基于SRM系統(tǒng)的采購及供應(yīng)商管理優(yōu)化建議

唐愛紅　王芳

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)之間的競爭日益激烈，而物資采購供應(yīng)在企業(yè)對外競爭中起著至關(guān)重要的作用。采購是企業(yè)供應(yīng)鏈的源頭，在采購過程中，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差都會影響物資采購預(yù)期目標(biāo)的實現(xiàn)，使物資采購活動面臨諸多問題。以中聯(lián)重科為例，分析了生產(chǎn)型物資采購流程中存在的問題，比如尋源采購職責(zé)不明晰、尋源工作量分配不合理、供應(yīng)商管理不明確等，并針對具體問題提出了相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：SRM；ERP；物資采購；供應(yīng)商

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.24.006

1 管理信息系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

中聯(lián)重科的管理信息系統(tǒng)主要是由三大核心系統(tǒng)和四大外圍輔助系統(tǒng)組成。三大核心系統(tǒng)為產(chǎn)品生命周期管理PCM、企業(yè)資源計劃管理系統(tǒng)ERP（SAP）、生產(chǎn)執(zhí)行管理系統(tǒng) MES（自主開發(fā)），四大外圍輔助系統(tǒng)為客戶關(guān)系管理CRM（SAP）、供應(yīng)商關(guān)系管理 SRM（自開發(fā)）、行政事務(wù)協(xié)同辦公平臺OA（自開發(fā)）和報表系統(tǒng) BI（SAP）。該管理信息系統(tǒng)如圖1所示。

在采購流程和供應(yīng)商管理方面，中聯(lián)重科在ERP和自己開發(fā)的SRM上建立了一套比較規(guī)范的管理流程，但是，隨著中聯(lián)業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，采購業(yè)務(wù)量不斷增加，現(xiàn)有的管理流程已經(jīng)不能滿足工作的要求。比如，現(xiàn)有的生產(chǎn)物資采購尋源和合同審批管理還采用原始的線下手工管理方式。這樣做，不僅工作效率低，還無法滿足快速增長的業(yè)務(wù)需求。另外，由于中聯(lián)重科處于國內(nèi)整個重工行業(yè)減速發(fā)展的大背景下，它對削減企業(yè)管理成本和生產(chǎn)成本有強烈的需求，所以，現(xiàn)有的采購流程、生產(chǎn)型采購存在明顯的缺陷，不利于降低采購成本。

中聯(lián)重科的SRM是由中聯(lián)信息化部門自己開發(fā)的。該系統(tǒng)不僅在直接材料采購方面實現(xiàn)了部分供應(yīng)商協(xié)同功能，比如訂單下達(dá)、訂單打印等，還實現(xiàn)了相對完善的供應(yīng)商績效考核管理功能——供應(yīng)商相關(guān)績效數(shù)據(jù)搜集、分類打分標(biāo)準(zhǔn)、績效得分共享等。

中聯(lián)重科的直接材料采購流程從采購需求、采購合同、采購定單到收貨和發(fā)票開具等都能在ERP（SAP）中的物料管理（MM）模塊中實現(xiàn)。采購工作涉及到的相關(guān)部門有生產(chǎn)及倉儲部門、采購執(zhí)行部門（各事業(yè)部采購室）、供應(yīng)商管理辦、財務(wù)發(fā)票處理相關(guān)組和外部的供應(yīng)商廠家。采購需求由MRP自動生成或生產(chǎn)部門人工提交，而采購執(zhí)行部門根據(jù)采購信息記錄將采購申請PR轉(zhuǎn)成采購訂單PO。為了不影響采購訂單的創(chuàng)建，供應(yīng)商管理辦為沒有采購信息記錄的物料選定供應(yīng)商，并給出了估算價格，以保證PO的順利下達(dá)。在此過程中，供應(yīng)商管理辦開始著手線下詢報價，在獲得供應(yīng)商報價（有效、真實的報價）后擬定合同，并進(jìn)入線下合同會簽過程。合同會簽通過后，在SAP創(chuàng)建合同，為后續(xù)的訂單結(jié)算和發(fā)票處理提供必要的條件。直供材料的采購訂單會被傳到MES中，它會根據(jù)工藝匹配和現(xiàn)場需求度給相應(yīng)的訂單加上生產(chǎn)現(xiàn)場送貨信息（工位、車間），并發(fā)布到SRM。這樣，供應(yīng)商就可以通過供貨看板下載相關(guān)信息。供應(yīng)商發(fā)貨后，可把發(fā)貨信息輸入到SRM系統(tǒng)中，并傳給SAP和MES。MES通過掃描發(fā)貨單上的條碼收貨。而發(fā)票處理（自開發(fā)程序）程序可以檢查收貨的采購訂單是否有相應(yīng)的合同存在，并根據(jù)合同中的價格來調(diào)整采購訂單上的采購信息，最后生成發(fā)票對賬單，線下通知供應(yīng)商開具發(fā)票。

