生產(chǎn)階段文件管理程序體系的構(gòu)建

朱昀蕾

（海南核電有限公司 海南昌江）

一、前言

海南昌江核電項目一期工程以秦山核電二期為參考，采用翻版加改進的方式建設(shè)2臺650 MW壓水堆核電機組。生產(chǎn)階段文件管理模式如何借鑒工程建設(shè)期間的經(jīng)驗和教訓(xùn)，并結(jié)合集團公司信息化戰(zhàn)略部署，探索出一套行之有效的文件管理方法，是未來工作的努力方向。文件管理作為公司管理領(lǐng)域的一個重要組成部分，在滿足公司質(zhì)量保證大綱的要求下，形成了一套完整的文件管理程序。一套完整合理的程序體系還能將管理最新的期望，工作中的良好實踐，實踐中經(jīng)驗教訓(xùn)等內(nèi)容反饋出來，通過文件的形式保存下來，以實現(xiàn)知識技能和經(jīng)驗的傳承。

二、生產(chǎn)階段文件管理組織架構(gòu)

海南昌江核電站項目正在從建造階段逐步平穩(wěn)過渡到生產(chǎn)階段，在文件管理方面，即要滿足生產(chǎn)階段文件管理需求，又要兼顧建造階段文件管理規(guī)范。HNPC文件管理體系采用集中控制、分級管理的原則。HNPC在信息文檔處設(shè)置基準文件庫，在各部門設(shè)立部門工作文件庫，對文件進行分級管理。各部門的文件管理工作接受信息文檔處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。信息文檔處作為HNPC文檔歸口管理部門，業(yè)務(wù)職能涵蓋從文件的生產(chǎn)到銷毀的整個生命周期，負責對基準文件、資料和檔案的管理，即集中控制；各部門負責對其工作范圍內(nèi)的工作文件進行管理，承包商則應(yīng)按合同規(guī)定對其所承擔工作范圍的文件進行管理，即分級管理。

三、文件管理程序體系結(jié)構(gòu)及主要內(nèi)容

生產(chǎn)階段文件管理程序納入公司生產(chǎn)質(zhì)量管理手冊（PQOM），作為第25章內(nèi)容。截止2015年4月底已生效23份程序，完成程序體系的95%，已建立生產(chǎn)階段文件管理程序構(gòu)架。文件管理程序體系結(jié)構(gòu)如圖1所示，文件管理程序主要內(nèi)容見圖2。整個文件管理程序體系涵蓋了公司內(nèi)所有應(yīng)當控制的文件，包括所有生產(chǎn)、管理業(yè)務(wù)活動和事務(wù)以及在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生和接收的所有文件，及產(chǎn)生文件的信息系統(tǒng)。

圖1 文件管理程序體系結(jié)構(gòu)圖

1.文件體系

根據(jù)文件的使用和管理要求，應(yīng)對不同類別的文件使用不同的管理原則加以控制，文檔體系結(jié)構(gòu)如圖3所示。

2.生產(chǎn)文件處理流程

（1）總體原則和要求。使用正式規(guī)范的文件格式，包括規(guī)范的封面格式、內(nèi)容要求和統(tǒng)一的文件編碼，任何不規(guī)范的文件不得生效使用；對于承包商提供的文件，在合同（協(xié)議）中必須有固定的規(guī)范的文件條款，其中包括提供文件范圍清單、技術(shù)規(guī)范、形成要求、編碼原則、傳遞方式、最終驗收要求等；應(yīng)該確定公司文件體系中各類文件的密級、保管期限和具有唯一性的文件編碼，受控文件必須有明確的有效性標識；確保文件的最新版本能夠及時發(fā)送到參與各項業(yè)務(wù)活動人員手中，應(yīng)建立有效的文件控制制度，以防止使用過時文件。

（2）文件控制。必須對文件的編制、審核和批準進行控制，必須明確文件編制的格式，規(guī)定編制人、審核人和批準人的資格要求和權(quán)限，確保文件的正確性和適用性；文件的發(fā)布、接收和分發(fā)必須履行必要的手續(xù)并形成記錄，必須按最新文件分發(fā)清單進行文件分發(fā)，確保最新版文件迅速地分發(fā)到有關(guān)單位、部門和人員。

圖2 文件管理程序主要內(nèi)容

圖3 文件體系

文件分為受控和非受控文件兩類。受控文件分發(fā)時應(yīng)及時通知并分發(fā)最新版本文件，并將已分發(fā)的舊版文件回收并予以銷毀。若需保留舊版文件，必須加蓋已升版或作廢章，以防誤用。非受控文件沒有此要求。文件的變更必須由審核和批準原文件的同一單位進行審核和批準，或由其他部門專門制定的單位審核和批準。文件發(fā)生變更時，應(yīng)迅速通知有關(guān)單位和人員，及時回收或標識作廢過時的文件。對各類文件（包括管理程序、技術(shù)程序、來往函件、商務(wù)文件、記錄報告等）的產(chǎn)生過程及詳細要求制定了相應(yīng)程序予以規(guī)定。

（3）文件的整理、歸檔。文件歸檔要求和檔案管理要求詳見相關(guān)檔案管理程序。

（4）電子文件的管理。電子文件包括紙質(zhì)文件電子化以及電子信息系統(tǒng)中直接生成的電子文件。對于長期、永久保存的電子文件，應(yīng)同時保存紙質(zhì)文件，并使用不可擦除或不可修改的介質(zhì)或光盤存貯。電子文件的升版、作廢與紙質(zhì)文件的升版、作廢同步進行。保管期限及密級的劃分工作參照紙質(zhì)文件密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的收集要求詳見DM-HN-208《文檔信息系統(tǒng)及電子文件管理》。

