淺析檔案管理現(xiàn)代化

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摘要：檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。研究檔案現(xiàn)代化管理的模式，進(jìn)而更新檔案管理的觀念和手段，是檔案部門面臨的共同任務(wù)。本文就檔案管理現(xiàn)代化的必要性及實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化過程中存在的問題和應(yīng)該采取的措施展開論述。

關(guān)鍵詞：檔案；現(xiàn)代化；電子文件；計(jì)算機(jī)技術(shù)

檔案是歷史的原始記錄，是原生的、獨(dú)有的信息資源。檔案工作的主要任務(wù)是保護(hù)檔案實(shí)體，開發(fā)利用檔案信息，為社會提供服務(wù)。檔案管理現(xiàn)代化是指用科學(xué)的思想、組織、方法和手段，對檔案工作進(jìn)行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效率和社會效率。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化成為我國檔案工作者在當(dāng)前和相當(dāng)長時(shí)期面臨的重大課題。

一、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

1.檔案工作要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化首先是檔案工作自身發(fā)展的需要。

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案的數(shù)量也越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會對檔案的利用需求。外界現(xiàn)代化環(huán)境的變化急切需要檔案的現(xiàn)代化管理，以適應(yīng)社會各界對檔案利用需求的迫切需要。

另外，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展使檔案的載體、記錄方式出現(xiàn)了多樣化的趨勢。越來越多的社會生活記錄不再采取傳統(tǒng)的紙張形態(tài)，而是以縮微型、聲像型、機(jī)讀型等新型載體和記錄方式存在。這些新型載體檔案文件需要有特定的保管條件，保管技術(shù)和利用手段，而這些是傳統(tǒng)的檔案管理方式所不勝任的。此外，古老的歷史檔案則在逐步地自然老化，甚至形成“自毀”，這也急需采取先進(jìn)的技術(shù)手段加以搶救。

2.信息社會的時(shí)效性和高效性，要求檔案管理提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。

當(dāng)今社會是一個(gè)信息化的社會，各行各業(yè)，都在向管理的現(xiàn)代化邁進(jìn)。檔案管理也應(yīng)該積極更新觀念，以適應(yīng)社會的發(fā)展。建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，查找檔案的速度將會大大提高，大大節(jié)約檔案人員和利用者查找檔案材料的時(shí)間，提高服務(wù)質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)和各種現(xiàn)代化設(shè)備，對檔案進(jìn)行收集、整理、加工，將使檔案信息的處理、報(bào)送、傳遞的時(shí)間大大縮短。總之，檔案管理現(xiàn)代化將會使檔案工作人員的工作條件發(fā)生巨大變化。

3.檔案管理現(xiàn)代化是社會和消費(fèi)群體的需求。隨著人們社會交往范圍日益擴(kuò)大，信息交流日趨廣泛，人們需要獲取大量的信息資源，本部門、本地區(qū)、本行業(yè)的檔案資料已經(jīng)不足以滿足，檔案部門及時(shí)提供具有知識含量、技術(shù)先進(jìn)、富有前瞻性的信息，加速資源向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展成為必然。

二、檔案管理現(xiàn)代化面臨的挑戰(zhàn)和實(shí)現(xiàn)途徑

檔案信息化是檔案事業(yè)的一個(gè)必然的發(fā)展趨勢，有著美好的發(fā)展前景，但是在檔案信息發(fā)展過程中，我們還面臨以下的問題需要解決：

1.思想觀念的落后。

“坐等上門”的封閉工作管理模式經(jīng)過幾十年的時(shí)間，已經(jīng)在檔案工作者的頭腦中根深蒂固?，F(xiàn)在很多檔案部門依舊沿襲著“重保管、輕服務(wù)”的思想，檔案現(xiàn)代化的意識薄弱，缺乏時(shí)代感和緊迫感，沿襲舊的管理模式，安于現(xiàn)狀。因而在行動上表現(xiàn)為得過且過，更談不上搞好檔案信息化建設(shè)了。觀念落后，現(xiàn)代化意識的薄弱是制約檔案管理發(fā)展現(xiàn)代化的重要因素。

2.當(dāng)前檔案工作的基礎(chǔ)工作差，信息技術(shù)的使用面狹窄。檔案管理現(xiàn)代化的前提是檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。但是目前檔案管理工作普遍存在一個(gè)問題：案卷質(zhì)量較低，檢索工具不完整，許多部門的立卷、整理等工作并不按照國家制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。另外，多數(shù)檔案利用方式基本上仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，雖然檔案工作已普遍配備了計(jì)算機(jī)，但使用的范圍仍局限于文檔目錄錄入，檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后，嚴(yán)重影響了檔案的利用效率。

3.經(jīng)費(fèi)問題。這是影響檔案工作的最棘手的問題。檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，管理服務(wù)的現(xiàn)代化已成為當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的方向，檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)需要先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)和大量的信息化設(shè)備及對工作人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)。而檔案部門直接創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益有限，對檔案方面的投入又少，造成了無力購買先進(jìn)設(shè)備及人才流失的局面。

近年來，數(shù)字檔案館的建設(shè)更是需要大量的資金，政府對數(shù)字檔案館的預(yù)算規(guī)模一般都過百萬元，浙江省數(shù)字檔案館建設(shè)預(yù)算更達(dá)到1500萬元，一期投入就有800萬元。經(jīng)費(fèi)問題成為一個(gè)普遍存在的問題，成為制約檔案現(xiàn)代化建設(shè)的重要因素。