由于前期供應(yīng)商合同簽訂不下來，而實際的PO價格是估算的，只限于采購參考，因此，在具體結(jié)算時，需要依據(jù)后期擬定的實際合同價格付款。現(xiàn)有采購流程合同管理滯后，采用先用貨、后付錢的方式，導(dǎo)致供應(yīng)商價格談判處于被動的局面。而線下詢報價流程、合同審批流程過于煩瑣，沒有優(yōu)化，導(dǎo)致本應(yīng)在PO創(chuàng)建之前的尋報價過程滯后。前期尋源過程僅限于供應(yīng)商選定，價格尚未擬定，導(dǎo)致合同創(chuàng)建滯后。由于PO下達(dá)時常常是估價，所以，在開票時，需要用自己開發(fā)的程序調(diào)整PO價格，但這種做法會增加對賬和開票人員的工作量。

2 采購和供應(yīng)商管理優(yōu)化建議

中聯(lián)重科在尋源和合同管理上，除了把最終審批過的合同價格錄入ERP外，基本上還是采用原始手工線下的處理方式，沒有實現(xiàn)無紙化和線上審批，而且合同查詢、歸檔比較復(fù)雜，占用了工作人員大量的時間。為了實現(xiàn)高效和可控的尋源和合同管理，建議實施SAP的SRM戰(zhàn)略尋源和供應(yīng)商協(xié)同模塊，利用PCM與SRM之間的數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)尋源需求從PCM到SRM的傳遞。

2.1 生產(chǎn)型物資采購組織架構(gòu)

現(xiàn)有的供應(yīng)商管理辦（戰(zhàn)略尋源）和采購執(zhí)行科室（采購執(zhí)行）組織架構(gòu)不變，供應(yīng)商管理辦要細(xì)化管理，建立物料分類尋源責(zé)任人和項目尋源責(zé)任人管理方式。建立物料分組和尋源責(zé)任人及合同限額的對應(yīng)關(guān)系，為下一步尋源任務(wù)的自動分配和線上審批流程的實現(xiàn)提供數(shù)據(jù)支持。

2.2 產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計過程中的尋源管理

新產(chǎn)品開發(fā)或老產(chǎn)品的改進(jìn)項目一開始就需要尋源部門介入，并確定項目尋源責(zé)任人。當(dāng)產(chǎn)品物料清單BOM初步完成和驗證時，要及時通知相關(guān)尋源責(zé)任人檢查零配件是否需要尋源，合同是否需要重新詢價等。

