穿過公司全業(yè)務流程的LMS

◎ 文 《法人》特約撰稿 郭建軍

穿過公司全業(yè)務流程的LMS

◎ 文 《法人》特約撰稿 郭建軍

越來越多的公司首席法務官意識到，傳統(tǒng)的法務管理手段已經很難跟上公司業(yè)務的發(fā)展。于是，先進的LMS被引入公司法務管理

LMS（Legal Management System，現(xiàn)代公司法務管理系統(tǒng)）著力于解決公司法務在流程嵌入上最為棘手的問題，即應該自己建跑道并強制別人都來跑，還是在人流最大的跑道上安裝自己的監(jiān)控設備？好大喜功的公司法務往往會選擇前者，而聰明實干的公司法務會選擇后者。

LMS的強大威力

如果有一天，公司CEO突然向法務部要一份關于公司競爭對手的專利地圖，或者一份面向資本市場的公司合規(guī)治理報告，或者公司到目前為止的對外擔保合同列表，或者公司非洲區(qū)三年來法律糾紛的趨勢，或者公司全球合作律所的清單和費用，相信大部分公司法務部一定會手忙腳亂，然后在慌亂中拿去湊數的資料肯定也差強人意。越來越多的公司首席法務官意識到該問題，傳統(tǒng)的法務管理手段已經很難跟上公司業(yè)務的發(fā)展。于是，先進的LMS被引入公司法務管理，配備了強大數據處理能力的LMS不僅會讓首席法務官表現(xiàn)得很從容，而且還能更加及時準確地提供CEO最想要看到的東西。

這只是LMS強大功能的冰山一角。在跨國公司，LMS越來越得到高層管理者青睞的原因在于它在公司內部控制方面的效率提升作用尤為明顯，在很多公司，是否擁有一個廣泛使用并運行流暢的LMS已經成為其管理成熟度的評價標準之一。LMS是現(xiàn)代公司法務管理系統(tǒng)化的集大成者，公司法律合規(guī)風控等各項管控動作都必須依賴LMS的大力推動，以保證各項任務的過程監(jiān)控和落地執(zhí)行，公司法務也因為LMS的協(xié)助，業(yè)務參與的深度和廣度得以大幅擴張。

LMS在公司管理的聲譽日隆完全是因為巨大新增業(yè)務的推動，特別是在全球化運營的背景下，公司法律事務日益復雜，法律風險與業(yè)務活動互相融合滲透，傳統(tǒng)的法務控制管理手段日益捉襟見肘，已經無法適應業(yè)務的發(fā)展。因此，很多大公司起初開發(fā)LMS完全是被動的，日漸增加的業(yè)務類型和業(yè)務規(guī)模都對傳統(tǒng)管理者的管理張度和管理水平提出了挑戰(zhàn)，逼迫首席法務官必須進行管理系統(tǒng)的變革。LMS的強行闖入雖然讓很多公司法務很不適應，但這至少說明公司的體量已經達到了一個關鍵的重量級，這對大部分公司來講確實是個好消息。

LMS是什么

這里可以給LMS下一個簡單的定義：LMS是一個商業(yè)組織為了加強運營中的法律風險控制，通過運用信息化的手段打通組織內部雜亂無序的法務管理模塊，整合相對分散的法律風險數據并梳理出關鍵風險點，然后將法律風險控制的動作逐個嵌入公司其他各項業(yè)務中而建立起來的公司相對完整統(tǒng)一的法務管控平臺系統(tǒng)。

從以上定義可以判斷，LMS首先是一個業(yè)務流程，并將法務的管控直接插入各個業(yè)務環(huán)節(jié)；LMS還是一個信息平臺，匯總了公司法務所轄的所有模塊業(yè)務，比如合同信息、案件信息、專利信息和安全信息等，公司律師可以按照授權進行相關信息的查詢；同時，LMS還是一個分析工具，它可以源源不斷地為公司提供很多業(yè)務的專項分析和預測；最終，LMS是一種管控手段，它通過各種現(xiàn)代化的科技手段加強了公司對公司整體業(yè)務的風險管控力度。

LMS的價值表現(xiàn)在兩方面，其一是對業(yè)務的控制能力，LMS通過信息化將制度設計、流程梳理、行為規(guī)范、懲戒處罰等串聯(lián)在一起，這樣會更加符合新的業(yè)務需求。例如，LMS實現(xiàn)了公司律師對關鍵流程的控制，將法律審核設置為不可逾越的節(jié)點，通過嵌入業(yè)務流程，使合規(guī)合法審核成為公司重大決策和經營行為的先決條件。然后通過設置法律人員在流程中的

