現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究

馬兆全

蘭陵縣人民醫(yī)院 山東蘭陵 277799

近年來，我國在積極進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，對檔案管理工作的重要性產(chǎn)生了深刻認(rèn)知，在這一背景下，醫(yī)院運(yùn)行中對檔案管理模式改革進(jìn)行了有效應(yīng)用，過程中實(shí)現(xiàn)了資源的高度整合，應(yīng)用集中保管綜合檔案館的方式取代了傳統(tǒng)的專業(yè)檔案分散保管模式；同時(shí)還積極進(jìn)行了檔案管理體制的創(chuàng)新，即醫(yī)院在運(yùn)行過程中設(shè)立了專門的檔案行政主管部門，取代了傳統(tǒng)檔案行政管理各自為政的模式；更重要的是應(yīng)用開放服務(wù)取代了傳統(tǒng)封閉利用的模式，極大的提升了醫(yī)院檔案的應(yīng)用效率。在對檔案管理模式改革進(jìn)行有效應(yīng)用的背景下，有效提升了醫(yī)院的檔案管理工作水平。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理理念落后

大多數(shù)醫(yī)院比較重視自身業(yè)務(wù)的發(fā)展和新技術(shù)的運(yùn)用，但對于檔案資源管理的重要作用并未充分認(rèn)識，只停留在資料查閱階段，并未認(rèn)識到檔案資源能夠幫助醫(yī)院工作得到更高的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院在長期發(fā)展過程中形成了重醫(yī)療、輕管理的現(xiàn)狀，對于檔案管理工作更是放任自流，毫無規(guī)劃。管理理念的落后導(dǎo)致了檔案管理工作長期不受重視，管理人員、設(shè)備設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等嚴(yán)重短缺。

1.2 缺乏檔案管理意識

在醫(yī)療體制改革不斷深入的背景下，醫(yī)院運(yùn)行過程中對內(nèi)部管理工作的重要性產(chǎn)生了深刻認(rèn)知，然而多數(shù)醫(yī)院將管理工作的重點(diǎn)放在了醫(yī)療科研以及成本管理等方面，忽視了檔案管理工作的重要性，呈現(xiàn)出缺乏檔案管理意識的現(xiàn)象，集中表現(xiàn)在檔案管理工作人員資料搜集不及時(shí)、不全面、不規(guī)范等方面問題，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案的使用時(shí)間以及檔案管理工作質(zhì)量。

1.3 缺少專職檔案管理人員

施工現(xiàn)場繁忙，待整理的資料瑣碎，如果不能及時(shí)歸檔，可能造成資料的堆積，無法選取有效的材料，致使工程檔案資料不夠完整。除了必要的主體資料歸檔外，其余配套檔案材料易丟失。檔案管理過程不僅需要心細(xì)、有條理，而且對醫(yī)院工程流程和工程本身要有一定的了解和認(rèn)識。醫(yī)院工程檔案管理普遍缺乏復(fù)合型人才，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高或是由各部分人員分散代管，檔案資料則不能統(tǒng)一管理，不利于工程檔案未來的借閱和使用，難以適應(yīng)工作需要。

2 醫(yī)院檔案管理的對策

2.1 樹立正確的管理理念

醫(yī)院檔案管理工作的良性發(fā)展，離不開正確管理理念的引導(dǎo)。管理層在實(shí)際工作中要建立現(xiàn)代化的管控機(jī)制，指導(dǎo)檔案工作人員及其他人員認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，進(jìn)而一步步建立健全檔案管理機(jī)制。相關(guān)部門要將現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)引入到檔案管理工作中，充分利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等技術(shù)，提高工作科學(xué)性，滿足科研對檔案數(shù)據(jù)的要求，達(dá)到預(yù)期的管理目的[1]。加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變員工對檔案管理工作的看法，通過參觀、會議強(qiáng)調(diào)、實(shí)例講解等活動，使員工充分認(rèn)識檔案管理工作，了解檔案管理工作的實(shí)際狀態(tài)。

2.2 科學(xué)應(yīng)用數(shù)字化檔案信息

在信息時(shí)代背景下，醫(yī)院在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)加大對信息技術(shù)的應(yīng)用力度，高度重視檔案管理工作的信息化和數(shù)字化建設(shè)。一方面，及時(shí)更新檔案信息資源管理模式，樹立全新的檔案管理理念，明確檔案信息資源的價(jià)值；另一方面，有關(guān)部門應(yīng)加大對基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的建設(shè)力度，對醫(yī)院運(yùn)行過程中產(chǎn)生的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行全面整合，通過有效進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、提升檔案室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)獨(dú)立性等途徑，隔離辦公網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，確保數(shù)據(jù)傳輸中呈現(xiàn)出較高的安全性。并且，醫(yī)院檔案管理人員在日常工作中，還必須合理配置檔案管理系統(tǒng)硬件、網(wǎng)絡(luò)軟件與容量，科學(xué)選擇掃描軟件以及圖像處理軟件，對檔案信息進(jìn)行合理處理，確保醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)部門之間的系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)有效連接，最終從根本上提升檔案資料完善性。

2.3 實(shí)施多樣化管理

科技日新月異，檔案管理的方式方法和技術(shù)手段也隨之不斷改變。我國制定的《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678．1-1999），已屬于多媒體電子文件檔案管理，是以現(xiàn)代化手段整合工程檔案的信息資源，使檔案的管理層次實(shí)現(xiàn)了一個(gè)質(zhì)的飛躍。先進(jìn)管理技術(shù)的應(yīng)用，不僅可提高檔案管理水平，更利于檔案新型管理模式的深入探索。

2.4 增加軟硬件投入，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

逐步增加對檔案工作人、財(cái)、物相關(guān)方面的投入，增加檔案用房和設(shè)備，充分運(yùn)用信息技術(shù)，根據(jù)工作實(shí)際積極開發(fā)和運(yùn)用現(xiàn)代的信息軟件，提高檔案錄入、查詢效率，增加檔案分析轉(zhuǎn)化能力，提高利用率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

2.5 正確應(yīng)對信息化給檔案管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

檔案信息化是在檔案管理活動中充分利用現(xiàn)代化的信息手段和處理技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處理、分析和管理。信息化對于檔案管理是一把雙刃劍，帶來了機(jī)遇同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員要勇于接受信息化帶來的機(jī)遇，充分利用信息化給檔案管理保存、歸檔方式、服務(wù)模式、共享與利用等方面帶來的機(jī)遇，同時(shí)也要積極應(yīng)對信息化對檔案安全、人員素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理信息化是大勢所趨，是提高醫(yī)院整體競爭力的歷史必然，只有充分利用好信息化這一把雙刃劍，使檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，才能提高醫(yī)院整體競爭水平，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[2]。

3 結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)療體制改革不斷深入的背景下，醫(yī)院運(yùn)行過程中需要面對更加激烈的市場競爭環(huán)境，這就要求醫(yī)院積極加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升自身的綜合競爭力。而檔案管理工作是醫(yī)院內(nèi)部管理工作的重要內(nèi)容之一，對于推動醫(yī)院的健康發(fā)展具有重要意義。因此，新時(shí)期，有關(guān)人員在日常工作中應(yīng)對檔案管理工作的重要性產(chǎn)生深刻認(rèn)知，并實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理中檔案管理模式改革的有效運(yùn)用，為提升醫(yī)院檔案管理工作水平奠定良好基礎(chǔ)。