小功能，大便利

潘雪松

湖南省郵電印務(wù)公司是郵政信封印刷定點企業(yè)，每年年底有數(shù)萬個規(guī)格相似的信封印制活件，如果逐個排版，印前工作量非常大，印前部門的制作員即使通宵達(dá)旦也應(yīng)付不過來。我們通過運用InDesign的數(shù)據(jù)合并功能，成功地完成了同規(guī)格產(chǎn)品的批量排版和拼版作業(yè)，很好地解決了這一問題。

以七號信封為例，每個信封的排版包含一個客戶定制圖稿、一個標(biāo)準(zhǔn)信封圖和一行編號文字（如圖1）。如果采用傳統(tǒng)的方法，制作員會把客戶的定制圖稿處理好以后，生成圖片、PDF或EPS文件，再和標(biāo)準(zhǔn)信封圖、編號文字排到一個信封頁面上，構(gòu)成一個完整的信封排版文件。逐個處理這些文件不僅工作量大，而且非常容易出錯。

本文介紹的運用InDesign的數(shù)據(jù)合并功能批量完成同規(guī)格產(chǎn)品的排版和拼版方法的大體思路如下：先將客戶定制圖稿進(jìn)行規(guī)范化處理，并統(tǒng)一編號歸檔，再將客戶定制圖稿的地址信息等內(nèi)容收集到表格中，導(dǎo)出純文本文件，然后將此文件作為數(shù)據(jù)源導(dǎo)入到InDesign中，最后利用數(shù)據(jù)合并功能生成排版或拼版文件。

排版的具體操作步驟

1.處理和規(guī)范客戶定制圖稿

在信封的3個排版元素中，標(biāo)準(zhǔn)信封圖和編號文字的大小和位置是固定的，只有客戶定制圖稿的大小和位置不固定。而為了采用批處理方式，就必須將其固定下來。展開的七號信封含出血的尺寸是269mm×349mm，因此，在處理客戶定制圖稿時，我們將尺寸全部規(guī)范成269mm×349mm。然后按系統(tǒng)提供的編號進(jìn)行命名（如圖2）。這個環(huán)節(jié)的工作既復(fù)雜又非常重要，常常出現(xiàn)細(xì)節(jié)上的錯誤，所以這一環(huán)節(jié)我們會派出最精干的熟手來執(zhí)行。

2.收集客戶定制圖稿的相關(guān)信息

采用Excel或者WPS將客戶定制圖稿的文件編號和文件所在的地址信息整理成如圖3所示的列表。第一行為表頭，圖片地址一欄的表頭一定要以“@”符號開始。

如果文件數(shù)量巨大，那么逐項整理這些信息仍然會浪費大量人工，這里筆者介紹一個小竅門，即通過DOS命令自動完成信息收集工作，具體操作如下。

在“開始”菜單下選擇“運行”，輸入“cmd”，回車，進(jìn)入DOS界面，在命令行中輸入（為了顯示清楚，這里用下劃線代表空格，實際錄入時應(yīng)輸入空格鍵）：

dir_f：＼工作＼應(yīng)用可變數(shù)據(jù)拼版或排版＼_/s_/b_>c：＼list.txt

這行DOS命令被空格分為5段，每段所代表的含義如表1所示。

3.將收集的信息存儲為Unicode文本

InDesign是基于Unicode編碼的軟件，這里我們需要將收集的信息存儲為 Unicode文本，以便導(dǎo)入到InDesign中。

如果收集信息采用的軟件是WPS，則可以直接在軟件中選擇將表格存儲為“Unicode文本”。如果收集信息采用的軟件是Excel，則需要先將表格存儲為“文本文件（制表符分隔）”，再將這個文件用系統(tǒng)自帶的記事本另存為“Unicode文本”。這里，我們存儲的Unicode文本文件為“L-1.txt”。