不同授權，使其能對各類行為進行實時監(jiān)控和及時預警，風險控制的準確性和有效性大幅提高。其二是對業(yè)務的推動能力，LMS實現(xiàn)了對關鍵流程的規(guī)范化，將外部監(jiān)管要求內化為內部控制要素，并通過準確的數據統(tǒng)計和經驗沉淀，為決策人識別和判斷業(yè)務風險提供準確可靠的專業(yè)意見，對業(yè)務中存在的高風險行為及時進行糾偏和引導，通過標準化、規(guī)范化、網絡化的工作平臺，反過來會推動業(yè)務的向前發(fā)展。

公司法務管理的電子化不是LMS

將日常落于紙面檔案的法務管理進行ⅠT電子化就是LMS，這是一個巨大的認識誤區(qū)，如果這么簡單，公司根本就不需要耗費大量人力物力推行LMS，但實踐中，這樣理解LMS的公司法務甚至首席法務官卻不在少數。必須清楚，將公司法務管理從人工手動形式向簡單電子化的轉化不是LMS想達到的目標，這種錯誤的思想認識不僅使大量的偽劣LMS大行其道，更嚴重的是這些偽劣LMS的差勁表現(xiàn)使公司管理者對真正的LMS失去信心并再難以推行。要理解LMS，必須要清醒地認識到一個科學有效的LMS與電子化版法務管理的區(qū)別，這些差別將深刻影響到LMS的頂層設計以及其是否能匹配公司的法務管理戰(zhàn)略。

◆LMS的核心是流程控制

電子化的法務管理除了無紙化辦公外，跟實際中運轉的法務管理動作無實質區(qū)別，甚至因為電子化可能會帶來許多溝通障礙，所以經?？吹?，跨部門人員兩三句話可以解決的問題，因為偽LMS的推行而需要反復很多低效的回合。LMS最重要的功能不是日常工作的ⅠT化，而是通過信息化的手段，實現(xiàn)傳統(tǒng)法務管理無法實現(xiàn)的控制功能，以轉型升級法務管理的動作。因此，LMS在設計啟動時，就和簡單的電子化的路徑不一樣，最重要的是公司法務從流程控制的高度進行周全先進的設計，這樣的LMS就已經成功了一半。

相較于傳統(tǒng)的法務管理，LMS在控制力上有絕對的優(yōu)勢，因為冰冷的流程一旦定下來就不可逾越，不管對錯或者是否合理，這樣大大地減少了許多人為因素。具體來說，一般的公司法務部首先是處理好合同和糾紛，而更優(yōu)秀一些的會通過長期的經驗積累在公司內部輸出大量的規(guī)范文件（據調查，80%的公司法務管理動作一般都會在制定并發(fā)布管理制度這個階段止步），而事實上這才是法務管理開始真正涉足公司內部控制的第一步。制度如果沒有流程控制，就是塵封于高閣的一摞廢紙，現(xiàn)代公司的首席法務官深刻地注意到這一點，他們期望通過信息化的LMS，將抽象的制度拆解出具體的關鍵控制點，再將這些關鍵控制點配置到業(yè)務流的每個環(huán)節(jié)，這樣在整個公司的業(yè)務運轉中，法務管控的每一個動作都會清晰地展現(xiàn)在使用者面前。

◆LMS的趨勢是從封閉走向共享

大部分公司法務對LMS的開放性諱莫如深，通常也只給業(yè)務部門開一個很小權限的入口，理由是LMS承載了太多高級保

密的資料，如果開放則會導致泄密。而真實理由可能是這樣，公司法務不愿意讓外部部門接觸到太多的資料和信息而顯得自己無用。其實，這種封閉的現(xiàn)象并不是法務部獨有的，而是在其他部門都普遍存在，每個部門都有對外保留神秘感的沖動，這樣可以多給自己留些退路，但部門間的層層壁壘由此形成。

開放共享對LMS的推廣有諸多好處，LMS是一種方法和工具，只有讓使用的人感覺體驗非常好并且對工作很有用才能成為他們的工作伴侶，這比一紙行政命令效率要高得多。事實上，大部分LMS儲存的資料都可以公開和共享，而對于需要保密的資料則完全可以通過信息安全技術的手段進行有效隔離，例如，混合云是一種兩全其美的選擇，通過混合云，它們不僅可以在私有云上存儲數據及應用，還可以在公有云上進行共享和交流。從封閉走向開放共享是LMS發(fā)展的必由之路。

◆LMS的競爭力在大數據分析

LMS的強大之處還在于其大數據的收集和分析能力。這里面有兩個層面的問題，一是信息的沉淀和收集，二是信息的分析和使用。大量的信息源于日常的工作積累，傳統(tǒng)的法務管理在這一塊做得應該還不錯，嚴格勤勉的檔案管理保證了有案可查。但只有信息而沒有必要的分析，信息的效用就會大打折扣而成為僵尸數據。LMS的設計者著力于徹底解決這一問題，它不僅將所有法律風險的信息儲存起來，而且能從這些海量的信息中提取有用有規(guī)律的數據，并源源不斷地將這些分析數據提供給首席法務官和CEO。

