電大學(xué)籍管理中存在的問題及對策初探

毛雪燕

摘要：學(xué)籍管理是一項(xiàng)貫穿學(xué)生在學(xué)始終的管理工作，開放教育模式下學(xué)籍管理必須適應(yīng)電大開放教育的發(fā)展趨勢。本文以朝陽分校為例結(jié)合開放教育下學(xué)籍管理特點(diǎn)，梳理總結(jié)日常工作中出現(xiàn)的具有代表性問題，展開了一系列對策初探。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；開放教育；成人

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）51-0012-02

學(xué)籍管理是開放教育教學(xué)管理工作的重要組成部分，是學(xué)校全面掌握在校學(xué)生情況、維護(hù)正常教學(xué)秩序以及提高教師教學(xué)質(zhì)量的重要手段之一。開放教育這種個性化的學(xué)習(xí)方式要求高質(zhì)量高效率的教學(xué)管理方式與之相配套，及時發(fā)現(xiàn)并解決學(xué)籍管理中遇到的問題對開放教育教學(xué)質(zhì)量的提升以及教學(xué)改革的推進(jìn)具有重要意義。

一、開放教育學(xué)籍管理特點(diǎn)

1.管理中體現(xiàn)個性化管理。在開放教育模式下學(xué)習(xí)對象呈現(xiàn)出明顯的多樣性、動態(tài)性[1]，不受年齡、工作、時間、地域的限制都可以積極參加學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)的過程中學(xué)生可以依據(jù)現(xiàn)實(shí)狀況自主選擇學(xué)習(xí)方式、掌控學(xué)習(xí)進(jìn)度、利用課堂、多媒體網(wǎng)絡(luò)等形式開展學(xué)習(xí)。學(xué)生參加電大學(xué)習(xí)的目的不統(tǒng)一，背景、學(xué)習(xí)能力不同，學(xué)習(xí)進(jìn)度存在差異，這就要求傳統(tǒng)的以班級為單位的管理方式中必須融入利于學(xué)生發(fā)展的個性化管理，學(xué)籍管理作為貫穿學(xué)生學(xué)習(xí)生涯始終的一項(xiàng)管理工作，更要體現(xiàn)出個性化。

2.學(xué)制彈性制?！侗本╇姶箝_放教育學(xué)籍管理辦法》中規(guī)定：電大開放教育“實(shí)行完全學(xué)分制管理，學(xué)生學(xué)籍從入學(xué)注冊起8年內(nèi)有效”。根據(jù)這一規(guī)定，學(xué)生入學(xué)注冊后按照該級專業(yè)規(guī)則學(xué)習(xí)，既可以嚴(yán)格按照學(xué)校的課程安排學(xué)習(xí)、參加考試，選擇在達(dá)到最低年限時申請畢業(yè)；也可以根據(jù)個人生活、工作時間靈活掌握，選擇在8年的學(xué)籍有效期到達(dá)之前完成課程學(xué)習(xí)申請畢業(yè)，一定程度上緩解了工學(xué)矛盾，讓學(xué)生在寬松的環(huán)境下順利完成學(xué)業(yè)。

3.管理手段逐步現(xiàn)代化。2010年《中央廣播電視大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)（CPS1.0）》的全面推廣使得以電子管理為主、手工管理為輔的管理方式成為現(xiàn)實(shí)，開放教育學(xué)生的整個學(xué)籍過程都可以通過該系統(tǒng)順利查詢；在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的覆蓋下甚至可以完成全國范圍內(nèi)學(xué)生課程注冊、畢業(yè)預(yù)審、學(xué)位預(yù)審網(wǎng)上完成，極大限度地優(yōu)化了管理過程。2009年“藍(lán)卓移動校園”和2011年“北京電大短信平臺”的全面普及惠及了基層辦學(xué)單位的管理人員以及學(xué)生本人。

