淺談如何控制單位公文質(zhì)量

蘇子金

摘 要：古往今來，公文在國家機器和社會組織的正常運轉(zhuǎn)中起著法規(guī)、書面指導(dǎo)、公務(wù)聯(lián)系、宣傳教育、依據(jù)憑證等的重大作用，而實踐工作中，許多機構(gòu)的公文質(zhì)部規(guī)范、質(zhì)量不高的情況屢見不鮮，本文通過領(lǐng)導(dǎo)重視、公文寫作人員重視和寫作能力提高、文件接收人員和部門重視三個方面來闡述如何控制單位公文質(zhì)量，以提高組織機構(gòu)的辦事效率，提升組織機構(gòu)的公眾形象。

關(guān)鍵詞：控制；公文質(zhì)量

古往今來，國家機器和社會組織的正常運轉(zhuǎn)離不開公文的正常流轉(zhuǎn)，歷史證明，公文的質(zhì)量保證、流轉(zhuǎn)順暢的時期是國家和社會組織發(fā)展上升期，而當公文流于形式、流轉(zhuǎn)滯澀時是一個國家和社會組織走下坡路甚至是發(fā)展末期。由此可見，公文對于一個組織機構(gòu)維系正常發(fā)展、經(jīng)濟政治利益的不斷拓展有著重大的意義。

公文即“公文是各種法定的社會組織在處理公務(wù)過程中形成并使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書”[1]，此定義包括幾重意思，即首先公文的制作和發(fā)布者具有法定性，包括政治、經(jīng)濟、軍事、司法、科教文衛(wèi)等組織；其次公文產(chǎn)生于各種法定社會組織的公務(wù)活動中，是其意志的體現(xiàn)，與其管理生產(chǎn)活動緊密相連；第三公文一經(jīng)制發(fā)，具有法定效力，在制發(fā)公文的社會組織所轄范圍內(nèi)有關(guān)單位和人員都必須付諸執(zhí)行、遵循和參照處理，否則將受到有關(guān)部門的追究甚至是依法承擔行政或者法律責任；第四公文具有規(guī)范的的體式，國家出臺了《黨政機關(guān)公文格式標準》，作為黨政機關(guān)公文的標準，其他單位可以參照執(zhí)行，并且隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，國家標準還將不斷地改進和完善，不斷地與世界標準接軌；第五公文從屬于文書，公文突出作用在“公”，即公文產(chǎn)生在國家和社會組織的公務(wù)活動中，區(qū)別于因人與人之間情感交流等需要產(chǎn)生的私人文件。

在信息時代，隨著科技的發(fā)展，計算機硬件和軟件的普及，越來越多的部門和組織機構(gòu)的職能活動的開展，建立在計算機網(wǎng)絡(luò)上，信息傳遞和處理快速、高效，由此而產(chǎn)生的種種電子文件構(gòu)成了一種新型的公文——電子公文?！半娮庸氖且源a形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募盵2]。

從公文的定義及其分析可以看出，公文的制發(fā)和辦理是一個很嚴謹?shù)倪^程，大到政黨和國家機器的正常運轉(zhuǎn)，小到一個微觀社會組織的生死存亡，都靠著公文來傳遞策令、溝通信息、聯(lián)系事務(wù)，可以說公文的質(zhì)量，牽涉到公文制發(fā)和辦理的效率，進而影響到一個政黨、政府部門的辦事效率，一個社會經(jīng)濟組織的效益和成長速度，甚至是黨政部門、社會組織的公眾形象。因為公文事關(guān)本單位的各項事務(wù)，大多數(shù)公文處理完畢以后必須移交至檔案部門歸檔保存，公文的質(zhì)量還影響到今后的檔案價值。

而從當前形形色色的公文工作實踐來看，公文寫作的質(zhì)量不高、不規(guī)范問題表現(xiàn)得比較突出，有些公文在闡述策見時，含蓄隱晦，拐彎抹角，令人難得要領(lǐng)；有些公文文種使用不當，格式項目標注不合規(guī)范，與國家現(xiàn)行公文法規(guī)規(guī)定相悖；“發(fā)文機關(guān)名稱加括弧”是黨的機關(guān)專用公文版式，但不少行政公文也采用這種版式；有些公文在陳述事實時用語隨意鋪陳、渲染和藻飾，不符合公文的語體和要求[3]。

筆者認為，提高公文質(zhì)量、規(guī)范公文制發(fā)及其辦理是一個系統(tǒng)工程，需要從上至下的統(tǒng)一行動，需要一個社會組織內(nèi)部各個部門的通力合作才能實現(xiàn)。

一、黨和國家標準和規(guī)范的不斷改進和完善。在制定標準時，不但要與國際標準接軌，在格式標準、行文標準等方面，使我國在外交、外貿(mào)等領(lǐng)域能夠更快地獲得友邦的領(lǐng)會和認可，從而推動外交外貿(mào)活動的順利展開，還應(yīng)考慮我國實際情況，比如中外語言習(xí)慣的不同會造成的歧義如何處理等。使得公文制發(fā)規(guī)范工作“有法可依”。

二、單位或者部門領(lǐng)導(dǎo)重視，一個單位的公文，是領(lǐng)導(dǎo)意志的體現(xiàn)，是單位各個職能部門運作的依據(jù)，因此公文質(zhì)量的提高必須依靠單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。

1，領(lǐng)導(dǎo)重視公文制作的硬件材料，比如對單位公文制作紙張、油墨、電子文件系統(tǒng)、打印機型號和油墨、裝訂材料等的要求，其單位公文質(zhì)量在基礎(chǔ)上已經(jīng)提高了幾個檔次。

