報社檔案管理思考

◎楊柳青

報社檔案管理思考

◎楊柳青

一、檔案管理的價值

1.史料價值。

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報紙適時記錄著一個時期、一個地區(qū)正在發(fā)生的新聞事件，涉及政治、經(jīng)濟、文化和社會方方面面的內(nèi)容，由于新聞報道本身自身的真實性和及時性，報紙本身就具有重要的史料價值。

當(dāng)前，在黨報和市場化報紙呈現(xiàn)不同報道方式的背景下，黨報更多地體現(xiàn)了宣傳黨和國家的大政方針以及反映人民呼聲，體現(xiàn)出鮮明的政治性；而市場化媒體（主要的晚報、都市報）更多地報道社會民生新聞、提供經(jīng)濟發(fā)展和市場交易信息，體現(xiàn)出更多的經(jīng)濟屬性和社會屬性，黨報和市場化報紙的這種區(qū)別以及發(fā)展格局使得報紙從整體上反映了一個多元的社會現(xiàn)實，讓社會歷史變得更加可親可感，這也就讓報紙的史料價值更加豐富和重要，從這樣一個開闊的視角來看，一個地區(qū)的所有報紙是整個社會的檔案，是一部鮮活的歷史。

對報社的檔案管理部門和人員來講，雖然報紙公開發(fā)行，不具有其他檔案的保密性，普通大眾也只是將報紙作為當(dāng)天的新聞紙來看，但是從報紙的史料性來講，它的價值正在于保存，經(jīng)過歷史的沉淀，為后來者和歷史學(xué)者研究該地的歷史發(fā)展進程提供最為原始和真實的資料，這也是報社檔案工作“存史資政”的價值所在。

2.決策價值。

2.在管理方式上堅持信息化、科學(xué)化和規(guī)范化相結(jié)合。

報社的檔案管理要從管理理念、管理方式和管理能力三個方面進行創(chuàng)新，使報社的檔案管理工作跟上時代潮流，符合報社檔案所應(yīng)該承擔(dān)的社會歷史價值。

但是報社檔案不同于信息資源本身，它還具有文化的特殊屬性。報社的檔案實際上是報社作為一個文化產(chǎn)業(yè)和企業(yè)最為核心的資產(chǎn)，這種資產(chǎn)是報社的無形資產(chǎn)或者文化軟實力。只是現(xiàn)在很多報社沒有認識到這種無形資產(chǎn)所具有的價值，也沒有給予足夠的重視，更談不上對報社歷史檔案的挖掘、保護以及開發(fā)利用。

其次，對報社外部來講，報紙本身具有宣傳黨和國家大政方針的作用，報紙作為一種廣義的檔案，對廣大人民群眾的生產(chǎn)生活提供了信息和決策幫助。報社作為社會輿論公器，反映廣大群眾的呼聲，黨和政府也間接地從報紙上了解到這些呼聲和要求，從而為檢驗政府政策的貫徹落實效果，并能及時調(diào)整某些不合時宜的政策起到了相當(dāng)重要的作用。同時，報社記者除了采寫新聞稿件外，還會將某些不適合公開發(fā)表的民生問題寫成內(nèi)參的形式遞交給黨和政府的主要領(lǐng)導(dǎo)人，很多基層群眾也會有不少來信來訪，這些特殊性質(zhì)的檔案為黨和政府的決策起到了一定的作用。

阿爾諾的父親出現(xiàn)了一系列老年癡呆的癥狀：性情孤僻，言行混亂，任性固執(zhí)，他把兒子喚成自己的兄弟，把兄弟喚成自己的叔父；每到黃昏他都吵著要回家，哪怕他一步也沒離開自己家。當(dāng)家人忍無可忍把他拖到大門口，要他念出自家的門牌號碼時，他驚奇地說：“是誰偷了我家的門牌釘在這里？”

檔案管理的信息化和現(xiàn)代化是當(dāng)前最重要的趨勢，信息時代科學(xué)技術(shù)手段利用到檔案管理中，使得檔案管理更加科學(xué)和便捷，目前體現(xiàn)在報社檔案管理中的科學(xué)技術(shù)主要有以下幾種：計算機技術(shù)與檔案管理自動化、多媒體技術(shù)與檔案信息表現(xiàn)多元化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案信息傳遞、數(shù)據(jù)庫技術(shù)與檔案信息組織有序化和標準化、海量存儲技術(shù)與檔案信息存儲、虛擬技術(shù)與檔案館（室）生存空間虛擬化。其中計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用范圍：檔案自動編目和自動檢索；檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理；檔案自動標引；文檔一體化管理等等。這些方面是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理自動化的具體體現(xiàn)，更是檔案管理現(xiàn)代化全面實現(xiàn)的基礎(chǔ)。

