用友T3軟件操作常見問題及對策

程 競

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用友T3軟件操作常見問題及對策

程 競

(安徽國際商務(wù)職業(yè)學(xué)院 財會金融系，安徽 合肥 231131)

用友T3軟件是會計信息化課程的常用教學(xué)軟件之一．經(jīng)過長期教學(xué)實踐發(fā)現(xiàn)學(xué)生在操作中經(jīng)常會出現(xiàn)賬套號用錯、演示版到期、憑證遺漏等問題，針對這些問題進行分析并探討出通過數(shù)據(jù)庫、賬套輸出文件及軟件操作技巧等方式來有效解決的對策，供授課教師和軟件學(xué)習(xí)者參考．

用友T3軟件；財務(wù)軟件；會計信息化；會計

會計信息化作為財經(jīng)類院校會計專業(yè)的一門必修課程，以其全程實踐加案例的教學(xué)方式深受學(xué)生歡迎．該課程常用的財務(wù)軟件平臺為用友系列軟件，學(xué)校會根據(jù)考證、技能比賽、就業(yè)等要求選擇不同版本的軟件作為課程平臺．用友T3軟件是會計信息化課程使用較為廣泛的軟件平臺之一，不論是練習(xí)期間還是考試期間，學(xué)生都經(jīng)常會遇到一些軟件操作方面的問題．為了熟練使用該財務(wù)軟件，師生都需要具備解決這些問題的能力．

1 系統(tǒng)管理模塊常見問題及對策

1.1 賬套號出現(xiàn)錯誤

在用友T3軟件的教學(xué)過程中，為了避免賬套的重復(fù)，教師在布置實踐作業(yè)時會要求學(xué)生用自己的學(xué)號作為賬套號，以便賬套評分．往往會有學(xué)生因?qū)W號記錯等原因?qū)е沦~套號錯誤，并且在賬套已經(jīng)使用時才發(fā)現(xiàn)，這時已無法直接修改賬套號，若重新建立賬套，則賬套中所有的業(yè)務(wù)需要重做，耗費大量時間．

在用友T3軟件系統(tǒng)中，賬套一旦建立完畢，賬套號是無法進行修改的，但是在輸出的賬套文件中可以修改賬套號．具體做法是：用admin身份登陸系統(tǒng)管理并將當(dāng)前賬套文件輸出，輸出的賬套文件有2個，即UFDATA.BA_和UF2KAct．將UF2KAct文件以記事本方式打開，在記事本中尋找“CACC_Id=”這句話，等于號后面的數(shù)字就是該賬套的賬套號，如圖1所示，該賬套的賬套號就為001號，接下來把記事本中所有原賬套號數(shù)字都替換為正確的賬套號數(shù)字并保存，再重新引入賬套文件即可[1]．例如，若想把圖1中的賬套號改為002號，只需將記事本中所有的001數(shù)字替換為002并保存，再將保存后的賬套文件引入系統(tǒng)，便可在系統(tǒng)中看到002賬套，內(nèi)容與001賬套的內(nèi)容是一致的．

圖1 UF2KAct文件內(nèi)容

1.2 演示版到期問題

進入賬套時，系統(tǒng)提示演示版已到期，產(chǎn)生這個問題的原因主要是T3軟件版本的問題．學(xué)校在電算化教學(xué)時使用的T3軟件一般為教學(xué)版或演示版，即不需要使用加密狗的版本，這種版本的軟件在一些電算化教材所附的光盤中都能取得，完全能夠滿足教學(xué)的需要，但其與企業(yè)所使用的正式版軟件的區(qū)別在于，演示版建立的賬套是不能夠使用超過3個月的，也就是說，如果賬套中的業(yè)務(wù)發(fā)生時間跨越了3個月的長度，系統(tǒng)就會被鎖住，并提示演示版已到期的信息．學(xué)生在進行操作練習(xí)時，由于練習(xí)資料中業(yè)務(wù)的日期和電腦系統(tǒng)當(dāng)前的日期往往是不一致的，如果不注意修改每張憑證的日期，就很容易出現(xiàn)兩筆憑證時間跨越3個月的情況，這時系統(tǒng)就被鎖住不能進行任何操作了．在這種情況下，讓學(xué)生重新引入賬套就可以解決問題，但是重新引入賬套的前提是要有備份好的賬套，并且所有沒有備份的操作需要在引入賬套后重新去做，工作量很大．