2，在公文制發(fā)過程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視公文質(zhì)量，對公文制發(fā)的整個過程進行質(zhì)量控制，并且認真履行好自己參與的環(huán)節(jié)，重要文件需要領(lǐng)導(dǎo)親自擬稿或者核稿時，認真細致嚴格地履行職責，確保公文的質(zhì)量；在簽字前認真瀏覽稿本，對稿本進行質(zhì)量把關(guān)；在下達指示時，表意簡潔、清晰、明確，使公文寫作人員能理解準確。

3，在電子文件時代，領(lǐng)導(dǎo)對電子文件系統(tǒng)的重視和全面把關(guān)，能夠選擇質(zhì)量更保證的軟件供應(yīng)商，在系統(tǒng)設(shè)計階段，能更好地對軟件供應(yīng)商提要求，使電子文件在系統(tǒng)設(shè)計階段更規(guī)范和完善，使整個電子文件生命周期的流程更順暢，即保證了電子文件質(zhì)量，也保證了電子文件檔案的質(zhì)量。

三、公文寫作人員的重視和能力的提高。公文寫作人員是公文質(zhì)量高低的關(guān)鍵所在，一個單位公文寫作人員的政策水平、領(lǐng)悟能力、表達能力和對國家標準的遵照程度，決定著公文質(zhì)量的高低，所以單位公文質(zhì)量提高重點放在公文寫作人員的重視和業(yè)務(wù)能力的不斷提高方面。

1，提高思想政策水平，公文作者思想政策水平的高低，是衡量一篇公文質(zhì)量的決定性因素。所以公文作者要努力學(xué)習(xí)政治理論，掌握一定的有關(guān)科學(xué)社會主義的基本知識，把握本單位的大政方針，保持清醒的政治頭腦，將國家主流政策、思想的基礎(chǔ)揉入單位公文寫作中，才能在公文起草時不出現(xiàn)政治上、原則上、與本單位工作實際相悖等的失誤或不周[4]，保證單位公文的政治質(zhì)量。

2，公文寫作人員要有過硬的寫作能力，進行過專門的公文寫作培訓(xùn)，即清楚公文寫作的意義、性質(zhì)、特點、任務(wù)、目的，掌握一定的公文寫作技巧，熟悉公文的構(gòu)成要素和公文寫作的工作流程，懂得公文寫作的基本原理和運動過程，從格式和內(nèi)容上，語言和技巧上，不斷地練就寫出高質(zhì)量公文的本領(lǐng)。

3，正確領(lǐng)會和在公文中體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。一份高質(zhì)量的公文，是公文寫作的指揮者與撰寫者雙方的思想和理論水平以及寫作才能的充分發(fā)揮，并且緊密合作、精心勞動的結(jié)果。公文體現(xiàn)的是領(lǐng)導(dǎo)的意志，傳達領(lǐng)導(dǎo)的精神和指示，公文寫作者應(yīng)該充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，結(jié)合實際情況寫出能夠充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖的公文，才是提高質(zhì)量公文的基礎(chǔ)，亦是收文部門高效處理公文要求業(yè)務(wù)的關(guān)鍵[5]。

4，要時刻關(guān)注國家標準，按照國家標準制作公文。如2012年7月頒布的《黨政機關(guān)公文格式》，雖然它規(guī)定“本標準適用于各級黨政機關(guān)制發(fā)的公文。其他機關(guān)和單位的公文可以參照執(zhí)行。”但按照它的格式標準來制發(fā)公文，無疑是規(guī)范公文格式、提高公文質(zhì)量的一個可靠保證。

四、公文受理部門的支持。一個單位的職能部門多種多樣，其中并不缺乏專業(yè)性較強的部門，比如技術(shù)部門、財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門等，對一些專業(yè)或者普遍的事物往往有他們專業(yè)領(lǐng)域的專有稱呼，而公文寫作人員不一定是文理皆通的全才，在公文寫作過程中，公文寫作人員需到部門進行調(diào)研時，該職能部門應(yīng)在其職責所在范圍內(nèi)給以支持和指導(dǎo)，使得公文中的專業(yè)術(shù)語描述更精確，收文人員和部門領(lǐng)會更清晰，達到提高單位公文質(zhì)量的目的。另外，收文人員和部門在接到單位公文后，通過閱覽該公文，發(fā)現(xiàn)公文中專業(yè)術(shù)語用法不妥當、表達不清晰時，也應(yīng)及時向公文寫作人員反饋，以備今后公文制發(fā)時參考和修正。

總之，公文在國家機器和社會組織的正常運轉(zhuǎn)中起著法規(guī)、書面指導(dǎo)、公務(wù)聯(lián)系、宣傳教育、依據(jù)憑證等的重大作用，公文質(zhì)量一定程度上決定著組織機構(gòu)辦事能力的大小、辦事效率的高低，甚至是組織機構(gòu)的公眾形象，而實踐工作中，許多機構(gòu)的公文質(zhì)部規(guī)范、質(zhì)量不高的情況屢見不鮮，我們應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)重視、公文寫作人員重視和寫作能力提高、文件接收人員和部門重視三個方面來控制單位公文質(zhì)量，自上而下齊心協(xié)力提高單位公文質(zhì)量，提高組織機構(gòu)的辦事效率，提升組織機構(gòu)的公眾形象。

參考文獻

[1]岳海翔主編.公文寫作培訓(xùn)教程[M].北京：中國言實出版社，2010：1。

[2]岳海翔主編.公文寫作培訓(xùn)教程[M].北京：中國言實出版社，2010：379。

[3][4][5]岳海翔主編.公文寫作培訓(xùn)教程[M].北京：中國言實出版社，2010.