隨著現(xiàn)代公司法務的擴張，公司也越來越依賴LMS大數據的支持，例如通過LMS調取的歷年公司法律糾紛和訴訟的分析，公司管理者可以很清楚地知道公司面臨哪些類別的重大風險和法律漏洞，然后才能進行亡羊補牢。LMS還不僅僅止步于此，而是有更高遠的理想，LMS已經看到移動云計算將是未來系統(tǒng)發(fā)展的一大特征，它可以讓用戶徹底擺脫辦公室的束縛，保證用戶可以隨時隨地利用LMS的數據庫進行信息傳導和工作交流?！耙苿踊ヂ?lián)網+LMS”會讓法律風控的工作如虎添翼。

◆LMS不一定是獨立的系統(tǒng)

大多數公司法務都希望有一套完整并且獨立的ⅠT系統(tǒng)對應著公司法務的業(yè)務工作，這樣做對公司法務來講當然最方便省事，但事后證明這種想法愚不可及。公司法務常常會搬出律所管理的ⅠT最佳實踐，但卻忘掉了公司律師與社會律師存在根本的區(qū)別。公司LMS與律所ⅠT最大的不同也在這里，LMS必須跟公司的主營業(yè)務在一起，而律所的主營業(yè)務就是法律事務，所以可以很容易地分出明確的合同管理、合規(guī)管理、風險管理等系統(tǒng)。

LMS著力于解決公司法務在流程嵌入上最為棘手的問題，即應該自己建跑道并強制別人都來跑，還是在人流最大的跑道上安裝自己的監(jiān)控設備和測速儀器。好大喜功的公司法務往往會選擇前者，而聰明實干的公司法務會選擇后者。這么講應該很清晰，一個公司業(yè)務的主航道應該只有一個，它是由研發(fā)、產品、市場、營銷等主流業(yè)務組成，所有其他的職能部門應該在這一跑道上運行還是單獨建跑道不言自明。

盡管如此，很多大公司的法務部還是固執(zhí)地選擇去開發(fā)一套獨立的法務管理系統(tǒng)，原因在于，他們在嘗試將LMS與公司的ERP對接或者融入中遇到前所未有的困難，如果一個溝通能力較弱的公司律師再遇上一個對風險控制反感的業(yè)務領導，這種挫敗感會更加強烈。獨立的LMS開發(fā)容易但落地難，因為公司法務管控的職能定位和龐雜的業(yè)務類型，不接地氣的LMS在事后推行中一定會遇到前所未有的阻力。公司法務追求整體控制沒有錯，但如果LMS整體獨立開發(fā)而不是跟隨主流系統(tǒng)則會被證明是背離初衷。

LMS不是萬能的，人才是最重要的

LMS的功能雖然強大，但絕不是萬能的，如果期望通過LMS的上馬解決法務管理中的所有問題，結果一定會令人很失望。LMS更多的時候是提供另外一種管理的可能，充當好法務管理的助手并使聰明管理者的工作更加精致。其實，不論在LMS的設計時，還是LMS的實施中，人才是最重要的因素，就像一頭血液優(yōu)良的種馬，如果沒有合適的騎手，它永遠不可能在比賽中拿到頭牌。

進一步講，我們相信機器設備在分析海量信息時會變得越來越聰明，但是在瞬息萬變的世界里，人的判斷力將變得更加重要。過于相信ⅠT供應商對法務管理功能的定制，而忽略公司法務在過程中的控制，會大大減損LMS的功能效果。道理很簡單，業(yè)務總是變化的，公司法務也總是需要根據不同的管理場景對LMS的系統(tǒng)設計進行不斷修正，而且為了提升用戶的使用和體驗，公司法務還需要耐心地對用戶進行培訓，這樣才能最大化地發(fā)揮LMS的價值。

特別需要提醒的是：在業(yè)務流與控制流的平行進程中，公司法務應該始終留意LMS對效率的影響。流程是死板的，人卻是靈活的，風控雖然一定要犧牲效率，但如果每次流程審計中，LMS的效率總是排在全公司的最后就會有很大的問題。在公司整體的風險控制體系中，LMS是重要的內控載體，風險管控的效果取決于執(zhí)行情況，如果因為LMS效率低下而遭遇用戶的消極抵抗則會大大影響LMS的目標實現(xiàn)。因此，LMS信息系統(tǒng)一定要注重與公司的商業(yè)目標、管理模式和人員素質相結合，與公司的需求和發(fā)展階段相適應，以確保不會成為擺設。

（作者系酷派集團副總裁兼首席法務官，法學博士）