提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

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摘要：加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，是企業(yè)檔案部門(mén)面臨的共同課題，檔案部門(mén)要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，注重研究新情況、把握新規(guī)律、解決新問(wèn)題，克服因循守舊、墨守陳規(guī)的思想和做法，以新的思維對(duì)待新的形勢(shì)，推動(dòng)檔案工作不斷創(chuàng)新發(fā)展。本文對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：提高；檔案管理；科學(xué)化水平；路徑

隨著現(xiàn)代化社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)化的檔案管理能夠推動(dòng)我國(guó)的信息化道路建設(shè)，檔案管理在各個(gè)行業(yè)的應(yīng)用越來(lái)越多，與單位、員工的關(guān)系越來(lái)越緊密。提升檔科學(xué)化的管理水平，需要采用科學(xué)化的管理觀念，建立科學(xué)的管理制度，以促進(jìn)我國(guó)的信息檔案管理更加的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的最大化效益。

一、提高檔案科學(xué)化管理水平的意義

1、信息化發(fā)展的要求

信息化技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用在各行各業(yè)，并且媒體設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展也改變了傳統(tǒng)的工作方式。只有不斷的創(chuàng)新管理方式，從管理制度、渠道、保存、傳播等方式進(jìn)行改革，才能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)化的檔案管理。在管理中需要關(guān)注現(xiàn)代化的信息發(fā)展技術(shù)，將其應(yīng)用在科學(xué)化的檔案管理中。

2、促進(jìn)檔案事業(yè)良性發(fā)展

社會(huì)科學(xué)的進(jìn)步促進(jìn)了檔案事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展，同時(shí)暴露出傳統(tǒng)管理的弊端，由于檔案管理的任務(wù)重，檔案的數(shù)量多，在進(jìn)行管理計(jì)劃、財(cái)務(wù)管理、政工工作等都造成了檔案管理的難度，這些對(duì)于檔案的科學(xué)化管理都非常不利。因此采用科學(xué)化的管理手段進(jìn)行管理，可以促進(jìn)檔案事業(yè)的良性發(fā)展。

3、促進(jìn)文化水平的提升

檔案管理的水平代表著我國(guó)的文化素質(zhì)建設(shè)，檔案的管理有多種方式，在政治、經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面都有所涉及，并且也體現(xiàn)了我國(guó)優(yōu)秀的文化。檔案記載了我國(guó)悠久的歷史文化，并且為檔案的未來(lái)管理也提供了新的方向，并且檔案中記載的文化也更加可靠。采用科學(xué)化的管理檔案能夠促進(jìn)我國(guó)的文化水平建設(shè)，使得檔案的價(jià)值得以彰顯。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

1、轉(zhuǎn)變管理理念

想要采用科學(xué)化的管理手段，就需要改變傳統(tǒng)的管理思想，充分的認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)管理的不足，了解科學(xué)化管理的重要性，從而樹(shù)立起科學(xué)化檔案管理的觀念。只有管理理念轉(zhuǎn)變，才能從根本上進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。采用科學(xué)化的管理，首先需要進(jìn)行一定的資金投入，進(jìn)行檔案室和管理設(shè)備的重建，并且開(kāi)發(fā)使用軟件設(shè)備管理。加大檔案管理使用的設(shè)備和軟件投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，從而保證檔案管理的高效性。積極的開(kāi)發(fā)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，從而節(jié)約檔案管理的時(shí)間。

2、轉(zhuǎn)變管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人事變動(dòng)時(shí)才會(huì)進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不使用于現(xiàn)代化的方案管理。在開(kāi)展科學(xué)化的檔案管理時(shí)，需要加大對(duì)檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務(wù)。檔案的管理不單單要進(jìn)行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見(jiàn)效，從而提升科學(xué)化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學(xué)化管理模式的運(yùn)用，在企業(yè)單位中加強(qiáng)計(jì)算機(jī)建設(shè)，發(fā)揮科學(xué)化管理的作用，充分的發(fā)揮檔案的存儲(chǔ)空間。

3、提升管理人員素質(zhì)

