高職院校行政秘書工作淺析

劉蕓

摘 要：在我國(guó)高等教育快速發(fā)展的背景下，高職院?，F(xiàn)已發(fā)展成為教學(xué)、管理和科研為一體的比較獨(dú)立的個(gè)體，目前它在高校的地位也越來(lái)越重要。行政秘書是各高職院校中不可或缺的一支團(tuán)隊(duì)，他們是高職院校行政管理層與師生員工間相互溝通的橋梁和紐帶，其工作直接關(guān)系到學(xué)院行政管理的質(zhì)量與效能。本文分析了高職院校行政秘書工作的現(xiàn)狀，并提出了對(duì)行政秘書工作的改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高職院校；行政秘書；工作現(xiàn)狀；對(duì)策

行政秘書在高職院校的管理中是必不可缺少的，既是學(xué)校教學(xué)管理層的參謀和助手，又是管理層與師生間交流的紐帶和橋梁，是管理部門中必不可少的一支力量。需要有良好的文字表達(dá)能力，工作效率高，條理性強(qiáng)，具有較強(qiáng)的應(yīng)變能力，并具有團(tuán)隊(duì)合作精神，對(duì)各種情況比較熟悉。行政秘書看似平凡而瑣碎的工作卻起著至關(guān)重要的作用，工作以廣而多、雜而亂、細(xì)而碎“著稱”，若處理不當(dāng)，會(huì)影響了師生之間的關(guān)系和工作效率。因此，通過(guò)對(duì)高職院校行政秘書工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出改進(jìn)的對(duì)策，從而更好地開展行政工作。

1 行政秘書的工作職責(zé)

1.1 日常行政工作

做好與學(xué)校各部門的日常聯(lián)系；負(fù)責(zé)傳文、印文、發(fā)文、信件和報(bào)刊雜志等工作；負(fù)責(zé)各種行政文件復(fù)印、掃描、打印工作；負(fù)責(zé)上報(bào)各類檔案的校對(duì)、呈送和收集管理及保密工作；收發(fā)各類文件傳真工作。

1.2 公文辦理工作

負(fù)責(zé)做好文件主要涉及各類信息資料、來(lái)函的保存、回收、清退、銷毀工作；及時(shí)處理上級(jí)文件的簽收、傳遞、催辦、督辦工作；審核有關(guān)文檔的簽署，證明材料，并及時(shí)做好歸檔備查工作。

1.3 會(huì)務(wù)工作

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議安排、會(huì)務(wù)籌備的工作，包括準(zhǔn)備相關(guān)材料、發(fā)通知、會(huì)場(chǎng)會(huì)務(wù)等；做好公務(wù)接待、來(lái)人來(lái)訪、綜合協(xié)調(diào)等工作。

1.4 資產(chǎn)管理工作

承擔(dān)本部門及會(huì)議室各類固定資產(chǎn)和家具管理工作；負(fù)責(zé)領(lǐng)取、發(fā)放、保管各種辦公用品等工作。

2高職院校行政秘書工作現(xiàn)狀分析

2.1 工作任務(wù)較多并且繁瑣

高職學(xué)院的行政秘書在工作中具有較多的頭緒，工作的范圍涉及面也較廣，每天都有很多工作需要做，不但有各類文件的登記與傳閱需要登記完成，各種會(huì)議的通知及各種來(lái)電來(lái)訪需要接待與處理，另外，還要做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性的工作。與此同時(shí)，需要與不同的老師和學(xué)生接觸，對(duì)他們提出的問題要及時(shí)的處理。在實(shí)際的工作中有很多工作內(nèi)容都不在行政秘書的崗位職責(zé)范圍內(nèi)。

2.2 高職院校對(duì)行政秘書隊(duì)伍建設(shè)不夠重視

雖然行政秘書工作具有服務(wù)性和輔助性的特征，但是由于很多學(xué)院沒有意識(shí)到這一工作的重要性，大多不設(shè)行政秘書崗位，工作得不到足夠的重視。高職學(xué)院行政秘書的工作是非常繁忙的，經(jīng)常是幾件事放在一起做。不僅是學(xué)生還是老師，都要服務(wù)于，工作做不好，就會(huì)有人投訴，所以，行政秘書不被重視，付出與回報(bào)無(wú)法形成正比，使得有些行政秘書心生抱怨。