二、電大朝陽分校學(xué)籍管理的現(xiàn)狀與存在的問題

1.辦學(xué)規(guī)模大、專業(yè)數(shù)量多。我校自1999年承辦電大開放教育至今走過了15個年頭，截至2014年1月，在市電大開展招生的?？?5個專業(yè)、本科15個專業(yè)中，目前我校開設(shè)了工商管理、行政管理、會計(jì)、金融、護(hù)理、建筑施工、工程造價等14個專業(yè)；工商管理、行政管理、會計(jì)學(xué)、金融學(xué)、護(hù)理學(xué)、土木工程、學(xué)前教育等13個專業(yè)，注冊人數(shù)達(dá)到2672人，在校生3000余人。到2014年3月為止，專、本科畢業(yè)學(xué)生累計(jì)達(dá)到近8000人，近500人獲取學(xué)士學(xué)位；畢業(yè)生、學(xué)位獲取人數(shù)分別穩(wěn)定在全市第7名、第4位左右。

2.大規(guī)模下的流失率。統(tǒng)計(jì)我校2008年秋季到2014年春季的新生注冊數(shù)據(jù)，從招生錄取到注冊繳費(fèi)這一環(huán)節(jié)，流失的學(xué)生平均達(dá)到了10%；統(tǒng)計(jì)我校2008年秋季到2014年春季的各類轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、因故休學(xué)失去聯(lián)系等數(shù)據(jù)，在課程的學(xué)習(xí)過程中學(xué)生的流失率達(dá)到了8%左右。無論是開設(shè)了多年的成熟專業(yè)還是近年新開設(shè)的專業(yè)，從學(xué)生報名入學(xué)到注冊繳費(fèi)，再到進(jìn)行開設(shè)課程的學(xué)習(xí)，這兩個過程均存在一定流失率。

3.彈性學(xué)制下的遺留生。學(xué)生學(xué)籍入學(xué)注冊起8年內(nèi)有效是電大開放教育的辦學(xué)特色之一。我們將廣義上的遺留生定義為：電大開放教育學(xué)生在該年級、該專業(yè)所適用的專業(yè)規(guī)則規(guī)定的最短學(xué)習(xí)年限內(nèi)，未獲取所規(guī)定課程最低學(xué)分，無法達(dá)到畢業(yè)條件；或者雖已經(jīng)獲得規(guī)定課程最低學(xué)分，但因某些原因暫時不申請畢業(yè)的學(xué)生。隨著近些年來辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、專業(yè)的增多，各個專業(yè)都出現(xiàn)了數(shù)量不等的遺留生，為學(xué)籍管理帶來了許多后續(xù)問題。

4.各專業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀不均衡。為了發(fā)展開放教育穩(wěn)定在校生規(guī)模，我校招生辦進(jìn)行了一系列的生源測算，根據(jù)朝陽區(qū)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢和周邊人才缺口，從2008年秋季起擴(kuò)充了一定數(shù)量的新專、本科專業(yè)。通過對2010年秋季到2013年秋季連續(xù)7個學(xué)期的注冊、畢業(yè)、學(xué)位獲取等情況的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，可以得出以下分析結(jié)果：（1）專業(yè)人數(shù)：本科中行政管理、工商管理、會計(jì)學(xué)3個專業(yè)；?？浦行姓芾怼⒐ど坦芾?、會計(jì)學(xué)3個專業(yè)，人數(shù)具有很大穩(wěn)定性，并呈現(xiàn)出逐年小幅上漲的趨勢。本科中英語（商務(wù)）、計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)、法學(xué)3個專業(yè)；專科中護(hù)理學(xué)、物流管理、物業(yè)管理、計(jì)算機(jī)4個專業(yè)，人數(shù)大致穩(wěn)定但呈現(xiàn)逐年遞減趨勢。（2）畢業(yè)生人數(shù)：近7個學(xué)期我校畢業(yè)生總?cè)藬?shù)在每學(xué)期277人到325人之間，每年春、秋兩季畢業(yè)生人數(shù)基本保持穩(wěn)定。但畢業(yè)生人數(shù)明顯低于該季招生人數(shù)，也就是說在校生的規(guī)模在不斷加大，其中有相當(dāng)數(shù)量的遺留生存在。（3）本科學(xué)位獲?。涸诒究埔呀?jīng)有畢業(yè)生的9個專業(yè)中，選取近7個學(xué)期中畢業(yè)生超過三屆的專業(yè)進(jìn)行比較。受到畢業(yè)論文成績制約，學(xué)位獲取率小于10%的專業(yè)為會計(jì)學(xué)、小學(xué)教育；受到學(xué)位外語考試制約，學(xué)位獲取率在30%左右的專業(yè)為行政管理、英語（商務(wù)），在50%左右的專業(yè)為工商管理、計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)。近7個學(xué)期本科畢業(yè)生無論從學(xué)位獲取總數(shù)量還是從占畢業(yè)人數(shù)百分比統(tǒng)計(jì)，工商管理、計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)、行政管理這幾個專業(yè)明顯優(yōu)于英語（商務(wù)）、會計(jì)學(xué)、小學(xué)教育等專業(yè)，呈現(xiàn)出階梯排列。

