圖書館業(yè)務外包中的風險和防范

周欣影

（林甸縣圖書館 黑龍江 林甸 166300）

圖書館業(yè)務外包中的風險和防范

周欣影

（林甸縣圖書館 黑龍江 林甸 166300）

隨

圖書館；外包；風險和防范

目前，業(yè)務外包在我國圖書館領域逐漸得到了廣泛應用，并有涵蓋圖書館全部業(yè)務的發(fā)展態(tài)勢。理論上，業(yè)務外包雖有助于圖書館實現業(yè)務核心化戰(zhàn)略、降低運營成本、提高工作效率、改進服務質量，但許多業(yè)務外包案例表明其并未達到預期目標，相當比例的圖書館對業(yè)務外包持謹慎態(tài)度。近幾年來，一些學者開始關注圖書館業(yè)務外包的風險及控制，但數量不多，主要側重于圖書館具體外包業(yè)務風險的描述，較少從理論上分析風險的種類、本質及成因。本文擬在現有成果基礎上，分析圖書館業(yè)務外包全過程面臨的風險，并提出防范和控制風險的建議。

一、圖書館業(yè)務外包的現狀

圖書館業(yè)務外包是指圖書館確定外包業(yè)務的種類、數量和質量標準后向社會招標，將業(yè)務的生產權對外承包給中標的外部團體，中標團體按照與圖書館簽訂的合同提供服務，圖書館按合同監(jiān)督績效并支付撥款。按照外包程度，業(yè)務外包分總體外包和部分外包。總體外包是指圖書館全部管理和服務委托給外部團體執(zhí)行，部分外包則是圖書館將部分管理和服務委托給外部團體執(zhí)行。我國尚未實踐圖書館業(yè)務總體外包，但圖書館業(yè)務部分外包在我國已相當普遍。根據已有文獻，筆者對目前實踐的圖書館外包業(yè)務進行了分類，主要有以下四大類：圖書館傳統(tǒng)業(yè)務，包括采訪業(yè)務、編目業(yè)務、上架排架業(yè)務、流通業(yè)務和圖書配送業(yè)務；圖書館讀者服務，包括信息中介服務和部分參考咨詢業(yè)務；信息系統(tǒng)服務，包括網站開發(fā)、硬件維護、軟件開發(fā)和數據庫建設；物業(yè)管理，包括環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)和設施維護。當然，實行業(yè)務外包的圖書館由于服務對象、戰(zhàn)略目標、辦館水平以及對自身核心業(yè)務定位的差異，業(yè)務外包的廣度和深度也有差異。

二、圖書館業(yè)務外包風險的防范策略

（一）減少業(yè)務外包法定程序。減少權力《尋租》，必須建立業(yè)務外包的正當法律程序。英美等國為保證政府合同外包的規(guī)范運行，都制定了政府合同的法律程序。規(guī)范圖書館業(yè)務外包程序可從四個層次進行：一是完善《政府采購法》等相關法律法規(guī)。圖書館業(yè)務外包屬于政府采購服務范疇，主要受《政府采購法》和《合同法》規(guī)制，但《政府采購法》運行十余年之后，存在采購范圍過窄、內控機制不健全、監(jiān)督機制不完善等弊端，且至今該法《實施條例》和《實施細則》尚未出臺，因此當前應根據公共財政發(fā)展和財政管理體制改革的需要，修改完善《政府采購法》，加緊出臺《條例》和《細則》。二是及時單獨制定政府公共服務采購規(guī)章，就服務采購范圍、主體資格、外包方式、外包程序、缺陷補救、信息公開、業(yè)務監(jiān)督、特定責任、業(yè)務退出等方面作出具體規(guī)定，增強服務外包的法定操作性。三是在此基礎上，圖書館管理部門或圖書館行業(yè)協(xié)會應制定《圖書館業(yè)務外包管理辦法》，使業(yè)務外包做到有章可循、操作規(guī)范：在外包決策階段，應把讀者和館內員工參與、專家論證、風險評估、合法性審查和集體討論作為服務外包決策的必經程序；在招標階段，對圖書館外包業(yè)務種類、外包方式、申請步驟、申請人資質等相關信息都應以公告形式及時向社會發(fā)布，做到公開透明；在外包履行過程中，也應將監(jiān)管信息及時向社會公開。四是圖書館行業(yè)特點鮮明，業(yè)務流程、業(yè)務內容基本相同，圖書館學會組織可以根據行業(yè)特征，統(tǒng)一制定圖書館業(yè)務的質量標準，為業(yè)務外包提供質量規(guī)范。

