事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題與對策研究

摘 要：隨著中國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展和社會的變革，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為了未來發(fā)展的趨勢。所以，對于事業(yè)單位來說，不斷開展和完善數(shù)字化的檔案建設(shè)是十分重要的工作之一。但是，由于事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚，在構(gòu)建和發(fā)展的過程之中難免會遇到問題。筆者在這個基礎(chǔ)之上，對于事業(yè)單位檔案數(shù)字化進(jìn)程中面臨的問題進(jìn)行了綜合性的整理和分析，試圖能夠從中找出解決的對策，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案數(shù)字化；問題；對策

事業(yè)單位的檔案包含了人才的選撥、業(yè)績的考核等諸多信息，傳統(tǒng)的管理模式已不能充分發(fā)揮人才資源共享、優(yōu)勢共享等信息共享；另外，數(shù)字化的檔案建設(shè)能夠在查詢信息的時候更加方便及時，有利于工作的順利進(jìn)行和開展。因此，建立事業(yè)單位檔案數(shù)字化對于提高事業(yè)單位的工作效率具有十分重要的意義。就目前而言，大多省、市級事業(yè)單位都建立起了自己的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，而縣級事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚，發(fā)展相對滯后，大多數(shù)單位仍然沿用原有的傳統(tǒng)的數(shù)字化模式。事業(yè)單位的數(shù)字化檔案建設(shè)的進(jìn)一步普及和完善還需要做出很大的努力。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化面臨的問題

1.1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)沒有引起足夠重視

檔案數(shù)字化建設(shè)對于事業(yè)單位的重要性剛才我們已經(jīng)提過，它不僅可以提高工作人員查詢信息的速度，還可以對于重要的機(jī)密文件進(jìn)行封閉性保存，有利于原件的保存和信息的保密。但是在很多事業(yè)單位，檔案數(shù)字化并沒有引起足夠的重視，在檔案數(shù)字化建設(shè)中并未投入足夠的精力，導(dǎo)致很多事業(yè)單位雖然擁有數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，但是發(fā)展卻并不完善，甚至沒有充分地被利用起來等諸多問題。這樣一來，很多事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理形同虛設(shè)，很多檔案未及時的分門別類，管理工作相對滯后，沒有實現(xiàn)及時地更新信息，這是目前在檔案數(shù)字化的過程中很多事業(yè)單位存在的問題之一。

1.2 事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)不夠

一個單位發(fā)展的好壞，在很大的程度之上取決于工作人員所持有的態(tài)度和應(yīng)該具備的專業(yè)水平。但是在事業(yè)單位中，檔案管理人員對于工作的認(rèn)知不到位，對待工作的態(tài)度不夠端正，進(jìn)取心不強(qiáng)，在工作態(tài)度上存在著應(yīng)付了事的心態(tài)。對于信息的發(fā)布和更新不夠及時，也不能及時的對檔案進(jìn)行分類整理，更缺少發(fā)現(xiàn)問題的耐心和細(xì)心。工作人員的這種消極的工作態(tài)度也在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案數(shù)字化的發(fā)展。另一個方面，隨著辦公自動化的普及，對檔案管理人員的管理技術(shù)也提出了新的要求，檔案管理人員除了會傳統(tǒng)的手工整理檔案外，還要學(xué)會利用現(xiàn)代化的手段對檔案進(jìn)行管理。但在實際工作中，檔案工作也大多停留在手工管理階段，不利于檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。

1.3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理方式過于傳統(tǒng)

檔案數(shù)字化的工作是一項技術(shù)含量比較高的工作，相比較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，它在管理的方式的要求更加規(guī)范，在技術(shù)層面上也更加精準(zhǔn)。在事業(yè)單位的檔案數(shù)字化的過程之中，要求檔案管理人員對于電腦掃描技術(shù)、流程、方式、色彩模式等等都要有良好的掌握。要求事業(yè)單位以更加智能的模式進(jìn)行檔案管理工作。但是，就目前而言，很多事業(yè)單位并沒有跟上時代進(jìn)步的潮流，還在沿用2005年國家檔案局發(fā)布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，很多事業(yè)單位并沒有根據(jù)自身的實際情況制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，這樣就導(dǎo)致很多事業(yè)單位的管理制度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)有的技術(shù)水平。致使事業(yè)單位檔案數(shù)字化的進(jìn)程緩慢。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)優(yōu)化策略

