關(guān)于檔案管理工作的探討

劉振輝

（黑龍江省大慶市大同區(qū)人才交流服務(wù)站 黑龍江 大慶 163515）

一、檔案管理工作的認識

社保檔案就是社會保障檔案，是社會保障體系中不可或缺的一員。在近幾年的努力奮斗下，我國在社保檔案的管理上取得了一定的成效，在與許多部門積極合作，共同努力下，逐漸形成了適合社會主義社會民生發(fā)展的獨特體系?，F(xiàn)如今，由于電子計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，社保檔案已經(jīng)實行了電子信息化，很多信息百姓們利用計算機在網(wǎng)上就可獲知。使得行政部門和一些社會保障機構(gòu)節(jié)省了很多的工作步驟，提高了辦事效率。

二、我國檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作存在的問題

我們國家實行的檔案管理制度存在著一些不合理的地方。在我們國家有很多的部門，大家各司其職，都在自己的崗位上努力工作，但因為部門的多樣化，使得我國的社會保障制度，形成了分散型的制度。養(yǎng)老的歸一個部門管，發(fā)福利的歸另一個部門管，發(fā)保險還有自己相應(yīng)的政府部門去負責，這樣如此多的管理機構(gòu)，對于公民來說只有一個人，當公民使用自己的檔案去辦理相關(guān)事務(wù)的時候，各種問題和矛盾就會浮出水面。例如：因為我國的管理機構(gòu)分化的過于細致，導(dǎo)致我們在了解一個公民檔案管理情況時就需要跑多個地方，許多部門，這樣不僅會給政府部門增加工作量，也會給許多公民，帶來許多麻煩，并需要付出許多時間。另一方面，由于檔案管理工作過于分散，也會給國家對人才管理造成一定的影響，例如，一些下崗職工就會在就業(yè)問題中引發(fā)問題，這是由于工人或職工下崗以后，國家為了保障他們最基本的生活標準，就會按照國家規(guī)定，對每一個下崗職工，每人發(fā)放一筆保障金，使他們在生活上得到基本的保證，以免出現(xiàn)問題。但是，也會有一些職工下崗后，他們憑借自己多年的經(jīng)驗，經(jīng)過努力奮斗，他們又可以重新回到工作崗位上。這時候問題就出現(xiàn)了，下崗的職工又有了工作，也就是說他們又有能力可以保障自己的生活，那么國家通過認證調(diào)查以后，就應(yīng)該停止繼續(xù)對這些職工發(fā)放生活保證金。可是，就是因為這種分散性的檔案管理工作，沒有辦法及時的反映他們的這種情況，因此也沒有解決這方面的問題，這就使再就業(yè)的職工們，依然可以拿著國家的保證金，郵政的另一份工作的薪酬，這樣，就會使國家財力受到損失，造成資源的浪費；另一方面，真正需要的人又會因此被耽擱，這樣就會影響他人利益，也會使民眾的利益，不能得到保障，這就會影響社會的和諧穩(wěn)定。

（二）檔案管理制度的不完善

因為我們國家實行社會保障制度的時間較短，因此，當前的社會保障體系還不完善，由于制度的不完善，就會導(dǎo)致一些行政主管部門對社保檔案的忽略，就會使一部分檔案管理工作人員得不到重視，使檔案管理者沒有信心，沒有足夠的意識到檔案管理工作的重要性。再就是由于檔案管理工作量大，盡管管理人員的工作環(huán)節(jié)得到改變，但是，雖然在計算機的調(diào)節(jié)下得到變化，但檔案管理工作仍然顯得很繁瑣。因此檔案管理人員依然會感覺到枯燥，乏味，而且工作任務(wù)也很煩累。又因為在檔案管理工作上，國家沒有給出一定的評判標準和績效，檔案管理機構(gòu)又過于細化，因此，盡管檔案管理工作者會對工作要求嚴格，但由于行政部門的不重視，使檔案管理工作無法更好地為社會穩(wěn)定作出較大的貢獻。

（三）利用現(xiàn)代的計算機技術(shù)

現(xiàn)在，我們已經(jīng)進入網(wǎng)絡(luò)時代，計算機的使用，使得檔案管理工作可以更好地保存和存儲。但是，即使計算機，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)達到普及的階段，但檔案管理依然存在著很多問題。形成的原因很簡單，依然是政府機構(gòu)的分散性。因為各個政府機構(gòu)都有自己的組織和行為準則，行為規(guī)范，彼此間很少有能資源共享的系統(tǒng)。分散的部門間互又缺乏信任，這就使彼此間的系統(tǒng)筑起堡壘，難以使得資源智能交換或共享利用。

（四）對檔案管理統(tǒng)一管理

由于沒有對檔案管理進行統(tǒng)一的管理，對檔案管理也沒有給出固定的要求。國家在檔案管理的這一方面出現(xiàn)了嚴重的缺乏管理。我們國家曾在1992年制定過《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》。隨著時代的發(fā)展和社會的變遷，國家的制度中的條款已經(jīng)不再適合現(xiàn)代檔案管理工作了，因此，在地方的一些機構(gòu)中，他們自己制定了一些檔案管理的標準，這就使檔案的管理工作更加混亂，增加了檔案管理工作的難度。

三、加強檔案管理的對策和建議

（一）制定統(tǒng)一國家檔案管理標準

應(yīng)該制定統(tǒng)一國家檔案管理標準，要由國家出面制定統(tǒng)一的標準，把一些沒有必要存在的機構(gòu)及時撤銷，節(jié)約資源，讓資源可以高效的利用。同時，也應(yīng)該引進國家的法律法規(guī)，使檔案管理的各個層級可以有序工作，減少出現(xiàn)混亂情況，讓檔案管理工作可以標準化，規(guī)范化。同時，也應(yīng)該自覺的接受政府、民眾和輿論的監(jiān)督，使檔案管理的工作更加科學(xué)化，透明化。促進社會的和諧穩(wěn)定。

（二）積極宣傳檔案知識

應(yīng)積極的對民眾宣傳關(guān)于檔案的知識。在計算機和互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時代，政府可以通過報紙，報刊，電視新聞以及網(wǎng)絡(luò)上的微博、貼吧等，進行大力的宣傳，讓檔案工作的重要性不斷深入民心，這樣就可以加快促進社會的和諧與穩(wěn)定。

四、結(jié)語

國家要加強對檔案的管理工作的重視，對檔案管理工作要制定統(tǒng)一的標準和規(guī)范，這樣就可以使各個政府部門之間在檔案管理方面聯(lián)合起來，可以使其達到資源共享，使檔案管理工作更加的完善，讓檔案管理工作更好的為民眾服務(wù)。同時引進相關(guān)的檔案法律法規(guī)，對檔案管理工作做到更加的規(guī)范，使檔案管理工作更加的科學(xué)合理，加深民眾對政府的好感，促進社會的和諧與穩(wěn)定。

[1]陳巖.關(guān)于檔案管理工作的有益探索[J].黑龍江史志.2013-03-08

[2]博斯旦·吐爾遜.關(guān)于檔案管理工作的幾點建議[J].農(nóng)村科技.2010-11-01