（二）制定合理的外包策略。首先，外包業(yè)務種類的選擇應從本館實際出發(fā)。圖書館類型、層次和規(guī)模不同，面臨的經濟、社會、文化環(huán)境和本館資源的約束條件不同，外包業(yè)務的種類也不相同。另外，要綜合考慮成本、技術和業(yè)務本身性質幾個因素。從成本來看，業(yè)務外包應有成本優(yōu)勢，否則就應自我生產；從技術上看，所需技術成熟的業(yè)務適宜外包；從業(yè)務本身性質來看，非核心業(yè)務適宜外包，核心業(yè)務是否外包，應根據具體情況分析。其次，應根據業(yè)務性質和本館實際情況選擇合適的外包形式。如果外包的業(yè)務為輔助業(yè)務，如圖書館物業(yè)管理、圖書加工和圖書編目等，可選擇獨立式外包，即由外包企業(yè)獨立完成所承包業(yè)務。如果外包業(yè)務屬核心業(yè)務，關系到圖書館的核心和可持續(xù)競爭力，但技術性較強，圖書館又難以獨立完成，如圖書館系統(tǒng)設計或軟件研發(fā)、信息資源數字化和網絡化建設和讀者活動，可選擇合作式外包，即由外包企業(yè)和圖書館合作完成外包業(yè)務。綜合考慮上述兩個方面，如果屬圖書館非核心業(yè)務，在成熟技術條件下，具有成本優(yōu)勢的業(yè)務最適宜獨立式外包，不具有成本優(yōu)勢的業(yè)務應自我提供；在非成熟技術條件下（圖書館此類業(yè)務極少），具有成本優(yōu)勢的業(yè)務宜采取合作式外包，不具有成本優(yōu)勢的業(yè)務可以自我提供，或采取合作式外包。如果屬圖書館核心業(yè)務，在成熟技術條件下，具有成本優(yōu)勢的業(yè)務可采取獨立或合作式外包，不具有成本優(yōu)勢的業(yè)務應自我提供，或在特殊情況下采取外包形式（如彌補短期內人手不足）；在非成熟技術條件下，具有成本優(yōu)勢的業(yè)務宜自我提供或采取合作式外包，不具有成本優(yōu)勢的業(yè)務應自我提供。再次，為防范壟斷風險，要千方百計維護和增進供應商市場競爭。為此，需要在合同競標過程中通過公開信息發(fā)布或主動的市場考察吸引和搜尋潛在的外包企業(yè)；在允許的情況下，可把一項業(yè)務分解成多個小型業(yè)務的方式，增進外包企業(yè)之間的競爭。另外，圖書館應掌握外包合同的主動權和靈活性，使外包業(yè)務種類、外包形式、外包期限能隨著圖書館工作的變化、外包市場的變化和外包質量的優(yōu)劣及時做出調整。

1.莫振軒.論圖書館業(yè)務外包的風險控制[J].圖書館論壇.2005(03)

2.馮潤玲.圖書館業(yè)務外包評估探討[J].情報雜志.2007(07)

3.戴湘寧.談圖書館業(yè)務外包的風險防范[J].雞西大學學報.2009(02)

4.肖芬玲.試論圖書館業(yè)務外包的監(jiān)督管理[J].中國高新技術企業(yè).2010(07)