解決這個問題有更加簡便的方法，這個方法的主要思路是進入數(shù)據(jù)庫將日期錯誤的那張業(yè)務(wù)憑證刪除，這樣剩下的業(yè)務(wù)憑證時間就不會跨越3個月了，自然不會讓系統(tǒng)鎖閉．具體操作是這樣的，首先進入SQL Server數(shù)據(jù)庫的企業(yè)管理器，在數(shù)據(jù)庫文件夾中找到本賬套所在的文件夾，如賬套號為001賬套時間為2013年的賬套，其文件夾的名稱就為“UFDATA_001_2013”，打開文件夾選擇“表”選項，在“表”選項里選擇名為“GL_accvouch”的表并點擊右鍵將其打開，這時就能看到已做過的所有憑證的記錄了．接下來就是根據(jù)時間信息找到日期錯誤的那張憑證，并在該表中直接刪除，刪除后退出數(shù)據(jù)庫，重新登錄進入T3軟件，這時會發(fā)現(xiàn)演示版已到期的提示沒有了，日期錯誤的憑證也不見了，系統(tǒng)的所有操作又可以正常進行了．

圖2 GL_accvouch文件

2 總賬模塊常見問題及對策

2.1 憑證漏輸問題

學(xué)生在用友T3實訓(xùn)練習(xí)過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)憑證漏輸?shù)膯栴}．例如教師布置學(xué)生進行總賬系統(tǒng)練習(xí)，業(yè)務(wù)數(shù)通常在20—30筆業(yè)務(wù)之間，學(xué)生往往在做完所有業(yè)務(wù)后通過核對數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)漏輸了一張憑證，由于憑證都是按照業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序去編號的，如果直接添加憑證，則憑證號為當(dāng)月最后一號，和業(yè)務(wù)順序不符．

解決這個問題的較便捷的方法是使用憑證手工編號功能[2]．一般情況下，填寫憑證時都是采用系統(tǒng)自動編號，這樣方便準確．遇到漏輸憑證的情況時，先將憑證的編號方式改為手工編號，再對已填寫的憑證從末張往前逐個進行手工修改，直至空出漏輸?shù)膽{證號，最后將漏輸憑證填寫編號即可．例如，某套練習(xí)共10筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)，需要錄入10張憑證，某生業(yè)務(wù)完成時發(fā)現(xiàn)只錄入了9張憑證，漏輸一張憑證，通過核對，發(fā)現(xiàn)按時間順序該張憑證應(yīng)該為6號憑證，這時的處理方法是，先將憑證的編號方式改為手工編號，從當(dāng)前的最后一張憑證即9號憑證開始往前逐個修改，把當(dāng)前的9、8、7、6號憑證的編號分別改為10、9、8、7號，空出6號，再根據(jù)漏做的業(yè)務(wù)填寫一張憑證并編為6號保存，這樣就可以在不刪除任何憑證的基礎(chǔ)上把漏輸?shù)膽{證補上了．

2.2 出納簽字問題

憑證在填寫完畢后，凡涉及到“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的憑證是需要出納簽字的，往往學(xué)生以出納身份登錄系統(tǒng)進行出納簽字操作時，系統(tǒng)提示“沒有符合條件的記錄”，出現(xiàn)這個問題的原因有兩種，一是沒有規(guī)定出納憑證必須經(jīng)由出納簽字，二是沒有指定出納專管科目[3]．

這個問題在解決時，視不同原因進行不同的處理．如果是第一種原因，則表示所有的業(yè)務(wù)憑證不需要出納簽字，出納簽字的操作自然完成不了，其解決方法是，在總賬模塊中找到選項對話框，在該對話框的憑證控制欄中，勾選“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”即可．如果是第二種原因，其解決方法是，在會計科目窗口，執(zhí)行“指定科目”命令，將“庫存現(xiàn)金”和“銀行存款”分別選定為現(xiàn)金總賬科目和銀行總賬科目即可．

2.3 憑證制單人問題

憑證制單人指的是填寫該張憑證的操作人員，通常練習(xí)資料上會明確某個操作員專門負責(zé)制單，往往學(xué)生在操作時，經(jīng)常弄錯制單人，特別是制單人不是賬套主管的時候．因為賬套主管一般負責(zé)基礎(chǔ)設(shè)置的一些操作，做完基礎(chǔ)設(shè)置后，若忘記更換操作員而直接做憑證，則憑證的制單人就錯了，這個錯誤往往在審核的時候才會被發(fā)現(xiàn)，這時所有憑證都已完成，不可能全部重做．