4.檔案工作人員的技術(shù)水平較低。2002年國家信息化測評中心的調(diào)研報(bào)告顯示，我國信息化指數(shù)為38.46時(shí)，信息化人才資源指數(shù)僅為13.43，信息化人才十分匱乏。近年來，檔案界人才隊(duì)伍建設(shè)有了長足進(jìn)步，從業(yè)者的總體素質(zhì)不斷提高，但由于受到原有基礎(chǔ)、總體環(huán)境、財(cái)政狀況和工作條件的限制，與其他行業(yè)相比，檔案信息化人才依然緊缺，人才形勢十分嚴(yán)峻。在人類的社會實(shí)踐活動中，人是最活躍也是最重要的因素，人員的素質(zhì)是成就任何事業(yè)的關(guān)鍵這成為檔案信息化的一個(gè)重要的制約瓶頸，影響著檔案信息技術(shù)的應(yīng)用和推廣。

5.電子文件歸檔管理的問題。當(dāng)前檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。另外，很多辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案管理者參與，或者因檔案管理者缺乏相關(guān)知識無法參與，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。

針對上述我國檔案信息計(jì)算機(jī)管理中存在的不足之處，我們要相應(yīng)地采取以下措施：

1.更新傳統(tǒng)觀念。面對信息時(shí)代對檔案管理工作者提出的挑戰(zhàn)，當(dāng)務(wù)之急是更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識，進(jìn)行科學(xué)的管理。一方面可以通過開展豐富多彩、形式多樣宣傳教育活動，提高全民檔案意識。另一方面，檔案工作人員要變被動為主動，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)和利用，積極為社會各界提供服務(wù)。

2.注意借鑒國外先進(jìn)的管理技術(shù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。美國是檔案管理高度信息化的國家，主要表現(xiàn)在檔案保存的信息化和檔案管理的信息化兩個(gè)方面。為了促進(jìn)檔案館更好地為研究者服務(wù)，美國很早就開始進(jìn)行了大規(guī)模的縮微復(fù)制工作。我們應(yīng)該注意學(xué)習(xí)和借鑒它先進(jìn)的技術(shù)，發(fā)掘檔案的利用價(jià)值。

3.對于經(jīng)費(fèi)的問題，一方面要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。管理的現(xiàn)代化需要大量的財(cái)力和物力，各級領(lǐng)導(dǎo)要大力支持，舍得投入才能調(diào)動協(xié)調(diào)方方面面的積極性，推動檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。但是在投入資金的時(shí)候還應(yīng)該注重效益問題。講效益就是要以較少的人力、物力、財(cái)力獲得較大的社會服務(wù)效果和經(jīng)濟(jì)效果，這是我國檔案工作現(xiàn)代化道路的特點(diǎn)之一。不講效益，一味追求形式上的高、精、尖，花大錢辦小事，是與我國國情不相吻合的。在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，一定要以效益觀念指導(dǎo)實(shí)踐。例如，在配置計(jì)算機(jī)軟硬件時(shí)，應(yīng)對館藏情況、社會需求量、設(shè)備性能價(jià)格比等因素認(rèn)真加以分析，使購入的設(shè)備能盡快有效地投入實(shí)用。不顧一切的追求先進(jìn)，購置先進(jìn)設(shè)備只能造成資源的閑置和浪費(fèi)。

另一方面要加強(qiáng)檔案館際的交流和合作。檔案館之間可以加強(qiáng)檔案資源之間的交流，還可以互派人才，學(xué)習(xí)其它先進(jìn)檔案館的先進(jìn)管理技術(shù)，推動檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

4.加強(qiáng)信息隊(duì)伍的建設(shè)，重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。

實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，人才培養(yǎng)要先于設(shè)備，至關(guān)重要。檔案管理技術(shù)手段越是先進(jìn)，對檔案工作人員的專業(yè)化素質(zhì)要求越高。檔案工作者不僅要掌握深厚的檔案、情報(bào)專業(yè)知識，還要具備檔案信息采集、分析、處理、研究的能力，掌握計(jì)算機(jī)通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)。所以檔案館應(yīng)致力于培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍。

在培養(yǎng)人才方面，一要強(qiáng)調(diào)提高質(zhì)量，二要注意適用對路，要有計(jì)劃有目的地培養(yǎng)出大批適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化需要的合格人才來?？梢酝ㄟ^建立起激勵機(jī)制，加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)。使得這些人可以穩(wěn)定的留在檔案部門中發(fā)揮專長，建立起一支既掌握現(xiàn)代化科技知識與技能又具有專業(yè)熱情檔案人才隊(duì)伍。作為檔案工作者，也應(yīng)該自覺地在檔案業(yè)務(wù)知識和操作技能上加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力使自己在未來的檔案信息服務(wù)中承擔(dān)起信息資源管理者、信息咨詢員等新角色。

5.加強(qiáng)電子文件的運(yùn)作和管理。首先，電子文件從形成、運(yùn)作到歸檔要指定專人負(fù)責(zé)，及時(shí)登記設(shè)備環(huán)境、相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量。已歸檔的電子文件，要制定嚴(yán)格的管理措施，以保證數(shù)據(jù)的原始性和完整性。如通過加蓋電子印章或電子簽名的方法對電子文件進(jìn)行簽發(fā)處理等。需要長期保管的電子文件，應(yīng)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件或硬件拷貝一同歸檔。

三、結(jié)束語

總之，隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入，檔案管理信息化必將成為檔案事業(yè)發(fā)展的大趨勢。檔案管理者也會置身在一個(gè)全新的工作環(huán)境中，檔案管理工作要隨時(shí)更新觀念，以適應(yīng)不斷變化的新形勢的挑戰(zhàn)，推動檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

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