5.多重現(xiàn)代化管理手段并用。電大作為遠(yuǎn)程開放教育一種重要形式，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的手段使傳統(tǒng)教育掙脫出了時間和地域上的束縛有了更開放、更寬廣的發(fā)展空間。伴隨中央電大2010年網(wǎng)絡(luò)版教務(wù)管理軟件的全面推廣，中央電大、市電大、分校間有了統(tǒng)一的后臺數(shù)據(jù)庫，學(xué)籍管理的注冊、信息清理、學(xué)籍異動、畢業(yè)審核、學(xué)位審核等大部分模塊都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，提高了管理的準(zhǔn)確性與時效性。我校導(dǎo)學(xué)教師與學(xué)生間的溝通除了通過“朝陽電大在線平臺”中的班主任論壇外，還應(yīng)用了“藍(lán)卓短信平臺”與“北京電大短信平臺”，做到信息暢通，即時及時，大大節(jié)省了工作時間與工作成本。

三、對改革學(xué)籍管理的思考

1.以學(xué)生為本的個性化管理。電大開放教育學(xué)籍管理工作應(yīng)本著“以學(xué)生為本”的教學(xué)管理思想，不僅僅要從一個管理者的角度去看待學(xué)籍管理工作，更要樹立為學(xué)生服務(wù)的意識，尊敬平等地對待每位學(xué)生，發(fā)掘?qū)W生的個性特點(diǎn)，更好地為學(xué)生服務(wù)。根據(jù)工作背景、學(xué)習(xí)初衷不同可以將學(xué)生分為兩大類，針對這兩大類學(xué)生特點(diǎn)分別管理：第一大類學(xué)生由于缺乏社會經(jīng)驗(yàn)、急于獲取學(xué)歷證書往往在學(xué)習(xí)中容易表現(xiàn)出浮躁、輕易放棄的特點(diǎn)，對導(dǎo)學(xué)教師的管理提出諸多質(zhì)疑甚至產(chǎn)生抵抗情緒。對待這樣的學(xué)生需要學(xué)籍工作人員與導(dǎo)學(xué)教師具備高度責(zé)任感并付出較大耐心，將思想教育同時融入到管理之中，不僅要通過多種形式鼓勵學(xué)生堅(jiān)持學(xué)業(yè)，更要建立多種溝通方式及時掌握學(xué)生的心理動態(tài)為其提供服務(wù)，建立學(xué)生對學(xué)校的信任感。第二大類學(xué)生具備較強(qiáng)的自我管理能力與較高的自覺性，珍惜學(xué)習(xí)機(jī)會、課業(yè)上努力追求上進(jìn)，經(jīng)常主動聯(lián)系學(xué)校為全班同學(xué)服務(wù)。對待這樣的學(xué)生適時鼓勵其爭取獲得學(xué)位、積極申請獎學(xué)金、申報“優(yōu)秀畢業(yè)生”等，能夠在該專業(yè)學(xué)生中起到一定的表率作用。