（5）文件的保管。庫房必須滿足“九防”標準，詳見DM-HN-211《檔案保管》程序。

四、基于PDCA的程序體系建立與管理方案

一套程序體系的建立與管理的各個環(huán)節(jié)、各個階段共同構(gòu)成了一個典型的PDCA循環(huán)。依據(jù)PDCA循環(huán)原理，提出了生產(chǎn)階段文件程序體系建立與管理方案。建立和完善文件管理程序體系是通過程序的設(shè)計、編寫、校對、審核、生效、修訂的一個閉環(huán)過程來實現(xiàn)。

1.策劃階段

（1）程序總體結(jié)構(gòu)設(shè)計與過程識別。為了使程序規(guī)范化且具有廣泛的指導(dǎo)作用和可操作性，依據(jù)HAF法規(guī)要求和質(zhì)量保證大綱，結(jié)合現(xiàn)階段文件管理程序總體層次與結(jié)構(gòu)，同時進行過程識別，確定每一類程序應(yīng)包含的主要內(nèi)容。

（2）確定編寫人員。為了保證程序編制質(zhì)量，選擇相對熟悉相應(yīng)專業(yè)知識及編制要求的人員編寫，并形成相對比較穩(wěn)定的程序編寫隊伍。

（3）制定程序編制/修訂計劃。根據(jù)質(zhì)量保證大綱，信息文檔處制定了生產(chǎn)階段程序編制計劃和建造階段程序修訂計劃。經(jīng)程序歸口管理部門審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準后生效執(zhí)行。計劃包括程序文件編碼、版次、類別、責任人或編寫人、計劃完成時間、批準人等，并嚴格按照計劃執(zhí)行編制/修訂工作。

2.實施階段

一個完整有效的程序體系不能缺失的最重要的三個因素：程序本身、程序的使用者以及對任務(wù)執(zhí)行過程的監(jiān)督。在實施階段，正確認識程序、培訓(xùn)和監(jiān)督三者之間的關(guān)系是關(guān)鍵，這三個因素共同作用保證著程序的執(zhí)行效果。通過程序?qū)徍伺c批準發(fā)布、程序宣貫、監(jiān)督執(zhí)行三個實施階段來完成。

3.檢查階段

（1）信息文檔處自查。應(yīng)根據(jù)整個管理文件體系，體現(xiàn)管理層；支撐層-過程；執(zhí)行層-技術(shù)或方法這樣的構(gòu)架，面向過程和面向職能互相滲透的同時，又能有較為清晰的層次劃分，體現(xiàn)不同的邏輯結(jié)構(gòu)。

（2）質(zhì)保監(jiān)察。安全質(zhì)量處根據(jù)相關(guān)法規(guī)與標準的規(guī)定，對文件管理程序體系、涵蓋內(nèi)容及執(zhí)行效果進行監(jiān)察，制定糾正行動。

4.處置階段

（1）程序更新與再批準。程序若經(jīng)修改則需要再次批準生效。修訂或升版后的程序應(yīng)根據(jù)程序使用范圍進行分發(fā)。

（2）信息反饋。根據(jù)上述自查及質(zhì)保監(jiān)察結(jié)果，對發(fā)現(xiàn)的問題及時給予糾正，并發(fā)起程序修訂或升版流程。

（3）持續(xù)修改及完善。在前一循環(huán)的處置階段結(jié)束時，應(yīng)將程序體系運行過程中沒有解決的問題或者新發(fā)現(xiàn)的問題作為遺留項轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán)中繼續(xù)實施，這樣程序體系的建立和執(zhí)行就真正成為一個持續(xù)改進，永不停滯的過程。

五、程序體系構(gòu)建過程中的注意事項

1.加強程序宣貫

公司員工對程序的關(guān)注和理解程度是程序體系能否有效發(fā)揮作用的關(guān)鍵。因此，需要通過培訓(xùn)教育對程序進行宣貫，尤其是新發(fā)布或升版的程序，讓程序使用者正確理解程序相關(guān)條款，提高程序的執(zhí)行力。

2.應(yīng)組織程序編制專項培訓(xùn)

海南核電項目是一個年輕的團隊，專業(yè)文檔人員平均年齡還不到30歲，很多年輕員工承擔起程序編制任務(wù)，由于工作經(jīng)驗的限制，在專業(yè)技能和質(zhì)量管理知識掌握上都有欠缺。對于確定或可能要編制程序的員工，工作前進行編制程序的專項培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容需包括管理程序體系的基本介紹，程序編制流程，以及程序編寫技巧等。在對編寫人員進行培訓(xùn)的同時，還應(yīng)盡量保證編寫人員的穩(wěn)定性，使其通過頻繁的培訓(xùn)和實踐提高編寫技能，進而提高程序的編寫質(zhì)量。

3.建立有效的反饋機制

程序的錯誤和不足在使用中最容易暴露，因此要建立一種有效的反饋機制，來確保任何一個使用者在發(fā)現(xiàn)程序的錯誤和不足時可以及時上報，并提供修訂意見。需要開通各種渠道來接收改進程序的信息，包括培訓(xùn)活動中得到的反饋；交流活動中獲得的信息以及外部的信息和建議。

六、結(jié)束語

海南核電有限公司生產(chǎn)文件的管理剛剛步入軌道，還有大量的工作要做。如何建立有效的文檔管理模式，充分利用文檔管理系統(tǒng)，優(yōu)化文檔管理流程，并與各業(yè)務(wù)電子流程密切配合，使文件流轉(zhuǎn)更高效、資源配置更優(yōu)化等方面都需進行大量的實踐工作。