(hù)意識(shí)。另外可以讓專業(yè)研究文物人員提供相關(guān)資料，有利于文物研究工作的順利展開。

文物的缺失也是時(shí)常會(huì)有的，如自然災(zāi)害、人為損失、戰(zhàn)爭(zhēng)等因素都會(huì)造成文物的破壞，由于文物在保存方面存在的變數(shù)較多，建設(shè)文物檔案可以讓這些缺失的文物受到保護(hù)。文物檔案具有詳細(xì)的文字表達(dá)及影音等記錄，制作時(shí)應(yīng)從文物的時(shí)代及材料等多方面信息對(duì)文物進(jìn)行還原，為修復(fù)工作提供可靠依據(jù)。我國(guó)太多文物經(jīng)過(guò)歷史的變遷，只能在史書上找得到一丁點(diǎn)的蹤跡。因此，建設(shè)文物檔案可以對(duì)歷史進(jìn)行還原及下一代研究文物工作者提供原貌資料，具有重要意義。

二、文物檔案收集措施

（一）社會(huì)征集。

我國(guó)歷史源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，大量的文物散布在民間。許多文物在民間收藏家手中，需要文物工作者在文物檔案收集時(shí)采用社會(huì)征集的方法。社會(huì)征集需要征集工作者在征集過(guò)程中重視所有者敘述的原始資料，記錄一份詳細(xì)的文物檔案，征集工作者還需要熟知?dú)v史文化和文物鑒定等方面的知識(shí)。對(duì)于文物的歷史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值和藝術(shù)價(jià)值作出一定的判斷。每一個(gè)文物都是其所在時(shí)代的藝術(shù)品或者生活用品，代表著那個(gè)時(shí)代的特色文物。工作者在進(jìn)行社會(huì)征集時(shí)需要尋找具有代表性的珍貴文物，收集到具有時(shí)代特色和民間風(fēng)俗文物的信息。

社會(huì)征集是一種非常繁瑣的文物檔案收集方法。文物工作者需要根據(jù)報(bào)刊史料和民間信息尋找到當(dāng)?shù)氐奈奈锞€索，了解到社會(huì)流散的文物信息，到民間尋訪調(diào)查來(lái)豐富館藏文物檔案。大多數(shù)文物所有者不愿讓其他人清楚自己所有文物的情況，這需要文物工作者長(zhǎng)期做思想工作，改變文物所有者的觀念，讓他們清晰認(rèn)識(shí)到文物檔案收集的重要性，提供所有文物的詳細(xì)信息，啟愿為文物檔案的收集作出貢獻(xiàn)。社會(huì)征集是文物檔案收集的重要方法之一，可以豐富官方文物檔案，彌補(bǔ)文物檔案存在的空缺，捉進(jìn)文物檔案的建立。

（二）考古發(fā)掘

考古發(fā)掘是文物檔案收集的一個(gè)重要方法，是文物工作人員或者工作團(tuán)隊(duì)經(jīng)過(guò)文物行政部門的批準(zhǔn)，根據(jù)古文化遺址、文物埋藏地點(diǎn)和古墓葬等地點(diǎn)的實(shí)際情況，再制訂詳細(xì)的發(fā)掘計(jì)劃之后所進(jìn)行的工作或者活動(dòng)?？脊虐l(fā)掘需要較長(zhǎng)的時(shí)間周期，文物工作者首先需要確定考古挖掘的地點(diǎn)，之后向上級(jí)文物行政部門申請(qǐng)考古挖掘，經(jīng)過(guò)文物行政部門的批準(zhǔn)之后才可以進(jìn)行考古挖掘工作?？脊磐诰蛲ǔ６紩?huì)出現(xiàn)可觀的文物，為文物研究提供依據(jù)，文物檔案可以收集到大量的文物資料。

在地下埋藏的文物不計(jì)其數(shù)，考古發(fā)掘工作一直沒(méi)有停止過(guò)為人們研究古人的歷史提供了大量的文物，人們更加清楚地了解到古人的生活和生產(chǎn)信息?？脊磐诰虺龅拇罅课奈锞枰怯浽趦?cè)。考古工作者進(jìn)行妥善的地保管和適當(dāng)?shù)酿B(yǎng)護(hù)，技照國(guó)家相關(guān)規(guī)定移交博物館、圖書館等國(guó)有文物收藏單位或者文物行政部門?？脊磐诰蚴且豁?xiàng)長(zhǎng)期的文物檔案收集方法，出土許許多多館藏和民間缺少的文物，增加了文物工作者研究的文物數(shù)量，在一定程度上完善了已有的文物檔案。