2.保持專業(yè)設(shè)置連貫性及課程設(shè)置的穩(wěn)定性。近年來隨著我校專業(yè)設(shè)置的調(diào)整與教學(xué)改革的不斷深入，出現(xiàn)了為數(shù)不少的斷檔專業(yè)與斷檔課程。我校本科13個專業(yè)中的3個主要專業(yè)、專科14個專業(yè)中的3個主要專業(yè)，一共6個專業(yè)的注冊人數(shù)就占到了總注冊人數(shù)的二分之一，余下的專、本科共20個專業(yè)注冊人數(shù)為總注冊人數(shù)的一半。保持專業(yè)設(shè)置的連貫性以及課程設(shè)置的穩(wěn)定性是穩(wěn)定學(xué)校教學(xué)規(guī)模、均衡專業(yè)發(fā)展的重要先決條件，不但有利于宏觀掌控學(xué)校運(yùn)營狀態(tài)、合理配置教學(xué)資源，也為教育教學(xué)管理工作的展開提供了有章可循的便利條件。

3.發(fā)揮系統(tǒng)優(yōu)勢提高遺留生的畢業(yè)率。在對待遺留生的問題上已經(jīng)摸索出了切實(shí)可行的分類管理方式，面授課缺失問題在電大系統(tǒng)已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)的基礎(chǔ)上，有兩種途徑可以解決：第一，充分發(fā)揮電大系統(tǒng)化辦學(xué)的優(yōu)勢，通過聯(lián)系相鄰的分校負(fù)責(zé)人以及授課教師，為學(xué)生提供寶貴的面授課機(jī)會并對其課業(yè)進(jìn)行指導(dǎo)，讓學(xué)生有歸屬感，認(rèn)為學(xué)校還是關(guān)心他們的。第二，利用中央電大—市電大—分校三級教學(xué)網(wǎng)絡(luò)平臺上內(nèi)容豐富、形式多樣的課程資源，鼓勵學(xué)生進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，即使專業(yè)調(diào)整、取消了，教學(xué)資源依舊保留，可以供廣大學(xué)生在線或下載使用。

4.充分發(fā)揮學(xué)生的主觀能動性。學(xué)籍管理工作需要聯(lián)系實(shí)際充分考慮學(xué)生的需求與身心特征讓學(xué)生參與到分校管理過程中來，不能無視學(xué)生的主體作用。首先要引導(dǎo)學(xué)生能夠自我管理，面對的大多數(shù)學(xué)生已經(jīng)成年這一現(xiàn)狀，學(xué)校要將管理定位在指導(dǎo)型管理而非限制型管理上。此外，鼓勵學(xué)生參與管理也十分重要，學(xué)期我校會定期召開學(xué)生代表座談會，聽取學(xué)生代表對學(xué)籍管理方面的意見與建議，各年級、各專業(yè)的學(xué)生推薦產(chǎn)生班干部，各學(xué)習(xí)小組推舉出小組長，班干部與小組長在學(xué)籍管理工作的開展中能發(fā)揮其重要職能，極大地調(diào)動了全體學(xué)生參與學(xué)校管理的積極性。

總之，學(xué)籍管理工作是電大開放教育模式下學(xué)校管理的重要內(nèi)容之一，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)全過程的管理。學(xué)籍管理工作的每一處細(xì)節(jié)都應(yīng)體現(xiàn)出“以學(xué)生為本”的管理思想，每一項(xiàng)瑣碎的工作也蘊(yùn)含著學(xué)籍管理人員對工作的深刻思考。只有不斷梳理工作中出現(xiàn)的典型問題、尋求解決方法，才能使管理水平再上新臺階，切實(shí)為提高教學(xué)質(zhì)量服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王玉娟.電大現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放教育學(xué)籍管理的探索[J].北京廣播電視大學(xué)學(xué)報，2005，（3）.