新時(shí)期公安機(jī)關(guān)檔案管理問(wèn)題研究

葛盈盈

摘 要：公安檔案是公安機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的原始記錄，在公安管理工作中發(fā)揮著不可替代的重要作用。同時(shí)兼具種類(lèi)繁多、數(shù)量龐大、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、保密要求高等特點(diǎn)。然而，在社會(huì)不斷縱深發(fā)展的大環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方法在很多方面已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代公安檔案工作的要求，必須引入創(chuàng)新的思路，在公安檔案管理中注入新的生命力，才能更好地服務(wù)公安工作，更好地服務(wù)民生。鑒于此，本文圍繞新時(shí)期公安機(jī)關(guān)檔案管理的相關(guān)問(wèn)題展開(kāi)探討，以期為改善公安機(jī)關(guān)檔案管理效能提供有益參考。

關(guān)鍵詞：公安機(jī)關(guān)；檔案管理；信息化

1 新時(shí)期公安檔案管理存在問(wèn)題

當(dāng)前，在不同地區(qū)的公安機(jī)關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)中，普遍存在著信息標(biāo)準(zhǔn)不一、操作方式不同、系統(tǒng)兼容性不強(qiáng)等問(wèn)題。其中，還有部分公安機(jī)關(guān)所采取的檔案管理方式仍以傳統(tǒng)方式為主，信息化管理程度偏低。雖有進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)，但僅是強(qiáng)調(diào)信息的快速傳輸，而忽視了對(duì)信息內(nèi)容的全方位管理及綜合利用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)僅成為公安檔案管理中的輔助工具之一，其檔案管理方式的實(shí)質(zhì)并未發(fā)生過(guò)多改變。

另外，受傳統(tǒng)觀念的影響，部分公安機(jī)關(guān)檔案工作始終處于接收信息、提供利用的單一被動(dòng)工作狀態(tài)，公安檔案管理和對(duì)檔案資料的利用并未得到充分發(fā)揮。再加上各地區(qū)的發(fā)展程度及財(cái)力狀況不同，所制定的信息化標(biāo)準(zhǔn)也存在較大差異。

2 提高公安檔案管理水平的對(duì)策

2.1 以創(chuàng)新思路更好地為民服務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，公安檔案文件越來(lái)越偏向于采用電子文件形式，單一的實(shí)體管理難以有效滿足當(dāng)前檔案管理工作的要求。因此，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變管理模式，由對(duì)檔案實(shí)體的管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案文件形成過(guò)程的管理，以此為途徑，有效提高檔案信息管理的效率。與此同時(shí)，公安機(jī)關(guān)提供檔案服務(wù)還應(yīng)最大限度滿足各方面的信息需求，即要求檔案人員從后臺(tái)走向前臺(tái)，以創(chuàng)新的思路，促進(jìn)服務(wù)理念和方式的轉(zhuǎn)變，服務(wù)內(nèi)容更加貼近檔案利用的實(shí)際需求，從傳統(tǒng)的“你查、我調(diào)”被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極引導(dǎo)的主動(dòng)服務(wù)，使檔案工作從平時(shí)不起眼的默默無(wú)聞，變?yōu)橛新曈猩行Ч?。同時(shí)，在公安機(jī)關(guān)“執(zhí)政為民”理念的指引下，特別要突出為民服務(wù)的宗旨，以不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新檔案利用方式，為人民群眾提供更加方便、快捷的服務(wù)。此外，公安檔案管理部門(mén)還可以進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新，在實(shí)體管理的基礎(chǔ)上，實(shí)施“后保管模式”，即將對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案信息的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的宏觀管理。

2.2 加強(qiáng)對(duì)電子文件的鑒別，妥善處理文件歸檔問(wèn)題

公安檔案信息化管理過(guò)程中，不可避免信息內(nèi)容的快速更新與數(shù)量的急劇增漲。在這種情況下，信息資源的質(zhì)量難以得到有效保證，容易出現(xiàn)一些無(wú)用或垃圾信息。因此，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案資源的信息化管理中，要注重對(duì)信息的鑒別，確保歸檔存儲(chǔ)信息具備較高的價(jià)值，而作為電子信息中價(jià)值最高的電子文件，需重點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行價(jià)值的鑒定，充分利用電子文件資源，完善檔案內(nèi)容。同時(shí)，注重在檔案整理中對(duì)紙質(zhì)文件與電子文件的綜合使用，以便于管理人員更好地聯(lián)系其背景，全方位地進(jìn)行文件內(nèi)容的分析，確保檔案信息的完整、有效，從而能從多角度滿足服務(wù)對(duì)象復(fù)雜的檢測(cè)需求。需要注意的是，在文件鑒別中，簽署與印章是判定其是否具備實(shí)際效應(yīng)的主要標(biāo)志，故在目前技術(shù)水平中仍存在的載體不穩(wěn)定、數(shù)據(jù)易被修改等問(wèn)題的情勢(shì)下，對(duì)于一些極為重要的文件應(yīng)以紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行保存，信息管理人員可將其同步轉(zhuǎn)化為硬拷貝存入檔案中，以確保檔案內(nèi)容的安全、完整，并在紙質(zhì)檔案的備注表內(nèi)，注明其包含的電子文件地址與編碼，以便于查找。

2.3 準(zhǔn)確劃分檔案信息的保密等級(jí)，加固保密檔案信息的安全防護(hù)