2.3 沒有太多的晉升的機(jī)會(huì)，外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)少

高職學(xué)院的行政秘書中有很多人并不是學(xué)秘書專業(yè)，從事行政事務(wù)通常不會(huì)得到高級(jí)的職稱，評(píng)到中級(jí)職稱就算是到頭了。在實(shí)際工作中，高職學(xué)院的行政秘書得不到重視與關(guān)愛，不具備專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)與交流，也沒有明確的職業(yè)規(guī)劃，對(duì)未來(lái)也很渺茫。行政秘書平時(shí)大都忙于具體事務(wù)， 個(gè)人學(xué)習(xí)進(jìn)修的時(shí)間少， 也少有機(jī)會(huì)外出參觀考察、學(xué)習(xí)和工作研討， 缺少接受系統(tǒng)性、專業(yè)性再教育和職業(yè)再培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。

2.4 學(xué)校在對(duì)行政秘書利益分配方面存在不合理現(xiàn)象

在校園評(píng)定秘書職稱中，往往忽視了秘書的特殊性。對(duì)于教師的評(píng)定有一套完整的評(píng)價(jià)體系，通過(guò)取得不同的職稱來(lái)提高個(gè)人收入，得到工作上的滿足。但是行政秘書的評(píng)定卻恰恰相反，工作壓力大，項(xiàng)目多且繁雜，工作量巨大也得不到相應(yīng)的尊重和理解，相對(duì)應(yīng)的工資和升值空間也很難得到，而且這些工作沒有過(guò)多的技術(shù)性，對(duì)職位的要求也不高，導(dǎo)致了工作的創(chuàng)新能力下降。

3 改進(jìn)高職院校行政秘書工作的對(duì)策

3.1 高職院校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，給行政秘書更多理解與關(guān)愛

高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立“管理是學(xué)問，優(yōu)秀的行政秘書是人才”的理念，認(rèn)識(shí)到行政秘書對(duì)提升學(xué)院行政管理的重要性，建立合理的評(píng)價(jià)機(jī)制，重視行政秘書隊(duì)伍建設(shè)，提升個(gè)人業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)、完善專業(yè)知識(shí)、發(fā)揮協(xié)調(diào)能力、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高工作效率，使行政秘書在高職院校能發(fā)揮出積極的作用。

3.2 適當(dāng)提升行政秘書的職業(yè)地位和待遇

高職院校應(yīng)對(duì)現(xiàn)行的分配制度進(jìn)行適度調(diào)整，建立完善合理的薪酬體系與激勵(lì)機(jī)制，將收入與獎(jiǎng)勵(lì)向教學(xué)第一線傾斜的程度控制在合理、適當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)，逐步縮小教學(xué)人員與行政秘書收入的差距，適當(dāng)提高行政秘書的待遇水平，包括行政待遇和工資待遇。在晉升、評(píng)定、培訓(xùn)等方面要與老師有相同的機(jī)會(huì)，消除行政秘書在工作中的不穩(wěn)定感。制定有效的激勵(lì)政策，對(duì)優(yōu)秀的行政秘書人員給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和補(bǔ)助。

3.3 行政秘書人力資源發(fā)展規(guī)劃問題

制定完善的行政秘書教育培訓(xùn)計(jì)劃，確定培訓(xùn)流程，明確培訓(xùn)方式和內(nèi)容，將行政秘書職業(yè)發(fā)展列入到高職院校人力資源發(fā)展規(guī)劃之中。為行政秘書營(yíng)造良好的職業(yè)發(fā)展環(huán)境和多元化的職業(yè)發(fā)展路徑，建立高職院校和行政秘書相互促進(jìn)、相互發(fā)展的互動(dòng)機(jī)制。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，我們國(guó)家的高職院校在不斷的深化改革，對(duì)高職學(xué)院的行政秘書也提出越來(lái)越高的要求。所以，行政秘書必須從思想觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，把角色定位明確下來(lái)，以服務(wù)為宗旨，努力多辦事、辦好事，從多角度、多方面來(lái)強(qiáng)化自己，不斷培養(yǎng)自己工作的意識(shí)，提升自己工作的能力，同時(shí)學(xué)校也應(yīng)該給予相應(yīng)的支持和激勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)高職院校行政秘書的工作積極性。作為行政秘書，還要保持樂觀開朗、積極向上的心理，保持刻苦的學(xué)習(xí)，銳意創(chuàng)新的工作態(tài)度，在工作中要踏踏實(shí)實(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，為學(xué)校的健康快速的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的智慧和力量。

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