在這種情況下，首先，在總賬模塊選項對話框的制單控制欄中勾選“允許修改、作廢他人憑證”選項，這樣就突破了憑證只能制單人自己修改的限制．接下來有兩種做法，第一種做法是，以正確的制單人進入“填制憑證”窗口，對每一張憑證都假裝修改一下，重新保存后就發(fā)現(xiàn)制單人已經(jīng)改變過來了；另一種做法是，同樣以正確的制單人進入系統(tǒng)，將每一張憑證都先作廢再恢復(fù)，這時會發(fā)現(xiàn)恢復(fù)后的憑證的制單人都已改正了．

2.4 外幣核算問題

外幣核算業(yè)務(wù)在處理過程中常見的問題有3個：第一，在增加外幣核算科目時，外幣核算輔助項為灰色，無法勾選；第二，錄入期初余額時，外幣核算科目不出現(xiàn)外幣行；第三，匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)的金額錯誤．對于以上3個問題，出現(xiàn)的原因分別是：第一，建立賬套時，如果沒有勾選“有無外幣核算業(yè)務(wù)”選項，系統(tǒng)會認為該企業(yè)沒有外幣核算業(yè)務(wù)，則科目的外幣核算輔助功能就無法使用了；第二，在增加外幣科目時，如果只修改了“外幣金額式”的賬頁格式，而沒有勾選“外幣核算”屬性及選擇外幣，是無法進行外幣核算的；第三，匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)的金額錯誤大部分是由于沒有錄入期末匯率而導(dǎo)致的，若期末匯率沒有錄入，系統(tǒng)則認為期末匯率為零，那么計算出來的匯兌損益自然是有錯誤的．

解決以上問題的做法分別是：第一，以賬套主管身份登錄系統(tǒng)管理進行賬套的修改，在賬套基礎(chǔ)信息界面勾選“有無外幣核算業(yè)務(wù)”選項并保存修改即可；第二，在會計科目中找到需要修改的外幣科目，進入修改界面，勾選“外幣核算”屬性并選擇外幣種類即可；第三，在進行匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)之前，先進入基礎(chǔ)設(shè)置中的外幣設(shè)置界面，在固定匯率模式下，當(dāng)前月份會有記賬匯率和調(diào)整匯率兩項，記賬匯率一般在月初已經(jīng)設(shè)置好了，而調(diào)整匯率就是應(yīng)該在匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)前進行設(shè)置的，一般為月末的匯率數(shù)值，即便有時候月末匯率和月初匯率數(shù)值一致，也需要將月末數(shù)值在調(diào)整匯率欄中輸入．調(diào)整匯率數(shù)值輸入后，匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)就可以順利完成了．

以上將系統(tǒng)管理和總賬模塊中經(jīng)常出現(xiàn)的操作問題及解決方法例舉出來，對于學(xué)習(xí)使用T3軟件的學(xué)生來說，出現(xiàn)這些問題是很正常的，學(xué)會分析原因并選擇較好的處理方法是提高軟件應(yīng)用水平的有效途徑．相信經(jīng)過長時間的練習(xí)和積累，是可以將用友T3軟件的功能全面掌握的．

[1] 盛香林.用友ERP_U8_72軟件實踐教學(xué)常見問題與對策淺析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2013(14):425.

[2] 孫蓮香.會計電算化技能實訓(xùn)教程:暢捷通T3版[M].北京:清華大學(xué)出版社,2012:47-55.

[3] 盧青.中職學(xué)生用友T3軟件操作常見問題及處理[J].中國管理信息化,2013(17):29-30.

Analysis and Solutions of Common Problems in the Operation of Ufida T3 Software

CHENG Jing

(Accounting and Finance Department, Anhui Institute of International Business, Hefei, Anhui 231131, China)

Ufida T3 software is one of the commonly-used softwares in accounting information course. Based on a long-term teaching experiment, the author finds out that some problems have appeared frequently, such as mistakes in accounting number, expiration of demo account number, omission of credentials, etc. This paper analyzes these problems and discusses about the effective ways to solve them through database, accounting mode file and improving software operating skills. These solutions can be the references for both teachers and learners.

Ufida T3 software; financial software; accounting information; accounting

(責(zé)任編校：李建明 英文校對：李玉玲)

10.3969/j.issn.1673-2065.2015.01.007

TP319; F232

A

1673-2065(2015)01-0023-03

2014-10-20

安徽省教育廳教學(xué)研究項目(2012jyxm802)

程 競(1983-)，安徽合肥人，安徽國際商務(wù)職業(yè)學(xué)院財會金融系講師，管理學(xué)碩士.