報社作為一個文化機構(gòu)，是社會文化生產(chǎn)的主陣地，報社生產(chǎn)的文化產(chǎn)品要以報社檔案的形式進行保存，就檔案的實質(zhì)內(nèi)容來看，檔案本質(zhì)上是一種信息。信息和物質(zhì)、能量共同組成整個世界，信息本身就是一種重要的資源，在當(dāng)前正處于信息化時代的背景下，檔案信息作為國家和社會的核心資源，其價值不言而喻。目前，各大報社利用報社的新聞信息資源構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)信息平臺，成為各地主流的新聞網(wǎng)站，網(wǎng)站中龐大的數(shù)據(jù)庫將每天報紙上的新聞以電子版的形式進行傳播和保存，產(chǎn)生了巨大的社會經(jīng)濟效應(yīng)，而新聞網(wǎng)站的網(wǎng)絡(luò)存儲空間也成為報社報紙檔案的信息化存儲空間。

首先，對報社內(nèi)部而言，報社的管理要科學(xué)化和規(guī)范化，就需要有一套成熟的制度和相關(guān)的依據(jù)，而報社的內(nèi)部管理檔案就是這些依據(jù)的重要組成部分，報社的一些重大決議和發(fā)展戰(zhàn)略，都需要根據(jù)報社的歷史發(fā)展基礎(chǔ)和現(xiàn)實情況來定奪，而了解其歷史依據(jù)和現(xiàn)實情況的重要文獻就是報社歷年的各種檔案資料。特別是近年來，全國各大報社都在迅速推進事業(yè)單位改革，對媒體進行事業(yè)性和經(jīng)營性兩分開的改革，各大報社紛紛成立了傳媒集團，在體制機制上進一步放活，這也就為報社的內(nèi)部管理帶來了新的挑戰(zhàn)，而報社和傳媒集團內(nèi)部有效的檔案管理為報社的管理和決策咨詢提供了基礎(chǔ)。

二、檔案管理的思考

水平托輥安裝在左、右支板兩側(cè)，由于左、右支板固定托輥軸孔為封閉孔。每次更換任一水平托輥時，均需拆卸左、右支板的固定螺栓，將左、右支板及全部托輥從電動鏟運后尾架取出，然后再進行更換安裝。

1.在管理理念上要有創(chuàng)新思維。

另外本研究中部分兒童半年復(fù)查時眼軸長度不僅沒有增長反而縮短，排除測量誤差外，這可能與配戴角膜塑形鏡后，角膜厚度逐漸變薄、脈絡(luò)膜厚度逐漸增厚有關(guān)[21-23]。但本研究存在一定的局限性，入組例數(shù)較少，且隨訪時間稍短，未對光學(xué)區(qū)大小進行量化，下一步需要擴大入組人群進行更長時間的隨訪觀察。

報社的檔案管理創(chuàng)新，最為關(guān)鍵的是要從管理理念上具有創(chuàng)新性的思維方式。檔案管理作為一項重要的管理活動，具備管理學(xué)的一些基本要素，它需要領(lǐng)導(dǎo)、計劃、組織、管理、控制等這些管理要件。但是，檔案管理的對象是信息，檔案管理不同于一般工廠意義上的流程管理或者行政人事管理，檔案管理作為信息管理的特殊性，信息具有共享性、可復(fù)制性、易傳播性、高附加值性，同時，作為檔案管理的信息又具有保密性和唯一性，這需要格外注重檔案管理的安全。因此，我們對于檔案管理除了利用傳統(tǒng)的管理手段外，更加需要創(chuàng)新管理理念，科學(xué)而又高效的管理理念直接決定了檔案管理的管理成本和管理效果。

（2）供試品溶液的制備 將準噶爾烏頭藥材用水浸泡24 h，加水煮5、50、240、720 min不同時間段，取出，切片，60 ℃以下烘干。

在具體的管理實踐中，筆者認為，要加強學(xué)習(xí)和摸索，只有不斷的學(xué)習(xí)，才能將不同的新思維和新理念有效地利用到檔案管理中來，學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的不竭動力。特別是我們正處于信息化時代，信息自身的更新千變?nèi)f化，更新速度呈現(xiàn)幾何級增長，圍繞信息管理的新理念和新手段也在不斷更新，作為檔案管理工作人員，必須保持對這些新管理思想和手段的不斷學(xué)習(xí)，并將其利用到日常的檔案管理工作中來。