保密問(wèn)題作為公安檔案信息化管理中，檔案管理人員必須考慮的重點(diǎn)問(wèn)題，關(guān)系到公安機(jī)關(guān)各項(xiàng)警務(wù)行動(dòng)的是否能順利開(kāi)展。因而，在公安檔案信息化管理中，必須確保傳至網(wǎng)絡(luò)的檔案信息不會(huì)泄漏警務(wù)機(jī)密，并能為警務(wù)人員工作的開(kāi)展提供便利。在這個(gè)過(guò)程中，公安機(jī)關(guān)的檔案管理人員應(yīng)學(xué)會(huì)如何區(qū)分檔案信息重要程度，準(zhǔn)確評(píng)定檔案信息中可公開(kāi)部分與必須保密部分。而在保密部分檔案信息的處理上，公安檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，將其存入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，以數(shù)據(jù)庫(kù)形式為內(nèi)部相關(guān)人員提供資源利用途徑，并劃分不同的保密等級(jí)，合理限制不同使用者的查看權(quán)限。至于檔案管理部門(mén)與檔案資源使用者的銜接問(wèn)題，則可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案信息的傳輸與接收，并在其中設(shè)置用戶(hù)識(shí)別、數(shù)據(jù)加密、終端識(shí)別等信息加密技術(shù)，以確保信息傳輸?shù)陌踩?。值得一提的是，通過(guò)設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，將有利于公安檔案管理人員對(duì)使用者的管理，但其具體操作必須結(jié)合實(shí)際情況，有針對(duì)性地提供不同等級(jí)的檔案資源服務(wù)，以確保資源的規(guī)范化使用。

2.4 以創(chuàng)新思路提升隊(duì)伍素質(zhì)，為公安檔案管理夯實(shí)人才基礎(chǔ)

人是事物成敗的決定因素，擁有高素質(zhì)人才隊(duì)伍是做好檔案工作的關(guān)鍵。而檔案管理作為一門(mén)邊緣學(xué)科，其重要特征是學(xué)科交叉，知識(shí)融合。因此，新時(shí)期的檔案人員要求政治思想堅(jiān)定，具有廣泛的知識(shí)面和深厚的文化素養(yǎng)，具備文字表達(dá)、信息管理、溝通協(xié)調(diào)等多種能力和發(fā)展?jié)撃埽追Q(chēng)“一專(zhuān)多能”的復(fù)合型人才。而對(duì)于從事公安檔案管理工作的人員，其要求更為嚴(yán)格，即不僅要求理想信念堅(jiān)定，熟悉公安業(yè)務(wù)知識(shí)，精通檔案管理專(zhuān)業(yè)，有很強(qiáng)的組織紀(jì)律性，還要具備熟練的計(jì)算機(jī)操作能力。只有不斷提升人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，才能為公安檔案工作提供強(qiáng)有力的人力保障和智力支持。因此，要在傳統(tǒng)的常規(guī)培訓(xùn)之外，另辟捷徑，加大技能培訓(xùn)力度，爭(zhēng)取更大的成效。以筆者任職分局為例，分局檔案室每年派員參加檔案局開(kāi)辦的檔案管理崗位培訓(xùn)和檔案人員繼續(xù)教育，不斷深化學(xué)習(xí)檔案管理理論，了解掌握新知識(shí)、新技術(shù)；充分利用檔案室網(wǎng)頁(yè)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，供全局各單位專(zhuān)兼職檔案人員學(xué)習(xí)知識(shí)、交流體會(huì)。且在紀(jì)念檔案法頒布25周年時(shí)，組織檔案管理全體人員參加檔案知識(shí)競(jìng)賽，參賽的過(guò)程，通過(guò)比賽來(lái)學(xué)習(xí)、消化、提高相關(guān)檔案管理知識(shí)和技能，加深了檔案管理人員對(duì)檔案工作的了解和管理技能的掌握，獲益匪淺。

立足于新形勢(shì)下，時(shí)代發(fā)展與我黨建設(shè)對(duì)廣公安機(jī)關(guān)檔案管理工作提出更多、更高的要求，推動(dòng)著檔案人員不僅要成為公安機(jī)關(guān)檔案材料的保管者，更要承擔(dān)公安機(jī)關(guān)檔案管理和利用的引導(dǎo)者。

3 結(jié)束語(yǔ)

公安機(jī)關(guān)檔案管理具有種類(lèi)繁多、數(shù)量龐大、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、保密要求高等特點(diǎn)，其范圍涉及業(yè)務(wù)檔案、戶(hù)籍檔案、榮譽(yù)檔案、聲像檔案、文書(shū)檔案等各個(gè)大類(lèi)，僅業(yè)務(wù)檔案就包括刑事偵審、治安處罰、強(qiáng)制戒毒、收容教育、事故處理等三十幾個(gè)類(lèi)別。隨著公安事業(yè)的發(fā)展，檔案數(shù)量也呈幾何級(jí)速度飛速增長(zhǎng)，接近甚至超過(guò)區(qū)縣國(guó)家綜合檔案館的館藏?cái)?shù)量，由此形勢(shì)下，亟需大批高素質(zhì)、高技能、多經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才。而檔案人員素質(zhì)的高低直接決定了檔案質(zhì)量的優(yōu)劣，因此，廣大同行必須嚴(yán)于律己，通過(guò)不斷培訓(xùn)，在實(shí)踐中反復(fù)學(xué)習(xí)、交流和探索，才能成為符合新時(shí)期公安機(jī)關(guān)檔案管理工作要求的現(xiàn)代高素質(zhì)復(fù)合型人才。

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