（三）添加文物檔案的收集

文物檔案的收集方法除了社會(huì)征集和考古發(fā)掘之外，還應(yīng)該對(duì)添加的文物檔案進(jìn)行收集，統(tǒng)計(jì)各地文物的檔案信息，將添加的文物檔案進(jìn)行有效的整理?，F(xiàn)有的文物檔案存在缺失，縣級(jí)國(guó)有文物收藏單位、市級(jí)國(guó)有文物收藏單位、省級(jí)國(guó)有文物收藏單位、國(guó)家級(jí)國(guó)有文物收藏單位等文物收藏單位的文物檔案收集不全面，對(duì)于新進(jìn)添加的文物檔案沒(méi)有進(jìn)行有效的整理。文物檔案相關(guān)部門應(yīng)該定期對(duì)各級(jí)文物收藏單位的文物檔案進(jìn)行整理，將增添的文物檔案及時(shí)歸類，避免文物檔案的缺失提高文物檔案的管理水平。

文物收藏單位可能會(huì)接收到社會(huì)人士捐贈(zèng)的文物，需要在接收之后向上級(jí)部門匯報(bào)，對(duì)文物進(jìn)行研究之后建立詳細(xì)的文物檔案。如果文物建立檔案的過(guò)程中存在爭(zhēng)議，文物收藏單位可以聘請(qǐng)多位專家學(xué)者進(jìn)行文物的評(píng)定工作，避免文物檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤，確保文物檔案信息的準(zhǔn)確性。對(duì)于添加文物的檔案文物工作者應(yīng)該對(duì)捐贈(zèng)者的信息進(jìn)行記錄，問(wèn)明捐贈(zèng)者文物的詳細(xì)信息并且記錄文物的相關(guān)歷史資料，根據(jù)捐贈(zèng)者的敘說(shuō)建立一個(gè)初步的文物檔案，為之后的文物鑒定提供較為全面的信息。

三、文物檔案管理中應(yīng)注意事項(xiàng)

（一）依據(jù)法律法規(guī)建設(shè)文物檔案。

為了規(guī)范文物檔案的建設(shè)國(guó)家制定了相關(guān)的法律法規(guī)，國(guó)家文物局頒布的相關(guān)文件規(guī)定了文物檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，將文物檔案按照標(biāo)準(zhǔn)分為了主卷、副卷和備考卷三類。文物檔案管理部門按照文物檔案的特性將文物檔案分為記錄性文物檔案和收錄性文物檔案，記錄性文物檔案是由關(guān)于文物的各類形式記錄組成的文物檔案。記錄性文物檔案是由圖片、圖紙等原始資料的記錄歸類整理后形成的文物檔案。文物相關(guān)部門在建設(shè)文物檔案時(shí)，要依據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文物檔案進(jìn)行記錄防止違規(guī)操作現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）文物檔案的合理分類。

文物檔案的工作對(duì)象是文物，所以要依照文物的類型和性質(zhì)對(duì)文物檔案進(jìn)行合理的分類，為文物檔案的建設(shè)工作和管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。在對(duì)文物檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類時(shí)應(yīng)該制定詳盡周密的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案分類排序。在對(duì)文物檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，要在文物檔案的封面和提名注明文物的名稱、主要信息和卷本類別等，備考卷根據(jù)時(shí)間順序記錄卷內(nèi)文物的變動(dòng)信息，為以后文物檔案查找提供便利。

文物檔案相關(guān)部門可以編制文物檔案專題目錄、文物檔案分類目錄和文物檔案時(shí)間目錄等檢索工具，依據(jù)不同的檢索條件將文物檔案分類整理提高文物檔案檢索的便捷性。

（三）文物檔案建設(shè)責(zé)任明確。文物檔案的建設(shè)工作內(nèi)容復(fù)雜、涉及面廣、工作量大。文物檔案相關(guān)部門可以從內(nèi)部各個(gè)行政部門和業(yè)務(wù)部門等抽調(diào)人員建立專門的文物檔案建設(shè)團(tuán)隊(duì)，明確文物檔案建設(shè)的責(zé)任。將檔案建設(shè)的責(zé)任落實(shí)到團(tuán)隊(duì)甚至個(gè)人，避免因?yàn)槁氊?zé)不明出現(xiàn)失誤影響到文物檔案建設(shè)的工作進(jìn)度。文物檔案根據(jù)文物的歷史價(jià)值和重要程度有著不同的等級(jí)，文物檔案建設(shè)部門應(yīng)該委任專門的人員負(fù)責(zé)不同等級(jí)的文物檔案，查找時(shí)可以問(wèn)詢專門負(fù)責(zé)的工作人員。

文物檔案的管理應(yīng)該實(shí)行崗位責(zé)任制，有專門的部門負(fù)責(zé)文物檔案的管理，建立健全的文物檔案審批制度和查閱制度，文物檔案的查閱經(jīng)過(guò)專門負(fù)責(zé)的工作人員審批之后才可以進(jìn)行，防止文物檔案丟失保證文物檔案的完整性。在按照國(guó)家規(guī)定進(jìn)行文物移交、交換或者出售時(shí)，應(yīng)該將該文物的文物檔案一并移交，確定文物檔案跟隨文物的制度，對(duì)移交的文物檔案進(jìn)行詳細(xì)的記錄，避免出現(xiàn)文物移交之后檔案還在原機(jī)構(gòu)的情況。