現(xiàn)代管理學(xué)認為，管理的基礎(chǔ)在于對內(nèi)外信息的認知和把握?？梢哉f，信息決策的基礎(chǔ)，必須有充分完整的信息，否則就不可能作出科學(xué)的決策。報社的檔案除了對外公開出版發(fā)行的報紙、雜志期刊外，還有內(nèi)部的管理文件、規(guī)整制度、會議紀要、公務(wù)文書、來信來訪記錄、發(fā)展記錄、財務(wù)人事檔案等等。從這些檔案來看，報社的檔案針對報社自身和外部社會都有重要的決策價值。

現(xiàn)代的報社檔案管理方式上已經(jīng)不同于傳統(tǒng)的管理方式，需要結(jié)合現(xiàn)代的管理手段和先進技術(shù)，實現(xiàn)對報社檔案管理的信息化、科學(xué)化和規(guī)范化，雖然三者的內(nèi)涵各不相同，但是都具有內(nèi)在的統(tǒng)一性。

3.文化價值。

檔案管理的科學(xué)化主要指管理的流程要符合精簡、高效、規(guī)范的基本原則，它需要利用計算機等科學(xué)技術(shù)對報社的各種信息進行科學(xué)的分類組織，需要對檔案的接收、甄別、分類、保存、縮微、檢索和利用進行科學(xué)化的設(shè)置，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，特別是按照最新的《檔案管理條例》，要加強對既有檔案的開發(fā)利用，對于檔案的開發(fā)利用，讓檔案信息服務(wù)人民大眾，服務(wù)于政府科學(xué)決策，這就需要對檔案的開發(fā)利用符合科學(xué)規(guī)范的原則，不能造成對檔案資源的破壞和遺失。只有將報社檔案管理的信息化和科學(xué)化、規(guī)范化統(tǒng)一起來，才能真正確保報社檔案管理手段的優(yōu)化和高效。

3.在人財物等方面加大投入。

近又重讀王重九先生《從王國維、郭沫若共認的“先漢紀錄”考定司馬遷父子的生年》一文，談到《博物志》“茂陵顯武里大夫司馬遷”一句“司馬”后究為“遷”還是“談”作了如下解說：

報社的檔案管理作為一項內(nèi)部管理活動，其重要價值不言而喻，但是，要真正實現(xiàn)對報社檔案管理的科學(xué)化、規(guī)劃化和信息化，除了報社管理人員自身具備良好的管理理念和管理手段外，還需要得到報社各方面的支持，加大對檔案管理工作的資金、人力和物力投入，才能使得報社檔案管理工作的有效開展。

當(dāng)前，報社檔案除了紙質(zhì)版外，還有電子版(光盤)，以適應(yīng)信息化時代對報社檔案電子化處理的管理要求，同時也是進一步對這些電子檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理除需要獨立的辦公室、閱文室、檔案庫房等硬件設(shè)施之外，現(xiàn)在還需要更新計算機、掃描打印復(fù)印機、檔案管理軟件等許多現(xiàn)代化的軟硬件，這些都需要資金投入和物力保障。

同時，還需要加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)。目前，檔案管理已從手工管理升級到對檔案信息資源的收集、存儲、傳輸與開發(fā)利用的現(xiàn)代化管理，還需要對新聞檔案資源進行開發(fā)，推進文化傳播，以“檔案信息化”、“利用網(wǎng)絡(luò)化”為導(dǎo)向，建立一個報社檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，向報社內(nèi)部和社會開放，這就需要檔案管理人員必須加強現(xiàn)代知識的學(xué)習(xí)，熟練掌握電子計算機應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及辦公自動化等知識，提高現(xiàn)代化信息技術(shù)技能，為管理和利用好現(xiàn)代新型檔案奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

[1]陳秀榮、姜澎：《加強報社新聞檔案管理之我見》，《黑龍江史志》2009年第11期

[2]劉瑞馨：《關(guān)于檔案信息自動化系統(tǒng)管理問題的若干思考》，《黑龍江檔案》2012年第4期

[3]陳立香：《現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究》，《企業(yè)家天地》2013年第8期（中旬刊）

[4]崔滿城、蔣偉：《淺談檔案管理科學(xué)化制度化規(guī)范化》，《科技與向?qū)А?013年23期

[5]賈利巖：《怎樣實現(xiàn)檔案信息化們》，《呂梁教育學(xué)院學(xué)報》2008年第1期

（恩施日報社）