2.1 加強(qiáng)重視程度，調(diào)配硬件設(shè)施

事業(yè)單位進(jìn)行檔案數(shù)字化的最終目標(biāo)是能夠提高事業(yè)單位的工作效率，縮短辦事的日程，增強(qiáng)部門辦事的能力。所以，要想實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化的順利發(fā)展，首先事業(yè)單位的決策部門要提高對于檔案數(shù)字化的重視程度，把檔案數(shù)字化建設(shè)工作盡早提上日程，將其納入到事業(yè)單位長久的發(fā)展規(guī)劃之中，明確各個管理人員在檔案數(shù)字化建設(shè)過程之中應(yīng)該肩負(fù)起的責(zé)任，把責(zé)任明確到個人，充分調(diào)動起每一個人對于檔案數(shù)字化建設(shè)的積極性。另外，除了在明確檔案管理人員的職責(zé)之外，還要在檔案數(shù)字化建設(shè)的資金和硬件設(shè)施上給予足夠的支持。事業(yè)單位要設(shè)立檔案建設(shè)專項基金，用于檔案數(shù)字化建設(shè)，并把每年檔案數(shù)字化建設(shè)所需要的費用列入年度經(jīng)費預(yù)算之中，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的后續(xù)發(fā)展。同時要為事業(yè)單位的檔案管理部門配備配置合理的計算機(jī)、掃描儀和各項工作必備的設(shè)施，并根據(jù)需要進(jìn)行更新?lián)Q代和最新優(yōu)化升級，使之完全符合檔案數(shù)字化工作的需要。檔案管理部門要多與領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)商，爭取支持，這樣才能更好的保證事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)的長足發(fā)展。

2.2 強(qiáng)化人才建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)能力

21世紀(jì)是人才發(fā)展的時代，作為事業(yè)單位而言，人才的培養(yǎng)對其檔案數(shù)字化的發(fā)展是十分重要的。高素質(zhì)的人才是其順利開展工作的必要保證。所以，要想實現(xiàn)良好的檔案數(shù)字化建設(shè)，首先必須要引進(jìn)高技術(shù)人才來對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理進(jìn)行指導(dǎo)，組織培訓(xùn)檔案工作人員學(xué)習(xí)目前最為先進(jìn)的檔案數(shù)字化技術(shù)。其次，在檔案管理人員不夠的情況下，應(yīng)盡量從別的部門抽調(diào)計算機(jī)水平相對較高或具有一定檔案管理能力的專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行幫忙，杜絕社會招聘和兼職人員，要術(shù)業(yè)有專攻。最后，作為檔案管理人員，一定要認(rèn)可和喜歡自己所從事的行業(yè)，不斷調(diào)整心態(tài)，端正工作態(tài)度，積極學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案知識，不斷豐富自己的計算機(jī)和多媒體技術(shù)的使用和掌握技巧。通過外出學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)交流、專業(yè)培訓(xùn)、自學(xué)等方式不斷優(yōu)化自己的檔案數(shù)字化相關(guān)知識和技術(shù)，努力把自己培養(yǎng)成為一名擁有專業(yè)知識和技術(shù)的專業(yè)型人才，并結(jié)合工作實際，把這些知識運用到實際工作之中，不斷提高自己的工作能力，為更好地開展事業(yè)單位檔案數(shù)字化的建設(shè)工作服務(wù)。

2.3 完善管理制度，確保信息安全

每個事業(yè)單位都有自己各自不同的特點，現(xiàn)有的檔案管理制度并不是適用于每一個事業(yè)單位。所以，事業(yè)單位要想在檔案數(shù)字化上取得成績，就要根據(jù)自身單位的特征，立足于本單位的發(fā)展現(xiàn)狀，制定一個適合本單位發(fā)展的檔案數(shù)字化的管理制度。一個好的檔案管理制度不僅必須確保本單位的高效辦公，還要能夠確保工作制度、檔案使用制度、以及檔案保密機(jī)制、網(wǎng)絡(luò)檔案使用安全機(jī)制等能夠相互聯(lián)系、熔于一爐，進(jìn)而實現(xiàn)檔案建設(shè)文檔一體化。另外，規(guī)范管理制度要在信息安全上下功夫，檔案的信息安全是檔案數(shù)字化管理的核心所在，只有充分保證檔案信息的安全，才能發(fā)揮出檔案數(shù)字化的最大意義。事業(yè)單位要不斷優(yōu)化自己的檔案管理系統(tǒng)，做好系統(tǒng)的維護(hù)工作，避免信息被非法分子竊取、惡意篡改，防止機(jī)密文件丟失，真正地保障檔案信息安全。

3 結(jié)語

當(dāng)今已經(jīng)進(jìn)入到新媒體時代，在高速、便捷的網(wǎng)絡(luò)背景之下，事業(yè)單位也要緊跟時代發(fā)展的潮流，滿足新時期媒體信息的新要求，擺脫傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理繁瑣復(fù)雜的弊端，不斷提高事業(yè)單位的工作效率，提高檔案管理的價值。通過研究，我們可以總結(jié)出事業(yè)單位數(shù)字化管理發(fā)展中存在重視程度不夠、人員素質(zhì)不足、管理規(guī)定不合理等問題，就要在實際的發(fā)展過程之中不斷創(chuàng)新進(jìn)取，針對問題采取不同的對策，通過調(diào)配硬件設(shè)施、提高專業(yè)能力、優(yōu)化管理制度的方式來解決問題，這樣才能促進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的發(fā)展和完善。

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作者簡介

王梅（1979-），女，陜西戶縣，大專，事業(yè)單位檔案類，助理館員，西安市戶縣城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保養(yǎng)基金管理中心。