在產(chǎn)品設(shè)計過程中，BOM可以傳到SRM中，尋源責(zé)任人可以依照BOM的零部件清單檢查合同的價格，并確定合同的有效性。如果合同無效，則需創(chuàng)建詢價單RFx。在詢價單中，可以加入零部件規(guī)格說明書和相關(guān)文檔，在潛在供應(yīng)商池中選擇供應(yīng)商詢價。而詢報價單會發(fā)送到供應(yīng)商協(xié)同平臺（SUS），并郵件通知相應(yīng)供應(yīng)商。供應(yīng)商收到郵件后，點擊郵件中的鏈接即可登錄供應(yīng)商協(xié)同平臺查看詢價單，并填寫報價。填寫完成后，報價會返回到SRM中，相關(guān)尋源責(zé)任人可以比價，并選定報價單。當(dāng)入選的報價單進(jìn)入審批環(huán)節(jié)時，可以實現(xiàn)線上審批、Email審批和移動設(shè)備審批等。審批流程也是可以定制的，可以由供應(yīng)商管理辦的相關(guān)人員審批，也可以提交給相關(guān)項目負(fù)責(zé)人和生產(chǎn)設(shè)計部門人員一同會簽。審批通過的報價單可以轉(zhuǎn)成合同，合同審批通過后即可分發(fā)給ERP，由它提供給采購部門使用。

2.3 重新談判老產(chǎn)品的合同價格

老產(chǎn)品的合同到期后，或者到了一年一度的價格談判期時，也需要重新詢報價。在這個過程中，要分析老產(chǎn)品的采購總額和價格，這對于尋源責(zé)任人來說是非常重要的。SRM可以與SAP BI工具集成定制相關(guān)報表，可以為尋源責(zé)任人提供全面的關(guān)于定價談判所需的信息數(shù)據(jù)，例如多年的采購總量和趨勢分析、價格走勢分析、供應(yīng)商供貨周期和及時率分析等。

尋源責(zé)任人可以查詢自己負(fù)責(zé)的相關(guān)合同的到期情況，也可以根據(jù)價格談判計劃創(chuàng)建報價邀請RFx。這時，詢報價單會發(fā)送到供應(yīng)商協(xié)同平臺（SUS），并郵件通知相應(yīng)供應(yīng)商。供應(yīng)商收到郵件后，點擊郵件中的鏈接即可登錄供應(yīng)商協(xié)同平臺查看詢價單，并填寫報價。報價會返回到SRM中，相關(guān)尋源責(zé)任人可以比價，選定報價單。審批通過的報價單可以轉(zhuǎn)成合同，合同審批通過后即可分發(fā)給ERP，并提供給采購部門使用。

3 優(yōu)化生產(chǎn)型物資采購流程

利用SRM平臺改進(jìn)了尋源和報價流程后，尋源過程不再像過去那樣煩瑣。因此，可以有效優(yōu)化現(xiàn)有生產(chǎn)型物資采購執(zhí)行過程，具體情況如圖2所示。

從圖2中可以看出，原本滯后的尋源合同創(chuàng)建過程可以提前到采購定單下達(dá)之前，原本用于調(diào)整采購單價格和發(fā)票處理的程序可以停止使用。供應(yīng)商可以在供應(yīng)商協(xié)同系統(tǒng)上接收對賬單后創(chuàng)建發(fā)票，并將發(fā)票信息傳給ERP生成預(yù)制發(fā)票，財務(wù)在收到供應(yīng)商發(fā)票后掃描存檔并通過VCR識別自動過賬。

4 結(jié)束語

通過分析生產(chǎn)型物資的采購流程，筆者認(rèn)為，中聯(lián)重科的自開發(fā)SRM實現(xiàn)了部分供應(yīng)商的協(xié)同功能。通過實施SAP的SRM戰(zhàn)略尋源和供應(yīng)商優(yōu)化管理，在材料采購方面實現(xiàn)了供應(yīng)商協(xié)同功能，降低了采購成本，提高了經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。但是，在系統(tǒng)設(shè)計初期，因為缺少必要的規(guī)劃和相關(guān)范例，導(dǎo)致有些問題沒有被解決，功能上也存在缺陷，還有待進(jìn)一步完善。

總之，機械行業(yè)的物資采購問題主要集中在采購成本管理和供應(yīng)商管理上，即采購成本過高、供應(yīng)商評價不完善、供應(yīng)商選擇和合作等問題。采購是企業(yè)與外界交流的主要通道，風(fēng)險防范和采購控制是其中一項復(fù)雜的任務(wù)。要想達(dá)到預(yù)期的效果，不僅需要采購管理部門的重視，還需要企業(yè)各方面的全力配合。

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〔編輯：白潔〕