要增強(qiáng)檔案人員現(xiàn)代化意識(shí)。檔案工作人員要樹(shù)立與現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、方法相適應(yīng)的思想觀念，在管理科學(xué)理論的指導(dǎo)下，從實(shí)際出發(fā)，大膽探索和改革，強(qiáng)化并推進(jìn)現(xiàn)代化管理工作。要調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求有較高的知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)化水平的隊(duì)伍，全面地掌握檔案專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)尤其是計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用等方面的知識(shí)，使自己成為復(fù)合型人才，以適應(yīng)現(xiàn)代化的需要。要開(kāi)展計(jì)算機(jī)普及教育。檔案管理與計(jì)算機(jī)應(yīng)用有著不可分割的關(guān)系，在檔案工作人員中普及計(jì)算機(jī)知識(shí)尤為重要。通過(guò)有針對(duì)性和實(shí)用性的計(jì)算機(jī)知識(shí)的普及，提高檔案工作人員的能力。只有抓住計(jì)算機(jī)技術(shù)革命帶來(lái)的良好機(jī)遇，不斷提高檔案工作人員的應(yīng)用技能，才能運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高工作效率和質(zhì)量，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

4、完善檔案管理制度體系

基本上每個(gè)檔案管理單位，都有一套管理制度，但是這套制度是否完善，是否有一定的執(zhí)行力有待商榷。尤其是在檔案管理方法不斷更新的前提下，制度建設(shè)也要隨之有所改變，有所提高。制度要體現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化水平，并為其科學(xué)化水平的提升提供便利。首先，管理層充分重視提高檔案管理科學(xué)化水平，在法律法規(guī)及規(guī)章制度層面上，對(duì)檔案管理水平的提升進(jìn)行整體把握。其次，各部門(mén)要整體提高發(fā)展意識(shí)，用開(kāi)闊的思維和先進(jìn)的工作理念，在實(shí)際工作中探索有效的，適合的檔案管理機(jī)制。最后，上級(jí)管理部門(mén)要強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督與審核，從宏觀上促進(jìn)檔案管理科學(xué)化建設(shè)的成果。

5、檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

提升檔案管理的科學(xué)化水平，主要是利用現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，對(duì)傳統(tǒng)的檔案方式進(jìn)行更新改造。這樣做的優(yōu)點(diǎn)是，首先減少檔案儲(chǔ)存空間。另外，相應(yīng)地減少了日常檔案維護(hù)，節(jié)約成本。而且提高了工作效率，依據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，比人工管理效率高、精確。尤其是客戶端的檔案查詢技術(shù)，縮短了檔案的輸出環(huán)節(jié)，大大提升了檔案查閱者的效率。目前提升檔案管理的現(xiàn)代化水平主要有如下幾種方式：

（1）建立檔案室網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù)。建立檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)，同時(shí)與地方政府的電子政務(wù)系統(tǒng)合作，建立網(wǎng)上檔案查閱平臺(tái)。對(duì)于基層的檔案管理單位來(lái)說(shuō)，與地方政府政務(wù)系統(tǒng)合作是很好的模式。地方政務(wù)系統(tǒng)是很好的服務(wù)平臺(tái)，在這個(gè)大平臺(tái)的頁(yè)面上建立檔案管理的鏈接服務(wù)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用。實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

（2）電子文件的自動(dòng)上傳收集。有了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐是不夠的，還需要通過(guò)技術(shù)手段，采用合理的方法收集原始檔案資料。利用信息化技術(shù)的現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，檔案的收集工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很大區(qū)別，如何將單機(jī)上形成的電子文檔快速高效地收集在一起，是很多檔案管理部門(mén)探討的問(wèn)題。目前許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，收集第一手的電子資料，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。當(dāng)然，這項(xiàng)工作需要用完善的管理制度來(lái)支撐。

（3）開(kāi)展在線服務(wù)。這是提升檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平的最終目的，方便、快捷地服務(wù)人民群眾。在快速發(fā)展的今天，信息化技術(shù)改變了人民的生活方式。如檔案館（室）與地方政府電子政務(wù)系統(tǒng)連接后，在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓檔案查閱者與檔案館（室）利用電子郵件在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，提供查詢和資信服務(wù)。這樣大大地節(jié)約了檔案查閱者的時(shí)間，提升了效率。

總之，在信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到快速發(fā)展，將檔案管理工作不斷進(jìn)行創(chuàng)新，是檔案管理工作能否適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，能否繼續(xù)為社會(huì)提供服務(wù)的基礎(chǔ)條件，只有對(duì)檔案管理工作予以高度的重視，并且根據(jù)檔案管理工作自身的實(shí)際條件來(lái)選擇應(yīng)有的管理思路和管理模式，最大限度的加強(qiáng)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，使得檔案管理工作自身能夠擁有更好的發(fā)展前景。

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