創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

陳凌云

（龍巖市漳平一中 福建 龍巖 364400）

創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

陳凌云

（龍巖市漳平一中 福建 龍巖 364400）

隨著社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)的發(fā)展?jié)B透到各行各業(yè)，并得到了一定程度的發(fā)展，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足日益發(fā)展的社會(huì)和市場(chǎng)需求，這就需要檔案管理逐步從固有的管理模式走向信息化管理的變革，本文就檔案信息化做出簡要的概述，意在找到提升我國檔案管理工作的管理水平。

檔案管理；信息化；創(chuàng)新理念

引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)被運(yùn)用到各行各業(yè)，而檔案作為記錄重要信息的特殊載體，其發(fā)展理應(yīng)走向信息化。然而，我國檔案管理工作一直以來都未得到應(yīng)有的重視和發(fā)展，故而其發(fā)展水平依舊處于一個(gè)很低的水平，這與我國的經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及其不相協(xié)調(diào)，這種發(fā)展的之后也中將影響到經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案管理的發(fā)展必須與社會(huì)和經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)，這就需要改革和創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)分析

與傳統(tǒng)檔案管理相比較而言，檔案的信息化管理有著明顯的優(yōu)勢(shì)，其優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在：大幅提高工作效率，資源共享更加便捷，保存的穩(wěn)定性以及傳遞的安全性和便捷性。以學(xué)校的檔案管理為例來說，學(xué)校實(shí)行信息化檔案和學(xué)籍管理，只需要將學(xué)生的信息輸入信息化系統(tǒng)，就可以對(duì)數(shù)千甚至數(shù)萬學(xué)生的信息進(jìn)行輕松管理，在管理中如需找到某一個(gè)人的信息，只需要輸入關(guān)鍵字，就可以輕松獲取，而學(xué)生在升學(xué)中的檔案轉(zhuǎn)移也變得更加便捷和安全。

（一）提高辦公效率

對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來說，由于其每一個(gè)細(xì)節(jié)都需要人工的操作和參與，具體操作起來不僅流程繁瑣，還耗費(fèi)時(shí)間，且其安全性和可靠性難以得到保障，人工的操作可能會(huì)因?yàn)橐粋€(gè)微小的失誤導(dǎo)致更大的錯(cuò)誤。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化管理則可使得檔案管理的工作變得簡單而可靠，它不需要耗費(fèi)太多人力和時(shí)間，只要信息的錄入保證準(zhǔn)確，就可以省時(shí)省力，在查找某一檔案的時(shí)候，也不會(huì)因?yàn)闄n案的繁多而耗費(fèi)大量人力，只需要在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵字，就可輕松找到需要的檔案，由此可見，信息化檔案管理對(duì)于辦公效率的提高是顯而易見的。

（二）資源共享更加便捷

在傳統(tǒng)的檔案管理中，資源的共享是一個(gè)復(fù)雜的過程，由于檔案的特殊性，其無法做到資源共享，且檔案管理中不允許復(fù)制，因而需要共享則必須親自到相應(yīng)的檔案管理部門，這就使得檔案的資源共享較為復(fù)雜和難以實(shí)現(xiàn)。信息化檔案管理則使得檔案管理的資源共享更加便捷，檔案管理機(jī)構(gòu)可以在網(wǎng)絡(luò)將不涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行資源共享，對(duì)于檔案的需求者只需要在網(wǎng)絡(luò)上就可以獲取自己需要的檔案資料，相比傳統(tǒng)檔案管理而言，信息化檔案管理的資源共享更顯其便捷性。

（三）穩(wěn)定的保存

傳統(tǒng)的檔案管理存在著許多難題，就保存來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存中受到時(shí)間的限制，由于紙質(zhì)材料能夠保存的時(shí)間有限，在超過一定年限紙質(zhì)就會(huì)出現(xiàn)變化，因而其保存存在著較大的不確定性，在經(jīng)過一定時(shí)間的保存，紙質(zhì)檔案自然會(huì)出現(xiàn)損耗，甚至損壞。而信息化檔案則不存在這一問題，因?yàn)槠漭d體的特殊性，信息化檔案的保存可以說是永久的存在，因而其穩(wěn)定性比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加優(yōu)秀。

（四）傳遞速度和安全得以保證

在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于人為原因?qū)е聶n案丟失的情況時(shí)有發(fā)生，由于文件的傳遞是依靠郵政系統(tǒng)，在傳送中存在著較大的時(shí)間和空間限制，這就給檔案的管理帶來了極大的不便。而依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息化檔案管理則完全可以克服這一問題，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理，檔案文件可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞，提高了傳遞速度，同時(shí)其安全性也得到了極大的保證。

二、推進(jìn)檔案信息化的有效措施分析

通過實(shí)踐證明，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案信息化管理，不僅提高了檔案管理的效率，保證了檔案的安全性、穩(wěn)定性，還使得檔案的共享得以輕松實(shí)現(xiàn)。信息化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，為檔案管理的發(fā)展提供了更多的可能和依靠。

（一）建立規(guī)范的檔案管理體系

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，就必須實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，建立規(guī)范的檔案管理體系。在以往，我國的檔案管理質(zhì)量較低，檔案管理的重要性沒有得到應(yīng)有的重視，要想推廣檔案管理的信息化發(fā)展，就必須建立標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一且行之有效的檔案管理體系，這是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的前提。然而我國現(xiàn)如今檔案管理仍處于較低的水平，這就更加需要推進(jìn)檔案管理規(guī)范體系的建立和發(fā)展，只有這樣，才能保證檔案管理的不斷發(fā)展，為其逐步走向信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（二）健全檔案管理制度

檔案管理的工作必須有健全的管理制度，從而保證其科學(xué)性和可靠性，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理。對(duì)于檔案管理而言，其制度應(yīng)首先考慮可操作性，保證其簡明實(shí)用；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視，特別是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要做到表率作用，從而體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（三）完善檔案管理的安全措施

檔案管理的安全性是較為重要的一個(gè)因素，無論是傳統(tǒng)的檔案管理，還是信息化檔案管理，其依靠的都是人。因而，保障檔案管理的安全性首當(dāng)其沖要考慮對(duì)的是人，為此，要注重培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心和警惕性，從而保證檔案管理在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中處于安全的環(huán)境。

三、結(jié)語

檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)國家的信息系統(tǒng)的重要組成部分，檔案資料在國家管理中也占有重要的地位，檔案管理水平的高低會(huì)直接影響各行各業(yè)的工作效率。的在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，各行各業(yè)的信息化發(fā)展已經(jīng)成為了一個(gè)大的趨勢(shì)，許多行業(yè)已經(jīng)逐步走向信息化管理，然而應(yīng)該走在信息化管理前沿的檔案管理卻并未真正實(shí)現(xiàn)信息化管理，這是有多方面原因共同影響導(dǎo)致的，想要改變這種現(xiàn)狀就必須改變檔案管理的傳統(tǒng)該模式，依托先進(jìn)的技術(shù)和完善的制度推動(dòng)其發(fā)展，只有這樣，才能使我國檔案管理真正走向信息化發(fā)展的道路。

[1]王焱.創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息,2013,01:115.