4.將Unicode文本導(dǎo)入InDesign

在InDesign中打開七號信封的模板，在預(yù)設(shè)的模板上已經(jīng)有一個標(biāo)準(zhǔn)信封圖、一個編號文字塊和一個客戶定制圖稿的圖框，這個圖框的尺寸已經(jīng)預(yù)設(shè)為269mm×349mm。為了方便選擇，信封排版的3個元素分別在3個圖層上，編號文字塊在最上層，標(biāo)準(zhǔn)信封圖在中間層并已鎖定，客戶定制圖稿在最下層（如圖4）。

在InDesign的菜單中選擇“窗口-實用程序-數(shù)據(jù)合并”打開數(shù)據(jù)合并面板，點選數(shù)據(jù)合并面板右上角的小菜單：選擇數(shù)據(jù)源，導(dǎo)入L-1.txt，導(dǎo)入后在數(shù)據(jù)合并面板上就會顯示L-1.txt中兩個欄目的內(nèi)容（如圖5）。

5.建立鏈接

選中客戶定制圖稿層上的圖框，點擊數(shù)據(jù)合并面板中的“圖片”；選擇編號文字塊圖層上的文字塊，雙擊進(jìn)入文字內(nèi)容編輯，點選數(shù)據(jù)合并面板中的“編號”，這樣就將L-1. txt文件中的數(shù)據(jù)排到了InDesign頁面上，這時在數(shù)據(jù)合并面板上勾選“預(yù)覽”，就可以查看鏈接后的InDesign頁面了。

6.輸出結(jié)果

在數(shù)據(jù)合并面板右上角的菜單中選擇“創(chuàng)建合并文檔”，InDesign會根據(jù)L-1.txt的內(nèi)容生成一個10頁的InDesign文件。

到這里，信封的排版工作就完成了，如果有更多的七號信封需要排版，過程也都一樣。在海量的同類文件面前，InDesign的數(shù)據(jù)合并功能幫我們迅速完成工作，避免了一個個置入圖片、排入文字的繁瑣過程。

拼版的具體操作步驟

同樣，我們也可以通過InDesign的數(shù)據(jù)合并功能進(jìn)行拼版，這一過程與排版大體相同，只是從第4步開始有所不同。

拼版第4步，用InDesign打開拼大版的模板，將單個信封放在版芯框的左上角。

拼版第5步，與排版一樣。

拼版第6步，由于InDesign頁面是一個對開大版，能拼下4個七號信封，所以在選擇“創(chuàng)建合并文檔”時，可選擇“多個記錄版面”，“邊距”的“上”、“左”設(shè)置為5mm，“下”、“右”設(shè)置為4mm。這里需要說明的是，在平常的拼版頁面中，四周的邊距一般都使用一致的5mm，這里考慮到單個的信封尺寸不一定準(zhǔn)確的是269mm×349mm，可能會比這個尺寸稍大（如269.01mm×349.01mm），如果四周都設(shè)置成5mm，就會造成一個大版上只能拼出2個、甚至1個信封。根據(jù)印后加工的要求，“欄間”為2mm，“行間”為10mm。點“確定”之前，還可以勾選“預(yù)覽”，查看拼版效果。生成合并文檔后，再加載主頁，將色標(biāo)、規(guī)線等顯示出來，這樣完整的拼版頁面就做好了（如圖6）。

還有一點需要注意的是，在準(zhǔn)備拼版的排版頁面上，左上角的信封內(nèi)容不能有任何超過該信封范圍的頁面元素，即使是一個空白的文字塊、無邊線無填充的路徑節(jié)點也不行，因為這些不在信封范圍內(nèi)的頁面元素會影響版面尺寸的記錄，使單個版面的尺寸超過269mm×349mm，造成一個大版頁面只能拼2個、甚至是1個信封。

遇到規(guī)格相同的產(chǎn)品，可以將傳統(tǒng)習(xí)慣改一改，擺脫人海戰(zhàn)術(shù)，創(chuàng)造條件、統(tǒng)一規(guī)范，利用InDesign的數(shù)據(jù)合并功能實現(xiàn)自動排版和拼版。盡管這一過程需要用到制表軟件甚至DOS命令，但總的來說并不難。希望本文提供的方法能夠幫助到大家。